檔案安全管理的強(qiáng)化措施分析

張悅

摘 要：加強(qiáng)檔案的安全管理是管理工作中至關(guān)重要的一項工作，尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，當(dāng)前社會已完全迎來了信息化時代。檔案電子化管理在給人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ魈峁┍憷耐瑫r，也為檔案安全管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。為了進(jìn)一步提升檔案管理的安全性，本文通過三個方面進(jìn)行闡述，即管理工作者、管理制度以及管理技術(shù)，通過這三個方面加強(qiáng)檔案安全管理措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案安全;管理措施

檔案管理是指檔案館或立檔單位對館藏檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)，保證信息的安全性，避免重要信息受到外界的各方面侵害，是一項具有現(xiàn)實意義的工作項目，能有效延長檔案的壽命，保證檔案的安全。隨著時代的飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷進(jìn)步，當(dāng)前我國已逐步進(jìn)入信息化時代。在當(dāng)今檔案管理工作中，想要有效保證檔案的安全，要利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，采用電子檔案管理措施。但是，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全具有一定的威脅性，為了避免信息泄露、丟失等問題，加強(qiáng)電子檔案管理措施是亟需解決的問題。另外，檔案管理相關(guān)工作人員要充分意識到檔案管理的重要性，保證檔案的信息安全不僅關(guān)系到個人的利益，對企業(yè)甚至國家也有著重要意義，因此提高檔案管理的安全性，是檔案管理工作中面臨的巨大挑戰(zhàn)。

一、檔案安全管理現(xiàn)狀

（一）相關(guān)管理人員未充分意識到檔案管理的重要性

檔案管理相關(guān)部門對檔案進(jìn)行具有安全性的保護(hù)措施是其應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。當(dāng)前，各單位、企業(yè)等也對檔案管理工作制定了明確的規(guī)章制度，但是由于相關(guān)管理人員沒有充分意識到檔案管理的重要性，導(dǎo)致在實際工作中，沒有落實相關(guān)規(guī)章制度。在管理工作中還存在諸多問題，由于相關(guān)管理人員的責(zé)任意識薄弱，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失、外泄、損壞等現(xiàn)象，嚴(yán)重會導(dǎo)致有心之人鉆空子，對信息的安全造成了嚴(yán)重威脅[1]。由于管理人員的安全意識不足，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)極大的紕漏，因此，加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識，培養(yǎng)管理人員責(zé)任心是檔案安全管理工作中的當(dāng)務(wù)之急。

（二）檔案安全管理制度不完善

檔案安全管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照我國出臺的各項法律法規(guī)執(zhí)行，找到適合企業(yè)發(fā)展的檔案安全管理方式，通過制定健全的檔案安全管理制度對檔案進(jìn)行保管，并根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度及時對檔案進(jìn)行調(diào)取和利用[2]。但是，當(dāng)前部分企業(yè)或單位，對檔案管理工作沒有高度重視，相關(guān)管理制度尚不完善，對于電子檔案的異地備份和制度沒有相關(guān)規(guī)范內(nèi)容，對于同企業(yè)不同公司和部門之間沒有建立相關(guān)的信息聯(lián)網(wǎng)，不能及時對檔案進(jìn)行利用和調(diào)取，在管理工作中具有較高的風(fēng)險。

（三）檔案安全管理手段落后

在信息化時代的全新形勢下，針對檔案安全方面的管理工作不僅要依靠管理人員，還要利用先進(jìn)的管理技術(shù)。針對紙質(zhì)檔案，可利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在檔案室的中設(shè)立自動門禁管理，自動門禁具有防火、防盜等優(yōu)勢。但是當(dāng)前這種自動門禁管理技術(shù)還沒有在企業(yè)中得到普及，而對于電子檔案的安全管理工作，電子檔案依賴于互聯(lián)網(wǎng)，想要有效保證電子檔案的安全性，要建立大規(guī)模的攔截系統(tǒng)和風(fēng)險檢測系統(tǒng)[3]。然而，當(dāng)前大部分企業(yè)在發(fā)展過程中只利用電子技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，沒有重視電子檔案管理的安全性，因此，加劇了檔案安全管理工作中的隱患問題。

二、加強(qiáng)檔案安全管理措施

有效提升檔案管理的安全性，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度管理，加強(qiáng)安全防范意識，提升檔案安全管理效率。針對檔案安全管理工作中存在的問題，要采取相關(guān)管理措施進(jìn)行有效控制，具體可從以下幾個方面進(jìn)行。

（一）培養(yǎng)管理人員檔案安全管理責(zé)任意識

為了有效提升檔案安全管理效率，保證檔案具有安全性，需要企業(yè)充分意識到檔案安全管理的重要性，在單位開展“檔案安全管理培訓(xùn)”等內(nèi)容的教育，組織全體管理人員參與其中，通過培訓(xùn)大力宣傳和教育檔案安全管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，從而提高管理人員的安全意識和責(zé)任意識。另外，要建立完整的檔案安全管理責(zé)任制度，通過獎罰方式使檔案安全管理工作與績效相融合，提高管理人員的工作積極性。在檔案管理工作出現(xiàn)任何紕漏時，能做到有據(jù)可依[4]。與此同時，還要對管理人員普及《檔案法》和《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)，強(qiáng)化管理人員的安全意識和責(zé)任意識，規(guī)范檔案安全管理工作，在企業(yè)內(nèi)部制定檔案安全管理相關(guān)規(guī)章制度時，要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展模式和實際情況，讓管理人員參與其中，以提高管理人員對檔案安全管理工作的積極性。

