中小企業(yè)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范存在的問題及對策分析

龔海琴

【摘 要】針對中小企業(yè)當前會計基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀，提出了財務報銷工作不夠嚴謹、會計檔案裝訂與收集工作不規(guī)范、財務印章管理不規(guī)范等問題;進行了原因分析，最后給出了相關(guān)建議對策，從而使中小企業(yè)的會計基礎(chǔ)工作得到不斷規(guī)范和加強。

【關(guān)鍵詞】會計基礎(chǔ)工作;問題;原因;對策

中圖分類號： F275 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）31-0246-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.31.118

Analysis on Problems and Countermeasures of Accounting Basic Work Standards for Small and Medium-sized Enterprises

GONG Hai-qin

（Fuzhou municipal environmental sanitation management office， Fuzhou Jiangxi 344000， China）

【Abstract】In view of the present situation of basic accounting work in small and medium-sized enterprises， this paper puts forward some problems， such as inadequate financial reimbursement work， irregular binding and collection of accounting files， defective examination and approval control of fund payment， irregular management of financial seal， etc. After analysis， it gives some suggestions and countermeasures， so as to make basic accounting workers in small and medium-sized enterprises. It has been constantly standardized and strengthened.

【Key words】Basic accounting work; Problems; Reasons; Countermeasures

會計基礎(chǔ)工作是對會計核算和會計管理服務的統(tǒng)稱，主要是指企業(yè)根據(jù)會計核算和會計監(jiān)督的要求設(shè)置會計機構(gòu)，配備會計人員，進行會計核算和提供會計服務。會計基礎(chǔ)工作是會計工作的基本環(huán)節(jié)，也是會計工作有序進行的重要保證。一個企業(yè)的會計基礎(chǔ)工作薄弱不僅影響其整體會計工作的正常運行，而且也在一定程度上干擾了社會經(jīng)濟秩序。因此，規(guī)范會計基礎(chǔ)工作，是企業(yè)管理層、財務部和業(yè)務主管部門的一項重要任務，必須切實落實到位，以保證會計工作的有效開展。

1 中小企業(yè)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范存在的問題

1.1 財務報銷工作不夠嚴謹

財務報銷有嚴格的程序，但在中小企業(yè)的實際執(zhí)行程序的過程中，前來財務部的報銷人員在報銷時偶爾會夾帶各種不規(guī)范的發(fā)票，會計人員草草審核，直接批準蓋章。在此過程中活動證明文件與發(fā)票可能存在內(nèi)容不符的狀況，但財務部未加以重視，屬于管理漏洞。此外，有些中小企業(yè)在設(shè)計的差旅費報銷單也存在一定的問題，單據(jù)未設(shè)計一欄讓出差人填寫從哪出發(fā)、去往何地，使得出差信息不夠詳細，也未設(shè)計會計主管簽字蓋章的地方，部門內(nèi)部不能很好地進行相互監(jiān)督。

1.2 會計檔案裝訂與收集工作不規(guī)范

1.2.1 會計憑證未能及時裝訂成冊

中小企業(yè)大部分財務部雖然專門設(shè)置會計人員對會計憑證進行裝訂，但是，財務部會計人員的電腦里常常有已審核通過的記賬憑證但會計人員并未將其打印出來，或者是會計人員將已打印好的會計憑證隨手用大夾子一夾放在檔案柜中一個月甚至是數(shù)個月后才由專職人員整理裝訂，導致會計憑證不能及時裝訂成冊;并且中小企業(yè)財務部的會計人員人員在月末終了、年度終了時沒有按規(guī)定將已形成的會計檔案資料及時整理立卷并裝訂成冊，而是放在檔案箱內(nèi)后隨便放置在檔案柜中，這樣不利于會計檔案管理工作的正常進行，并且容易造成會計檔案資料遺失等問題，進而造成會計檔案資料不全面的問題。

1.2.2 會計人員未將會計資料收集完整

在實際工作中，中小企業(yè)財務部的會計人員沒有將財務部形成的全部會計文件歸入會計檔案中，只是將會計憑證、會計賬簿、財務報表等核算類資料進行整理并歸檔，而將預測決策類文件（如對市場的經(jīng)濟預測、會計決策設(shè)計、財務分析報告等等）、制度法規(guī)類文件（如上級部門的來文、會計工作總結(jié)等等），放在其他部門，造成會計檔案資料收集不全的現(xiàn)象，影響會計檔案管理人員正常執(zhí)行檔案管理工作。

