論醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制

徐娟

[摘要]醫(yī)院物資采購是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)用物資的質(zhì)量關(guān)乎醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療安全，責(zé)任重大;醫(yī)用物資價格的高低直接影響醫(yī)院的運(yùn)營成本。為規(guī)范醫(yī)院采購業(yè)務(wù)流程、降低采購風(fēng)險(xiǎn)，文章在分析醫(yī)院目前采購業(yè)務(wù)活動現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上梳理采購業(yè)務(wù)流程，明確采購業(yè)務(wù)流程中重點(diǎn)環(huán)節(jié)，運(yùn)用不相容崗位相互分離、授權(quán)審批控制、預(yù)算控制、內(nèi)部審計(jì)等手段加強(qiáng)醫(yī)院采購業(yè)務(wù)活動的內(nèi)部控制[1]，促進(jìn)醫(yī)院的公共服務(wù)效能和內(nèi)部治理水平的不斷提高。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院;物資采購;內(nèi)部控制

[DOI]1013939/jcnkizgsc201929162

近年來，受醫(yī)患關(guān)系的影響，醫(yī)院受社會公眾關(guān)注度高，看病成本的高低以及醫(yī)療質(zhì)量的安全已經(jīng)成為聚焦的熱點(diǎn)。隨著科技發(fā)展醫(yī)療設(shè)備的不斷更新，對疾病診斷、治療提供了更有效的途徑，但是耗材的價格也隨之成倍增長[2]。在保證醫(yī)療質(zhì)量的前提下降低看病成本是醫(yī)院經(jīng)營管理過程中的難點(diǎn)。物資采購工作是醫(yī)院經(jīng)營活動中重要的環(huán)節(jié)，物資的質(zhì)量與價格直接影響到醫(yī)院的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。

1醫(yī)院物資采購中常見的問題

11未建立完善的采購制度

一些公立醫(yī)院的內(nèi)部控制基礎(chǔ)較差，物資采購部門只有采購人員工作職責(zé)，沒有建立采購制度;或是雖建立了采購制度，但采購制度不完善，對采購業(yè)務(wù)重點(diǎn)環(huán)節(jié)把控不夠，沒有采用內(nèi)部牽制手段控制，缺乏操作性和針對性;在具體執(zhí)行過程中不嚴(yán)謹(jǐn)、不到位，難以全過程、全方位監(jiān)督和制約采購過程中的各個環(huán)節(jié)[2]，物資采購管理崗位分工不清，致使采購部門個別人員權(quán)利過于集中，授權(quán)審批越位，既負(fù)責(zé)采購計(jì)劃編制又負(fù)責(zé)審批、詢價與確定供應(yīng)商、簽訂合同與合同審批、參與采購與負(fù)責(zé)結(jié)算等，采購過程不夠公開透明，增加了醫(yī)院采購的風(fēng)險(xiǎn)，容易產(chǎn)生腐敗。

12未做供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理對醫(yī)院的物資采購非常重要。目前很多醫(yī)院都沒有進(jìn)行供應(yīng)商管理，采購時都是沿用以前的供應(yīng)商，或是推薦來的。對供應(yīng)商的供貨能力、供貨質(zhì)量、供貨價格沒有在公開的市場做充分的對比，沒有及時更新供應(yīng)商的信息，如商品降價信息、供應(yīng)商經(jīng)營條件改變的信息、授權(quán)期限更改的信息等。沒有及時得到供應(yīng)商的最新信息，增大了供應(yīng)合同履行的風(fēng)險(xiǎn)性;供應(yīng)商準(zhǔn)入管理的無序性和盲目性給物資的采購帶來了負(fù)面影響，增加了物資采購的工作量、降低了采購效率、不利于掌握物資資源、降低了急需物資的供應(yīng)效率。

