醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案服務(wù)創(chuàng)新方向與策略

侯雙雪

摘 要：醫(yī)療改革至今已有十年歷史，其中關(guān)于衛(wèi)生體系完善性改革的要求中特別指出了服務(wù)體系的強(qiáng)化建設(shè)任務(wù)，而檔案服務(wù)是近年來醫(yī)改實(shí)踐中服務(wù)體系建設(shè)較為突出的薄弱項(xiàng)。對(duì)此，本文提出了醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的主要問題，探討醫(yī)院檔案服務(wù)創(chuàng)新的基本方向和策略，以期為未來我國醫(yī)療檔案服務(wù)發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：醫(yī)改;檔案管理;檔案服務(wù);創(chuàng)新

一、醫(yī)改對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的新要求

2009年中共中央、國務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見》，該意見在第三則中特別提到了“建設(shè)覆蓋城鄉(xiāng)居民的公共衛(wèi)生服務(wù)體系、醫(yī)療服務(wù)體系、醫(yī)療保障體系、藥品供應(yīng)保障體系”的四位一體衛(wèi)生體系。在這一體系中，檔案的作用十分重要，例如，檔案可以反映醫(yī)院本身在醫(yī)改實(shí)踐中的各類記錄，為醫(yī)院優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)提供眾多支持，對(duì)檔案本身的深度開發(fā)還能夠支持醫(yī)療服務(wù)創(chuàng)新等。

檔案管理的發(fā)展與完善是醫(yī)改過程中醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系改良的必要內(nèi)容，醫(yī)院在衛(wèi)生服務(wù)改革方面需要檔案管理質(zhì)量，同時(shí)逐步探索和豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，投入更多資金和技術(shù)資源開發(fā)與創(chuàng)新檔案服務(wù)。但就我國公立醫(yī)院檔案管理的基本現(xiàn)狀來看，檔案管理和服務(wù)開發(fā)仍是內(nèi)部管理工作中整體創(chuàng)新能力較弱的部分，因此各大醫(yī)院有必要在檔案管理方面投入更多資源和精力，提升檔案資源對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生改革發(fā)展的輔助價(jià)值。

二、醫(yī)改背景下我國醫(yī)院檔案管理的主要問題

（一）檔案資源管理不足

在傳統(tǒng)檔案管理時(shí)代，我國醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的檔案管理是各行業(yè)、領(lǐng)域內(nèi)較為領(lǐng)先的，這主要受益于病例檔案管理始終都有較高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。但正由于傳統(tǒng)時(shí)期管理機(jī)制的優(yōu)勢(shì)，許多醫(yī)院在現(xiàn)代發(fā)展中對(duì)檔案管理創(chuàng)新、發(fā)展和完善的重視度反而有所下降，除了基本的信息化管理模式創(chuàng)新外鮮有醫(yī)院對(duì)內(nèi)部檔案管理制度進(jìn)行持續(xù)完善。這一問題的誘因主要有兩點(diǎn)。

一是醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作思想普遍比較陳舊。由于過去醫(yī)療紙質(zhì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度較高，因此在大多數(shù)醫(yī)院檔案管理部門中無論大齡職工還是年輕職工都比較認(rèn)同傳統(tǒng)管理模式，在檔案管理方面更強(qiáng)調(diào)檔案的完整、安全保存。而這一要求在信息化改革后更容易達(dá)成，使得許多檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視程度越來越低，同時(shí)也逐步喪失了主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題并完善檔案管理制度的意識(shí)。

二是現(xiàn)有檔案管理工作機(jī)制不健全。醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容主要包括后勤檔案、醫(yī)療檔案，其中后勤檔案大部分與醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)性活動(dòng)相關(guān)，已經(jīng)部分交由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，也有少部分無密級(jí)要求的非核心檔案外包給服務(wù)供應(yīng)商等管理，而只保留有保密要求的財(cái)務(wù)相關(guān)檔案;醫(yī)療檔案仍沿用傳統(tǒng)模式管理。這種管理模式下的檔案資源較為分散，缺乏統(tǒng)一管理?xiàng)l件，因此在利用檔案資源、追溯檔案管理責(zé)任時(shí)存在明顯制度障礙。例如，部分檔案仍由人工先行記錄再轉(zhuǎn)錄至信息系統(tǒng)，管理效率極其底下;部分檔案資源在急需時(shí)無明確的查閱與調(diào)用程序可供參考，限制了資源利用效率;檔案管理職責(zé)分配不明導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)真實(shí)性問題、安全性問題后難以精確定位責(zé)任人，進(jìn)而引發(fā)衍生損失等。

