蘇南中小裝飾工程企業(yè)內(nèi)部控制探析

徐彥

[提要] 我國(guó)內(nèi)部控制建設(shè)起步較晚，在實(shí)際運(yùn)用中仍需發(fā)展與改進(jìn)?；谔K南片區(qū)中小裝飾工程企業(yè)在體系結(jié)構(gòu)方面的相似性及內(nèi)部控制體系的相通性，本文選取無錫市一家典型中小型裝飾工程企業(yè)——ZPG公司為研究對(duì)象，分析該企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀，研究ZPG裝飾公司內(nèi)部控制實(shí)施中產(chǎn)生的問題，并提出優(yōu)化公司內(nèi)部控制管理的建議。旨在通過對(duì)典型案例企業(yè)的分析，力求在一定程度上幫助蘇南地區(qū)中小裝飾工程企業(yè)改善內(nèi)部控制，為企業(yè)充分發(fā)揮內(nèi)部控制職能和作用提供新思路，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)提高自身經(jīng)營(yíng)管理水平，保證蘇南裝飾工程企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;裝飾工程企業(yè);控制環(huán)境

中圖分類號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2019年10月8日

裝飾工程在建筑行業(yè)市場(chǎng)中享有較大比重，多半以中小型企業(yè)為主。作為建筑行業(yè)的一大領(lǐng)域，此類企業(yè)亦成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱的產(chǎn)業(yè)之一。以ZPG裝飾工程公司為代表的蘇南中小型裝飾工程企業(yè)的素質(zhì)總體水平并不高，雖然絕大多數(shù)企業(yè)都有初步的內(nèi)部控制制度，但受多種宏觀環(huán)境以及微觀因素的影響，其內(nèi)部控制環(huán)節(jié)相對(duì)顯現(xiàn)薄弱，仍有存在諸多問題存在導(dǎo)致內(nèi)部控制的實(shí)際效果并不理想。與此同時(shí)，仍有不少此類裝飾工程企業(yè)至今尚未建立名副其實(shí)的內(nèi)部控制體系，以至于這些企業(yè)在不斷加劇的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中可持續(xù)生存和發(fā)展變得愈發(fā)艱難。

一、ZPG裝飾工程公司基本情況

無錫ZPG裝飾工程有限公司始建于2003年，是一家通過整合相關(guān)產(chǎn)品提供給客戶一流的產(chǎn)品和服務(wù)，以裝飾設(shè)計(jì)為核心的中小型規(guī)模的裝飾工程企業(yè)。目前，企業(yè)總體組織架構(gòu)設(shè)有工程業(yè)務(wù)部、合約報(bào)價(jià)部、市場(chǎng)拓展部、計(jì)劃財(cái)務(wù)部、綜合事務(wù)部以及人事管理部，共六個(gè)主要職能部門。與大多數(shù)同行企業(yè)一樣，企業(yè)現(xiàn)沿用保守的施工工藝和傳統(tǒng)的管理方法，采用傳統(tǒng)分散經(jīng)營(yíng)，時(shí)常出現(xiàn)基建用料過度消耗、工程質(zhì)量不達(dá)要求、經(jīng)濟(jì)效益低下等不良問題。由此看來，較之一些大型知名的裝飾工程公司，企業(yè)距離現(xiàn)代建筑生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的要求還是有較大差異的。

二、ZPG裝飾工程公司內(nèi)部控制要素分析

（一）控制環(huán)境分析?？刂骗h(huán)境規(guī)定單位的紀(jì)律與架構(gòu)，塑造企業(yè)文化，影響經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的制定，并影響企業(yè)員工的控制意識(shí)，是實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。公司總經(jīng)理對(duì)公司負(fù)責(zé)，各職能管理層成員對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)。執(zhí)行企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度。（表1）

