地方高校檔案管理問題及對策探討

廖利香 吳青霞

摘 ? 要：地方高校檔案管理工作是學(xué)校管理的重點工作之一。各地方高校檔案管理在共性中存在著個性，具體工作中可以相互借鑒和共勉。以湖南科技學(xué)院檔案館為例，從管理人員業(yè)務(wù)知識、檔案宣傳力度、檔案收集、檔案制度化管理水平和檔案信息化建設(shè)等五個方面對存在問題進行了分析，提出通過加強管理隊伍建設(shè)、加大檔案宣傳力度、健全并落實檔案管理機制和加快檔案信息化進程等對策來提升地方高校檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：地方高校 ?檔案管理 ?檔案信息化

中圖分類號：G270 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）07（c）-0187-03

地方高校是指隸屬各省、自治區(qū)、直轄市、港澳特區(qū)，由地方行政部門劃撥經(jīng)費的普通高等學(xué)校，以服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展為目標(biāo)，著力為地方培養(yǎng)高素質(zhì)人才。由于歷史原因，大部分地方高校的地理位置比較偏僻，各種教學(xué)服務(wù)配套設(shè)施比較落后，檔案管理也相對滯后。然而隨著當(dāng)前國內(nèi)經(jīng)濟發(fā)展、各地方高校的辦學(xué)規(guī)模擴大和各種管理水平提升，地方高校的檔案種類和數(shù)量越來越多，來源、內(nèi)容和形式也越來越復(fù)雜[1]。要做好地方高校檔案管理工作，就必須嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《檔案法》和相關(guān)部門的各項規(guī)章制度開展工作，學(xué)習(xí)和吸取檔案管理工作開展較好的高校的管理經(jīng)驗，結(jié)合本校實際來進行檔案管理。本文以湖南科技學(xué)院檔案館為例，對地方高校檔案管理進行探討。

1 ?地方高校檔案管理現(xiàn)狀

地方高校檔案管理工作是學(xué)校管理中的重要工作之一。湖南科技學(xué)院比較重視檔案管理工作，聘用專業(yè)和專門人員對各類檔案進行歸類和管理。其檔案管理的現(xiàn)狀如下。

1.1 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)比較重視

由于學(xué)?？焖侔l(fā)展和對檔案管理工作的重視，湖南科技學(xué)院于2015年4月成立了檔案館，將原來隸屬于人事處的文書、人事檔案管理和隸屬于教務(wù)處的學(xué)生檔案管理等檔案管理工作分離出來，專門成立檔案館，檔案工作由校長直接分管，在人員、經(jīng)費及設(shè)施設(shè)備方面，學(xué)校給予有力保障。檔案館館長是檔案學(xué)專業(yè)，一直從事檔案管理工作，精通地方高校檔案管理業(yè)務(wù)。

1.2 管理隊伍結(jié)構(gòu)基本合理

檔案管理工作好壞，管理人員是首位條件。湖南科技學(xué)院檔案館配備了5名工作人員。從學(xué)歷來看，其中研究生2人，大學(xué)本科3人;從職稱來說，副高職稱4人，中級職稱1人;在年齡結(jié)構(gòu)上，45歲以下3人，45歲以上1 人。5名工作人員畢業(yè)于檔案學(xué)、管理學(xué)、英語、計算機、化學(xué)等專業(yè)，文理科兼具。為配合檔案材料的收集和整理工作，湖南科技學(xué)院在各院系和部門設(shè)置了兼職檔案員。由于檔案館工作人員結(jié)構(gòu)基本合理，檔案管理工作開展順利。

1.3 檔案門類基本齊全

目前湖南科技學(xué)院檔案館的實物檔案管理主要有人事、文書、學(xué)生、基建、照片、設(shè)備、實物及會計檔案等，除會計檔案暫由財務(wù)處管理外，高校十一類檔案全部由檔案館管理。根據(jù)當(dāng)前檔案管理技術(shù)發(fā)展和信息化要求，在實物管理的基礎(chǔ)上，逐漸整理了相應(yīng)的電子檔案，便于信息查詢和管理歸類。