13采購計(jì)劃與采購預(yù)算相脫離

醫(yī)院的采購預(yù)算編制僅針對大型機(jī)器設(shè)備及大型的項(xiàng)目才有明細(xì)的預(yù)算，醫(yī)院的采購部門并沒有明細(xì)的預(yù)算，這也導(dǎo)致物資采購開支失去預(yù)算的控制，致使醫(yī)院的預(yù)算編制和執(zhí)行相脫離，采購預(yù)算失去了控制和制約的功能[3]。采購的預(yù)算應(yīng)根據(jù)部門預(yù)算來制定，而部門的預(yù)算又是根據(jù)歷史數(shù)據(jù)與目前市場環(huán)境變化做科學(xué)的預(yù)測確定的。目前醫(yī)院的采購現(xiàn)狀是采購計(jì)劃僅依據(jù)物資的庫存情況和使用科室的請購單，沒有依據(jù)采購預(yù)算確定是否采購及采購金額，難以對費(fèi)用進(jìn)行整體控制。

14缺乏物資采購內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

缺乏物資采購的內(nèi)部控制監(jiān)管機(jī)制，因人員編制的限制難以設(shè)立獨(dú)立的物資采購監(jiān)督部門對醫(yī)院物資采購活動進(jìn)行全程管理與監(jiān)督。一些公立醫(yī)院的紀(jì)檢監(jiān)察部門雖然參與醫(yī)用物資采購的監(jiān)管工作，也只是參加招標(biāo)會議見證物資的招投標(biāo)過程，流于形式，起不到實(shí)質(zhì)的作用[3]。醫(yī)院的內(nèi)部審計(jì)部門雖然開展了物資采購審計(jì)業(yè)務(wù)，也僅在采購中核對單價、金額、履行簽字手續(xù)，對采購人員是否遵守了采購制度，是否按采購流程進(jìn)行采購的情況監(jiān)管不到位，沒有充分發(fā)揮其在內(nèi)部控制中的作用。

2改進(jìn)措施

21建立完善的物資采購制度和流程

單位應(yīng)明確界定各部門及人員在采購管理中的職責(zé)分工，確保采購管理主體責(zé)任明確。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)成立采購歸口管理部門，負(fù)責(zé)對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。在考慮成本效益的前提下合理設(shè)置采購管理部門的崗位，按照內(nèi)部牽制的原則合理設(shè)置采購管理崗位，確保物資采購環(huán)節(jié)中不相容崗位職務(wù)的分離，明確相關(guān)崗位的職責(zé)、分工及權(quán)限以保證醫(yī)院資產(chǎn)的安全完整，有效降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，使公立醫(yī)院的經(jīng)營活動處于內(nèi)部管控中，確保物資采購活動工作能夠正常、規(guī)范地開展。醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對采購活動的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立包括單位分管采購負(fù)責(zé)人、各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人在內(nèi)的采購業(yè)務(wù)小組，定期就采購運(yùn)行過程中存在的問題進(jìn)行討論溝通，不斷完善單位采購工作協(xié)調(diào)機(jī)制[2];建立采購業(yè)務(wù)后評估機(jī)制，定期對采購業(yè)務(wù)活動進(jìn)行考評，評價采購中薄弱環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

采購流程是否科學(xué)、合理，是提升物資采購活動效率的關(guān)鍵。規(guī)范的流程是首先由倉庫保管員制定采購計(jì)劃抑或是使用科室提出需要采購的新物資的申請報(bào)物資管理部門匯總編制采購計(jì)劃，報(bào)物資管理負(fù)責(zé)人以及分管領(lǐng)導(dǎo)審核，批準(zhǔn)后確定合適采購方式采購，最后是物資入庫和支付貨款。

