淺析社會保險檔案管理中計算機的應用

申敬

摘 要：如今由于我國的社會保險機構(gòu)還再使用傳統(tǒng)的管理模式對社會保險檔案實施管理，這不僅大加了管理人員的工作量，而且還容易出錯。為此本文就對社會保險檔案管理中計算機的應用進行了調(diào)查和研究，找到能夠提升社會保險檔案管理的有效方法。

關鍵詞：計算機應用；社會保險；檔案管理

在社會保險檔案管理工作中應用計算機不僅能夠有效的促進檔案數(shù)字化和信息化的管理模式，而且還能夠有效的推動社會保險檔案的發(fā)展，提高社保檔案管理的工作效率和質(zhì)量，進而帶動我國社會保險事業(yè)的發(fā)展。

一、在社會保險檔案管理中應用計算機的可行性

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展和壯大，使得計算機已成為我們生活和工作當中不可或缺的一部分，被廣泛應用于各個領域當中，社保工作也不例外。由于社保具有極強的政策性，而且涉及的范圍還廣、人員又多，對于檔案的管理人員來講，其需要整理的檔案非常多，同時需要查找的資料也非常多，如果采用手工整理和查詢則會消耗大量的時間，不利于社保檔案的管理，因此就應該運用計算機來進行整理和查找，這樣才能很大程度上縮小整理和查找檔案的時間，提升檔案管理的效率。由此可見，在社會保險檔案管理中應用計算機極其的主要，不僅能夠儲存大量的信息資料，而且還能夠避免檔案發(fā)生損壞，很大程度上拓展了管理的方式，具有很大的可行性。

二、在社會保險檔案管理中應用計算機的必要性

如今隨著社會保險領域的迅速發(fā)展，使得其涉及的范圍以及人員越來越多，而且數(shù)據(jù)和資料也越來越多，這時如果應用計算機不僅幾分鐘就能完成任務，而且還能夠檢閱和篩選數(shù)據(jù)，可以顯著地減少社保檔案管理人員的工作量，所以應用計算機在社保檔案管理中是必然的結(jié)果。社保檔案以電子化的形式出現(xiàn)，不僅能夠有效的降低社保工作量，確保數(shù)據(jù)和信息的準確性，而且還能夠拓展社保的服務區(qū)域，完善管理，給社保檔案管理工作帶來了很大的優(yōu)勢，因此合理應用計算機在社會保險檔案管理中非常的必要。

三、在社會保險檔案管理中應用計算機的意義

（一）降低管理的成本

傳統(tǒng)的社保檔案管理工作都是采用紙質(zhì)形式進行的，這樣不僅使其成本變得非常巨大，而且還加大了管理人員的工作量，嚴重影響了工作的效率。不過隨著計算機的出現(xiàn)，就改變了此種形式，使如今的社保檔案管理工作變得更加的便捷和迅速，而且成本也明顯的降低了，給社保檔案管理工作帶來了很大的優(yōu)勢。同時還有效的減少了社保檔案損壞的可能性發(fā)生，既節(jié)省了檔案的占地面積，又很大程度上節(jié)約了人力、物力和財力，給社會保險檔案管理帶來了非常大的意義。

（二）提高管理的效率

檔案管理工作通常都非常的龐大，既需要對參保人員的信息資料進行收集，又需要對資料進行整理和歸類，有時還可能涉及到信息檢索工作，由此可見，運用計算機在社會保險檔案工作當中是非常的重要和關鍵，能夠有效的減少檔案管理人員的工作量。運用計算機進行社保檔案管理時，其管理人員只需要很短的時間便可完成工作，特別是對信息資料的檢索工作，其管理人員只需在軟件系統(tǒng)當中輸入關鍵詞，便可以檢索到所有相關的信息資料，既方便又快捷，而且具有很大的準確性，很大程度的優(yōu)化了管理的流程，提高了管理的效率。