1.3 財務印章管理不規(guī)范

在使用過程中，中小企業(yè)財務方面的事項印章和財務專用章由財務部會計主管專門負責管理，但卻又專人不專職，該主管又同時負責其他會計事務，對需要加蓋印章的相關(guān)材料，有時工作較忙時沒空細心審查其是否齊全、是否有總經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導批準用印的簽字，存在把印章隨意交由其他會計人員任其蓋章的現(xiàn)象，而事后又并未及時收回，此時，中小企業(yè)指定的印章保管人與實際保管人不一致，難以保證印章保管的安全、有效，不易明確保管責任。另外，出納人員的“銀行收訖”、“銀行付訖”、“現(xiàn)金收訖”、“現(xiàn)金付訖”印章隨意放置在辦公桌上，未被妥善保管。與此同時，印章使用人員使用印章后并未登記，也就無法得知是何人使用印章、為何使用印章、使用印章的時間、使用人員是否歸還印章等。此種管理給企業(yè)業(yè)務管控和財務帶來較大風險。

2 中小企業(yè)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范存在問題的原因

2.1 部分會計人員綜合素質(zhì)不高

中小企業(yè)的部分會計人員綜合素質(zhì)不高，可歸結(jié)為以下幾點：第一，部分會計人員學歷不高，受教育程度不高，所以自身文化素質(zhì)不高，本身沒有受過一定時間的會計學理論知識教育，且在企業(yè)從事會計工作的實踐經(jīng)驗不足，業(yè)務處理還不夠嫻熟，從而其專業(yè)素質(zhì)不高，不符合企業(yè)發(fā)展的需要;第二，中小企業(yè)管理層未給予會計人員合適的待遇，并且未設(shè)置考核換崗制度，使得財務部的很多會計人員長期在固定崗位上，不能在多個崗位歷練，不利于其專業(yè)知識的拓展及業(yè)務處理能力的提高，這也可以客觀地解釋為何企業(yè)部分會計人員工作效率不高，工作積極性不高，不愛崗敬業(yè)等職業(yè)道德素質(zhì)的缺失。

2.2 財務報銷工作執(zhí)行不到位

2.2.1 財務經(jīng)理對報銷工作不夠重視

中小企業(yè)的管理層對某件事情不重視，直接影響企業(yè)的員工們對其的重視程度。在中小企業(yè)財務部的日常工作中，財務經(jīng)理對報銷發(fā)票及活動證明文件沒有給予應有的關(guān)注，簽字審批時比較隨意，大筆一揮，就審核通過，如此上行下效，員工們的態(tài)度也變得隨意，管理層沒有發(fā)揮模范帶頭作用，沒有表現(xiàn)出對報銷工作的足夠重視，從而報銷工作的執(zhí)行無法落實到位。

2.2.2 財務報銷工作的監(jiān)督檢查、考核不到位

中小企業(yè)的報銷程序制定后，執(zhí)行“走程序”，沒有相應的監(jiān)督管理辦法，方式方法流于形式，沒有建立和完善制度執(zhí)行工作責任制，不明確責任主體以及責任追究的具體內(nèi)容，執(zhí)行時虎頭蛇尾、時緊時松或“執(zhí)行作秀”、“雷聲大雨點小”等，中小企業(yè)的管理層也沒有制定相關(guān)制度和組織相關(guān)人員對此工作進行考核與評價，使得制度執(zhí)行的質(zhì)量和成效得不到真正落實。企業(yè)管理層與財務部人員缺乏加強監(jiān)督、管理、考核的決心、恒心與手段，等出了問題，再紙上談兵就晚了。

2.3 會計人員不夠重視會計檔案

2.3.1 領(lǐng)導者對會計檔案管理工作不夠重視

中小企業(yè)的領(lǐng)導者與會計工作者們在工作中往往把注意力集中在企業(yè)利潤和成本效益方面，沒有意識到會計檔案資料的歸集工作的重要意義，沒有對會計檔案管理工作給予充分的重視，忽視會計檔案資料的收集、整理和歸檔工作，認為會計工作過程中整理會計檔案資料是一件浪費精力和時間的事情，根本不把會計檔案資料的整理、歸檔工作列入議事日程，形成會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)，重會計業(yè)務、輕會計檔案管理的現(xiàn)象。這樣不但容易導致在中小企業(yè)的領(lǐng)導層本身需要進行經(jīng)營管理預測或?qū)芾磉^程中的各項經(jīng)濟活動進行分析時得不到相應的會計方面的資料，也不便于稅務部門對中小企業(yè)的財務數(shù)據(jù)進行審核或監(jiān)督，這在一定程度上造成會計檔案資源的浪費。

