醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的價值與實現(xiàn)方式

侯雙雪

摘 要：精細(xì)化管理水平?jīng)Q定了檔案管理工作的價值挖掘與創(chuàng)造能力，但當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化水平普遍較低，不利于檔案管理工作發(fā)展，也限制了檔案管理對醫(yī)院整體發(fā)展的輔助作用。因此，本文提出了對醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的價值與策略進(jìn)行研究，分析目前醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的問題，提出具體的改進(jìn)建議，以期為醫(yī)院檔案管理工作改革提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;精細(xì)化;創(chuàng)新

一、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的基本價值

精細(xì)化管理的本質(zhì)是對工作質(zhì)量控制和改善的管理技術(shù)，也是一種管理哲學(xué)、管理系統(tǒng)和管理工具，通過管理規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，可以使組織管理各單元精確、協(xié)同和高效運行。換言之，精細(xì)化管理能夠提升管理質(zhì)量和效率，同時也能夠更有效地挖掘管理對象的價值，因此精細(xì)化管理適用于絕大多數(shù)管理領(lǐng)域。對于醫(yī)院檔案管理來說，精細(xì)化管理還具備如下兩點價值。

一是提升內(nèi)外部服務(wù)能力。設(shè)立檔案的初衷是為組織提供完整的工作記錄，為組織內(nèi)部工作的回顧性研究、分析和改良提供資料支持，因此檔案管理最基本的目標(biāo)就是保證內(nèi)部服務(wù)能力及質(zhì)量。精細(xì)化管理則有助于提升檔案管理質(zhì)量，也有利于提升服務(wù)效率，這使得檔案能夠更好地支持醫(yī)院內(nèi)部學(xué)術(shù)與應(yīng)用研究、常規(guī)管理工作、醫(yī)院交流工作。

二是支持醫(yī)療工作與其他醫(yī)院工作問題的溯源。醫(yī)院最核心的醫(yī)療工作是一種風(fēng)險相對較高的工作，雖然目前醫(yī)療風(fēng)險控制研究與應(yīng)用成果較為理想，但醫(yī)院在實際運作過程中的風(fēng)險管理和控制工作仍有大量崗位參與，整個風(fēng)控系統(tǒng)十分復(fù)雜，一旦風(fēng)險未得到有效控制，問題的溯源過程也就相對緩慢。而精細(xì)化檔案管理能夠確保相關(guān)工作的歷史信息被完整記錄，一方面可以支持問題溯源，另一方面也可以通過對翔實的歷史檔案的分析來發(fā)現(xiàn)其他潛在風(fēng)險并有效預(yù)防之。

檔案精細(xì)化管理對于醫(yī)院的制度性發(fā)展、經(jīng)濟性發(fā)展都有十分重要的價值，這是醫(yī)院檔案管理必須經(jīng)歷的發(fā)展過程，也是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理最迫切需要改革的部分。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的問題

（一）檔案管理粗放

檔案精細(xì)化管理的基礎(chǔ)是對管理對象的精細(xì)化分類處理，但就目前我國醫(yī)院檔案管理來看，檔案的細(xì)化分類工作并不理想，除了傳統(tǒng)的患者病例檔案外，其他所有內(nèi)部檔案的管理大多存在如下三類問題。

一是檔案不完整，主要表現(xiàn)為部分檔案的信息內(nèi)容不完整。例如，在人事檔案的管理中，不同時間入職的職工檔案記錄的信息內(nèi)容不完全統(tǒng)一，老職工檔案中記錄的信息通常有所缺失。少數(shù)醫(yī)院并不重視檔案管理工作，導(dǎo)致部分檔案未被集中保存，或出現(xiàn)了檔案遺失的情況。這主要與目前我國部分醫(yī)院將一些無保密要求的檔案管理工作外包且未對承包企業(yè)進(jìn)行明確監(jiān)督有較大關(guān)系。

二是檔案分類不明確。許多醫(yī)院檔案管理部門把部分后勤檔案交由相應(yīng)職能部門建檔，檔案保存工作則由檔案管理部門負(fù)責(zé)，檔案建立和保存工作之間存在工作過程隔離的情況。部分在職能部門內(nèi)經(jīng)過細(xì)分的檔案在保存時仍采用混合保存的方式，相應(yīng)部門再次調(diào)用時查找檔案的效率大大下降?？梢?，檔案管理部門對檔案分類不明確，限制了對檔案資源的利用效率。

三是檔案信息化不足。信息化發(fā)展是檔案資源管理的新方向，其主要優(yōu)勢在于可以降低檔案管理難度，同時提升檔案流通效率。但目前我國多數(shù)醫(yī)院在檔案管理中更強調(diào)檔案數(shù)字化，而較少考慮檔案流通信息化渠道建設(shè)，這也限制了對檔案資源的利用率。