22對采購業(yè)務(wù)中重點(diǎn)環(huán)節(jié)的監(jiān)督

物資采購的重點(diǎn)環(huán)節(jié)包括物資采購計(jì)劃的編制與審批、詢價與供應(yīng)商確定、采購合同簽訂與執(zhí)行管理、付款審批與付款執(zhí)行等。這些環(huán)節(jié)都是不相容崗位，必須由兩個以上人員執(zhí)行該業(yè)務(wù)，做到相互監(jiān)督、制約，并定期輪崗，防止長期處在一個崗位容易滋生腐敗[4]。采購計(jì)劃的編制與審批環(huán)節(jié)是物資采購管理內(nèi)部控制的重點(diǎn)，采購部門每月應(yīng)根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)量以及臨床、醫(yī)技科室需要和倉庫庫存量提出物資采購申請，由物資管理部門審核后匯總，結(jié)合本年采購預(yù)算編制采購計(jì)劃，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及主管院領(lǐng)導(dǎo)審批，采購計(jì)劃的經(jīng)濟(jì)性、可行性對醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行至關(guān)重要。詢價與供應(yīng)商確定環(huán)節(jié)極易產(chǎn)生舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，為確保醫(yī)院能降低經(jīng)營成本提高經(jīng)濟(jì)效益必須重視該環(huán)節(jié)。采購部門應(yīng)根據(jù)物資采購方案，選擇公開、透明的采購方式來確定供貨商和采購價格。采購合同的簽訂與執(zhí)行是物資采購管理的重要一環(huán)。醫(yī)院在簽訂采購合同時應(yīng)該對合同主體資格、履約能力、合同的所有條款進(jìn)行認(rèn)真審核，經(jīng)審計(jì)部門對采購合同審計(jì)后才能簽訂。采購合同簽訂后，財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門需保存合同原件做備查。采購貨款結(jié)算環(huán)節(jié)。采購貨款的支付應(yīng)由采購部門根據(jù)物資保管部門物資入庫驗(yàn)收單，部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，連同采購發(fā)票、采購合同等資料填制付款通知書，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)科、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人以及院領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后送財(cái)務(wù)科辦理付款手續(xù)，財(cái)務(wù)科安排資金辦理款項(xiàng)的支付。

23建立供應(yīng)商管理體系

供應(yīng)商評估準(zhǔn)入制度是物資采購制度的重要組成部分。目前大多數(shù)醫(yī)院尚沒有明確的供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，缺乏評估依據(jù)，因而導(dǎo)致了資質(zhì)審查與管理的無序性，采購部門應(yīng)定期擬定新供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，這些備選供應(yīng)商可以是自己去發(fā)掘的，也可以是供應(yīng)商毛遂自薦或通過別人介紹的。對于這些備選供應(yīng)商，應(yīng)按要求進(jìn)行審核，淘汰那些不符合要求的備選供應(yīng)商。

24監(jiān)督制度的有效落實(shí)

內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門作為醫(yī)院物資采購的監(jiān)督部門，應(yīng)參與內(nèi)控制度和流程的制定與執(zhí)行，對物資采購活動的合規(guī)性實(shí)施全過程、全方位的監(jiān)督，切實(shí)發(fā)揮其內(nèi)部監(jiān)督的職能作用。紀(jì)檢部門應(yīng)充分發(fā)揮其監(jiān)督職能，全程參與物資采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督，確保物資采購流程規(guī)范，降低腐敗、舞弊的風(fēng)險(xiǎn)[5]。內(nèi)部審計(jì)工作的重點(diǎn)必須轉(zhuǎn)移到事前審計(jì)、事中審計(jì)，而不僅僅是事后審計(jì)，內(nèi)部審計(jì)要重點(diǎn)關(guān)注物資采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的有效性，采購部門崗位職責(zé)分工是否明確、互不相容崗位是否分離、是否建立了采購審批制度等。內(nèi)部審計(jì)還要加強(qiáng)對采購合同簽訂和執(zhí)行過程的審計(jì)監(jiān)督，審查采購合同的條款是否與招標(biāo)文件一致，是否符合相關(guān)要求，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行。

3結(jié)論

醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制建設(shè)任重道遠(yuǎn)，需要建立完善的物資采購制度和規(guī)范流程，重點(diǎn)把控采購業(yè)務(wù)中高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)內(nèi)部紀(jì)檢和內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督和管理，提高采購效率，降低采購成本，降低醫(yī)療費(fèi)用，通過內(nèi)部控制的提升來帶動其他業(yè)務(wù)的發(fā)展。

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