社保檔案管理中的信息化建設(shè)

殷海華

[摘要] 社保檔案全稱為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是社會(huì)福利保障體系中的重要組成部分之一。隨著大眾生活質(zhì)量的不斷提升，其對(duì)于自身的人身安全以及生活保障所形成的關(guān)注度也在不斷加強(qiáng)。

[關(guān)鍵詞] 社保檔案管理；信息化建設(shè)；建設(shè)途徑

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及科學(xué)信息技術(shù)水平的不斷完善，利用信息技術(shù)開展管理工作以及收納工作，能夠帶給大眾極高的工作效益，并且該種技術(shù)也逐漸成為大眾賴以應(yīng)用的一種工作技術(shù)。

一、增加信息化建設(shè)投入

為了有效強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)管理工作的有效性以及工作效率，在日常工作的過程中，相關(guān)管理人員一定要結(jié)合當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，構(gòu)建完整的信息工作體系[1]。目前，少數(shù)地區(qū)或單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，仍使用大量人員進(jìn)行人工收集、整理和歸檔。

比如在傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門中，雖然其也會(huì)簡(jiǎn)單的應(yīng)用到一些信息化技術(shù)以及信息設(shè)備，但由于投入資金不足，很多設(shè)備都已經(jīng)過于陳舊，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理造成實(shí)質(zhì)性影響，并且嚴(yán)重的時(shí)候會(huì)造成丟失風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，相關(guān)部門應(yīng)該投入資金，購入先進(jìn)的信息化軟硬件，有效強(qiáng)化管理工作的有效性以及質(zhì)量。同時(shí)也應(yīng)該定期邀請(qǐng)一些計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)人員對(duì)軟硬件進(jìn)行巡查，及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，保證信息化工作的有效落實(shí)。在這個(gè)過程中，社保檔案管理單位應(yīng)該投入資金，組織工作人員開展信息化工作培訓(xùn)活動(dòng)，也可以邀請(qǐng)一些相關(guān)行業(yè)的人才前往部門開展講座。在講座中為工作人員講解一些社保檔案的管理手段以及信息化管理的工作經(jīng)驗(yàn)，豐富工作人員的工作意識(shí)以及職業(yè)素養(yǎng)，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的質(zhì)量以及有效性形成有效輔助。

二、完善檔案信息化管理制度

總體來說，社保檔案管理工作十分復(fù)雜，并且涵蓋范圍、分級(jí)類目以及內(nèi)容形式也比較廣泛，在新時(shí)代服務(wù)向鎮(zhèn)村延伸的背景下，甚至很多地方的檔案管理部門還需要對(duì)下屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)的社保檔案信息進(jìn)行管理，整體的任務(wù)量巨大。

由于信息化管理理念還未得到全面的普及，相當(dāng)一部分社保檔案經(jīng)辦部門還在沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式。這一方式不僅無法有效地提升工作效率，同時(shí)也會(huì)對(duì)檔案的安全性造成影響[2]。例如潮濕、火災(zāi)或者是蟲蛀，都會(huì)對(duì)檔案形成一定的損壞。檔案的利用率極低，服務(wù)體驗(yàn)也非常差，與以人民為發(fā)展中心的宗旨相抵觸。為了改善這一情況，緩解這一問題，社保檔案經(jīng)辦部門就應(yīng)該以信息化管理技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建完備的管理制度，強(qiáng)制性要求本部門及所轄鎮(zhèn)區(qū)的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，利用信息平臺(tái)對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理。

以養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理為例，“老有所養(yǎng)”，養(yǎng)老保險(xiǎn)事關(guān)百姓的切身利益、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和全面建成小康社會(huì)的實(shí)現(xiàn)，所以全社會(huì)關(guān)注度比較高。同時(shí)，由于社會(huì)高速發(fā)展，人員流動(dòng)增加，相當(dāng)一部分群體需要跨地區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)服務(wù)，而在對(duì)每一位參保人檔案信息進(jìn)行處理時(shí)，工作人員需要完整的信息化管理體系對(duì)參保人戶籍所在地、參保年限、養(yǎng)老保險(xiǎn)制度建立前的工作變動(dòng)情況等進(jìn)行準(zhǔn)確收集、精細(xì)劃分、適當(dāng)歸檔，結(jié)合國家的相關(guān)政策對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行有效更新，以便維護(hù)公平正義和百姓利益，全面落實(shí)國家的養(yǎng)老保險(xiǎn)制度。

三、構(gòu)建信息化管理平臺(tái)

利用信息化的手段以及設(shè)備對(duì)社保檔案進(jìn)行管理，不僅能夠有效強(qiáng)化檔案的精準(zhǔn)性以及安全性，同時(shí)也能夠?qū)Υ蟊姷纳钯|(zhì)量以及人身安全形成有效保障，并且由于社保檔案具有維護(hù)社會(huì)公平正義的屬性，所以其也能夠?qū)⒈Ｈ俗陨淼膫€(gè)人權(quán)益形成一定的輔助。在對(duì)社保檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，工作人員就應(yīng)該形成高度關(guān)注，通過以下幾點(diǎn)內(nèi)容為工作核心，進(jìn)行工作的有效貫徹。

