數(shù)據(jù)挖掘分析在檔案管理工作中的應(yīng)用探究

徐緒琴

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)挖掘分析;檔案管理;應(yīng)用分析

在信息化時(shí)代數(shù)據(jù)具有至關(guān)重要的作用。對(duì)數(shù)據(jù)的合理利用和挖掘能夠極大地提高我們生活和工作的效率，更加方便人們的生活。對(duì)于檔案管理工作而言，傳統(tǒng)工作方法已經(jīng)無(wú)法滿足高速、快捷的現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。將數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，開(kāi)展檔案的分類(lèi)、收集以及分析等工作，是檔案管理工作的新方向，既提高了檔案管理工作的信息化水平，也提高了檔案管理的效率。本文就數(shù)據(jù)挖掘分析在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用的可能性和必要性進(jìn)行分析，然后就數(shù)據(jù)挖掘分析在檔案管理中的具體應(yīng)用方法提出了一些個(gè)人的看法和建議。

一、數(shù)據(jù)挖掘分析定義

對(duì)于數(shù)據(jù)挖掘而言，主要是指在海量的數(shù)據(jù)中對(duì)有效、有價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和挖掘。通過(guò)這樣的數(shù)據(jù)挖掘過(guò)程來(lái)提高檔案管理工作的管理效率，改進(jìn)檔案管理工作的模式和方法。目前在檔案管理工作中主要采用的方法有關(guān)聯(lián)分析法、序列模式分析法、分類(lèi)分析法以及聚類(lèi)分析法等。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘分析方法對(duì)檔案數(shù)據(jù)中的共性進(jìn)行梳理，尋找出其中存在的共同點(diǎn)，然后將檔案進(jìn)行分類(lèi)和整理，使得檔案管理能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化。

二、數(shù)據(jù)挖掘分析在檔案管理應(yīng)用中的意義

通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘分析的定義可以幫助我們對(duì)數(shù)據(jù)發(fā)掘分析在檔案管理中應(yīng)用的意義和價(jià)值進(jìn)行深入分析。研究數(shù)據(jù)分析對(duì)檔案管理工作的影響，幫助企業(yè)制定出適合企業(yè)發(fā)展的數(shù)據(jù)化檔案管理制度。詳細(xì)如下：

（一）數(shù)據(jù)挖掘的意義

眾所周知，21世紀(jì)是信息化時(shí)代。當(dāng)下人們生活在各種各樣的數(shù)據(jù)中。數(shù)據(jù)在人們的生活中占據(jù)了越來(lái)越重要的作用和地位。因此，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘?qū)μ岣呷藗兩畹男剩岣呱畹谋憬菪燥@得十分重要。對(duì)于檔案管理工作而言，檔案就是由大量的各種各樣的數(shù)據(jù)組成的，數(shù)據(jù)挖掘分析同樣可以在檔案管理當(dāng)中占據(jù)重要的角色，通過(guò)數(shù)據(jù)分析可以更好地幫助檔案管理人員將檔案進(jìn)行分類(lèi)和管理，通過(guò)對(duì)庫(kù)存的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘分析，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的未來(lái)數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測(cè)。

（二）數(shù)據(jù)挖掘的作用

對(duì)于檔案管理工作中的數(shù)據(jù)挖掘分析而言，其主要作用是對(duì)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行深度挖掘和分析，對(duì)大量的數(shù)據(jù)共同點(diǎn)進(jìn)行梳理和分析，尋找出其中存在的共同點(diǎn)。然后根據(jù)分析結(jié)果對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和處理。例如，可以將具有相同出生日期的檔案進(jìn)行編輯和管理，或者將具有相同經(jīng)歷的檔案進(jìn)行管理。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于檔案數(shù)量巨大，紙質(zhì)檔案很難進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)處理和分析，容易出現(xiàn)管理混亂的局面。顯然這樣的檔案管理工作無(wú)法進(jìn)行檔案的快速查找，大大降低了檔案管理的效率。通過(guò)將檔案管理工作數(shù)據(jù)化，能夠在很大程度上方便日后的檔案使用和查閱。除此之外，在檔案管理中運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)也可以有效地提高檔案信息管理和保存的安全性，使得數(shù)據(jù)的丟失和泄露情況得到有效避免。

