新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考

【摘 要】現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展極其迅速，機(jī)關(guān)單位的人事變更也是極其頻繁，所以在檔案管理的時(shí)候也比較復(fù)雜。在機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中，檔案的管理工作極其重要，可以說是重中之重，在很大程度可以說推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。當(dāng)檔案管理趨于正式化的時(shí)候可以提高內(nèi)部管理的效率，保證事業(yè)單位內(nèi)部人員的凝聚力以及統(tǒng)一的認(rèn)知能力。時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作也隨著時(shí)代發(fā)展逐漸信息化、智能化，機(jī)關(guān)單位想要更好的促進(jìn)自己效益的進(jìn)步，就需要想辦法提高員工對于自己單位的自豪感以及歸屬感，而檔案管理工作就可以很好的滿足這個(gè)需求。在新時(shí)期就要采取新的方式來進(jìn)行檔案管理，而本文主要講述的就是在新時(shí)期機(jī)關(guān)單位檔案管理的創(chuàng)新措施。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

機(jī)關(guān)事業(yè)單位擔(dān)負(fù)著我們國家各個(gè)方面的重任，所以機(jī)關(guān)單位的效率必須要提升，而想要提升機(jī)關(guān)單位的辦法之一就可以從檔案管理方面入手，一定要對檔案管理的各個(gè)方面進(jìn)行協(xié)調(diào)，這是推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的條件之一。檔案管理工作就是對各個(gè)方面的信息進(jìn)行收集、整理以及分析，這一系列的工作都較為復(fù)雜，依靠人工不僅浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力還不能避免問題的出現(xiàn)。為了避免問題的出現(xiàn)我們必須采取創(chuàng)新措施來進(jìn)行檔案管理。

1.當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1管理方法落后

現(xiàn)在我國的事業(yè)單位大部分都存在一些問題，而在檔案管理中最主要的問題就是管理的體制不能夠隨時(shí)代的發(fā)展而變化，管理的設(shè)備以及技術(shù)都不能及時(shí)的更新?，F(xiàn)在很多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位采用的管理方式就是人工管理的方式，這種方式會(huì)使檔案管理工作非常難進(jìn)行，并且非常大的問題就是很多的檔案管理人員對于機(jī)關(guān)單位工作沒有足夠的認(rèn)識(shí)，很多的管理人員在進(jìn)行工作的時(shí)候只是走一個(gè)形式，這就造成了檔案工作的質(zhì)量沒有辦法得到保障。很多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位甚至沒有檔案管理的部門，沒有設(shè)置專門的人員進(jìn)行管理，很多的資料在收集以后也沒有人整理，沒有辦法發(fā)揮檔案的作用。

1.2檔案體系缺陷

很多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位在制定檔案管理體系的時(shí)候沒有辦法完善體系，這就造成了檔案管理工作進(jìn)行的比較混亂，并且很多的工作人員在自己在任期間無作為，沒有做出對自己工作有意義的事情，有研究證明我們國家的事業(yè)單位近八成都在體系缺陷這個(gè)問題，而且采用的管理體系都比較陳舊，沒有辦法跟隨時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行更新，在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候都是按照以前的方式，這樣的工作方式會(huì)使得檔案管理工作進(jìn)行的十分長，會(huì)出現(xiàn)較高的錯(cuò)誤率，由于機(jī)關(guān)單位的不重視，所以說在進(jìn)行檔案資料收集的時(shí)候效率就會(huì)特別低。

1.3人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

檔案管理工作人員的素質(zhì)低、專業(yè)技能不過關(guān)也是會(huì)對檔案管理工作完成極大的影響。很多的企業(yè)會(huì)存在任人唯親的現(xiàn)象，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也不能避免，所以說有時(shí)候會(huì)有一些有權(quán)勢的人選用一些自己的親信，還有的甚至聘請那些沒有任何資歷或者是專業(yè)技能的人來進(jìn)行檔案管理工作，這造成檔案管理工作效率低下。而且檔案管理人員的素質(zhì)比較低的話在對待工作的時(shí)候就不會(huì)有那么強(qiáng)大的責(zé)任感，那么發(fā)揮作用的可能就會(huì)降低。同時(shí)，還有一個(gè)最重要的問題就是檔案管理工作人員的工資都比較低，沒有高工資的激勵(lì)，他們在做自己工作的時(shí)候就更沒有動(dòng)力了，員工素質(zhì)低，機(jī)關(guān)單位也沒有辦法保障定期的員工培訓(xùn)，導(dǎo)致出現(xiàn)兩極分化的情況，優(yōu)秀的員工過于優(yōu)秀，而那些較差的員工就會(huì)止步不前，員工的素質(zhì)參差不齊，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候沒有辦法達(dá)到預(yù)期的效果。