1.4 檔案制度建設(shè)漸趨完善

根據(jù)國家和相關(guān)部門的檔案管理方面法規(guī)和制度，湖南科技學(xué)院檔案館制定了《湖南科技學(xué)院檔案管理辦法》、《湖南科技學(xué)院文件材料歸檔范圍與保管期限規(guī)定》、《湖南科技學(xué)院檔案實體分類方案》、《湖南科技學(xué)院人事檔案管理辦法》等制度。在具體工作開展中，制定了檔案員工作職責(zé)、庫房管理制度、工作流程，為檔案工作進入科學(xué)規(guī)范的管理提供了保障。另外，檔案館內(nèi)部檔案日常管理工作的記錄健全，建立了檔案移交接收臺賬、檔案查閱借閱登記簿等。

1.5 檔案信息化建設(shè)已有初步發(fā)展

為方便檔案管理使用者，檔案館在校園網(wǎng)上建立了檔案館網(wǎng)站，網(wǎng)站欄目內(nèi)容豐富，包括部門概況、檔案法規(guī)、服務(wù)指南、檔案快訊、業(yè)務(wù)專區(qū)、檔案花絮、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、學(xué)生檔案查詢等。檔案館建立以來，在滿足日常工作基礎(chǔ)上，積極開展檔案管理信息化建設(shè)，建立了文書綜合檔案目錄檢索系統(tǒng)和人事檔案目錄系統(tǒng)，各門類檔案的目錄均已輸機。

2 ?地方高校檔案管理存在的問題

湖南科技學(xué)院檔案館成立以來，工作人員在日常工作基礎(chǔ)上，對以往工作進行查漏補缺，組織開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，歸類檔案和進行檔案信息電子化工作。在開展工作過程中，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在著一些問題。

2.1 管理人員業(yè)務(wù)知識有待提高

湖南科技學(xué)院檔案館共有5名檔案專職人員，僅館長1人是由檔案學(xué)專業(yè)，其他4名工作人員是在檔案管理工作過程中，累積了相關(guān)管理經(jīng)驗，但接觸檔案管理工作的年限不長，業(yè)務(wù)知識不夠?qū)I(yè)。隨著現(xiàn)在高校對檔案管理工作的重視，檔案查閱和使用數(shù)量大增，日常管理工作任務(wù)較重。由于專業(yè)檔案管理員不足，使得管理人員外出培訓(xùn)少，專業(yè)知識學(xué)習(xí)和自身的知識結(jié)構(gòu)更新不足。由于編制緊張，人手不足，教學(xué)檔案、基建檔案、聲像檔案、實物檔案等門類無人管理，館長只好親自擔(dān)任這些業(yè)務(wù)工作的管理，無暇顧及史料編輯和思考籌謀工作。

2.2 檔案宣傳力度不夠

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三十五條明確規(guī)定：“高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等），積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。”

湖南科技學(xué)院檔案館每年都有一場專門針對學(xué)校各部門兼職檔案員的培訓(xùn)。為方便工作開展，建立了檔案館網(wǎng)站，在網(wǎng)站上有檔案法規(guī)、服務(wù)指南、檔案快訊、業(yè)務(wù)專區(qū)等欄目的介紹，在人文與社會科學(xué)學(xué)院秘書學(xué)系開設(shè)了檔案管理課程。檔案專職人員利用到各個部門指導(dǎo)工作的機會，給兼職檔案員講解檔案法律法規(guī)知識和歸檔要求等。但仍然有很多教職工不知道檔案館保管些什么資料，也不知人事檔案、文書檔案以及學(xué)生檔案所包含內(nèi)容的區(qū)別，對人事檔案里面的十大類更是無從得知，對檔案的查借閱規(guī)則也不知曉，檔案館給他們以神秘感，檔案館就如保密局。這樣一來，他們不知道如何去利用檔案，哪些可利用，也就不會主動去配合檔案館的檔案收集工作。

