改善檔案管理工作效率的新思考

趙秀花

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，越來越多的企業(yè)產(chǎn)生，其中檔案管理工作是每個企業(yè)都要有的部門。隨著時代的進步，檔案管理工作人員要重視檔案管理工作，結(jié)合新經(jīng)濟形勢下檔案資料管理手段，構(gòu)建完善管理制度，促進檔案管理工作高效進行。但是現(xiàn)在很多企業(yè)中檔案管理工作現(xiàn)狀不容樂觀，所以要積極優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案管理水平。

一、新經(jīng)濟形式下檔案管理工作出現(xiàn)的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

現(xiàn)在我國市場經(jīng)濟快速發(fā)展，很多工作部門需要專業(yè)人才，檔案管理也是如此，檔案管理需要專業(yè)素質(zhì)更強的管理型人才?，F(xiàn)在不單單是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，有更多的電子檔案，而是更加科學(xué)化，轉(zhuǎn)向電子檔案，需要管理人員不但有良好的檔案管理知識，還要熟練利用計算機進行操作。但是很多企業(yè)檔案管理部門人員專業(yè)素質(zhì)低，甚至有的檔案管理人員是其他部門臨時調(diào)遣過來的，對檔案管理流程不了解，計算機系統(tǒng)的使用更是不懂操作，不利于順利完成工作。

（二）檔案管理體系不健全

長久以來，企業(yè)部門進行工作都離不開資料信息，檔案管理在其起到重要的作用?，F(xiàn)在我國很多企業(yè)工作中缺乏健全體系，檔案管理人員不知道相關(guān)制度，工作過程中經(jīng)常出錯，降低工作效率。另外，缺少系統(tǒng)的檔案管理工作制度，很多工作人員工作時按照以往工作經(jīng)驗進行，經(jīng)常出現(xiàn)檔案缺失甚至丟失情況，找不到源頭，最后不了了之，卻對企業(yè)的發(fā)展帶來巨大的影響。

（三）管理人員重視度不夠

每個企業(yè)的發(fā)展都離不開資料的收集和整合，科學(xué)的管理工作可以為管理者提供重要信息，提高員工工作效率。目前很多管理人員對其工作重要性了解，產(chǎn)生工作人員消極怠工，很多工作不能有效落實，更有甚者很多重要檔案缺失。有的企業(yè)對檔案管理部門投資少，很多基礎(chǔ)設(shè)備不完善，影響檔案管理工作順利進行。

二、新經(jīng)濟形式下檔案管理工作新思考

（一）增強檔案管理人員素質(zhì)

現(xiàn)在很多企業(yè)單位中檔案管理工作變得越來越重要，增強工作人員素質(zhì)很重要，第一，管理人員明確的工作職責，加深檔案管理工作重要性認識，建立獎勵機制和責任體制，保證檔案管理人員具有良好的責任意識，自主強化自身業(yè)務(wù)水平，加強檔案管理工作創(chuàng)新性，積極完成工作職責。第二，管理人員經(jīng)常對檔案實行總體檢查，發(fā)現(xiàn)缺少或遺漏的資料及時上報，采取有效策略解決，提高檔案管理工作質(zhì)量。第三，管理人員不斷更新工作觀念，創(chuàng)新工作手段，隨著現(xiàn)代化的發(fā)展不斷提高認識，防止出現(xiàn)思想觀念不符合現(xiàn)代化發(fā)展的行為?，F(xiàn)在很多企業(yè)都利用辦公自動化進行辦公，檔案管理人員也要跟上形勢，熟練掌握計算機知識，提高業(yè)務(wù)水平，及時轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)建新型管理體系。相關(guān)部門對檔案管理人員進行專業(yè)技術(shù)和計算機操作流程培訓(xùn)，保證其工作符合現(xiàn)代自動化辦公的發(fā)展，提高管理人員責任意識。

