信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用研究

丁婕

[摘要]隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，石油企業(yè)在運(yùn)營、技術(shù)方面也得到了相應(yīng)的提升。石油企業(yè)作為國家特大型企業(yè)，信息化條件下的石油企業(yè)物資采購，應(yīng)建立更為規(guī)范化、合理化、高效化的應(yīng)用模式。物資采購作為石油企業(yè)的重要組成部分，關(guān)系到成本控制方面，影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。信息化時代的到來，催生了許多新興產(chǎn)業(yè)，對石油企業(yè)的生存環(huán)境具有較大沖擊，當(dāng)今石油企業(yè)發(fā)展存在盈利不足問題，究其原因與物資采購信息落后以及導(dǎo)向性差有直接關(guān)系，制約了企業(yè)盈利，增加了采購成本，不能完全保證采購過程的透明度，石油企業(yè)要想在信息化背景的經(jīng)濟(jì)社會中站穩(wěn)腳跟，就要做出改變，實(shí)現(xiàn)信息化工作流程。文章以當(dāng)今石油企業(yè)物資采購現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，對石油企業(yè)物資管理現(xiàn)狀信息化制約因素進(jìn)行分析，并提出詳細(xì)的信息化購買手段與實(shí)施措施。

[關(guān)鍵詞]信息化;石油企業(yè);物資采購管理;應(yīng)用研究

[DOI]1013939/jcnkizgsc201930157

中國在21世紀(jì)實(shí)現(xiàn)了騰飛式的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，受到國際的矚目，成功加入WTO（國際貿(mào)易組織），中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展領(lǐng)域的進(jìn)一步擴(kuò)大。石油作為珍稀資源，一直以來都是國際問題的焦點(diǎn)，石油行業(yè)變幻莫測，其經(jīng)濟(jì)形勢常與國際政策相關(guān)聯(lián)，一般由國家直接進(jìn)行管理，經(jīng)濟(jì)全球化推進(jìn)國際石油企業(yè)的兼并與聯(lián)合，在為中國石油行業(yè)提供新機(jī)遇的同時，也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。[1]為了保證石油行業(yè)的蓬勃發(fā)展，政府對相關(guān)政策進(jìn)行不斷革新，新法案把在新時代背景下如何進(jìn)行物資采購，保證企業(yè)盈利提出了更高要求。物資采購涉及采購計(jì)劃、詢價、選商、招標(biāo)談判、付款、物流運(yùn)輸、倉儲管理、物資分配等多個環(huán)節(jié)，整個采購過程工作較為龐雜，具有一定的分散性和波動性。傳統(tǒng)的工作手段過于簡單、粗暴，缺乏整體統(tǒng)籌與相應(yīng)的細(xì)化環(huán)節(jié)，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代石油企業(yè)要求，執(zhí)行、反饋、共享手段的缺乏，極大制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。在信息化條件下的石油企業(yè)物資采購管理，要求更為暢通的信息傳遞渠道，能夠提供更為全面的信息，利用信息化平臺進(jìn)行分析與管理，為企業(yè)物資管理水平提供保障。

1石油企業(yè)物資管理現(xiàn)狀

11工作缺乏針對性，供求信息綜合水平不高

油田企業(yè)物資采購具有特殊性，不同于其他行業(yè)，由于石油企業(yè)物資采購信息傳遞不具有時效性，造成企業(yè)物資采購管理者與生產(chǎn)單位物資使用者無法協(xié)同，浪費(fèi)生產(chǎn)材料，企業(yè)盈利虧損。一方面，由于石油工作相對復(fù)雜，體系龐大，相同的物資一般是多家供應(yīng)商一起進(jìn)行供應(yīng)，信息整合工作較為困難，綜合性差，導(dǎo)向不夠明確。[2]另一方面，由于采購結(jié)果的不確定性，供應(yīng)商檔案管理方面工作不夠完善，經(jīng)常發(fā)生變化，導(dǎo)致石油企業(yè)無法與其他材料供應(yīng)商建立長期合作伙伴關(guān)系，不同廠家生產(chǎn)的物料會有所差異，信息資源需要進(jìn)一步完備，才能實(shí)現(xiàn)物資信息平臺和物資運(yùn)作環(huán)節(jié)的有效銜接，保證信息的可靠性、完整性、時效性實(shí)現(xiàn)配置資源的最大化利用。

12供求雙方信息溝通效率低

采購過程就是供應(yīng)商選擇過程，要想在諸多供應(yīng)商中挑出與石油企業(yè)需求契合度高的商家具有一定難度，企業(yè)為了自身發(fā)展，通常會在采購過程中刻意隱瞞一些需求信息，防止供應(yīng)商因?yàn)榱私庑畔⑦^多而“就地起價”，造成材料購買經(jīng)費(fèi)過高。供應(yīng)商為了在競爭中保持優(yōu)勢，也會隱藏部分信息，導(dǎo)致交易雙方無法對彼此進(jìn)行深入了解，缺乏有效溝通，交流信息過于呆滯，脫離供應(yīng)市場需求。

