大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設(shè)策略研究

黨冰

摘 要：大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下的人事檔案管理獲得了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)順應(yīng)時代潮流，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，加快現(xiàn)代化人事檔案管理體系的進(jìn)程，對過去的人事檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，不斷提高人事檔案管理的工作效率是人事檔案今后發(fā)展的必然趨勢。本文以大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理信息化建設(shè)為主要對象，對人事檔案信息化進(jìn)行相關(guān)的敘述，重點闡述當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)過程中存在的不足之處，并針對人事檔案信息化建設(shè)過程中存在的不足之處提出相應(yīng)對策，希望能夠加速人事檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)我國人事檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；人事檔案信息化；建設(shè)方案

一、人事檔案信息化建設(shè)的相關(guān)介紹

（一）建設(shè)的必要性

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，人事檔案信息化的建設(shè)工作刻不容緩，企業(yè)要絕對契合大數(shù)據(jù)時代的信息化建設(shè)理念，利用大數(shù)據(jù)時代的新興科技，全面推進(jìn)新興科技與人事檔案管理的進(jìn)程，建設(shè)現(xiàn)代化的人事檔案管理，對人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)逐步提高檔案管理效率與管理質(zhì)量。

首先是有助于轉(zhuǎn)變服務(wù)思想。過去的人事檔案管理的服務(wù)思想大多停留在將人事檔案管理當(dāng)成一項普通業(yè)務(wù)，并沒有把人事檔案管理與其他管理工作區(qū)分開來，服務(wù)模式較為被動，缺乏積極性，消極的服務(wù)態(tài)度不易提高管理質(zhì)量與管理水平。隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷加快，人們對人事檔案管理工作有了更高的需求，信息化建設(shè)才是人事檔案的必然選擇，信息化建設(shè)是掙脫傳統(tǒng)服務(wù)思想的束縛，更是打破了服務(wù)被動的僵局的絕佳契機(jī)，被動轉(zhuǎn)主動，服務(wù)思想轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙钥蛻魹橹行摹?，針對性的服?wù)模式更能滿足客戶的需求。

其次是有利于信息服務(wù)內(nèi)容的豐富。大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展背景下，數(shù)據(jù)“大爆炸”的發(fā)展趨勢讓數(shù)據(jù)總量快速增長，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式難以滿足數(shù)據(jù)快速增長的需求，數(shù)據(jù)不能及時處理、整合、歸類，就很容易造成數(shù)據(jù)混亂等問題，而人事檔案管理信息化建設(shè)則可以更好的規(guī)避這些問題，還可以利用數(shù)據(jù)的快速增長為人事檔案服務(wù)增添了許多豐富的資料、資源，突破了原先人事檔案管理的工作局限，大量的檔案信息資源讓人事檔案管理工作更有選擇性，這為人事檔案管理提供了大量的數(shù)據(jù)支持。

最后是有利于服務(wù)方式的完善與創(chuàng)新。過去的人事檔案服務(wù)模式傾向于被動，很少有管理人員會主動向客戶提供服務(wù)，提供的服務(wù)模式也較為單一，大多數(shù)情況下的服務(wù)方式僅限于客戶提出查檔的要求，相關(guān)部門提供相應(yīng)的資源、資料供給用戶參考，傳統(tǒng)人事檔案管理一般是采用紙質(zhì)檔案，需要很大的占地面積，紙質(zhì)檔案難以保存，搜索工作困難還會在一定程度上降低人事檔案的服務(wù)效率。構(gòu)建人事檔案信息化，在傳統(tǒng)服務(wù)方式的基礎(chǔ)上開辟新型服務(wù)方式，利用現(xiàn)代化技術(shù)在提高服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量的同時，提升客戶對人事檔案服務(wù)的滿意度。

（二）建設(shè)信息化的重要意義

隨著科技的不斷進(jìn)步，當(dāng)前我國國民的生活節(jié)奏已經(jīng)明顯加快，經(jīng)濟(jì)水平也在不斷的提升，傳統(tǒng)人事檔案已經(jīng)難以滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，同時伴有的是“信息大爆炸”，日新月異的信息數(shù)量讓傳統(tǒng)認(rèn)識檔案管理已經(jīng)漸顯齒輪，傳統(tǒng)人事檔案管理工作多是采用紙質(zhì)檔案入檔，占地面積大、搜索資料麻煩，還難以保存、易損壞，天氣、環(huán)境、空氣濕度等都會對紙質(zhì)檔案造成嚴(yán)重的損壞，面對種種變化與存在的不足之處，唯有將人事檔案信息化，才是最好的解決途徑。

當(dāng)前全世界正處于大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展背景下，信息“大爆炸”的發(fā)展模式對于人事檔案管理而言是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，挑戰(zhàn)是因為前所未有的信息數(shù)量讓人事檔案管理工作并不輕松，機(jī)遇則是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為人事檔案管理開辟了新型的管理模式。在大數(shù)據(jù)的發(fā)展背景下，人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是當(dāng)前的主要發(fā)展目標(biāo)，人事檔案管理工作應(yīng)不斷更新人事檔案管理理念，優(yōu)化建設(shè)手段與建設(shè)策略，確保人事檔案信息化建設(shè)能夠滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，搶抓機(jī)遇，在大數(shù)據(jù)發(fā)展帶來的新形勢下，提高我國人事檔案管理的整體水準(zhǔn)。