根據(jù)表1歸納來看，其一，組織機(jī)構(gòu)設(shè)置上，項(xiàng)目部等機(jī)構(gòu)繁多，劃分標(biāo)準(zhǔn)不明，管理環(huán)節(jié)多、鏈條較長(zhǎng)，管理職能不可避免地出現(xiàn)重疊。另外，關(guān)于內(nèi)部審計(jì)，無專人無專設(shè)，審計(jì)不具備獨(dú)立性，人員配備數(shù)量及水平均存在不足，很難準(zhǔn)確、客觀評(píng)價(jià)各項(xiàng)活動(dòng)，不能建立對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告、內(nèi)部控制和高層管理者行為的監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)督效果也就大打折扣，對(duì)于公司管理活動(dòng)的改進(jìn)無法提供有效的建議。其二，管理哲學(xué)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)格的角度，公司創(chuàng)辦內(nèi)刊，每月發(fā)行，可加強(qiáng)公司文化宣傳，但管理方式傳統(tǒng)保守，且未能建立公司統(tǒng)一的價(jià)值觀和道德標(biāo)準(zhǔn)，不利于保證規(guī)章制度得到重視遵循。其三，人力資源管理的發(fā)展已跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展需要，主要表現(xiàn)在未建立完整、可操作性強(qiáng)的人力資源管理機(jī)制;在員工的崗位培訓(xùn)方面沒有單獨(dú)的制度，也沒有建立完整配套的考核制度，獎(jiǎng)懲規(guī)則，這種局面會(huì)對(duì)員工的工作熱誠(chéng)、素質(zhì)提高以及職業(yè)發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分析。風(fēng)險(xiǎn)隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化一直存在，企業(yè)日常管理的必要內(nèi)容之一就是建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系來對(duì)抗企業(yè)間激烈競(jìng)爭(zhēng)中產(chǎn)生或潛在保留的各種風(fēng)險(xiǎn)。（表2）

調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，ZPG公司有初步的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng)，但如何識(shí)別、評(píng)價(jià)、監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，卻沒有具體的辦法和措施，可見公司對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。隨著市場(chǎng)環(huán)境變化，經(jīng)濟(jì)發(fā)展，企業(yè)忽視全面風(fēng)險(xiǎn)管理已難以應(yīng)對(duì)復(fù)雜的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。就ZPG公司而言，諸如經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)、信息觀緊縮政策等已導(dǎo)致部分已開工項(xiàng)目資金周轉(zhuǎn)困難，公司有可能無法按合同約定收到工程款，進(jìn)而導(dǎo)致公司應(yīng)收款和財(cái)務(wù)費(fèi)用持續(xù)增加，且材料價(jià)格上漲較快，公司的成本正在不斷提高。

（三）控制活動(dòng)分析。控制活動(dòng)是確保管理階層的指令得以執(zhí)行的政策及程序，以幫助管理層所選擇的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施得以有效實(shí)施，是實(shí)施內(nèi)部控制的具體方式。ZPG公司部分控制已較為成熟，但是諸如預(yù)算控制、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析控制，績(jī)效考評(píng)控制等內(nèi)容不明確，不強(qiáng)調(diào)不重視，缺乏梳理和細(xì)化。（表3）

無錫ZPG裝飾公司內(nèi)部控制的各項(xiàng)規(guī)章、控制系統(tǒng)的建立起步較晚，內(nèi)部控制的各項(xiàng)規(guī)章也均是2010年才剛剛起草出臺(tái)的。公司的外部環(huán)境和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)變化較快，給無錫ZPG裝飾公司內(nèi)部控制管理系統(tǒng)本身的設(shè)計(jì)建立帶來一定的困難。雖然已搭建了內(nèi)部控制的框架，但在內(nèi)容上沒有形成系統(tǒng)，常常是環(huán)節(jié)發(fā)生了問題，就問題修補(bǔ)問題，而不是防微杜漸。因此，在執(zhí)行中也缺乏有效性。再加上ZPG裝飾公司的管理層對(duì)內(nèi)部審計(jì)有理解誤區(qū)，在內(nèi)部控制制度的建設(shè)上產(chǎn)生了隨意性，特別是在制度設(shè)計(jì)上，忽略了管理者疏于管理的問題，致使對(duì)管理決策層缺乏約束力，公司的內(nèi)部控制管控顯得流于形式，出現(xiàn)了“不控上只控下”的局面，也不利于企業(yè)職員對(duì)內(nèi)部控制體系和制度進(jìn)行全方位的學(xué)習(xí)理解和執(zhí)行落實(shí)。