2.事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新方式分析

2.1轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在以前的時(shí)候因?yàn)楣芾砣藛T的理念不正確，所以在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)問題。而在新時(shí)期檔案管理人員必須要改變自己檔案管理理念，檔案管理人員必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對于機(jī)關(guān)單位工作進(jìn)行的重要性，然后加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，在宣傳的時(shí)候必須要認(rèn)真、細(xì)致，讓每一個(gè)人可以從自身的工作角度認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，通過激勵(lì)的工作機(jī)制集思廣益，然后更好的了解機(jī)關(guān)單位工作的重要性，通過各個(gè)部門的諫言獻(xiàn)策獲得更好的檔案管理措施，為實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理方式打好基礎(chǔ)，通過加強(qiáng)宣傳以及財(cái)力物力的支持才可以更好的促進(jìn)檔案管理工作的效率。哲學(xué)上面有一句話就是“實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)”，而在實(shí)踐中總結(jié)檔案管理的方法也是最有效的，針對工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行一一改進(jìn)，根據(jù)典型的案例進(jìn)行總結(jié)，可以對那些具有代表性的問題進(jìn)行解決，這樣可以為檔案管理工作的進(jìn)行奠定前進(jìn)的基石。

2.2創(chuàng)新檔案管理服務(wù)

檔案管理工作的目的就是為了可以讓人們在需要的時(shí)候盡力的提供最好的服務(wù)，但是因?yàn)閱栴}的出現(xiàn)而但是檔案管理工作不能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用。所以說一些相關(guān)的單位在發(fā)展的時(shí)候需要重視檔案的管理工作，不斷的創(chuàng)新管理的方式，創(chuàng)新管理意識(shí)是可以更好的促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展，因?yàn)楫?dāng)管理方式創(chuàng)新之后才可以將機(jī)關(guān)單位的每一個(gè)方面都做到井井有條。總體來說，創(chuàng)新管理方式就是將機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部管理網(wǎng)絡(luò)完善，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化測試技術(shù)，而且在進(jìn)行創(chuàng)新管理的時(shí)候可以借助數(shù)字化的圖書館相關(guān)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，而且還要利用信息技術(shù)為各個(gè)部門提供更好的服務(wù)，為檔案管理工作做出一些貢獻(xiàn)，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

2.3檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)

現(xiàn)在科技的發(fā)展十分迅速，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展也是極其迅速，現(xiàn)在需要促進(jìn)檔案的管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，進(jìn)行檔案管理工作的人員必須要對互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行詳細(xì)地了解。利用互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理就是需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案輸入到計(jì)算機(jī)中，然后建立數(shù)理化的檔案管理，這樣可以在最大的程度上保障檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)?，F(xiàn)在大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)，改變了以往的管理方式。因?yàn)槿藶榈墓芾矸绞酱嬖诤臅r(shí)極長、費(fèi)人力的問題，而互聯(lián)網(wǎng)的管理方式可以實(shí)現(xiàn)快速分類歸檔功能，在想要查詢某一檔案時(shí)候可以直接輸入想要的檔案名稱，不好找的時(shí)候可以直接輸入關(guān)鍵詞，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以在第一時(shí)間內(nèi)獲得相應(yīng)的文件，這樣節(jié)省的大量時(shí)間可以用來干其他的工作，這樣創(chuàng)新方式之后可以更好的提升檔案的利用價(jià)值。

2.4創(chuàng)新檔案管理的培訓(xùn)機(jī)制，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

機(jī)關(guān)單位人員的素質(zhì)與機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的效率有極其重大的聯(lián)系，想要提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作效率就必須要提升機(jī)關(guān)單位人員的素質(zhì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以定期的對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們意識(shí)到做好檔案管理工作有多么重要，讓員工明白自己的工作對于單位的發(fā)展有多么重要，當(dāng)機(jī)關(guān)人員出現(xiàn)變更的時(shí)候，必須要保障在最短的時(shí)間內(nèi)讓員工熟悉自身的工作。還有就是機(jī)關(guān)單位在招聘的時(shí)候會(huì)有一些沒有資歷的新員工，空有一身的理論知識(shí)，卻沒有實(shí)踐，這是重點(diǎn)培訓(xùn)的對象，可以根據(jù)不同的部門對員工進(jìn)行不同培訓(xùn)，這樣確保每一個(gè)人都可以適應(yīng)自己的崗位。對于那些在培訓(xùn)中表現(xiàn)良好的員工，可以采用激勵(lì)體制，對于那些表現(xiàn)不是很好的員工，就需要對他們進(jìn)行額外的培訓(xùn)，這些的最終目的都是為了提升檔案管理工作的水平。

3、結(jié)束語

簡言之，在新時(shí)期進(jìn)行檔案管理的時(shí)候必須要利用創(chuàng)新的方式，創(chuàng)新檔案管理方式可以更好的提升檔案管理的效率。在創(chuàng)新檔案管理方式的時(shí)候必須要結(jié)合新時(shí)代的特征進(jìn)行創(chuàng)新，在進(jìn)行創(chuàng)新的時(shí)候必須要從理念上進(jìn)行徹底的創(chuàng)新，提高檔案管理人員素質(zhì)、利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)現(xiàn)代化的建設(shè)，保障我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的快速發(fā)展。

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[2]孫薇.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].大學(xué)報(bào)，2015（25）：277.

作者簡介：趙嚴(yán)峰（1966—），男，河南遂平縣人，大專，徐州市體育局行政事務(wù)人員，技師，研究方向：行政事務(wù)管理。