（二）制定健全的檔案安全管理制度

第一，通過宣傳、推廣等方式，積極推動檔案安全管理相關(guān)法律法規(guī)的出臺，通過制定健全的檔案安全管理制度，對檔案的調(diào)取和利用進(jìn)行良好管理，從而保證檔案具有安全性。第二，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理，按照相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行利用和借閱的過程中，要對審批制度進(jìn)行審查，借檔和歸檔時，要對紙質(zhì)檔案中的所有內(nèi)容進(jìn)行審核，確保無漏頁、缺頁等現(xiàn)象，對借閱人的相關(guān)信息也要進(jìn)行全面掌握。例如：各項借閱手續(xù)、公章等，全部核實完畢才可將檔案進(jìn)行交接。另外，針對電子檔案易出現(xiàn)泄露、丟失等現(xiàn)象，要建立網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)系統(tǒng)，充分利用電子計算機(jī)的優(yōu)勢，對電子檔案進(jìn)行加密管理，通過制定安全的防范系統(tǒng)對電子檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管。第三，對于檔案管理在借閱過程中出現(xiàn)泄露的問題，要制定健全的管理制度，加強(qiáng)防火墻設(shè)計，強(qiáng)化安全管理系統(tǒng)的設(shè)計，對內(nèi)部加密電腦加強(qiáng)管理，有效降低檔案外泄事故的發(fā)生概率。

（三）規(guī)范用檔環(huán)境，加強(qiáng)檔案保密措施

檔案安全管理相關(guān)部門的責(zé)任和義務(wù)是將檔案進(jìn)行有效的管理，保證其安全性和真實性，為了提高檔案安全管理效率，要制定相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，并在管理工作中嚴(yán)格落實。想要檔案管理具有安全性，不能只從管理人員和規(guī)章制度兩個方向入手，還要充分考慮用檔環(huán)境是否具有安全性。在企業(yè)內(nèi)部要形成良好的用檔環(huán)境，根據(jù)明確的規(guī)章制度對用檔環(huán)境進(jìn)行約束，即在特定時間內(nèi)可進(jìn)行檔案調(diào)取，或在特定時間內(nèi)可對紙質(zhì)檔案或電子檔案進(jìn)行借閱。通過明確的規(guī)章制度，規(guī)范檔案的調(diào)取環(huán)境，從而有效降低檔案泄露等現(xiàn)象的發(fā)生。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，許多高科技保密手段可運用到檔案管理工作中，對于電子檔案的管理具有重要意義。此外，還需要培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人員，從而進(jìn)一步確保檔案管理的安全性[5]。

（四）加強(qiáng)電子檔案異質(zhì)備份

電子檔案的安全管理工作與其他檔案管理工作不同，應(yīng)對電子檔案進(jìn)行異質(zhì)備份，將電子檔案的具體內(nèi)容轉(zhuǎn)換為其他方式進(jìn)行保存，避免電子檔案在發(fā)生意外情況時沒有備份。為了確保電子檔案的原件具有安全性，在管理工作中，要對電子檔案的原件進(jìn)行復(fù)制，在企業(yè)單位等需要調(diào)取電子檔案時，可選擇提供復(fù)印件，確保原件具有安全性，同時能延長電子檔案原件的使用壽命[6]。

（五）提高檔案館設(shè)備安全

檔案館在內(nèi)部構(gòu)造中普遍具有線路較多、設(shè)施復(fù)雜等特點，并且檔案館在使用過程中時間過于集中，會對電量負(fù)荷造成一定的壓力。所以，在建立檔案館時，要充分考慮這些因素，將管內(nèi)的設(shè)備擺放和線路布局進(jìn)行合理規(guī)劃。檔案館在運營過程中，要定期對管內(nèi)的設(shè)施和線路進(jìn)行排查，需要在管內(nèi)安裝自動報警系統(tǒng)和噴淋系統(tǒng)等，避免由于管內(nèi)線路老化引起的火災(zāi)。另外，要根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格落實檔案安全管理工作中的每一個流程，要科學(xué)合理的使用管內(nèi)設(shè)備，切忌不能違章用電，造成電路短路現(xiàn)象，加強(qiáng)管內(nèi)設(shè)備的維護(hù)檢修工作，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在的異常情況和故障情況，及時采取相關(guān)措施進(jìn)行控制，保證設(shè)備正常運行，提高檔案安全管理效率。與此同時，要注意檔案館內(nèi)懸掛的各種物件，要時刻檢查是否出現(xiàn)松動情況，以免物件掉落損壞檔案。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案安全管理工作是檔案管理工作中至關(guān)重要的一項內(nèi)容，需要充分意識到檔案安全管理工作的重要性，通過制定完善的管理制度，優(yōu)化管理模式，培養(yǎng)管理人員責(zé)任意識和工作積極性，規(guī)范用檔環(huán)境，加強(qiáng)檔案保密措施，提高電子檔案異質(zhì)備份和檔案館設(shè)備安全等方式，嚴(yán)格落實檔案安全管理工作中的每一項工作內(nèi)容，確保檔案在管理工作中具有安全性和真實性[7]。

參考文獻(xiàn)：

[1]王靜.加強(qiáng)檔案的安全管理[J].神州，2017（10）：260.

[2]文順玉.加強(qiáng)檔案管理保證檔案安全[J].水利天地，2017（2）：8-9.

[3]解文紅.加強(qiáng)高校檔案管理的措施研究[J].黑龍江檔案，2018（3）：93.

[4]陳艷茹.加強(qiáng)人事檔案管理的措施研究[J].中國管理信息化，2016（12）：204.

[5]羅芳，謝鈺榮.電子檔案安全管理措施的研究[J].蘭臺世界，2017（14）：78-79.

[6]吳學(xué)敏.加強(qiáng)城建檔案管理的措施研究[J].青年時代，2016（9）：245.

[7]宋崗.論加強(qiáng)檔案的安全管理[J].納稅，2018，12（27）：255.