淺談地方高校會計檔案管理

■王艷（山東醫(yī)藥技師學(xué)院）

一、前言

地方高校的會計檔案是反映高校各種經(jīng)濟(jì)運(yùn)作的載體。包含記錄與經(jīng)濟(jì)活動的收入和支付有關(guān)的所有原始材料，涵蓋從招標(biāo)，合同簽訂，付款，驗收等整個經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的過程。

二、高校會計檔案管理工作的特點

會計檔案是財務(wù)會計工作的重要組成部分，具有以下特點：

（1）重要性。高校的會計檔案包括會計憑證，總分類帳和明細(xì)分類帳，決算，銀行對帳單，薪水清單和其他財務(wù)會計資料。它們是重要的原始經(jīng)濟(jì)材料，并且是每項特殊檢查和審核工作的主要驗證和判斷依據(jù)。經(jīng)濟(jì)決策的重要參考資料具有重要的保存價值。（2）專業(yè)性。財務(wù)會計檔案是根據(jù)收支單位的財務(wù)會計制度和有關(guān)財務(wù)管理方法確定的輔助材料，包括招標(biāo)檔案或相關(guān)批準(zhǔn)檔案，收付合同或協(xié)議，發(fā)票，清單，銀行收據(jù)和付款憑證以及補(bǔ)充說明材料。（3）唯一性。財務(wù)會計檔案的原始收支信息，包括合同，發(fā)票和簽字表，是唯一且不可替代的。（4）保質(zhì)期限長。由于財務(wù)會計憑證的重要性和不可替代性，根據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求，會計檔案的保存期分為永久性和定期性，至少10 年，最多30 年，所有單位都應(yīng)嚴(yán)格遵守。

三、存在的問題

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視

領(lǐng)導(dǎo)的支持是高校會計檔案管理的關(guān)鍵。盡管近年來檔案管理在學(xué)校中變得越來越重要，但在實踐中，受傳統(tǒng)教育理念和專業(yè)背景的影響，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的工作重點通常是教學(xué)和研究。仍然有許多學(xué)院和高校進(jìn)行檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)人對此沒有給予足夠的重視。沒有指定的學(xué)校級領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，更不用說會計檔案管理工作了，而是由有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)組織和協(xié)調(diào)的，導(dǎo)致缺乏系統(tǒng)的權(quán)威性工作。

（二）存儲保管方式單一

電子檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。目前，高校財務(wù)會計檔案的存儲方法主要是基于紙質(zhì)檔案的存儲，并輔以電子數(shù)據(jù)。會計檔案的存儲占用大量的存儲空間。紙質(zhì)檔案必須按照《檔案法》規(guī)定的相應(yīng)存儲條件進(jìn)行存儲。因此對硬件環(huán)境也進(jìn)行了相應(yīng)的修改，從室內(nèi)溫度，濕度，火災(zāi)，蟲害控制等方面進(jìn)行了改造，花費(fèi)了大量的人力和物力。而且大多數(shù)學(xué)校還沒有進(jìn)行電子憑證化，只是保存了會計帳簿的電子版本，早期是保存在光盤上，目前是存貯在服務(wù)器上。

（三）工作認(rèn)識不到位

很長時間以來，每個人都覺得檔案管理工作是輕松而干凈的。在檔案部門工作是輕松的養(yǎng)老工作，任何人都可以做到。財務(wù)部門也沒有為會計檔案管理設(shè)立特別職位。這些職位由其他會計師擔(dān)任。一旦他們太忙了，就無法及時對原始材料（例如會計憑證）進(jìn)行分類和裝訂，很容易丟失會計信息。

（四）會計檔案借閱量大

由于高校的主要業(yè)務(wù)活動是教學(xué)和研究活動，所以現(xiàn)行的垂直研究項目國家法規(guī)需要提供相應(yīng)的收支憑證的副本。科研項目的研究期限少則兩年，時間跨度很大。以G 高校為例，一年中有近千個科研研究項目。最終審計所借用的憑證數(shù)量逐年增加。同時，國家加大了對高校各種專項審計的力度。每年高校必須接受多次專項審計，并需要提供相應(yīng)的財務(wù)檔案進(jìn)行審計，因此繁重的工作是高校會計檔案管理的特殊性。

（五）制度缺失

一些高校尚未按照新的《管理辦法》法規(guī)制定具體的會計檔案管理實施規(guī)則；沒有指定的人負(fù)責(zé)會計檔案管理，會計檔案分散在不同業(yè)務(wù)的工作人員中，而這些工作人員基本上都不專業(yè)。檔案管理培訓(xùn)中，組織的會計檔案也很不規(guī)范和不完整；沒有嚴(yán)格的會計檔案審查，復(fù)制注冊批準(zhǔn)程序，會計檔案訪問程序太簡單，學(xué)某些注冊和會計信息的保密性無法得到保證。

