新常態(tài)下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的思考

【摘要】檔案管理在提高事業(yè)單位管理水平、體現(xiàn)國家政策要求、支持檔案事業(yè)發(fā)展及促進(jìn)和諧社會建設(shè)等方面發(fā)揮著舉足輕重的作用，如檔案是事業(yè)單位各項(xiàng)活動的原始記錄，是具備重要價值的歷史材料，如果沒有事業(yè)單位檔案對機(jī)構(gòu)工作的原始記錄，那么就機(jī)構(gòu)的運(yùn)行肯定存在著很大的隱患，甚至?xí)?dǎo)致不可預(yù)計的后果。但事業(yè)單位檔案管理還存在諸多問題，因此探究新常態(tài)下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略就成為了本文的研究出發(fā)點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位? 檔案管理? 創(chuàng)新

一、提高檔案的技術(shù)利用率

第一，強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理的建設(shè)。將數(shù)字化運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理工作中是指借用數(shù)據(jù)庫、加密、身份認(rèn)證及掃描等技術(shù)來構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，在這一平臺上實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理的收集、整理、轉(zhuǎn)移及補(bǔ)充等。作為事業(yè)單位的一個重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)能有效的為事業(yè)單位社會效益的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件，因此事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，在此過程中，通過引進(jìn)外來相關(guān)技術(shù)人員或外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方式，將數(shù)字化技術(shù)真正的運(yùn)用到本單位檔案管理工作中。

第二，強(qiáng)化自動化檔案管理的建設(shè)。以電子標(biāo)簽、數(shù)碼掃描識別及OCR識別等自動化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動化包括信息數(shù)據(jù)的自動采集、自動篩選、自動檢索及關(guān)鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動處理工作，因此事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化檔案管理的自動化建設(shè)，包括購置滿足檔案自動化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施、根據(jù)本單位檔案管理的實(shí)際情況來選擇適宜的自動化管理方式、運(yùn)用自動化管理方式來提高檔案管理效率。

第三，強(qiáng)化互動化檔案管理的建設(shè)。檔案管理互動化是指在網(wǎng)絡(luò)平臺上，通過建立一對多的高效聯(lián)動模式，使檔案管理及開發(fā)人員能夠在線為需求的人員提供服務(wù)，或通過相應(yīng)軟件的開發(fā)，為借閱檔案的人員提供同時在線進(jìn)行交流互動的模式。通過此方式，檔案使用或閱讀人員不但能夠?qū)崿F(xiàn)多人同時查看檔案的功能，還能夠針對某些檔案文獻(xiàn)信息進(jìn)行交流互動。

二、提升檔案收集工作的規(guī)范性

檔案收集工作需要在良好的秩序下才能夠有效的進(jìn)行，部分事業(yè)單位的檔案管理工作為兼任性質(zhì)的，例如人事勞資部門的人事檔案管理工作就由該科室的人事兼任，財務(wù)科的財務(wù)檔案由會計人員兼任等， 人員的流動性較強(qiáng)，隨著人員的變動，檔案的收集也發(fā)生變化，造成檔案收集工作斷斷續(xù)續(xù)，內(nèi)容詳略不一且缺乏規(guī)范性。各部門缺乏正規(guī)的管理程序和手續(xù)、檔案管理人員是否能夠按照機(jī)構(gòu)制定的制度規(guī)范進(jìn)行檔案工作，這些問題都需要依靠完善檔案收集工作相關(guān)的規(guī)章制度來改善。

三、培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

事業(yè)單位檔案信息數(shù)量豐富、載體類型多樣，對檔案管理人員的專業(yè)性程度要求較高，檔案管理工作者不僅要掌握核心知識，而且要有很強(qiáng)的學(xué)習(xí)和理解事業(yè)單位工作相關(guān)知識的能力。但長期以來，受到經(jīng)費(fèi)缺乏及認(rèn)識不足等因素的影響，事業(yè)單位大多不能清晰的認(rèn)識到檔案工作對自身發(fā)展所起到的突出輔助作用。為解決這一問題，事業(yè)單位要進(jìn)行資源的優(yōu)化配置，在不影響高層次技術(shù)人員工作的前提之下，最大程度上提高對檔案管理工作的重視程度，重視提檔案管理人員的整體素質(zhì)，例如鼓勵檔案管理人員參加各個上級檔案部門組織的培訓(xùn)，提升檔案工作的專業(yè)性與規(guī)范性、提供外出規(guī)培的機(jī)會。

