智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的實(shí)施

文/李偉

改革開放以來(lái)，我國(guó)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)取得了舉世矚目的成就，我國(guó)堅(jiān)持以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，已經(jīng)成為了世界第二大經(jīng)濟(jì)體，并且經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)模仍然處于一種高速增長(zhǎng)的階段。智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)就是在傳統(tǒng)的文件管理方式基礎(chǔ)上的一次巨大改進(jìn)，它是現(xiàn)代高新信息技術(shù)與大型企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況有機(jī)結(jié)合產(chǎn)生的高效文件管理與跟蹤系統(tǒng)，處理效率比起之前的技術(shù)有了跨越式的提升。在一些規(guī)模較小的企業(yè)中可能表現(xiàn)不是特別明顯，但是在大型企業(yè)中，海量的文件處理足以給日常辦公帶來(lái)巨大的壓力，這種時(shí)候就可以體現(xiàn)出智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)在文件處理方面的優(yōu)越性。

1 傳統(tǒng)管理方式存在的問(wèn)題

在如今的大型企業(yè)中，還在延用傳統(tǒng)的文件管理方式，這種管理方式已經(jīng)相對(duì)成熟，但是其在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題，包括信息缺乏共享、工作效率低等等，這在很大的程度上影響了企業(yè)的正常運(yùn)作和快速發(fā)展，下文就著重分析傳統(tǒng)管理方式存在的問(wèn)題。

1.1 信息缺乏共享

傳統(tǒng)的企業(yè)中各個(gè)部門中負(fù)責(zé)文件處理員工之間缺乏溝通，幾乎可以說(shuō)成是一座座信息孤島，很多員工在長(zhǎng)期的實(shí)踐過(guò)程中總結(jié)出了許多優(yōu)秀的文件處理經(jīng)驗(yàn)，但是這些寶貴的經(jīng)驗(yàn)只是在本部門的幾個(gè)員工之中流傳，并沒有在數(shù)個(gè)部門之中形成有效的溝通，這種貧乏的信息共享使得文件管理水平在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)沒有得到實(shí)質(zhì)性的提升。

1.2 重復(fù)勞動(dòng)，效率低下

在傳統(tǒng)的企業(yè)文件管理過(guò)程中，往往涉及到許多文件流轉(zhuǎn)的步驟，在每一份文件借進(jìn)借出時(shí)，該文件的負(fù)責(zé)人員都要在各式各樣的登記簿中登記諸如借進(jìn)/出者、借進(jìn)/出時(shí)間、借進(jìn)/出日期等信息，而且這些信息還大都是重復(fù)性的內(nèi)容，當(dāng)一份文件需要在多個(gè)部門進(jìn)行流轉(zhuǎn)時(shí)，這個(gè)現(xiàn)象及更加嚴(yán)重，可以說(shuō)極大地拖累了辦公速度，而這些步驟完全是可以在新型的管理模式中被替代掉的。

1.3 流轉(zhuǎn)不透明

傳統(tǒng)的文件管理方式中還有一個(gè)很大的弊端就是部分文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程是不透明的，凡是不透明的過(guò)程就會(huì)給管理帶來(lái)很大的困難，因此這也是我們?cè)诠芾砀倪M(jìn)過(guò)程中要極力避免的情況之一，過(guò)程不透明就意味著流轉(zhuǎn)的文件無(wú)法追蹤，一旦出現(xiàn)文件的損害或者丟失時(shí)，過(guò)錯(cuò)將無(wú)法彌補(bǔ)和追責(zé)。

1.4 缺乏規(guī)范，容易出錯(cuò)

很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層面并沒有很重視文件的管理的相關(guān)方面，還存在部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為這是一種可有可無(wú)的體系，對(duì)其沒有十分重視，這也就造成了整個(gè)文件管理過(guò)程中缺乏規(guī)范。沒有科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范可以遵循，使得大部分文件管理方面的員工在處理文件事項(xiàng)的時(shí)候都是依據(jù)自己的習(xí)慣和喜好行事，這樣做固然簡(jiǎn)單，可能略去一些繁文縟節(jié)，但是不可避免地會(huì)出現(xiàn)在一些錯(cuò)誤，為后續(xù)工作的開展造成了障礙。

2 智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的實(shí)用功能

上文已經(jīng)分析了傳統(tǒng)管理方式存在的問(wèn)題，為了確保大型企業(yè)的快速發(fā)展，充分的應(yīng)用智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)是很有必要的，下文就分析該系統(tǒng)的特點(diǎn)和功能。

2.1 收文管理準(zhǔn)確高效

在現(xiàn)在的科技發(fā)展?fàn)顟B(tài)下，很多信息技術(shù)已經(jīng)能夠在辦公中得到廣泛的應(yīng)用了，二維碼就是一個(gè)非常適合在智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)之中應(yīng)用的高新技術(shù)手段。二維碼制作簡(jiǎn)單，成本低廉，只要為管理的文件創(chuàng)造出其獨(dú)有的二維碼，將其粘貼在需要管理的文件表面，在收取文件的時(shí)候就可以省去很多繁雜的手續(xù)和手寫工作。收件人員只需要將自己部門的掃描裝置放在文件的二維碼之上，就可以輕松地實(shí)現(xiàn)文件的收取程序，再也不用在一份份的紙質(zhì)工作簿中手寫很多該文件的相關(guān)信息，這樣辦公既準(zhǔn)確由高效，極大地解放路人力物力，還避免了錯(cuò)誤的出現(xiàn)或者文件的積壓。