（二）基于服務(wù)導(dǎo)向的檔案價值分類不足

在精細(xì)化管理理論下，檔案管理不僅要達(dá)到更高的管理效率、管理質(zhì)量，還要更好地挖掘檔案本身價值，在基于服務(wù)價值進(jìn)行檔案分類后檔案的利用率就能夠得到顯著提升。但目前多數(shù)醫(yī)院在檔案管理中未采用基于服務(wù)價值的檔案分類模式，其原因主要有兩點。

一是醫(yī)院管理層不了解開發(fā)檔案價值的意義，不重視挖掘檔案服務(wù)價值。目前，我國絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作被列為“基礎(chǔ)性后勤保障”類型，只要求檔案管理部門做好檔案記錄、收集與保存工作，以便定期開展工作分析。實際上這種分析工作的頻率較低，基本上一年一次，甚至多年一次，由于檔案利用率較低，因此許多醫(yī)院并不重視檔案服務(wù)價值開發(fā)工作。

二是缺少分析各類檔案的服務(wù)價值的工作機制，不利于對檔案的精細(xì)化分類管理。由于檔案服務(wù)的應(yīng)用頻率低，許多醫(yī)院管理層認(rèn)為沒有必要開展專門的檔案服務(wù)開發(fā)工作，因此無論管理層還是檔案部門對于檔案服務(wù)價值的認(rèn)知都較為模糊，相應(yīng)價值分析工作體系與制度建設(shè)也未走上正軌。

（三）缺少新型檔案服務(wù)

對檔案資源的深度開發(fā)是目前檔案管理領(lǐng)域較為前沿的話題，也是檔案價值挖掘的新方向，其中主要需要應(yīng)用到云存儲與共享、大數(shù)據(jù)分析及智能計算等技術(shù)。但就當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來看，應(yīng)用此類新興技術(shù)的檔案開發(fā)工作較為少見。

當(dāng)然，檔案服務(wù)的開發(fā)依賴信息技術(shù)發(fā)展，目前許多醫(yī)院在檔案管理方面開展了信息化改革。但相應(yīng)改革的問題在于信息化改革停留在數(shù)字化階段，而在更深層次的檔案資源共享、檔案資源聚類與挖掘分析方面少有建樹，這也是目前傳統(tǒng)檔案服務(wù)創(chuàng)新的最大癥結(jié)。因此，準(zhǔn)確定位檔案服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展的基本方向，以便更好地把握檔案管理要點，提升管理質(zhì)量。

三、提升醫(yī)院檔案精細(xì)化管理水平的發(fā)展建議

（一）建立專業(yè)化團隊與規(guī)范化管理制度

精細(xì)化管理的基礎(chǔ)在于標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、分類細(xì)化且規(guī)范，因此醫(yī)院要想實現(xiàn)檔案精細(xì)化管理需要先做好如下三個方面的準(zhǔn)備性工作。

一是檔案管理專職化。醫(yī)院應(yīng)對檔案管理部門責(zé)權(quán)進(jìn)行重新梳理，保證檔案管理部門對醫(yī)院內(nèi)部檔案的最高統(tǒng)一管理權(quán)，使分散和轉(zhuǎn)移出去的檔案管理工作回歸專業(yè)部門。同時，管理部門內(nèi)部應(yīng)做好專職分工，保證責(zé)任明確性，避免交叉管理等混亂情況。

二是檔案分類精細(xì)化。這是檔案精細(xì)化管理最核心的環(huán)節(jié)之一，醫(yī)院應(yīng)做好基本的檔案完整收集、細(xì)化分類，以確保檔案質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)從工作制度層面上明確檔案收集制度，包括檔案記錄人、記錄條目和內(nèi)容格式、成檔方式、保存途徑及交付檔案管理部門時的交接負(fù)責(zé)人等。檔案細(xì)化分類制度強調(diào)依據(jù)檔案的歸屬和功能進(jìn)行二維分類，即先按照檔案源對檔案進(jìn)行分類，然后再按照檔案具體信息內(nèi)容進(jìn)行二次分類。這一分類模式在信息化數(shù)據(jù)保存時不再區(qū)分前后順序，即建立兩套同等級的檢索對照表，方便檔案部門內(nèi)部的分類管理與醫(yī)院其他部門調(diào)用檔案時的功能性檢索。

三是檔案流通過程管理精細(xì)化。即利用信息化管理手段，對檔案記錄、收集、保存和使用的過程進(jìn)行完整地實時記錄。采用這種記錄方式能夠進(jìn)一步保障檔案管理的安全性。