檔案信息資源的利用工作離不開檔案管理人員，例如查閱人事檔案中的某項(xiàng)資料，復(fù)印某位救助人員的某個時期的病例資料等等，檔案工作人員是檔案資源得以利用的入口，因此檔案管理人員的檔案信息倫理程度直接影響著檔案信息的安全性。高素質(zhì)的檔案管理人才應(yīng)具備以下檔案信息倫理素質(zhì)：高保密意識，保密意識是檔案工作人員首先要具備的一項(xiàng)基本素質(zhì)，保密工作是檔案工作中的一 項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它關(guān)系到事業(yè)單位的安全和利益;高責(zé)任感，對于自己接手的工作，要仔細(xì)盤點(diǎn)確保檔案的完整性與規(guī)范性，自己經(jīng)手的工作要認(rèn)真完成，要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，自己因?yàn)槟撤N原因需要進(jìn)行工作交接的時候要將經(jīng)手的工作進(jìn)行規(guī)范性的交接;高規(guī)范意識，檔案工作者應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定的程序進(jìn)行，檔案的審查、借閱以及銷毀等工作必須經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)等一系列步驟， 對利用過的檔案要及時進(jìn)行信息核對，發(fā)現(xiàn)有缺失現(xiàn)象要及時做好備注信息，并 快速查詢?nèi)笔Ь売刹⒓皶r處理問題。

四、提高檔案保管條件

檔案室的溫度、濕度、光照和驅(qū)蟲防潮對檔案的保存保護(hù)有很大 的影響，尤其是載體較容易受自然環(huán)境因素影響的紙質(zhì)檔案，因此想更好地利用檔案的價值，最大限度上的延長事業(yè)單位檔案的壽命就需要從自然因素方面提升保護(hù)力度，例如建立防火、防潮、防蟲等功能齊全的專門檔案室（庫房），此外還需要因“材”制宜，根據(jù)不同的載體材質(zhì)設(shè)立相應(yīng)的保管、保護(hù)環(huán)境。

除了要考慮的自然因素的保護(hù)之外還需要檔案信息化提上工作日程，從技術(shù)角度出發(fā)最大程度上的防患于未然，盡可能的為未來留下更多有價值的檔案信息。例如服務(wù)對象的病案檔案，多為紙質(zhì)的載體，借閱頻繁而且在服務(wù)對象的管護(hù)過程中常常形成多冊病案材料。通常為了解該服務(wù)對象的治療情況，對這些檔案材料進(jìn)行查閱較為頻繁，如果一一查閱可能既浪費(fèi)時間又容易出差錯，因此借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，建立電子版文件對這些病案材料進(jìn)行系統(tǒng)存儲與管理既有利于存儲又有利于保護(hù)。

五、結(jié)語

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢，雖然事業(yè)單位檔案管理建設(shè)已經(jīng)取得了一定成績，但在基礎(chǔ)設(shè)施投入、高端網(wǎng)絡(luò)軟件開發(fā)使用、檔案管理制度建設(shè)等方面還存在諸多不足，為此事業(yè)單位要根據(jù)自身檔案管理工作的開展情況，針對性制定創(chuàng)新優(yōu)化策略，力爭深入挖掘檔案管理的價值，為自身的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

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作者簡介：杜振霞（1972-），女，本科，山東濰坊安丘縣人，中級會計師、中級經(jīng)濟(jì)師（在聘）、高級經(jīng)濟(jì)師（未聘），研究方向?yàn)榻?jīng)濟(jì)管理。