（四）信息系統(tǒng)與溝通分析。溝通系統(tǒng)的重要意義在于其能夠在企業(yè)以全方位的方式展開，減少出現(xiàn)誤解的可能，保持經(jīng)營(yíng)和控制信息的暢通，避免信息不對(duì)稱導(dǎo)致控制活動(dòng)的失效，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效進(jìn)行。（表4）

為控制風(fēng)險(xiǎn)，一個(gè)完善的溝通程序建立，來獲取必要信息并向需要該信息的所有人提供是有必要的。無錫ZPG裝飾公司企業(yè)建立了各類信息的溝通交流渠道，但信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、有效以及信息的正確運(yùn)用方面仍表現(xiàn)不足。企業(yè)中的每一個(gè)人并不都清楚地知道自己所承擔(dān)的特定職責(zé)，各司其職并相互配合，必要時(shí)要相互制約的效果不明顯。

（五）監(jiān)控要素分析。內(nèi)部控制監(jiān)控的履行主要是企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)，監(jiān)督是不斷對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估的過程，可以通過持續(xù)的監(jiān)督活動(dòng)或單獨(dú)的評(píng)估來實(shí)現(xiàn)。ZPG裝飾公司缺乏完整的監(jiān)督的機(jī)制，內(nèi)部審計(jì)獨(dú)立性受限，一方面，ZPG裝飾公司的內(nèi)審工作得不到重視，管理不到位，人員配備少，存在自己核對(duì)自己、自己監(jiān)督自己的結(jié)果;另一方面，所謂負(fù)責(zé)內(nèi)審監(jiān)控的財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)缺乏全方位了解，加上對(duì)各項(xiàng)規(guī)定細(xì)則掌握不夠，缺乏判斷能力，僅對(duì)會(huì)計(jì)核算進(jìn)行簡(jiǎn)單常規(guī)檢查，缺少對(duì)風(fēng)險(xiǎn)性事項(xiàng)的監(jiān)督、審計(jì)，影響了糾正報(bào)告工作。因此，內(nèi)部審計(jì)的介入和滲透遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，根本無法發(fā)揮其重要作用。（表5）

此外，公司管理層還表現(xiàn)為輕視對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的事前審批、事中監(jiān)督和事后檢查。內(nèi)部控制如有缺陷，少有向上級(jí)形成及時(shí)、規(guī)范、系統(tǒng)的報(bào)告。另外，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制中，企業(yè)還存在難以避免的人情障礙，抹不開面子、邁不開人情而失去原則的情況，使得監(jiān)控環(huán)節(jié)形同虛設(shè)。

三、無錫ZPG裝飾公司內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)想

通過對(duì)ZPG裝飾公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析，針對(duì)反映的問題，結(jié)合企業(yè)所處行業(yè)和地區(qū)的特點(diǎn)，提出如下建議，來完善該公司的內(nèi)部控制制度，使公司的內(nèi)部控制更能充分發(fā)揮作用。

（一）優(yōu)化企業(yè)控制環(huán)境。企業(yè)的控制活動(dòng)皆存在于一定的控制環(huán)境之中，中小型裝飾工程企業(yè)當(dāng)然也不例外?？刂骗h(huán)境的好壞，不僅會(huì)直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的遵循和執(zhí)行，還會(huì)決定企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。為塑造良好的內(nèi)部控制環(huán)境，給出如下建議：第一，盡快完善組織機(jī)構(gòu)和權(quán)責(zé)分派體系，簡(jiǎn)化和改善組織機(jī)構(gòu)控制，切忌把自己放在行政領(lǐng)導(dǎo)的位置上，轉(zhuǎn)變管理主動(dòng)性不強(qiáng)的意識(shí)。第二，構(gòu)建良好的企業(yè)文化和工作氛圍，重視集體主義精神建設(shè)。即每個(gè)個(gè)體員工除了要注意自身的修養(yǎng)，提升自己的人格境界外，還要從“為人”的角度出發(fā)控制好個(gè)人行為，充分發(fā)揮好個(gè)體的主觀能動(dòng)性。大家彼此支持和鼓勵(lì)，強(qiáng)調(diào)溝通和感情的交流，減少管理層員工間的間隙，創(chuàng)造一個(gè)良好的人際關(guān)系環(huán)境空間，利于企業(yè)形成強(qiáng)有力的群體，調(diào)動(dòng)每一個(gè)人的積極性。第三，完善人力資源控制政策，提升員工職業(yè)道德手操手和專業(yè)勝任能力。公司職員的勝任能力和正直性在很大程度上取決于公司有關(guān)的雇傭、培訓(xùn)、待遇、業(yè)績(jī)考評(píng)及晉升等激勵(lì)政策和程序的合理程度，應(yīng)制定適用于企業(yè)的人力資源控制措施并切實(shí)按規(guī)范落實(shí)。要嚴(yán)格招聘和用人制度，杜絕憑關(guān)系用人。同時(shí)，重視對(duì)員工的培訓(xùn)及員工的后續(xù)培訓(xùn)工作;此外，明確崗位職責(zé)，鑒于成本控制的原因，企業(yè)可能無法增崗設(shè)人，在職責(zé)分工方面既要注意每一職責(zé)有專人負(fù)責(zé)，又要注意不相容職務(wù)分離。