2.3.2 會計人員缺乏對會計檔案的充分認識

中小企業(yè)財務部的部分會計人員對其所處的會計崗位缺乏相關(guān)的認識，并且法律意識淡薄，造成會計檔案管理與會計工作相脫節(jié)的現(xiàn)象。由于中小企業(yè)管理層更加傾向關(guān)注企業(yè)的生產(chǎn)與銷售情況，對于會計檔案管理工作的態(tài)度則相對忽視，這就造成新來的會計人員在上崗前，財務部沒有對其進行會計檔案資料如何規(guī)范收集、整理、歸檔方面的培訓。中小企業(yè)雖然意識到了會計檔案的重要性，但并沒有安排具備一定程度的檔案管理知識并熟悉檔案收集、整理、歸檔方法的專業(yè)人員對會計檔案進行管理，故而企業(yè)配備的會計檔案管理人員整理出的會計檔案不僅達不到企業(yè)制定的規(guī)范要求，更不用說如何對其進行科學管理。

2.4 印章管理制度存在缺陷

中小企業(yè)制定的內(nèi)部印章管理制度存在缺陷，管理層對其重視不夠，未制定具體的印章用印流程，未明確保管人、監(jiān)印人、有權(quán)簽字人名單及審批流程等，也未建立相應的崗位責任制，明確印章相關(guān)人員的職責等，導致在印章管理過程中無據(jù)可依，執(zhí)行過程中易存在管理漏洞、財務漏洞等風險。此外，印章保管人員上崗前，未經(jīng)過嚴格的印章管理培訓和風險教育培訓，對印章管理制度、使用印章的流程、保管不善所帶來的風險不熟悉，容易導致操作風險的產(chǎn)生。

3 完善中小企業(yè)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范的對策

3.1 提高會計人員的綜合素質(zhì)

3.1.1 提高會計人員的業(yè)務能力

對于財務人員來說，業(yè)務能力貫穿于整個職業(yè)生涯中，中小企業(yè)財務部應該把培養(yǎng)財務人員尤其是負責報銷工作的會計人員以及印章管理人員的業(yè)務能力作為一項長期的工作，并且有計劃、有組織地進行。首先，中小企業(yè)應該幫助財務部會計人員樹立正確的職業(yè)道德觀，不斷地提高道德修養(yǎng)，抑制不良的工作作風。其次，企業(yè)需要制定一套完善的、針對財務人員業(yè)務能力的監(jiān)督考核評價方法，并記錄員工在會計工作中的犯錯次數(shù)，并對違法違紀的人員嚴懲不貸，把財務人員犯錯次數(shù)的多少作為對其考核的一項重要標準。最后，在建立考核制度中，要不斷地完善部門內(nèi)部會計考試和考核制度，考核的指標應該包含財務人員管理、會計機構(gòu)、會計檔案管理工作和會計監(jiān)督等各個方面，并按實際情況不斷地增加一些關(guān)于國際會計準則和網(wǎng)絡技術(shù)這些新內(nèi)容。

3.1.2 定期輪崗以加強復核機制

中小企業(yè)可實施會計人員定期輪換崗位制度，使?jié)u漸被企業(yè)淡漠化的復核核對機制得到增強。因為輪換工作后，一方面輪換后，接任的工作人員，為了保持會計業(yè)務前后期處理的一致性、更好地了解此崗位的工作性質(zhì)，就要對以前的工作進行了解、核對;另一方面，也會使會計工作的責任主體發(fā)生階段性變化，在工作交接時，每個輪換人為了明確各自的責任范圍，會主動進行復核核對。

通過輪換財務人員，就將復核核對變成了會計人員自覺自愿的行動，效果也將大大提高，也只有定期輪崗，財務人員親身參與到每一個組成部分當中，進而進行親身體驗，才能真正地清楚明白會計工作中的每一個流程，，從而使自身的職業(yè)判斷能力大大提升，對不應當發(fā)生的操作失誤能夠在萌芽處就將其遏制。