二、建設(shè)人事檔案信息化過程中存在的不足之處

（一）管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

管理人員是人事檔案的重要組成部分，管理人員驅(qū)動著人事檔案信息化建設(shè)工作。人事檔案信息化的建設(shè)工作要求管理人員要掌握檔案管理的基本內(nèi)容與管理手段，還要求管理人員務(wù)必要有相關(guān)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但現(xiàn)實生活中普遍存在檔案管理人員并沒有熟練應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，雖然具備一定的操作技能，但計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用還是處于基礎(chǔ)層次，有時會發(fā)生不能精準(zhǔn)、快速的完成信息篩選、錄入的情況，這都是管理人員的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不高導(dǎo)致的，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作水平不高，將阻礙人事檔案信息化的建設(shè)。

（二）建設(shè)過程中存在安全風(fēng)險

管理的過程中或多或少都存在著安全風(fēng)險，人事檔案管理中的安全風(fēng)險是難以避免的，與安全風(fēng)險相應(yīng)的風(fēng)險損失也是需要人事檔案管理承擔(dān)的。人事檔案管理過程中會發(fā)生許多安全風(fēng)險，安全風(fēng)險的概率與波及程度是難以預(yù)測的，較為常見的安全風(fēng)險就是信息泄露，泄露的信息如果被不法分子掌握并加以利用，則會為客戶帶來難以預(yù)計的損失，例如利用詐騙、貸款等方式，增加客戶經(jīng)濟(jì)損失的幾率。目前，人事檔案管理人員普遍存在對安全風(fēng)險認(rèn)知不夠的情況，很難完全規(guī)避安全風(fēng)險，這讓不法分子更加肆無忌憚，有機(jī)可乘。

（三）缺乏完善的管理規(guī)范

《檔案法》與《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》等制度是當(dāng)前我國主要的人事檔案管理制度，雖然這些檔案管理實施準(zhǔn)則已經(jīng)頒布了有一段時間，但還是很多準(zhǔn)則并沒有落實到位，有“徒有其表”的嫌疑，準(zhǔn)則落實過程中存在著許多問題，也缺乏相關(guān)的管理規(guī)范可供給參考、更正，多數(shù)的企業(yè)內(nèi)部并沒有一套完整的管理體系，管理規(guī)范不夠完善，具體的實施細(xì)則并沒有明確到位，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作停滯不前。

三、針對不足之處提出的有效建議

（一）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

管理人員是人事檔案信息化建設(shè)的主要能動力，管理人員對數(shù)據(jù)整體分析能力直接影響人事檔案信息化建設(shè)的成果，因此要提高管理人員綜合素質(zhì)。針對現(xiàn)下發(fā)展情況而言，有部分管理人員缺乏專業(yè)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)還僅僅是停留在表面階段，針對這種情況，相關(guān)部門要做好培訓(xùn)工作，加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)力度，提高管理人員的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的整體操作水平，強(qiáng)化管理人員業(yè)務(wù)水平。

（二）做好安全風(fēng)險預(yù)防工作

人事檔案管理過程中的安全風(fēng)險幾乎是無可避免的，不法分子利用“木馬病毒”等侵害管理系統(tǒng)，稍不留神就會導(dǎo)致信息泄露，最終造成難以預(yù)估的后果。雖然這種安全風(fēng)險難以避免，但管理人員還是可以運用一定的手段加以控制，首要任務(wù)就是做好預(yù)防工作，人事檔案使用的網(wǎng)絡(luò)最好是不面向群眾開放的獨立網(wǎng)絡(luò)，要對獨立網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行加密工作，做好防火窗，避免“木馬病毒”的入侵，系統(tǒng)升級一定要勤快，增強(qiáng)人事檔案信息化的安全管理工作，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，還要重視對人事檔案管理系統(tǒng)的定期維護(hù)，定期核實數(shù)據(jù)的可靠性，培養(yǎng)管理人員定期更新的意識，最大程度上趨避安全風(fēng)險，確保信息的安全與完整。

（三）對相關(guān)的管理規(guī)范進(jìn)行完善

人事檔案管理工作務(wù)必嚴(yán)格按照國家制度標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，管理制度可以從企業(yè)的實際情況出發(fā)，結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展方向進(jìn)行更改、制定，摸索出最適合建設(shè)人事檔案信息化的管理體系。相關(guān)管理部門要確保管理體系的完整度，利用管理體系規(guī)范管理人員的行為舉止，還要核實管理體系的相關(guān)準(zhǔn)則是否落到實處，檢查人員要應(yīng)對人事檔案信息化建設(shè)工作實施定期抽查，從多方面著手，保證管理體系的完善性與可實施性，確保管理準(zhǔn)則符合企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的要求，給予有效意見，全面促進(jìn)人事檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

四、小結(jié)與展望

大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展背景下，各行各業(yè)都在密切關(guān)注著信息化建設(shè)的進(jìn)程，可以說在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展背景下進(jìn)行信息化建設(shè)，是各行各業(yè)未來的主要發(fā)展目標(biāo)，也是推動經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的必然趨勢。人事檔案管理要重點著眼于當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀，并對當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行深入的解剖工作，全面分析人事檔案管理在發(fā)展過程中的優(yōu)勢與不足之處，優(yōu)化具體思路，建設(shè)優(yōu)質(zhì)的人事檔案信息化成果，改革策略并將策略落實到位，爭取早日完成大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理信息化建設(shè)工作。

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