（二）構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制和評(píng)估系統(tǒng)。當(dāng)前裝飾工程企業(yè)面臨著各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，必須本著全面風(fēng)險(xiǎn)管理的理念，建立有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制和評(píng)估系統(tǒng)，來提升企業(yè)自我防御風(fēng)險(xiǎn)的能力。首先，設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)的職責(zé)在于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，從而引導(dǎo)企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，任務(wù)是確定風(fēng)險(xiǎn)管理的重點(diǎn)在哪，不僅包括環(huán)節(jié)，也包括對(duì)象，確定控制位置之后，就應(yīng)該分析制定應(yīng)對(duì)方案，并進(jìn)一步監(jiān)督其在企業(yè)內(nèi)部的執(zhí)行。其次，完善風(fēng)險(xiǎn)管理體系。人員合格以后，還要有制度的保障。，為不斷提高風(fēng)險(xiǎn)管理制度的系統(tǒng)性和可操作性，建議要求企業(yè)各管理部門制定易于清晰理解、強(qiáng)于操作貫徹、規(guī)范化的風(fēng)險(xiǎn)管理制度，特別是要把投標(biāo)、合同、施工過程領(lǐng)域作為風(fēng)險(xiǎn)管理重點(diǎn)方面。最后，還要注重對(duì)全體員工權(quán)責(zé)的合理分配，全員參與，提高風(fēng)險(xiǎn)控制的執(zhí)行力度。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督控制。內(nèi)部控制一定要注意監(jiān)督，再好的規(guī)章制度如果沒有有效、堅(jiān)決的監(jiān)控執(zhí)行就形同虛設(shè)。為此，企業(yè)應(yīng)有相應(yīng)的部門人員對(duì)企業(yè)的日常管理和制度執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)控。面對(duì)ZPG公司無相關(guān)部門情況，考慮成本效率原則，建議公司設(shè)置獨(dú)立的審計(jì)專員，進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，對(duì)于公司內(nèi)控體系執(zhí)行中存在的缺陷加以修正，衡量公司內(nèi)部控制制度是否健全。其工作可直接向總經(jīng)理報(bào)告，旨在設(shè)計(jì)、評(píng)價(jià)企業(yè)內(nèi)部控制以確保防范企業(yè)潛在風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，解決問題漏洞，進(jìn)而有效地幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。同時(shí)，公司各個(gè)部門應(yīng)定期自查，讓公司員工形成自覺內(nèi)控的習(xí)慣，互相監(jiān)督，有助于強(qiáng)化制度管理，規(guī)范行為，建立健全企業(yè)內(nèi)部控制管理機(jī)制。

顯而易見，內(nèi)部控制是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及企業(yè)日常管理運(yùn)營(yíng)的方方面面，是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的有效管理工具。就此類裝飾工程公司而言，大力提倡和營(yíng)造“控制文化”，充分做實(shí)、做好企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注、評(píng)估和控制，加強(qiáng)企業(yè)的信息與交流，加強(qiáng)監(jiān)督評(píng)審活動(dòng)，定制適合于企業(yè)的“個(gè)性化”內(nèi)部控制體系并進(jìn)行不斷地完善，充分發(fā)揮內(nèi)部控制在裝飾工程企業(yè)的作用，降低和避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，助此類企業(yè)做大做強(qiáng)以適應(yīng)現(xiàn)代建筑業(yè)發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

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