三、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)及其在檔案管理中應(yīng)用的可行性

隨著信息化潮流席卷全球各行各業(yè)，檔案管理工作的信息數(shù)據(jù)化也成為無(wú)法阻擋的發(fā)展潮流和趨勢(shì)。檔案中充滿了大量的、不完全的、模糊的、隨機(jī)的數(shù)據(jù)，如果不進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和分析，不僅無(wú)法幫助檔案管理工作效率的提高，反而會(huì)增加檔案管理工作的工作量，無(wú)法取得既定的目標(biāo)。數(shù)據(jù)的挖掘分析技術(shù)起源于20世紀(jì)80年代，但是被應(yīng)用于檔案管理中，還是處于起步階段，還存在著很多的問(wèn)題和不足，目前還處于實(shí)驗(yàn)階段，并沒(méi)有在整個(gè)檔案管理領(lǐng)域得到全面應(yīng)用。

我國(guó)開(kāi)展檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化開(kāi)始于20世紀(jì)末期，通過(guò)將檔案管理進(jìn)行自動(dòng)化、現(xiàn)代化的升級(jí)和轉(zhuǎn)變，形成了大量的檔案管理數(shù)據(jù)。對(duì)于檔案管理工作的數(shù)據(jù)化而言，以往主要是指事務(wù)性的數(shù)據(jù)化升級(jí)，即通過(guò)將檔案管理工作進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，進(jìn)行檔案的信息檢索、人員統(tǒng)計(jì)等。這樣的檔案管理中涉及到的數(shù)據(jù)管理和運(yùn)用只是處于數(shù)據(jù)利用的初級(jí)階段，并沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)的利用和開(kāi)發(fā)進(jìn)行深度挖掘。同時(shí)，還需要不斷投入精力進(jìn)行數(shù)據(jù)的保存、維護(hù)，無(wú)形中大大增加了檔案管理的費(fèi)用和使用成本。早期的數(shù)據(jù)分析和管理工作由于系統(tǒng)還不夠成熟，沒(méi)有形成系統(tǒng)化的檔案管理體系和制度。因此，當(dāng)前數(shù)字檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)由于使用和維護(hù)不當(dāng)，造成數(shù)據(jù)丟失的情況也是十分常見(jiàn)的。

近年來(lái)隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理工作的數(shù)據(jù)挖掘和分析水平也取得了很大的提高。因此，檔案管理工作的信息化仍然處于初步的管理層次上，顯然無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展需求。對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，尋找出其中存在的共同點(diǎn)和規(guī)律，進(jìn)行檔案管理的高效運(yùn)行，以實(shí)現(xiàn)充分節(jié)省人力、財(cái)力的目標(biāo)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。當(dāng)前一些企業(yè)在檔案管理工作中運(yùn)用了簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)處理分析技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，但顯然并不能滿足這一效果。隨著數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)的成熟，將其運(yùn)用于檔案管理中具有很強(qiáng)的可操作性。數(shù)據(jù)挖掘分析的工作原理是通過(guò)對(duì)海量的數(shù)據(jù)中有效、有價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和挖掘，提取數(shù)據(jù)中隱含的信息進(jìn)行層層剝離提取，以促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。數(shù)據(jù)挖掘分析在檔案管理中的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)和步驟。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘分析，可以將檔案管理工作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中各種數(shù)據(jù)的調(diào)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)各數(shù)據(jù)之間的有效配合和聯(lián)動(dòng)。對(duì)檔案管理的數(shù)據(jù)挖掘分析，可以幫助在檔案管理工作中建立出相關(guān)的數(shù)字模型，最大程度將檔案管理中的知識(shí)性資源進(jìn)行挖掘和利用，使檔案管理中的知識(shí)信息得到更合理的利用。通過(guò)上述的研究可以發(fā)現(xiàn)，在檔案管理中運(yùn)用數(shù)字挖掘技術(shù)不僅具有充足的理論支撐和依據(jù)，同時(shí)在條件上也具有現(xiàn)實(shí)的應(yīng)用可行性。