（二）創(chuàng)建檔案管理工作新體系

企業(yè)運行過程中，常常出現(xiàn)大量的檔案集中處理或者很多零散的檔案的收集和整理?；诖耍ぷ魅藛T工作過程中時需要對每個工作過程進行詳細的規(guī)劃和練習(xí)，創(chuàng)建完整的管理體系，對相近的檔案進行整理歸類，對不同種類檔案進行劃分。迎合時代發(fā)展，建立網(wǎng)絡(luò)檔案平臺，管理人員按照操作流程正確錄入資料，提高錄入速度，并利用計算機技術(shù)自動分類整理，實現(xiàn)信息化管理。由于很多檔案涉及的范圍比較廣泛，人工分類很難進行，這時計算機信息技術(shù)充分發(fā)揮管理作用，利用計算機技術(shù)，對錄入檔案進行備份，通過計算機智能化對檔案進行分類，減少工作人員工作量。針對電子檔案，工作人員嚴格按照國家要求，增強計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，保證檔案管理在計算機網(wǎng)絡(luò)安全情況下順利進行，確保網(wǎng)絡(luò)中檔案信息的真實性和完整性，并和紙質(zhì)檔案內(nèi)容相符。

（三）增加資金投入，提高重視度

新經(jīng)濟形勢下，企業(yè)要對自身檔案部門提高重視，根據(jù)各部門檔案資料的實際管理情況，建立專門檔案資料管理室，配置復(fù)印機、掃描儀、傳真機和檔案柜等設(shè)施。政府部門要增加資金投入，增強檔案管理設(shè)備先進性和檔案保存環(huán)境優(yōu)良。加快檔案管理軟件和設(shè)施的購進，保證檔案的閱讀和借閱環(huán)節(jié)的順利進行。利用計算機進行檔案的整合，改變傳統(tǒng)工作模式，提高工作效率和檔案信息存儲量，提高借閱人員檔案檢索速度，提高工作效率和借閱效率。建立專門的人員進行資料監(jiān)督檢查，保證檔案沒有丟失和遺漏，嚴格按照相關(guān)法規(guī)執(zhí)行工作，在資金充足情況下，建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，對檔案數(shù)據(jù)進行內(nèi)部共享，方便各部門工作人員通過計算機查閱資料。另外，確定檔案管理期限，對失效或者超過管理期限的檔案，按照要求進行銷毀，減少無用檔案占空間。

（四）優(yōu)化檔案管理流程

近幾年市場經(jīng)濟發(fā)展迅速，各企業(yè)中檔案逐漸增多，其管理工作量不斷提高。但是大多數(shù)企業(yè)檔案管理時問題頻出，導(dǎo)致檔案管理工作效率降低，所以各個企業(yè)要改變工作狀態(tài)，優(yōu)化檔案管理工作流程。首先，檔案管理部門要和其他部門緊密合作，保證每個部門都有專門人員進行檔案收集，保證所有部門檔案無遺漏，落實檔案責任制，避免出現(xiàn)問題工作人員互相推諉情況出現(xiàn)。其次，檔案管理相關(guān)部門之間工作流程要進行優(yōu)化，做好協(xié)調(diào)工作，保證工作合理分配，避免工作分配不合理，員工產(chǎn)生意見。最后，工作人員落實工作職責，嚴格按照工作流程進行操作，嚴禁出現(xiàn)企業(yè)外部人員隨意借閱內(nèi)部機密檔案的行為，檔案管理人員在自己的管轄范圍內(nèi)負起管理責任，保證管理工作的順利完成。

我國大多數(shù)企業(yè)中檔案管理工作面臨困難，隨著社會的發(fā)展，新經(jīng)濟形勢下，辦公自動化的建立對檔案管理工作帶來很大挑戰(zhàn)。所以，企業(yè)管理人員要對內(nèi)部檔案管理體系進行改革和創(chuàng)新。通過增強檔案管理人員素質(zhì)、創(chuàng)建檔案管理工作新體系、增加資金投入，提高重視度和優(yōu)化檔案管理流程等手段，保證檔案工作順利進行。