（二）檔案管理資金投入與服務(wù)創(chuàng)新少

由于國內(nèi)醫(yī)療市場(chǎng)逐步得到開發(fā)，我國公立醫(yī)院面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力逐步增加。為保證自身生存與發(fā)展，我國大多數(shù)公立醫(yī)院將資源投入到核心醫(yī)療服務(wù)事業(yè)當(dāng)中，其中資源占用率較高的為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才引進(jìn)、人才醫(yī)療能力發(fā)展幾個(gè)方面，而檔案管理工作所能獲取的資源、資金支持條件往往處于醫(yī)院各類事務(wù)的尾列。從根本上來說，這一問題主要源于醫(yī)院管理層對(duì)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展的需求及價(jià)值認(rèn)知不足。

首先，多數(shù)醫(yī)院管理層領(lǐng)導(dǎo)并未意識(shí)到檔案管理不足對(duì)醫(yī)院核心事業(yè)發(fā)展的限制。檔案開發(fā)和利用本身存在諸多內(nèi)部管理價(jià)值，如對(duì)固定資產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理有利于更好地防控醫(yī)院資產(chǎn)損失，又如對(duì)人事檔案的定期分析能夠幫助人事部門改良人才管理方法，設(shè)備運(yùn)行檔案分析也能夠發(fā)現(xiàn)醫(yī)院日常運(yùn)行中的安全風(fēng)險(xiǎn)與成本控制問題。簡(jiǎn)言之，醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理能夠?yàn)橛行У亻_發(fā)檔案價(jià)值提供有利條件，進(jìn)而為醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展提供重要支持，因此醫(yī)院檔案管理有其發(fā)展價(jià)值，但這一價(jià)值常被醫(yī)院管理層所忽視。

其次，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)尚不了解醫(yī)院檔案是構(gòu)成醫(yī)院大數(shù)據(jù)資源的核心部分，也未意識(shí)到檔案深度開發(fā)可能帶來的衍生價(jià)值，及其在醫(yī)療服務(wù)改革和創(chuàng)新方面的突出作用。醫(yī)院檔案尤其是醫(yī)院醫(yī)療檔案是十分重要的大數(shù)據(jù)資源，這一資源是傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)理論研究、臨床技術(shù)研究的重要材料。在檔案管理和服務(wù)創(chuàng)新不足的情況下，有創(chuàng)新和科研意識(shí)的醫(yī)生大多只能通過個(gè)人診療過的病例資料來開展研究，這嚴(yán)重限制了醫(yī)學(xué)科研的發(fā)展。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)尚不成熟，因此實(shí)際應(yīng)用在短期內(nèi)難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、普及化，許多醫(yī)院年齡偏高的領(lǐng)導(dǎo)并不了解這一檔案價(jià)值開發(fā)方向，因此也未在檔案管理和服務(wù)創(chuàng)新方面投入過多資源。

（三）檔案管理工作人員整體素能偏低

檔案管理工作人員素能偏低實(shí)際上是在信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)的新問題，我國醫(yī)院在檔案管理工作方面的人才發(fā)展和要求整體提升不足，因此多數(shù)醫(yī)院檔案管理部門的工作人員在整體水平上低于專業(yè)檔案管理與服務(wù)機(jī)構(gòu)。其中比較典型的問題有兩個(gè)方面。

一是目前我國醫(yī)院較少引進(jìn)新型人才。結(jié)合分析可知，檔案管理的新型價(jià)值在于檔案資源的數(shù)據(jù)化、信息化開發(fā)，這類資源開發(fā)人才與傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)人才在能力結(jié)構(gòu)上有所差異，而多數(shù)醫(yī)院在引進(jìn)檔案管理人才時(shí)較少引進(jìn)此類人才，使得醫(yī)院檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新缺乏專業(yè)人才支持。

二是醫(yī)院對(duì)檔案管理工作人才的管理和培訓(xùn)不足。由于管理層不夠重視，多數(shù)醫(yī)院對(duì)于檔案管理部門的管理、培訓(xùn)不夠到位，如不注重對(duì)檔案管理工作人員的工作監(jiān)督、已有考核方案不足以對(duì)檔案員形成制度壓力、培訓(xùn)資源過于貧乏及培訓(xùn)成果難以依托培訓(xùn)考核落實(shí)到實(shí)踐層面上等問題。

三、醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案服務(wù)創(chuàng)新策略

（一）豐富檔案資源并提升精細(xì)化管理水平

檔案管理的制度完善是服務(wù)創(chuàng)新的基本前提，針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的制度性問題，本文建議各大醫(yī)院優(yōu)先發(fā)展專業(yè)化檔案管理制度。

首先，豐富檔案類型。豐富醫(yī)院醫(yī)療檔案和后勤檔案資源類型，其中醫(yī)療檔案的豐富重點(diǎn)在于檔案信息項(xiàng)目，未來發(fā)展中應(yīng)逐步提升檔案信息條目詳細(xì)度和內(nèi)容翔實(shí)度;后勤檔案資源的豐富主要在于保證所有后勤信息入檔，為醫(yī)院回顧分析各類事務(wù)性工作提供豐富資料。