13供求信息分離

后期保障部門與生產(chǎn)單位缺少溝通。由于油田企業(yè)的工作特性較為復(fù)雜，后期保障部門跟生產(chǎn)單位缺少及時的溝通，導(dǎo)致后期保障部門盲目采購材料，以大庫存來保障生產(chǎn)的順利進(jìn)行，就容易出現(xiàn)物資積壓的問題，從而導(dǎo)致資金被購買材料過度占用，成本增加。

14信息傳遞失真，牛鞭效應(yīng)加劇

石油企業(yè)因其工作特性，所以物資需求種類較多，而生產(chǎn)單位所需物資申報的流程又十分復(fù)雜。且由于不同單位行政隸屬不同，導(dǎo)致信息缺乏時效性和共享性，物資的調(diào)劑平衡因而出現(xiàn)困難。[3]以上問題都會導(dǎo)致時間和資金上的浪費(fèi)，并造成一方物資短缺而另一方積壓的問題出現(xiàn)。這對物資市場的動態(tài)跟蹤產(chǎn)生了巨大的影響，進(jìn)而會造成經(jīng)濟(jì)損失。

2信息化物資采購管理

數(shù)字化采購就是電子商務(wù)，采購的基礎(chǔ)階段應(yīng)根據(jù)事物的屬性進(jìn)行制定。數(shù)據(jù)化信息處理資金信息通常使用電腦、云平臺等終端設(shè)備，是指將事物通過數(shù)據(jù)進(jìn)行表示，并加以分析與應(yīng)用，對于采購工作具有實(shí)際作用，能夠?yàn)椴少徴咛峁?zhǔn)確的資金、訂單和供應(yīng)商信息。[4]資金信息采購的數(shù)字化應(yīng)用主要是指財務(wù)，財務(wù)的數(shù)字化管理與人工清算比較而言，更具有準(zhǔn)確性與時效性。資金作為企業(yè)運(yùn)營的基本物質(zhì)保障，是企業(yè)營業(yè)的最高目標(biāo);供應(yīng)商信息的數(shù)字化能夠?yàn)槠髽I(yè)采購節(jié)約成本，保證材料來源的可靠性，供應(yīng)商信息在與企業(yè)達(dá)成合作時，就會全部錄入電腦，包括報價、質(zhì)量、誠信指標(biāo)等，最常見的為SRM管理系統(tǒng);訂單信息的數(shù)字化管理是石油企業(yè)信息采購的基本單元，包含產(chǎn)品、供應(yīng)商和資金三大方面信息，相對比較完整;產(chǎn)品信息的數(shù)字化主要是為了保證商品采購的高質(zhì)量，是商品采購中最重要的一環(huán)，具有種類多、數(shù)據(jù)系統(tǒng)龐雜等特點(diǎn)，目前采用無限射頻（RFID）技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理。[5]采購管理一體化即能實(shí)現(xiàn)滿足以下需求：精細(xì)化控制和跟蹤供應(yīng)商，來源、詢價、采購、質(zhì)檢、退貨等業(yè)務(wù)，采購流程高效透明。支持隨機(jī)出庫或調(diào)撥，支持多次出庫、發(fā)貨，多倉庫聯(lián)合出庫，全面提升倉庫管理水平。自定義產(chǎn)品名稱、編號、MRP參數(shù)、圖片、主輔單位、提醒等。[6]ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商、詢價、預(yù)購、采購、到貨、質(zhì)檢等自動關(guān)聯(lián)，洽談進(jìn)展完整記錄。