2.3 檔案材料收集困難

檔案材料收集是檔案管理的第一步，也是關(guān)鍵性的一步。檔案材料收集的完整性和及時性，關(guān)系到檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作?！稒n案法》第十條中明確規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有”。雖然《檔案法》中對檔案收集有明確規(guī)定，我校也建立了部門立卷制度，但在具體工作中，檔案材料收集工作仍然缺少有效的監(jiān)督和約束力，一些部門的材料很難按時上交。個別兼職檔案員認(rèn)為收集檔案材料應(yīng)該是檔案館工作人員的工作，從內(nèi)心開始抵觸;還有部分兼職檔案員疲于應(yīng)付本部門領(lǐng)導(dǎo)交待的工作，無暇來做檔案的收集整理工作，造成檔案材料收集的滯后和材料的不完整。

2.4 檔案制度化管理水平不高

湖南科技學(xué)院檔案館在成立后，在滿足日常工作需求的基礎(chǔ)上，根據(jù)國家和各級部門的要求，努力完善各項制度。但由于歷史原因，檔案制度化管理還有很大的提升空間。

其一，檔案制度建設(shè)還需細(xì)化或健全，如只在《人事檔案管理員工作職責(zé)》中提到“做好人事檔案的安全、保密工作”，并沒有具體的人事檔案保密制度;全校的設(shè)備、照片、基建、實物等門類檔案今年才集中整理好，其制度還未建立。

其二，在檔案材料收集和管理工作中，部分工作已經(jīng)建立了相關(guān)的管理制度，但在實際操作過程中，落實力度不夠，制度執(zhí)行不到位，導(dǎo)致檔案管理工作有時候比較被動。

其三，檔案管理工作缺乏有效考核。湖南科技學(xué)院檔案館要求各部門推行立卷制度，但有些部門不以為然，能推就推，能拖就拖。當(dāng)前急需建立全校檔案考核辦法，形成制度，嚴(yán)格執(zhí)行。

2.5 檔案信息化建設(shè)處于起步階段

檔案管理信息化是指電腦和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于檔案管理工作中，方便檔案的查閱、咨詢和使用等，包括檔案文書、實物和照片等內(nèi)容的電子化保存和檔案網(wǎng)站建設(shè)等工作。目前各地方高?；窘⒘藱n案信息化管理系統(tǒng)，都能做到文件級的目錄檢索，但離檔案全文數(shù)字化的目標(biāo)還有一定距離。高校檔案網(wǎng)站建設(shè)逐步從“公告板”到“服務(wù)人員”角色的轉(zhuǎn)型[2]，但網(wǎng)站內(nèi)容大多是本館基本信息介紹，檔案有關(guān)的內(nèi)容更新緩慢，信息較滯后，沒有展示出檔案工作最新動態(tài)[3]。

3 ?改進地方高校檔案管理的對策

地方高校的檔案管理工作存在著先天不足。做好地方高校檔案管理工作，一方面要學(xué)習(xí)和吃透《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)章制度內(nèi)容，按規(guī)章制度辦事，另一方面要學(xué)習(xí)國內(nèi)檔案管理開展較好的高校管理經(jīng)驗，結(jié)合自身實際來建立和完善自己的辦公和管理制度，并落實到位。

3.1 加強管理隊伍建設(shè)

管理隊伍是管理工作開展好壞的第一要素。要提升地方高校檔案管理工作，首先要加強管理隊伍建設(shè)。由于檔案管理工作的保密性，其工作人員不宜頻繁流動。

地方高校檔案管理隊伍建設(shè)，要做好外引和內(nèi)培并行，重點是內(nèi)培。外引就是引進檔案管理專業(yè)人才，加強專業(yè)人才對口管理。內(nèi)培就是加強檔案館內(nèi)部人員的專業(yè)知識和技能的提高，可以采取集中學(xué)習(xí)和自學(xué)等多種形式，組織檔案管理人員和各部門的兼職檔案員學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)，加強自身對檔案管理工作重要性的認(rèn)識;組織檔案管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)和交流，提升管理隊伍的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平等;邀請檔案管理專家指導(dǎo)工作和開展講座，增強檔案管理人員的見識。地方高校檔案館要重視各部門兼職檔案員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力，既保證了立卷部門移交案卷的質(zhì)量，也增強了全校師生的檔案意識。