其次，加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)主要包括三個(gè)層面的要求，一是檔案管理要求的標(biāo)準(zhǔn)化，集中檔案管理責(zé)任和權(quán)力，由檔案管理門重新負(fù)責(zé)所有檔案的專職管理工作，確保檔案管理流程和模式的高度統(tǒng)一，并確保內(nèi)部責(zé)任統(tǒng)一，建立責(zé)任人與具體檔案的一對(duì)一責(zé)任關(guān)系;二是檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，所有同類檔案的紙質(zhì)與電子檔案標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，確保檔案內(nèi)容的完善性;三是檔案保存格式的統(tǒng)一性，促進(jìn)檔案集中管理效率提升。

最后，建立檔案資源一體化管理平臺(tái)。這一平臺(tái)的建設(shè)目的在推進(jìn)檔案資源集中，使之有效轉(zhuǎn)化為具備高內(nèi)聚性、內(nèi)聯(lián)性的大數(shù)據(jù)資源，為未來基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案價(jià)值開發(fā)提供支持。醫(yī)院在檔案管理中需要重視對(duì)檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性建設(shè)，即逐步促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一，并嘗試將檔案數(shù)據(jù)庫與醫(yī)院管理及服務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行融合。

（二）加大檔案資源開發(fā)的經(jīng)費(fèi)投入與服務(wù)創(chuàng)新

醫(yī)改背景下檔案服務(wù)的質(zhì)量需要提升，同時(shí)檔案服務(wù)也需要加強(qiáng)創(chuàng)新，僅就醫(yī)療衛(wèi)生改革和發(fā)展的需求來看，醫(yī)院必須在如下幾個(gè)方面加大檔案資源開發(fā)力度。

首先，加大檔案管理體系完善性建設(shè)與大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用方面的資金投入?；A(chǔ)管理體系的完善是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)，其中資金、資源不足是導(dǎo)致其發(fā)展質(zhì)量低下的主要原因，因此必須加大相應(yīng)方面的資金投入。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用是未來檔案資源開發(fā)和價(jià)值利用的主流方向，也是醫(yī)院檔案管理發(fā)展中成本較高的領(lǐng)域，因此醫(yī)院需要加大在相應(yīng)技術(shù)開發(fā)及應(yīng)用方面的資金投入。

其次，基于新型技術(shù)開展服務(wù)創(chuàng)新工作。就目前檔案資源應(yīng)用的主流方向來看，大數(shù)據(jù)化應(yīng)用是最優(yōu)選擇。對(duì)此，醫(yī)院可以從醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)改革的基本要求出發(fā)，分別面向內(nèi)部服務(wù)和群眾服務(wù)進(jìn)行檔案服務(wù)創(chuàng)新，本文建議地方醫(yī)院優(yōu)先從以下兩個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新。一是開發(fā)服務(wù)于內(nèi)部管理決策、醫(yī)學(xué)科研的檔案大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，使檔案資源成為醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療服務(wù)改革重要輔助資源。二是開發(fā)新型群眾服務(wù)，基于可公開的醫(yī)院檔案資源開發(fā)便民型檔案服務(wù)。例如，個(gè)人病例在線查詢、健康體檢方案智能化定制服務(wù)等，在充分利用檔案資源的同時(shí)也豐富醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)類型、改善群眾滿意度。

（三）加速人才培養(yǎng)與專業(yè)服務(wù)隊(duì)伍建設(shè)

針對(duì)現(xiàn)階段各地方醫(yī)院在檔案管理領(lǐng)域人才發(fā)展方面的不足，本文建議醫(yī)院檔案管理部門在改革后應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)人才培養(yǎng)與發(fā)展體系。

首先，提高人才準(zhǔn)入門檻。先行提升基礎(chǔ)檔案管理人才的引進(jìn)門檻，逐步提升檔案工作隊(duì)伍中新鮮血液的總體質(zhì)量，為未來檔案工作能力的綜合發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

其次，加大新型人才發(fā)展，尤其是數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理、大數(shù)據(jù)與與存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析與挖掘、智能化技術(shù)等領(lǐng)域的專業(yè)人才，為未來檔案部門的數(shù)據(jù)資源深度開發(fā)與利用提供充足人才。

最后，加大對(duì)現(xiàn)有人才的管理力度與培訓(xùn)支持。投入更多資源支持在職人才培養(yǎng)，在無法打破現(xiàn)有編制制度的條件下最大限度地提升檔案管理人才隊(duì)伍的綜合能力水平，并由此增強(qiáng)檔案管理人才的主觀發(fā)展意識(shí)。

四、結(jié)語

醫(yī)改為醫(yī)院管理與服務(wù)發(fā)展提出了更高要求，檔案管理也應(yīng)隨之改革。過去醫(yī)院檔案管理發(fā)展緩慢，本文建議醫(yī)院重視檔案資源豐富和檔案管理制度完善、加強(qiáng)檔案資源開發(fā)與檔案服務(wù)創(chuàng)新、加速檔案管理人才發(fā)展與培養(yǎng)，以逐步推進(jìn)檔案服務(wù)創(chuàng)新能力和成果發(fā)展。

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