企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用

李亞菲

摘 要：近年來，隨著我國科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化時代已經(jīng)到來，各種各樣的信息管理模式慢慢的融入人們的生活，給人們的生活帶來了便利。企業(yè)在檔案管理方面也需要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的開發(fā)，讓檔案管理更加安全，可以更加數(shù)據(jù)化的進行管理。本文主要對網(wǎng)絡(luò)信息化企業(yè)檔案管理的優(yōu)點以及缺點進行分析，提出利用網(wǎng)絡(luò)信息化管理檔案的要點，再對網(wǎng)絡(luò)信息化管理檔案的實際運用方面提出一些建議，推動企業(yè)和社會的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)信息化；開發(fā)利用

一、目前網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的優(yōu)點和缺點分析

如今，隨著科技的發(fā)展，大部分企業(yè)已經(jīng)開始開發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理方法，這種方式可以將檔案和計算機技術(shù)結(jié)合，將所有的檔案建入同一個系統(tǒng)，來更加系統(tǒng)化的進行檔案管理，便于查詢。這種一體化的檔案管理模式是當代企業(yè)檔案管理的一個新出發(fā)點，讓企業(yè)檔案管理順應(yīng)時代的發(fā)展。

1.1網(wǎng)絡(luò)信息化企業(yè)檔案管理的優(yōu)點

第一，提高檔案管理工作效率。信息化的管理企業(yè)檔案，打破原有的管理方式，這種系統(tǒng)化的管理方式不僅節(jié)約空間，并且減少了查找檔案的時間。工作人員在查找檔案的時候可以通過檔案管理系統(tǒng)查找出需要的檔案，提高工作效率，避免出現(xiàn)不必要的錯誤。第二，保存檔案原始內(nèi)容。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存的過程中會由于一些人為或者外界因素導(dǎo)致保存不夠完整。隨著時間的推移，就會出現(xiàn)字跡不清，保存不完整的現(xiàn)象，這種情況便會影響到日后對于檔案的查閱。但是網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法可以將紙質(zhì)版的文件，掃描為電子版的文件，這種電子版的檔案便可以保存檔案的原始樣貌了。第三，方便查找檔案。檔案查找是一件很復(fù)雜的工作，一個企業(yè)的檔案很多，傳統(tǒng)的檔案查找方法，只能根據(jù)年限以及代碼進行查找。而網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理在查找的過程中，可以在管理系統(tǒng)中進行關(guān)鍵詞過濾查詢。當電子版的檔案錄入系統(tǒng)之后，管理人員便可以很快的查到所需要的檔案，這種方式更加具有針對性，并且節(jié)省了翻閱檔案的時間。第四，加強檔案的安全性。企業(yè)檔案中很多東西都具有私密性，網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理可以在系統(tǒng)中設(shè)置不同的權(quán)限，進行分級管理。在工作人員登錄檔案管理系統(tǒng)的時候還可以設(shè)置身份驗證，來提高檔案的安全性。

1.2網(wǎng)絡(luò)信息化企業(yè)檔案管理的缺點

目前網(wǎng)絡(luò)信息化企業(yè)檔案管理的缺點主要包括：第一，無法保證檔案的完整性。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法雖然便捷，但是由于在上傳電子檔案的過程中，可能會出現(xiàn)上傳不完整或者上傳錯誤的現(xiàn)象。這種情況的發(fā)生讓檔案的完整性破壞，影響檔案的使用，還有可能會影響企業(yè)的發(fā)展。第二，電子檔案性質(zhì)過于特殊。網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的形態(tài)就是一種電子信息，這種信息主要是存儲于計算機中。所以在存儲的過程中很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失的問題，并且工作人員對于檔案管理需要重視，避免在管理的過程中出現(xiàn)泄漏問題。計算機在運作的過程中可能會出現(xiàn)故障，導(dǎo)致檔案丟失，這些情況屬于電子檔案的特殊性。所以對于檔案管理人員的技術(shù)要求也需要提高，避免出現(xiàn)不必要的損失。

二、網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理實際操作中的建議

通過上文對當前企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的優(yōu)點和缺點進行分析，下文針對性的提出一些確保網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理順利開展的對策和建議，以供參考。信息化的檔案管理需要企業(yè)制定明確的目標，健全管理系統(tǒng)；制定專門的企業(yè)檔案管理計劃，對企業(yè)的檔案進行分類管理，企業(yè)需要結(jié)合自身的情況，普及網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式，讓專業(yè)的工作人員進行管理，重視檔案管理的安全性避免造成企業(yè)的損失。

2.1提高檔案知識產(chǎn)權(quán)及保護意識

企業(yè)的檔案是一個企業(yè)最重要的文件，企業(yè)需要對公司檔案進行保護，避免管理檔案的過程中出現(xiàn)安全問題。企業(yè)在簽訂文件的時候，要確保簽訂方對文件內(nèi)容進行保密，協(xié)議的內(nèi)容不允許泄露給其他人。由于網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的特殊性，工作人員在管理檔案的時候，可能會出現(xiàn)檔案流失的現(xiàn)象，有很高的風(fēng)險。所以檔案管理系統(tǒng)一定要設(shè)置檔案分級管理權(quán)限，不同的工作人員對于檔案的查閱權(quán)限也要進行設(shè)置，避免檔案丟失或被盜用，減少企業(yè)損失。

2.2開發(fā)計算機的軟件、硬件

網(wǎng)絡(luò)信息化檔案的管理與計算機軟件的發(fā)展相輔相成，一體化的檔案管理需要更加成熟的計算機技術(shù)來支持，需要對計算機操作系統(tǒng)的安全性以及防護系統(tǒng)及時進行更新，對計算機網(wǎng)絡(luò)的信息網(wǎng)絡(luò)及時進行更新，確保傳輸過程中不會發(fā)生錯誤。

2.3培養(yǎng)專業(yè)的管理隊伍

網(wǎng)絡(luò)化檔案管理也需要配備專業(yè)的管理人員，需要對檔案管理進行規(guī)范。隨著科技的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)是企業(yè)最需要的檔案管理方式，所以管理人員掌握的專業(yè)知識要更加多元化，不僅要熟悉電子檔案的管理模式，還需要能解決電腦故障的人才。所以對于管理人員的專業(yè)要求應(yīng)當提高，這樣才能讓網(wǎng)絡(luò)化信息的管理更加順利的進行。

2.4提高網(wǎng)絡(luò)的安全性

為了避免檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題，需要保證計算機網(wǎng)絡(luò)的安全性，安裝殺毒軟件以及可靠地防火墻，實時對系統(tǒng)安全進行檢測；企業(yè)對于檔案管理的保密工作一定要重視，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)定專業(yè)的工作人員操作，進行維護以及查找工作，避免造成不必要的損失；建立健全公司檔案管理系統(tǒng)的管理機制，要求工作人員系統(tǒng)的進行操作，注意檔案管理系統(tǒng)的操作時間，保證檔案信息的安全性。

三、結(jié)語

綜合全文，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理是目前需要重視開發(fā)的一個項目，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理可以讓企業(yè)順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，更加穩(wěn)定的發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足目前企業(yè)的需求，網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理不但可以減少工作時間，還可以節(jié)約檔案占用的空間，給企業(yè)的發(fā)展帶來很多便利。在網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的同時，需要配備專業(yè)的檔案管理人員來管理系統(tǒng)，保證檔案管理的安全性，強化工作人員的產(chǎn)權(quán)意識，并且在管理的過程中實現(xiàn)數(shù)字化管理，節(jié)約時間，提高企業(yè)的工作效率，推動企業(yè)的快速發(fā)展。

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