四、優(yōu)化策略

（一）提高校方管理層的重視程度

領(lǐng)導(dǎo)的支持是做好高校會計檔案管理工作的關(guān)鍵。會計檔案不僅可以為制定工作計劃，總結(jié)工作經(jīng)驗和宏觀經(jīng)濟(jì)決策提供可靠的信息，而且可以為處理行政訴訟案件，解決有關(guān)經(jīng)濟(jì)糾紛以及干部考核和使用提供堅實的基礎(chǔ)。我們知道，無論什么事情，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，就很容易解決。會計工作是一項基本工作，是否得到領(lǐng)導(dǎo)重視才能是做好這項工作的前提。

（二）提高信息化管理水平

（1）更改過去的紙質(zhì)檔案存儲狀態(tài)，提高會計電子檔案的管理水平。當(dāng)前，在中國信息產(chǎn)業(yè)整體水平快速發(fā)展的帶動下，高校財務(wù)信息平臺的發(fā)展也達(dá)到了新的水平。以G 高校使用的神舟浩天高校財務(wù)信息軟件為例，開發(fā)了憑證成像系統(tǒng)和財務(wù)檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)解決了票據(jù)查詢和管理麻煩，工作效率低，易損壞的問題。將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子圖像檔案，以保持文檔的原始外觀，實現(xiàn)快速訪問并降低管理成本。該系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫（mongo）存儲機(jī)密性，不被盜竊，篡改，使得數(shù)據(jù)存儲在SQLServer 數(shù)據(jù)庫中，方便用戶訪問每個憑證的具體信息。進(jìn)行財務(wù)審計科學(xué)研究和審計工作帶來了極大的便利。高校應(yīng)積極使用軟件公司的產(chǎn)品，不斷提高高校的財務(wù)管理水平，從大量重復(fù)繁瑣的體力勞動中解放財務(wù)檔案管理工作，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

高校電子檔案的管理可以通過兩種方式進(jìn)行。一種是將憑證系統(tǒng)的會計系統(tǒng)用于當(dāng)年的會計憑證。該軟件系統(tǒng)可以根據(jù)單位業(yè)務(wù)量配備專門人員。然后完成綁定。對于歷史的會計憑證，從而可以選擇專業(yè)公司分批完成掃描工作，也可以選擇具有使用價值的經(jīng)濟(jì)項目進(jìn)行掃描和備份，以解決歷史問題。

（2）加強(qiáng)財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)。為了滿足高校會計電子檔案管理的發(fā)展需求，有必要制定一套完善的電子檔案管理系統(tǒng)，明確識別各種會計電子檔案使用哪種存儲方式，并明確各方的職責(zé)和業(yè)務(wù)。目前，高校會計文檔的存儲方式已經(jīng)從刻錄光盤的方式轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)前的服務(wù)器備份方式。對于會計憑證，必須清楚地存儲會計帳目時間，會計報表等檔案資料，只有制定詳細(xì)有效的檔案管理方法，才能使財務(wù)人員有法可依，并有效提高財務(wù)效率和質(zhì)量工作的。

（三）提高會計檔案管理人員的工作責(zé)任心

一方面，我們必須充分了解檔案管理人員的困難，同時，也必須提高他們責(zé)任感，并認(rèn)識原始會計檔案的獨特性。作為經(jīng)濟(jì)活動的載體，會計檔案在審計和經(jīng)濟(jì)決策中起著越來越重要的作用。過去，大多數(shù)會計文員對會計檔案工作的重要性了解不足。而會計檔案通常具有處理和咨詢的工作，如果沒有做好相應(yīng)的工作，會造成無法彌補(bǔ)的后果。

（四）構(gòu)建完善的會計檔案管理制度體系

高校應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實際情況和新《管理辦法》，嚴(yán)格按照學(xué)校的實際情況記錄會計檔案的范圍，并及時收集，分類和整理卷，無論是檢查，復(fù)印，傳輸，銷毀等會計檔案。要統(tǒng)一口徑，用制度來規(guī)范相關(guān)的工作流程。

（五）加快高校會計檔案的銷毀工作

由于高校的辦學(xué)歷史悠久，因此涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量很大，會計檔案數(shù)量巨大，托管方式單一。許多超過銷毀年限的會計檔案都不敢銷毀。由于高校屬于行政機(jī)構(gòu)，因此資金來源主要是財政撥款和行政費(fèi)用。上級主管部門的特殊審計和檢查任務(wù)眾多，而且期限很長。每次需要提供原始財務(wù)會計檔案時，高校檔案館的財務(wù)會計檔案往往只會增加而不會減少，這給保管工作帶來了很大壓力。因此必須加快高校會計檔案的銷毀工作，從而推動會計檔案管理工作的開展。

五、結(jié)束語

綜上所述，地方高校會計管理工作對于高校工作的開展而言非常重要。因此，必須提高校方管理層的重視程度，并提高檔案管理工作的信息化水平，提高管理人員的責(zé)任心，建立完善的管理制度體系，并且做好檔案的銷毀工作，只有如此，才能更好地開展地方高校會計的檔案管理工作。