首先，管理人員需要對(duì)參保人信息的真實(shí)性進(jìn)行檢查，應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)參保人工作歷史進(jìn)行了解核查，對(duì)當(dāng)前參?；蛲诵轄顟B(tài)進(jìn)行比對(duì)，確保信息來源權(quán)威，杜絕重復(fù)、“假人”參保和領(lǐng)取待遇，保障養(yǎng)老基金安全，比如通過人臉、指紋等生物信息采集認(rèn)證，大數(shù)據(jù)比對(duì)，并歸檔；其次，根據(jù)“數(shù)據(jù)向上集中，服務(wù)向下延伸”的總要求、大趨勢(shì)，結(jié)合“大數(shù)據(jù)”、“互聯(lián)網(wǎng)+”、“云平臺(tái)”的新技術(shù)應(yīng)用，進(jìn)行市級(jí)、省級(jí)數(shù)據(jù)集中，統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦平臺(tái)，同時(shí)實(shí)時(shí)事前、事中或事后業(yè)務(wù)經(jīng)辦材料歸檔，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一政策制度、統(tǒng)一經(jīng)辦流程、統(tǒng)一電子歸檔，統(tǒng)一線上服務(wù)等，不斷規(guī)范業(yè)務(wù)經(jīng)辦和提升服務(wù)水平。

最后，管理人員應(yīng)注重提高檔案利用和服務(wù)工作的效率，利用信息技術(shù)構(gòu)建信息化平臺(tái)，為大眾提供更加便利的檔案服務(wù)。總體來說，管理人員可以開展以下兩點(diǎn)工作。

第一，由于社保檔案并不是一成不變的，其會(huì)隨著參保人的工作生活變化而產(chǎn)生變化，所以工作人員就可以利用信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行及時(shí)更新，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)所具備的共享性，對(duì)社保信息進(jìn)行有效利用。同時(shí)由于社保檔案電子信息易復(fù)制、可篡改，所以會(huì)有少數(shù)不法分子故意鉆網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)漏洞，非法獲取或篡改個(gè)人社會(huì)保險(xiǎn)信息，嚴(yán)重威脅到參保人的個(gè)人隱私和社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的安全。為了處理這一情況，我們應(yīng)該建立健全社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案的收集、整理、歸檔和利用制度，推進(jìn)數(shù)據(jù)集中管理，加強(qiáng)權(quán)限管理，建設(shè)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)中心安全防護(hù)系統(tǒng)。

第二，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門可建立與參保人進(jìn)行聯(lián)系機(jī)制，定期或不定期推送參保人員社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)信息變動(dòng)情況，以及社會(huì)保險(xiǎn)政策和經(jīng)辦事項(xiàng)的變化，保證每一個(gè)參保人都能夠及時(shí)地了解到相關(guān)信息，強(qiáng)化自身權(quán)益的監(jiān)督。

四、提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)

1.開展信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)

社保檔案管理部門應(yīng)定期組織管理人員開展信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，在活動(dòng)中強(qiáng)化人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力以及信息化工作素養(yǎng)，保證其所具備的職業(yè)技能以及職業(yè)水準(zhǔn)，能夠滿足相關(guān)工作的穩(wěn)定開展。例如，在應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)檔案時(shí)，工作人員需要事前對(duì)檔案信息進(jìn)行收集，對(duì)其內(nèi)部的真實(shí)性進(jìn)行核查。然后，其需要應(yīng)用信息技術(shù)將這些內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)錄入，并按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行分類加工，分別保存。在此期間，其所會(huì)應(yīng)用到的軟件為Excel、 word等辦公自動(dòng)化軟件，所以管理人員應(yīng)熟練掌握其應(yīng)用。

2.提升信息化管理意識(shí)

部門管理者應(yīng)注重強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及信息化管理意識(shí)。在傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作過程中，大部分部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是一件簡(jiǎn)單的文員性質(zhì)工作，工作人員只需要定期對(duì)檔案信息進(jìn)行檢查，對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行更新即可，所以并不會(huì)高度關(guān)注檔案管理工作。但實(shí)際上，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦單位是一項(xiàng)民生性以及社會(huì)性較強(qiáng)的工作，倘若工作人員在管理期間產(chǎn)生失誤或者管理漏洞，那么就會(huì)對(duì)社會(huì)的和諧造成一定的影響。

站在工作結(jié)構(gòu)的角度上來說，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作量以及工作結(jié)構(gòu)極為復(fù)雜，一味地依靠人工手段，無法提升整體的工作精準(zhǔn)程度以及效率，對(duì)此管理高層就應(yīng)該培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識(shí)，使之能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需要，主動(dòng)借助信息技術(shù)開展管理工作。

3.組織信息化競(jìng)賽活動(dòng)

在社保檔案管理工作開展的過程中，管理人員是整體工作中的核心群體之一，同時(shí)其也是保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案安全性的主要人員。所以在提高社保檔案管理信息化服務(wù)能力的過程中，提升工作人員的能力及水平就成為相關(guān)部門應(yīng)該關(guān)注的一個(gè)問題。同時(shí)作為一名社保檔案的管理人員，其也應(yīng)該具備較強(qiáng)的信息化工作意識(shí)。

五、結(jié)論

綜上所述，相比于其他類型的管理工作來說，社保檔案管理的組成體系以及內(nèi)容結(jié)構(gòu)都比較復(fù)雜。一味地借助人工手段對(duì)其進(jìn)行管理，不僅會(huì)阻礙工作的有序推進(jìn)，同時(shí)也會(huì)對(duì)檔案信息造成一定的安全隱患。對(duì)此，相關(guān)工作者就可以對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，利用其構(gòu)建完整的管理制度、加強(qiáng)管理力度、規(guī)范管理要求、構(gòu)建管理平臺(tái)，保證社保檔案的真實(shí)性以及安全性，為大眾的生活以及個(gè)人利益提供穩(wěn)定保障，推動(dòng)和諧社會(huì)的有效構(gòu)建。

參考文獻(xiàn)：

[1]李華麗.社保檔案管理中信息化建設(shè)的有效途徑[J].信息記錄材料，2019，20（06）：189-190.

[2]張路. 社保檔案信息化管理研究[D].山東師范大學(xué)，2015.

[作者單位]

江蘇省東臺(tái)市人力資源社會(huì)保障信息中心，江蘇東臺(tái)224200