新時(shí)代高校干部人事檔案收集整理現(xiàn)狀及策略

唐亞邦

【摘要】為進(jìn)一步推動(dòng)干部人事檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化，高校干部人事檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)，進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案的收集整理工作。

【關(guān)鍵詞】高校;人事檔案;收集整理

根據(jù)新時(shí)代從嚴(yán)治黨的要求及習(xí)近平總書(shū)記關(guān)于干部人事檔案的指示精神，為進(jìn)一步推動(dòng)干部人事檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化，高校干部人事檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)把入口關(guān)，進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案的收集整理工作。

一、新時(shí)代高校干部人事檔案的收集整理現(xiàn)狀

一是干部人事檔案材料收集不完善，缺材料情況明顯。材料不全是干部人事檔案的普遍問(wèn)題，常見(jiàn)情況有：一、二類(lèi)中缺干部履歷表、干部自傳，通常是最初參加工作時(shí)填寫(xiě)過(guò)履歷表，過(guò)了一二十年甚至幾十年后沒(méi)有再重新填寫(xiě)履歷表;三類(lèi)中主要缺年度考核表、重要的鑒定材料及重大事件的表現(xiàn)材料，一些工作調(diào)動(dòng)頻繁的教職工缺年度考核表情況尤其嚴(yán)重;四類(lèi)中主要缺學(xué)歷相關(guān)材料、職稱評(píng)聘材料，常見(jiàn)情況是檔案中缺少大學(xué)入學(xué)（學(xué)籍）登記表、成績(jī)表或授予學(xué)位材料，職稱評(píng)審材料以缺考評(píng)材料尤為突出;五類(lèi)中缺入黨政審材料比較普遍;六類(lèi)中缺的比較多的是入團(tuán)志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū);七、八類(lèi)中很多教職工完全沒(méi)有任何獎(jiǎng)懲材料;九類(lèi)中常見(jiàn)問(wèn)題是缺工資材料及干部工作調(diào)動(dòng)材料，通常是干部工作調(diào)動(dòng)材料缺乏，且干部調(diào)動(dòng)前后工資材料上時(shí)間間隔比較大，導(dǎo)致無(wú)法推斷干部準(zhǔn)確調(diào)動(dòng)時(shí)間。二是干部人事檔案材料的收集片面，檔案材料不飽滿。總體而言，高校干部人事檔案中個(gè)人學(xué)歷、黨團(tuán)材料相對(duì)比較齊全，而反映干部個(gè)人培訓(xùn)、專業(yè)技能、健康情況的材料通常較少。有些類(lèi)目材料重份出現(xiàn)，有的類(lèi)目一份材料都沒(méi)有。有些高校在歸檔學(xué)籍檔案時(shí)將學(xué)校期間所有的材料不管有價(jià)值無(wú)價(jià)值全塞進(jìn)檔案，有的高校學(xué)籍檔案缺胳膊少腿，不是少了考試報(bào)名表就是少了學(xué)位評(píng)定材料等。三是干部人事檔案收集時(shí)效低，材料遺忘歸檔明顯。常見(jiàn)情況是檔案材料形成部門(mén)不及時(shí)提交歸檔材料，收集部門(mén)不及時(shí)催繳材料，隨著時(shí)間的推移及人員的變遷，某些該歸檔重要材料逐漸被淡忘了，想要尋找時(shí)卻不知所蹤。有些該歸檔材料長(zhǎng)時(shí)間滯留在材料形成部門(mén)，遲遲不予以交接，造成歸檔整理工作無(wú)法開(kāi)展。四是部分檔案工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，收集整理工作敷衍了事。常見(jiàn)情況是材料不及時(shí)歸檔、束之高閣或歸檔時(shí)檔案材料張冠李戴;裝訂材料時(shí)不按歸檔要求分類(lèi)裝訂，檔案內(nèi)容混亂，在查詢利用時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力卻低效。

二、新時(shí)代高校干部人事檔案收集整理問(wèn)題原因

一是干部人事檔案管理意識(shí)薄弱，管理制度不健全。部分高校相關(guān)負(fù)責(zé)人存在不同程度對(duì)干部人事檔案重視不夠的問(wèn)題，對(duì)干部人事檔案管理及建設(shè)在人力、物力、財(cái)力方面投入不足，很大程度上制約了干部人事檔案建設(shè)工作的開(kāi)展，有的高校沒(méi)有專門(mén)制定干部人事檔案管理制度，在實(shí)際操作中沒(méi)有制度的指導(dǎo)與約束，檔案材料形成部門(mén)及收集部門(mén)因?yàn)闆](méi)有時(shí)限等規(guī)范要求，在工作中容易產(chǎn)生懈怠與推諉，不利于工作順利開(kāi)展。二是干部人事檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員變動(dòng)頻繁，專業(yè)化程度不高。部分高校不重視檔案人才建設(shè)，很多情況下從事人事檔案工作的人員無(wú)檔案管理專業(yè)學(xué)習(xí)背景，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)就從事干部人事檔案管理工作，甚至有的高校違規(guī)安排學(xué)生一起開(kāi)展干部人事檔案整理歸檔工作，這都不利于干部人事檔案工作高質(zhì)高量開(kāi)展，還存在很大的信息安全隱患，甚至造成一些無(wú)法逆轉(zhuǎn)的損失等。有的高校因?yàn)閷?duì)檔案工作不重視，通常安排一些即將退休的人員從事檔案工作，檔案部門(mén)變成養(yǎng)老的部門(mén)，通常這部分人員覺(jué)得反正即將退休，會(huì)存在“和尚撞鐘”的思想而不會(huì)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)心工作，而且這部分人在計(jì)算機(jī)操作方面通常比較生疏也不愿繼續(xù)鉆研學(xué)習(xí)，不利于檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展。三是干部人事檔案整理歸檔模式陳舊，信息化水平不高。雖然大部分高校已經(jīng)采用電腦對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理，但主要還局限在對(duì)干部人事檔案目錄管理的層面，絕大部分高校目前仍沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，基本以紙質(zhì)檔案為主，在進(jìn)行整理歸檔、查借閱工作時(shí)耗時(shí)、耗力但工作效率、利用率卻不高。有的高校甚至根本沒(méi)有安裝干部人事檔案信息化系統(tǒng)，檔案目錄的編輯仍采用原始印章模式。四是干部人事檔案收集管理工作缺乏延續(xù)性。有些高校檔案工作人員不及時(shí)催繳歸檔材料，而材料生成部門(mén)又不主動(dòng)轉(zhuǎn)遞，很容易因?yàn)闀r(shí)間推移、人員變動(dòng)等因素使一些重要檔案材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成干部人事檔案的真實(shí)性、完整性無(wú)法保證，更增加了一些后續(xù)工作的難度。