2.2 發(fā)文管理信息共享

在以往的文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中，工作人員每發(fā)送出去一份文件，都要在專門的信息記錄本上登記該文件的相關(guān)信息、操作時(shí)間、文件數(shù)量等，最后還要簽字并留存，作為自己已經(jīng)將該文件發(fā)送出去的證據(jù)。每日的發(fā)送文件已經(jīng)是比較繁重的任務(wù)了，還要再做很多文字工作，給工作人員加重了負(fù)擔(dān)，在使用諸如二維碼的智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)之后，不僅能夠節(jié)省很多重復(fù)的文字工作，還能夠?qū)崿F(xiàn)智能的發(fā)文信息共享，不僅高效，而且?guī)缀醪粫?huì)發(fā)生失誤。

2.3 文件管理統(tǒng)一規(guī)范

智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中，一個(gè)重大的利好就是可以建立起一個(gè)完整的文件管理方案，這樣就可以從根本上杜絕錯(cuò)誤出現(xiàn)的機(jī)會(huì)。所謂的智能文件管理涉及到許多方面，因此在實(shí)施之前，必須要設(shè)立一種科學(xué)而又合理的管理規(guī)范，后續(xù)的一切操作都應(yīng)單在這個(gè)規(guī)范的框架之內(nèi)進(jìn)行，這樣不僅能夠大大減少錯(cuò)誤出現(xiàn)的可能，還為智能文件交換和跟蹤系統(tǒng)的實(shí)施鋪平了道路。

3 智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)作用

我們將從以下幾個(gè)方面闡述智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)作用：

（1）收信管理全程處于監(jiān)測(cè)之中，整個(gè)流程得以透明化，這就給文件的后續(xù)管理留下了很大的操作空間，當(dāng)出現(xiàn)文件損壞或者丟失時(shí)，還能夠迅速找到發(fā)生問(wèn)題的環(huán)節(jié)并進(jìn)行追責(zé)。

（2）發(fā)信管理實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一分發(fā)，每一條發(fā)出去的消息上都附有二維碼這種信息條碼，當(dāng)發(fā)信部門需要向其他部門派發(fā)信息時(shí)，每一份出手的文件都會(huì)留下記錄，而且大量文件能夠在幾乎沒有紕漏的情況下實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一發(fā)放。

（3）專送信件管理實(shí)現(xiàn)了信件直達(dá)，在大型企業(yè)之中，常常會(huì)有一些信件需要專門送達(dá)，在智能操作系統(tǒng)的基礎(chǔ)上可以實(shí)現(xiàn)信件直達(dá)。

（4）能夠有效的實(shí)現(xiàn)機(jī)要局的收發(fā)管理成為轉(zhuǎn)項(xiàng)操作，再機(jī)要局受到相應(yīng)的條碼之后，需要將相應(yīng)的信息投入到具體的單位信箱之中，這個(gè)過(guò)程需要對(duì)信件進(jìn)行登記并且分揀，然后將信件對(duì)應(yīng)的條碼投入到代收信箱之中，這就完成了整個(gè)信件的簽收、登記以及分發(fā)過(guò)程。

（5）內(nèi)部交換信件管理達(dá)到了簽收的準(zhǔn)確性和便攜性。在企業(yè)內(nèi)部，對(duì)信件的交換有下面兩者不同的處理方法：第一種是在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下，在用戶發(fā)信之前需要在公文管理子系統(tǒng)中登記相應(yīng)的信息和條碼。然后通過(guò)收發(fā)室進(jìn)行信件的交換及條碼的掃描，最后即可實(shí)現(xiàn)信件的簽收，有效的提高準(zhǔn)確性。第二種是在非網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境種，分戶單位用戶需要在收發(fā)管理系統(tǒng)種進(jìn)行信件信息的登記，然后系統(tǒng)會(huì)打印相應(yīng)的清單，其中包含相應(yīng)的二維碼，根據(jù)這二維條碼就可以提高信息的便攜性?？偟膩?lái)說(shuō)，利用智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)能有效的提高企業(yè)文件信息的傳輸效率，同時(shí)確保信息傳輸?shù)陌踩?，?duì)企業(yè)的正常運(yùn)作有很大的幫助。

4 結(jié)語(yǔ)

21世紀(jì)初加入世界貿(mào)易組織之后，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展更加走向世界，許多企業(yè)在與世界上強(qiáng)大的同行業(yè)企業(yè)碰撞中不斷創(chuàng)新，走出了一條康莊大道。但是隨著企業(yè)規(guī)模的增加，部分企業(yè)的管理水平并沒有得到相應(yīng)的提升，這就在一定程度上拖累了企業(yè)的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與科技的進(jìn)步，世界已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)滲透在了生活與工作之中的各個(gè)方面，為人們帶來(lái)了很多的便利。在智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)在大型企業(yè)中得到了實(shí)際的應(yīng)用之后，我們可以看到整個(gè)企業(yè)的辦公流程變得更加簡(jiǎn)潔，也更加高效，受到了企業(yè)的好評(píng)，大大改善了辦公環(huán)境，促進(jìn)了集團(tuán)公司辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展。