3.2 加大檔案宣傳力度

檔案管理工作，關(guān)鍵是檔案材料的收集、整理和使用。《檔案法》第三條明確規(guī)定：“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)?！痹诘胤礁咝?，宣傳和普及檔案法律法規(guī)知識非常重要。通過宣傳和檔案知識普及，讓大家清楚檔案工作的重要性和檔案正確使用，可以提高檔案材料收集效率和檔案順利使用。對此，可以通過校園網(wǎng)站、檔案館網(wǎng)頁、學(xué)報、校報和宣傳欄等校園媒介宣傳檔案法律法規(guī)及檔案工作的重要性，使檔案管理工作深入人心[4];檔案館可以組織專門人員到輪流到各院系和部門做檔案管理培訓(xùn)和宣傳講座，面對面交流，在宣傳檔案保密性的同時消除檔案神秘性;在宣傳中重視收集意見和建議，改進自身工作，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.3 健全并落實檔案管理機制

無規(guī)矩不成方圓，無制度難以成事。完善的檔案管理機制是檔案工作順利進行的基本保障。一方面，地方高校應(yīng)建立、健全檔案管理機制，在實際工作中做到有法可依，有章可循[5]。根據(jù)檔案管理的相關(guān)法規(guī)和制度，借鑒其他高校的檔案管理先進經(jīng)驗，地方高校檔案館應(yīng)依據(jù)學(xué)校和檔案館的實際情況進行查漏補缺，對缺失的制度要建立起來，對具體的檔案管理制度進行細(xì)化。另一方面，制度是基礎(chǔ)，落實是關(guān)鍵，地方高校要建立具體可行的全校檔案考核辦法。要根據(jù)《高校檔案管理辦法》制定考核細(xì)則，把檔案管理工作納入各部門的考核中，作為一項“硬指標(biāo)”使檔案管理制度落到實處。

3.4 加快檔案信息化進程

2016年國家檔案局、中央檔案館印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，將檔案管理信息化確定為全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”發(fā)展目標(biāo)。內(nèi)容包括檔案信息的數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)等內(nèi)容。

高校檔案信息化建設(shè)要以資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為重點，以計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)[6]。地方高校檔案館應(yīng)繼續(xù)爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的支持，從人力、物力、財力方面加大檔案信息化建設(shè)的投入力度，加速檔案全文數(shù)字化的進程;從網(wǎng)站內(nèi)容、形式、更新速度、檢索功能等方面對檔案館網(wǎng)站進行優(yōu)化。

參考文獻

[1] 肖春霞，劉英姿.地方高校檔案工作規(guī)范化管理的思考與實踐——以懷化學(xué)院為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（21）：80，124.

[2] 汪慧.高校檔案管理工作存在的主要問題及策略研究[J].赤子（中上旬），2016（24）：147.

[3] 劉琪.河南省高校檔案工作問題調(diào)查及對策研究[J].蘭臺世界，2016（20）：10-12.

[4] 鐘紅麗.關(guān)于高校干部人事檔案管理工作的思考[J].沙洲職業(yè)工學(xué)院學(xué)報，2016，19（4）：61-62.

[5] 王朝陽.高校檔案管理工作面臨的主要問題及對策研究[J].華北水利水電學(xué)院學(xué)報：社科版，2010，26（5）：44-46.

[6] 李娟.高校檔案管理存在的問題及對策研究[J].山東工會論壇，2016，22（3）：140-141.