三、新時(shí)代高校干部人事檔案收集整理的策略

為進(jìn)一步提高高校干部人事檔案收集整理工作，把好“入口關(guān)”，高校干部人事檔案管理人員可以采取以下一些策略開(kāi)展相關(guān)工作。

一是完善干部人事檔案收集制度，建設(shè)人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求，各高校應(yīng)根據(jù)本單位特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案材料歸檔制度，規(guī)定轉(zhuǎn)遞程序及時(shí)限，要求各檔案材料生成部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)收集整理并及時(shí)轉(zhuǎn)遞人事檔案歸檔材料。材料轉(zhuǎn)遞時(shí)應(yīng)按要求辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)歸檔材料要 求，對(duì)每一份材料進(jìn)行逐一審核，確保每一份歸檔人事檔案材料真實(shí)、完整、無(wú)誤、有效且無(wú)涂改造假現(xiàn)象;要求各人事檔案材料生成部門(mén)或個(gè)人不能以任何緣由扣留、推延應(yīng)歸檔材料。干部人事檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，定期向各網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人催繳歸檔人事檔案材料。二是提升檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化檔案專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。高校在選拔干部人事檔案工作人員時(shí)應(yīng)選拔政治思想過(guò)硬、能吃苦耐勞、口風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、具備檔案專業(yè)技能的人員擔(dān)任。同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)力度，組織工作人員定期培訓(xùn)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)，在職稱評(píng)定方面加大職數(shù)傾斜，鼓勵(lì)其多撰寫(xiě)高質(zhì)量的檔案方面科研論文，提高其理論水平。另外高校相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對(duì)人事檔案材料收集工作加強(qiáng)指導(dǎo)，進(jìn)一步督促。三是積極創(chuàng)新收集整理方式，促進(jìn)數(shù)字化干部人事檔案建設(shè)。高校干部人事檔案工作人員要努力提高自身計(jì)算機(jī)操作水平，注重通過(guò)信息管理系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展人事檔案的收集與整理工作，同時(shí)在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新更高效的高校人事檔案管理方法，在確保干部人事檔案信息安全的前提下，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，通過(guò)信息系統(tǒng)強(qiáng)大的編排、統(tǒng)計(jì)和存儲(chǔ)能力輔助檔案工作的開(kāi)展，為高校檔案工作人員節(jié)約時(shí)間和精力成本，提高工作效率，更好地為師生服務(wù)，同時(shí)也讓檔案工作人員從耗時(shí)耗力的繁雜工作中解放出來(lái)，他們可以有更多的時(shí)間與精力進(jìn)行干部人事檔案工作的全方位創(chuàng)新及良性發(fā)展。四是創(chuàng)建干部人事檔案利用的反饋機(jī)制，適時(shí)改進(jìn)和調(diào)整收集方式。干部人事檔案的價(jià)值在于能充分有效利用，人事檔案的收集方式可在利用過(guò)程中逐步完善。對(duì)于一些允許公開(kāi)的信息，高校干部人事管理部門(mén)可以適當(dāng)開(kāi)放某些權(quán)限，為相關(guān)部門(mén)或教師個(gè)人提供查詢服務(wù)。對(duì)一些查詢利用較多的檔案材料優(yōu)先建立電子檔案或整理歸檔。

四、結(jié)束語(yǔ)

科學(xué)、規(guī)范開(kāi)展干部人事檔案工作是落實(shí)新時(shí)代從嚴(yán)管理干部要求的有效舉措，能為進(jìn)一步建設(shè)高校高素質(zhì)人才隊(duì)伍發(fā)揮重要作用。歸檔材料作為干部人事檔案的物質(zhì)載體，它的真?zhèn)闻c完整直接關(guān)系到干部人事檔案的自身價(jià)值，高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵照黨中央關(guān)于干部人事檔案工作的指示精神，從嚴(yán)把關(guān)，科學(xué)規(guī)范開(kāi)展干部人事檔案的收集整理工作，從源頭上控制，充分發(fā)揮干部人事檔案應(yīng)有的憑證價(jià)值、依據(jù)價(jià)值、文獻(xiàn)價(jià)值等。

【參考文獻(xiàn)】

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