（三）檔案能夠永久的儲存

傳統(tǒng)的社保檔案會因為自然、人為等因素的影響，無法確保能夠永久的儲存，而且時間一長，檔案的紙張會由于雨水、灰塵以及水蒸氣等因素的影響，而發(fā)生變質(zhì)，又由于沒有注意到就更會導致其發(fā)生損壞，等到查找時就會發(fā)現(xiàn)其中的信息已無法辨別，就會失去存在的意義，根本沒有保存的價值。而計算機剛好解決了這項問題，將社保檔案以電子的形式進行儲存，不僅能夠進行備份，而且還能永久的保存，這給社保的檔案管理方面帶來了很大的可靠性與安全性。

四、加強社會保險檔案管理中應用計算機的措施

（一）通過計算機加強檔案管理的基礎工作

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)在社會保險檔案管理工作中運用計算機可以更好的完成基礎工作，其中基礎工作主要包括：檔案的收集、整理、編排、檢索和統(tǒng)計等。通過使用計算機能夠快速的完成這些工作，而且還能夠?qū)?nèi)容進行編排，在原有的數(shù)據(jù)基礎上自動的形成案卷目錄和專題目錄等，形成明確的檔案目錄庫，以便于對社保檔案的日后分類。另外，通過計算機還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的檢索工作，能夠快速的查找到想要檢索的內(nèi)容，以滿足對不同程度的需求?？傊?，經(jīng)過計算機的幫助，可以有效地把檔案管理當中所涉及的借閱、調(diào)閱以及歸還等情況實施登記與統(tǒng)計。

（二）調(diào)整社保檔案管理的理念

要想有效的提高社保檔案管理工作，就必須對工作人員的管理理念進行轉(zhuǎn)變和完善。摒棄傳統(tǒng)的管理理念，根據(jù)時代的發(fā)展和變化建設出正確的管理觀念，意識到檔案管理工作的重要性，同時使計算機系統(tǒng)不斷的完善和發(fā)展，使用先進的科學技術(shù)來促進社會保險檔案管理工作的順利進行。并且還應注意到檔案管理工作當中所存在的問題，應對所存在的問題及時的解決。如今社保檔案管理工作更加注重于質(zhì)量和效率，只有采用合理的方法才能確保社保檔案的有效開展，因此調(diào)整社保檔案管理的理念變得非常的主要。

（三）健全檔案管理工作的制度

應用計算機在社保檔案管理中是必然的，因為合理應用計算機能夠有效地完善檔案管理工作，給檔案管理工作起到支撐的作用。如今隨著檔案管理體系的不斷完善，使得計算機的應用更加的廣泛，因此就必須對計算機的應用設計出更加規(guī)范化的制度和流程，如檢索的流程、整理的流程以及歸類的流程等。另外，還應制定出安全的防護措施，如規(guī)定對檔案管理的電腦只能登陸相應的網(wǎng)站和網(wǎng)頁，不可隨便的上網(wǎng)瀏覽其他網(wǎng)址，避免受到病毒浸入，因為如果受到病毒浸入，就會影響到整個系統(tǒng)，甚至造成網(wǎng)絡癱瘓，從而影響檔案管理工作。

（四）注重檔案管理人才的培養(yǎng)

對檔案管理的工作人員應要求其具備一定程度的計算機運用能力，能夠有效的使用計算機，給檔案管理工作起到促進的作用。對于社保部門來說，應定期組織社保檔案人員參加培訓和學習，重點培訓檔案管理人員的管理能力、計算機運用能力以及安全防護等方面。并且為檔案管理人員提供學習的機會，使其能夠有效的增強計算機操作能力，成為社會保險檔案管理的人才，進而為社保部門建設出人才的隊伍，提高每一位員工的專業(yè)能力與素養(yǎng)，以便于能夠更加有效的推動我國社保的發(fā)展和建設，增強社保檔案管理的質(zhì)量。

五、總結(jié)

總之，我國的社會保險檔案管理工作與傳統(tǒng)的管理方法相比，既節(jié)約了時間，又減少了差錯，具有了很大的拓展性。合理應用計算機在社會保險檔案管理工作中不僅能夠有效的降低成本，提高管理的效率，而且還能使社保檔案永久的保存，由此可見，在社會保險檔案管理工作中應用計算機是非常有必要和可行的，應對其更加的完善和健全。

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