3.2 規(guī)范財務報銷工作

為加強內(nèi)部會計監(jiān)督工作，中小企業(yè)可以利用先進的計算機技術(shù)，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部辦公軟件，制定嚴格的財務報銷程序，強化財務規(guī)章制度，減少人為因素。在財務報銷的過程中，申請人和程序中的各級會計人員被授予不同的業(yè)務權(quán)限，擁有各自的操作密碼，申請報銷的人員需嚴格按照報銷程序進行報銷，并在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)中進行登記所報銷的發(fā)票及活動證明文件，同時經(jīng)辦人員進行監(jiān)督并在系統(tǒng)中審核后確認，若申請報銷人員的發(fā)票與活動證明文件內(nèi)容不符，系統(tǒng)應提醒經(jīng)辦人員重新執(zhí)行此程序，否則拒絕辦理。

此種方法設(shè)定硬的軟件程序，運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，把管理制度和企業(yè)規(guī)章變成誰都無法擅自更改的、大家共同遵守的計算機程序，能夠最大限度地消除財務報銷工作運行中的人為因素，并加強管理層面上的創(chuàng)新和相應制度的創(chuàng)新。通過計算機網(wǎng)絡手段，用程序約束所有人的行為，以保證制度的貫徹執(zhí)行，借助統(tǒng)一的財務管理軟件，將規(guī)章制度固化，形成對制度的硬約束，減少中小企業(yè)財務報銷工作執(zhí)行過程中的不規(guī)范行為，從技術(shù)上解決監(jiān)督滯后、乏力和信息不對稱問題。

3.3 加強會計檔案規(guī)范管理工作

3.3.1 提高領(lǐng)導者和相關(guān)人員的會計檔案意識

中小企業(yè)要想做好會計檔案規(guī)范管理工作，最首要的一點是要提高企業(yè)領(lǐng)導者們和相關(guān)會計人員的檔案意識，加強中小企業(yè)管理層對本企業(yè)會計檔案管理工作的重視程度，并對會計檔案進行規(guī)范管理，定期檢查，并確保有關(guān)的工作能夠按照法律規(guī)定的要求進行。

會計檔案的管理要求是上升到法規(guī)規(guī)定要求的，因此中小企業(yè)的管理層須對財務部的全部會計人員進行會計檔案管理的培訓，提高他們的觀念意識，依法實施會計檔案管理工作。在一個企業(yè)里，員工的行為規(guī)范不僅僅是自身決定的，還會受上級領(lǐng)導所影響，所以中小企業(yè)的管理層，特別是財務部的財務經(jīng)理和會計主管更應該注重培養(yǎng)和提高本部門會計人員對會計檔案管理工作的概念和業(yè)務技術(shù)能力，提升員工對于檔案管理的重視程度，從本質(zhì)上促使中小企業(yè)實現(xiàn)合法、科學、有效的會計檔案管理。

3.3.2 對會計檔案人員進行全面的培訓

中小企業(yè)應對從事會計檔案管理的員工開展全面的培訓，提高其綜合素質(zhì)，使之在業(yè)務能力和思想觀念上符合該工作崗位的要求。對從事會計檔案管理的員工來說，政治素質(zhì)方面、敬業(yè)精神方面、業(yè)務能力方面都應當達到一定的標準。對會計檔案管理人員的要求如下，首先，須熟悉并牢記新的《會計檔案管理辦法》等有關(guān)檔案管理工作的法規(guī)、制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密;其次，做好會計檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和利用工作;最后，應將會計檔案按照專門檔案的管理方法進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求會計檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。

3.4 規(guī)范印章管理

3.4.1 明確管理權(quán)限

中小企業(yè)財務方面的事項印章應由財務部明確指定專人保管，并給予其充分的審查時間，并且要求印章保管人員須妥善保管印章并按照規(guī)定使用印章，不得隨意借給他人使用。中小企業(yè)應規(guī)定財務專用章由財務經(jīng)理保管，無故不得隨意借給他人使用，人名章應由章上所刻的人員保管或由本人授權(quán)他人保管，出納人員的“銀行收訖”、“銀行付訖”、“現(xiàn)金收訖”、“現(xiàn)金付訖”印章應由自己或授權(quán)他人保管，不得隨意放置在辦公桌上，防止財務部的其他會計人員隨意使用。

3.4.2 完善財務部印章用印流程

中小企業(yè)應完善財務部印章使用流程。企業(yè)的印章使用人員要想蓋到財務部的印章，須首先填寫企業(yè)的“印章使用申請單”，說明使用印章的事由、時間及印章的種類等，對于各部門的協(xié)議、合同以及各類統(tǒng)計報表等材料，印章使用人員到財務部蓋章前需先經(jīng)過主管部門負責人簽字蓋章;各類證書、證件、證明則需經(jīng)過相關(guān)部門負責人簽字蓋章后方可加蓋財務部印章。

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