（二）建立專門的檔案價值分析工作體系

檔案價值分析是檔案服務(wù)創(chuàng)新的核心工作，通過檔案價值分析可以為檔案精細(xì)化管理提供新的分類標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院可以從如下兩個方面進(jìn)行深度改革。

一是建立專業(yè)化的檔案價值分析工作隊伍與工作體系。檔案價值分析屬于一次性分析工作，在未出現(xiàn)新形式、新內(nèi)容的檔案前，以此分析即可確定檔案的服務(wù)價值，但隨之而來的是新型檔案分類管理。傳統(tǒng)的檔案分類主要幫助檔案管理部門提升檔案管理效率，而基于服務(wù)價值的檔案分類服務(wù)于其他部門，在建立了專業(yè)化價值分析體系后，專職工作隊伍可以更高效地利用新分類的檔案資源來開發(fā)新型檔案服務(wù)功能。從這個角度來看，精細(xì)化管理豐富了檔案管理的價值，也確保了服務(wù)導(dǎo)向下的檔案管理工作的綜合質(zhì)量。

二是積極調(diào)查醫(yī)院各職能部門的檔案使用需求，建設(shè)便利的檔案資源檢索與調(diào)用渠道。檔案資源的服務(wù)價值開發(fā)是面向外部部門的，而以往檔案部門所提供的檔案提取服務(wù)基本上為人工服務(wù)，這種問題在信息化改革后也沒有得到很好地改善。因此，未來醫(yī)院需要在檔案管理服務(wù)渠道上進(jìn)行精細(xì)化改革，具體以檔案服務(wù)信息化平臺為基礎(chǔ)，在對檔案價值分類后，進(jìn)一步對檔案保密程度、用戶層次與權(quán)限等進(jìn)行細(xì)化分類，提供同時具備較高安全性和開放性的檔案服務(wù)平臺，提升對檔案資源的利用率及利用質(zhì)量。

（三）探索并完善檔案服務(wù)創(chuàng)新的基本條件

精細(xì)化管理的終極目標(biāo)是使管理者與員工都能夠更高效、更輕松地工作，精細(xì)化管理的本質(zhì)就是打破人對世界認(rèn)知的局限性，通過細(xì)致入微的制度、流程等來確保認(rèn)知與水平限制不會對整體工作造成阻礙。從應(yīng)用層面上看，檔案的精細(xì)化管理在初期能夠形成較為完善的管理制度、建成豐富多樣且分類細(xì)化的檔案資源體系、發(fā)展出功能成熟且便捷的服務(wù)體系，這實際上都能夠有效消除管理過程中的風(fēng)險，但對于精細(xì)化管理所追求的終極目標(biāo)還差一步，即基于精細(xì)化管理的基本成果來實現(xiàn)高度智能化的低風(fēng)險管理。在當(dāng)前時代下，這種管理最可能的實現(xiàn)方式便是智能管理與分析，具體到檔案管理的發(fā)展來看有如下兩個值得關(guān)注的創(chuàng)新方向。

一是檔案共享與云存儲管理。檔案共享是拓展檔案服務(wù)價值的新方向，主要包括醫(yī)院內(nèi)部間的資源共享和醫(yī)院間的資源共享。前者通過資源共享實現(xiàn)對信息化檔案的快速轉(zhuǎn)移，可以進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量;后者通過互聯(lián)網(wǎng)共享實現(xiàn)對檔案資源的深度利用，可以進(jìn)一步提升檔案價值。云存儲則能夠有效利用醫(yī)院內(nèi)部多個信息化管理系統(tǒng)、多地分院的服務(wù)器系統(tǒng)資源，從而實現(xiàn)成本更低、安全性更高的檔案保存。

二是大數(shù)據(jù)分析及其衍生服務(wù)。檔案是一種典型的大數(shù)據(jù)資源，對于檔案大數(shù)據(jù)資源分析可以獲得醫(yī)院經(jīng)營、發(fā)展、醫(yī)療服務(wù)方面的經(jīng)驗和問題，進(jìn)而為醫(yī)院管理決策、問題解決等提供有效支持，同時也能夠為外部用戶提供更有效的服務(wù)支持。因此，醫(yī)院檔案部門可以成立專門的大數(shù)據(jù)應(yīng)用工作組，負(fù)責(zé)對檔案大數(shù)據(jù)的整合與挖掘工作，進(jìn)一步提升檔案精細(xì)化管理的價值。

四、結(jié)語

精細(xì)化管理是保證檔案質(zhì)量和挖掘檔案價值的必要條件?，F(xiàn)階段，我國醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化水平偏低，需要逐步加強管理團隊的專業(yè)化和制度規(guī)范化建設(shè)，及早建立專業(yè)化的檔案價值分析與檔案再分類工作體系，并積極探索檔案服務(wù)創(chuàng)新方案。

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