淺析事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)及知識(shí)管理的植入

付冬梅

摘要：在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，將知識(shí)管理植入到事業(yè)單位的檔案管理工作中，成為檔案事業(yè)發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也要不斷創(chuàng)新思維、提高業(yè)務(wù)能力，才能在事業(yè)單位深化改革的背景下，始終保持崗位勝任力。在新的工作形勢(shì)下，必須要牢牢把握檔案管理的要點(diǎn)，在完成檔案收錄、管理、借閱等基本工作的基礎(chǔ)上，運(yùn)用知識(shí)管理，進(jìn)一步提高檔案利用率和提升檔案服務(wù)水平，對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展和高層領(lǐng)導(dǎo)決策提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;知識(shí)管理;以人為本

一、事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)

（一）檔案的完整性與安全性管理

現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案資料，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，使得檔案管理面臨更大的壓力。特別是對(duì)于紙質(zhì)檔案，在多次借閱后，一來(lái)是紙質(zhì)材料容易受損、丟失，二來(lái)是紙質(zhì)檔案的存放、管理比較麻煩。檔案管理的要點(diǎn)之一，就是要最大程度上保證檔案內(nèi)容的完整性。而對(duì)于電子檔案，管理重點(diǎn)則要放在如何確保檔案內(nèi)部信息的安全性上。這是因?yàn)殡娮訖n案在虛擬存儲(chǔ)環(huán)境下，更容易受到來(lái)自網(wǎng)絡(luò)方面的攻擊，例如一些不法分子會(huì)利用病毒、木馬，破壞檔案信息管理系統(tǒng)，竊取檔案資料。因此，保證檔案安全性也是管理重點(diǎn)。

（二）檔案存儲(chǔ)電子化和檔案管理信息化

在信息化背景下，檔案存儲(chǔ)的形式，從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換成為一種必然趨勢(shì)。因此，檔案管理的重心，也必須逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)移，從而更好地適應(yīng)這種變化。例如，在檔案管理制度上，要增加關(guān)于電子檔案的內(nèi)容;在檔案管理人員的培訓(xùn)上，也要增加如何利用信息設(shè)備高效率完成電子檔案管理。與檔案存儲(chǔ)電子化相適應(yīng)的是檔案管理模式的信息化，在當(dāng)前形勢(shì)下，每一名檔案管理人員，都要熟練掌握信息技術(shù)，才能在完成檔案基本管理任務(wù)的同時(shí)，進(jìn)一步挖掘檔案的利用價(jià)值。

（三）檔案資源的挖掘和利用

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案知識(shí)管理不僅擴(kuò)展了檔案管理工作的范圍，而且也進(jìn)一步增加了工作內(nèi)涵。以往的檔案管理集中于文件資料的整理歸檔，檔案文獻(xiàn)的借閱等內(nèi)容;而知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下的檔案知識(shí)管理，其重點(diǎn)則側(cè)重于對(duì)檔案資源利用價(jià)值的挖掘。通過(guò)獲取檔案中有借鑒價(jià)值的信息，為其他部門工作開(kāi)展提供參考。這也是檔案知識(shí)管理中最為核心的內(nèi)容。

二、檔案知識(shí)管理的價(jià)值分析

知識(shí)管理是基于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下提出的一種新型檔案管理理念，它更加強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案的利用，發(fā)揮檔案的價(jià)值。在工作側(cè)重點(diǎn)上，更加關(guān)注“人”對(duì)檔案的使用需求，以滿足檔案使用者的多樣化需求作為知識(shí)管理的目標(biāo)。檔案知識(shí)管理涵蓋了從知識(shí)目標(biāo)的制定、知識(shí)的獲取，到知識(shí)的共享與傳播、知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用等多項(xiàng)內(nèi)容。由此可見(jiàn)，檔案知識(shí)管理應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞“知識(shí)”二字開(kāi)展，管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案作為一種寶貴的知識(shí)資源，將發(fā)揮檔案的知識(shí)價(jià)值作為管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。

三、事業(yè)單位檔案知識(shí)管理的實(shí)施策略

（一）推行“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式

“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)廣泛影響到各行各業(yè)的工作，實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”也是檔案事業(yè)信息化發(fā)展背景下的一種必然選擇。除此之外，互聯(lián)網(wǎng)還具有知識(shí)共享的特點(diǎn)，這種模式也為檔案知識(shí)管理提供了新途徑。事業(yè)單位要通過(guò)完善信息基礎(chǔ)設(shè)施，為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的應(yīng)用創(chuàng)造必要條件。在這一基礎(chǔ)上，通過(guò)互聯(lián)互通，進(jìn)行多個(gè)事業(yè)單位檔案的充分共享，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的高度整合，檔案資源的價(jià)值也在這一過(guò)程中得到了最大化的發(fā)揮。

（二）堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)理念

檔案知識(shí)管理的目標(biāo)之一，是滿足用戶的檔案使用需求。由于不同使用者的需求存在差異，為了更好的服務(wù)于使用者，要求檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，盡量為不同的使用者提供滿意的檔案借閱服務(wù)?？梢岳眯畔⒓夹g(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，分析使用者的需求，然后以此為依據(jù)，主動(dòng)提供服務(wù)。事業(yè)單位方面，也要為知識(shí)管理的落實(shí)提供必要的保障，例如通過(guò)職工培訓(xùn)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，并將服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平，納入職工個(gè)人考核指標(biāo)，通過(guò)這種形式督促人本服務(wù)理念在檔案知識(shí)管理中的落實(shí)。

（三）建立健全檔案知識(shí)管理制度

知識(shí)管理理念應(yīng)用的過(guò)程是一個(gè)系統(tǒng)性的過(guò)程，需要進(jìn)行長(zhǎng)期的落實(shí)和改進(jìn)。檔案管理工作內(nèi)部對(duì)于相關(guān)制度的改進(jìn)和完善上，應(yīng)采取“試點(diǎn)”化的管理方式，從小范圍的角度來(lái)分析考察以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)總結(jié)前期經(jīng)驗(yàn)，更加科學(xué)、有針對(duì)性地對(duì)后期知識(shí)管理工作的落實(shí)提供理念和思路基礎(chǔ)，從而有效保障知識(shí)管理工作的有序開(kāi)展。

（四）實(shí)施流程化檔案管理模式

在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，引入知識(shí)管理需要全面具體，要做到從理念到流程的全面實(shí)施，具體流程涉及到目標(biāo)制定、知識(shí)獲取、鑒別、共享、傳播、開(kāi)發(fā)利用、保存及反饋。應(yīng)隨著技術(shù)的更新?lián)Q代不斷改進(jìn)流程，編制工作規(guī)劃，從而保證事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

不斷創(chuàng)新工作思路，是事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的根本動(dòng)力。知識(shí)管理與檔案工作的有機(jī)融合，從宏觀上來(lái)看是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的必然趨勢(shì)，從微觀上來(lái)看，符合事業(yè)單位改革發(fā)展的需要。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案知識(shí)管理的重視，并通過(guò)完善制度、重視培訓(xùn)等多個(gè)途徑，為檔案知識(shí)管理工作開(kāi)展提供多層次支持，更好發(fā)揮新時(shí)期檔案的利用價(jià)值和提升服務(wù)水平。

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