四、數(shù)據(jù)挖掘分析在檔案管理中的應(yīng)用

雖然在目前的檔案管理工作中，也運(yùn)用了一些數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，但是目前還處于初步探索階段，還存在著一些問(wèn)題和不足。例如檔案管理工作的效率不高、安全性不足、系統(tǒng)不完善等。本文結(jié)合現(xiàn)有的現(xiàn)狀和研究成果，就如何在檔案管理中具體應(yīng)用和提高數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)，提出以下幾點(diǎn)建議。

（一）提高檔案管理數(shù)據(jù)挖掘分析的效率

在目前的檔案管理中，數(shù)據(jù)挖掘分析存在著數(shù)據(jù)分析效率較低的情況。造成這一現(xiàn)狀的原因是多方面的。一方面是以往的數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)落后;另一方面是由于檔案管理中的數(shù)據(jù)種類(lèi)眾多，數(shù)據(jù)量大。提高檔案管理數(shù)據(jù)挖掘分析的效率，首先需要利用最新的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)分析技術(shù)建立適應(yīng)的數(shù)字模型，以提高檔案管理工作的速度和質(zhì)量。通過(guò)提高檔案管理數(shù)據(jù)挖掘分析的效率可以有效降低企業(yè)的檔案管理人力運(yùn)營(yíng)成本，減少不必要的支出。

（二）數(shù)據(jù)挖掘分析增強(qiáng)了檔案管理的安全性

對(duì)于檔案管理工作而言，檔案的安全性占有至關(guān)重要的地位。在以往傳統(tǒng)的檔案管理中，采用的是紙質(zhì)形式進(jìn)行記錄和保留信息。對(duì)于這種檔案記錄和保留方式，不僅不便于利用，隨著時(shí)間推移還會(huì)出現(xiàn)褪色、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題。這樣的管理方式會(huì)造成嚴(yán)重的信息丟失，信息安全性低。采用數(shù)字化的信息檔案管理方式，利用電子檔案可以實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，節(jié)約了檔案管理的空間，提高了檔案的管理效率。對(duì)于檔案管理中應(yīng)用數(shù)字挖掘分析方法也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)信息的保密，提高檔案信息的安全性?？梢圆捎媒I(yè)的安全防護(hù)措施，在數(shù)字系統(tǒng)中建立安全防御殺毒系統(tǒng)。另外，對(duì)于數(shù)據(jù)的挖掘和分析也需要做好備份和保存工作，避免檔案的遺失和失竊，同時(shí)也便于后期的查詢和調(diào)閱，提高檔案管理的安全性。

（三）建立數(shù)據(jù)挖掘分析的檔案管理完善體系

在檔案管理中建立起系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)挖掘和分析系統(tǒng)也是提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的一個(gè)重要措施。數(shù)字化的檔案管理，不僅需要進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的處理和分析，同時(shí)還需要進(jìn)行檔案的收集、分類(lèi)以及保管，這些工作是一個(gè)系統(tǒng)性的工作體系。建立起完善的檔案數(shù)據(jù)挖掘分析體系，首先需要細(xì)化檔案管理的內(nèi)容，根據(jù)檔案管理的內(nèi)容針對(duì)性地建立起完善的檔案管理體系。通過(guò)制定檔案管理制度，將檔案的數(shù)據(jù)挖掘分析按照數(shù)據(jù)的重要與否、時(shí)間、地點(diǎn)等進(jìn)行挖掘分析和分類(lèi)保存，推動(dòng)檔案管理工作不斷朝著現(xiàn)代化的方向進(jìn)步和發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和進(jìn)步，對(duì)數(shù)據(jù)的挖掘和分析是目前各行各業(yè)形成的共識(shí)。對(duì)于檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的檔案管理中采用的是紙質(zhì)形式進(jìn)行記錄和保留，這樣的檔案管理工作不僅工作效率十分低下，同時(shí)數(shù)據(jù)的安全性也不高，容易發(fā)生數(shù)據(jù)的丟失和泄露。數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用不僅具有較高的理論可行性，同時(shí)也具有較高的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。