3信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用研究

31加強(qiáng)采購過程數(shù)字化的應(yīng)用

對于需求信息的調(diào)查應(yīng)該深入淺出，最高管理部門決策要根據(jù)生產(chǎn)一線的實(shí)際情況進(jìn)行制定，建立完整的信息反饋機(jī)制，保證需求與生產(chǎn)的統(tǒng)一;建立供應(yīng)商檔案化管理機(jī)制，數(shù)字化的最大優(yōu)點(diǎn)是其信息的準(zhǔn)確性，石油企業(yè)在與供應(yīng)商達(dá)成合作關(guān)系后，應(yīng)及時記錄交易的數(shù)量、價格、供應(yīng)商信息、信譽(yù)度等指標(biāo)，長此以往，就會形成自己的動態(tài)管理系統(tǒng)，方便與企業(yè)選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，爭取穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)貨源，形成長期合作的伙伴關(guān)系，避免因?yàn)閷?yīng)商不了解造成的計(jì)劃脫離實(shí)際，產(chǎn)品質(zhì)量差、價格不合理等問題;建立物資信息動態(tài)跟蹤管理平臺，石油企業(yè)的物資采購工作環(huán)節(jié)眾多，是需要在具有統(tǒng)籌規(guī)劃的前提下按部就班地進(jìn)行，從選擇到采購到管理環(huán)環(huán)相扣，為了保證計(jì)劃的時效性，就要建立物資信息跟蹤平臺，保證材料來源的穩(wěn)定性與及時性，建立從驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用出庫、途中運(yùn)輸?shù)刃畔⒌母櫰脚_，方便集中管理與單據(jù)、庫存、合同查詢，一旦出現(xiàn)問題，能夠及時地找到責(zé)任人，提前預(yù)備虧空物資，提高物資管理水平;整合市場供應(yīng)信息，長期與固定供應(yīng)商合作能夠保證物資的穩(wěn)定性，但這不意味著企業(yè)選擇具有局限性，市場競爭日新月異，企業(yè)要做好市場調(diào)研工作，準(zhǔn)確把握物資在本企業(yè)需求和市場價格走向，對考察合格的供應(yīng)商要給予一定程度的約束，在合作的同時，石油企業(yè)應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行定期供應(yīng)商考評，將考評結(jié)果在采購信息平臺上進(jìn)行動態(tài)公示，對于考評不合格的供應(yīng)商應(yīng)在物資采購系統(tǒng)中做限制性采購措施，以此避免企業(yè)盲目采購現(xiàn)象。

32推進(jìn)采購一體化管理

ERP系統(tǒng)管理著企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供、銷，給企業(yè)提供了高度集成的管理平臺，是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分;條碼技術(shù)是物流管理現(xiàn)代化的重要技術(shù)手段，包括條碼的快速識別技術(shù)、編碼技術(shù)和計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，它是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和電子數(shù)據(jù)交換不可缺少的前端采集技術(shù)。[7]很多企業(yè)在建設(shè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的時候也同時考慮如何應(yīng)用條碼技術(shù)來提高ERP系統(tǒng)中生產(chǎn)、物流、表單傳遞管理的效率，以達(dá)到生產(chǎn)過程精確管理、快速出入庫、表單快速識別、產(chǎn)品快速跟蹤、快速出入庫等目的。

33加強(qiáng)供求系統(tǒng)的監(jiān)督與管理

預(yù)測物資市場價格變動趨勢。要想使采購基金得到充分應(yīng)用，就要時刻關(guān)注國家宏觀政策的出臺，并結(jié)合歷史采購記錄，對物資明細(xì)表中長期的價格走勢進(jìn)行預(yù)測。石油企業(yè)采購具有購買基金數(shù)量龐大、采購物資種類繁多等特點(diǎn)，關(guān)注市場變動趨勢，能夠幫助石油企業(yè)及時了解市場價格波動，在交易時提出更為合理的價格，促進(jìn)供應(yīng)商與企業(yè)的合作;對油田物資需求進(jìn)行預(yù)測，石油企業(yè)有其自身相對完整的內(nèi)部生產(chǎn)計(jì)劃，材料消化相對規(guī)律，因此當(dāng)年的采購計(jì)劃可以用往年信息作為依據(jù)，進(jìn)行計(jì)劃安排發(fā)放，并結(jié)合物資消耗單位的實(shí)際領(lǐng)用歷史記錄，預(yù)測變化趨勢。[8]合理的預(yù)測能夠幫助企業(yè)減少鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象，保證物資的合理應(yīng)用，避免造成有的生產(chǎn)單位材料領(lǐng)取過多而造成囤積，而有的生產(chǎn)單位物資緊缺影響工作進(jìn)度;預(yù)測不同時期庫存的最小存量，物資需求具有一定規(guī)律，要維持物資庫存穩(wěn)定，就要計(jì)算出最低安全庫存量，并進(jìn)行動態(tài)監(jiān)測，在庫存達(dá)到最低安全庫存值時，就要及時地進(jìn)行物資購進(jìn)與補(bǔ)充;預(yù)測最佳采購時機(jī)與合理庫存量，根據(jù)以上的預(yù)測，能夠完成物資消耗的動態(tài)跟蹤過程，包括物資消耗、庫存水平等。方便計(jì)算出各種物資的最佳采購時間，保證最合理庫存數(shù)量，保證購進(jìn)資金的合理運(yùn)用，為企業(yè)帶來最優(yōu)的經(jīng)濟(jì)效益。

4結(jié)論

通過搭建新的信息平臺，石油企業(yè)得到了更好的發(fā)展，形成了手段先進(jìn)、管理規(guī)范、生產(chǎn)高效的物資管理系統(tǒng)。[9]信息化手段的應(yīng)用，在石油企業(yè)物資采購前提供了信息資源，采購中提高了交易效率，并為以后的采購保存了歷史記錄，使信息化條件下的石油企業(yè)物資采購更為規(guī)范化、合理化、高效化，保證了企業(yè)采購資金的充分運(yùn)用，為石油企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

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[作者簡介]丁婕（1984—），女，重慶人，本科，川慶鉆探工程有限公司，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：石油企業(yè)物資倉儲管理。