新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新探討

摘 要：隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息化網(wǎng)絡(luò)化已卷席各個領(lǐng)域。在這樣的大背景下，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)隨著時代發(fā)展步伐進(jìn)入信息化時代。事業(yè)單位檔案管理信息化就是指打破以往的傳統(tǒng)檔案管理模式，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息平臺來實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

一、 引言

社會發(fā)展帶動科技進(jìn)步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開始取代紙質(zhì)檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求，從而導(dǎo)致管理中出現(xiàn)多種問題。為確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行，單位需要針對管理中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新和管理人員的培養(yǎng)。

二、 引進(jìn)新設(shè)備，及時更新軟件系統(tǒng)

設(shè)備是檔案管理信息建設(shè)的重要基礎(chǔ)，事業(yè)單位要引進(jìn)具有先進(jìn)功能的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和智能檢索軟件系統(tǒng)，并且要定期進(jìn)行維護(hù)和升級管理，保障檔案管理信息化建設(shè)能夠不斷地得到優(yōu)化和進(jìn)步。比如可以將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本、圖片等形式，促進(jìn)管理方法的多樣性和實(shí)用性。要關(guān)注市場檔案管理軟件、硬件市場，保障管理設(shè)備的先進(jìn)性，同時事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部也要加強(qiáng)對檔案信息化的技術(shù)研發(fā)和探索，促使檔案管理信息化建設(shè)與事業(yè)單位自身更加適應(yīng)，從而最大限度地提高檔案利用效率，提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。

三、 提升業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)服務(wù)共享

檔案管理工作的特點(diǎn)決定其業(yè)務(wù)性，在相關(guān)工作中對管理人員的專業(yè)能力與業(yè)務(wù)水平有著較為嚴(yán)格的要求，首先，在檔案收集、整理、篩選、編制、保存等工作環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)以熟練的操作方式對其進(jìn)行處理與掌握，通過科學(xué)、合理的管理方式創(chuàng)建檔案工作，并通過定期檢查推動事業(yè)單位檔案管理工作水平及能力的提高。管理人員在新時期內(nèi)運(yùn)用創(chuàng)新方式、加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，通過對法律規(guī)章、國家政策、文獻(xiàn)編撰等工作的掌握與應(yīng)用，熟練操作信息化辦公技術(shù)，進(jìn)而發(fā)揮創(chuàng)新途徑在事業(yè)單位辦公管理中的有效性。事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)站的建立隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用提上日程，針對人民群眾的實(shí)際需求，通過服務(wù)體系的建立與完善，設(shè)置檔案自主查詢、檔案實(shí)時動態(tài)等板塊，為人民群眾提供信息共享的服務(wù)，以準(zhǔn)確、實(shí)時的信息為主，保證人民群眾能夠獲得第一手消息。事業(yè)單位檔案管理人員為及時提取、加工對人民群眾有效的信息，以先進(jìn)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案管理信息共享平臺，進(jìn)一步推動相關(guān)管理工作的順利開展。

四、 順應(yīng)大數(shù)據(jù)，優(yōu)化信息管理手段

首先，在當(dāng)前進(jìn)行檔案管理時，需要根據(jù)工作情況嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作規(guī)劃的開展，以事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r為基礎(chǔ)，制訂良好的檔案管理服務(wù)模式。其次，在事業(yè)單位的檔案管理中建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)站，利用大數(shù)據(jù)背景實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和信息化，也就是說在當(dāng)前的事業(yè)網(wǎng)站中建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)站非常必要。一方面能夠?yàn)閮?nèi)部員工提供檔案資料的查詢工作，另一方面還可以及時發(fā)布相關(guān)的管理需求，為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。通過對檔案管理平臺的設(shè)置，建立相應(yīng)的相關(guān)網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)了員工對自身檔案的填報(bào)和修改，加大了檔案管理的高效性，也展現(xiàn)了良好的資源共享作用。最后，在事業(yè)單位的檔案管理時，需要保障電子檔案的數(shù)字化發(fā)展。當(dāng)前的檔案管理主要以數(shù)字的形式展現(xiàn)，以往傳統(tǒng)型的管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求，也就是說事業(yè)單位需要建立檔案管理的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理的數(shù)字化展示，在通過相應(yīng)的整理之后，錄入到相關(guān)系統(tǒng)，建立電子內(nèi)容網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)對資料的整理與分析。而工作人員也可以依據(jù)設(shè)置的電子內(nèi)容網(wǎng)加大對電子檔案的處理和分析。

五、 增強(qiáng)檔案管理安全工作，保證信息安全

信息化檔案與傳統(tǒng)檔案的存儲方式有所不同，傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)為主，通常都會儲存于檔案庫房中;但是信息化儲存檔案是利用計(jì)算機(jī)中的存儲介質(zhì)進(jìn)行儲存工作。網(wǎng)絡(luò)儲存既有優(yōu)點(diǎn)也具有缺點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)是可以把檔案信息資源進(jìn)行永久保存，并且查閱或者調(diào)動都比較方便;缺點(diǎn)是由于是先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣很容易遭到不法黑客的入侵，造成數(shù)據(jù)破壞、信息泄漏、變賣。而介質(zhì)存儲的優(yōu)點(diǎn)則是不容易被盜取，存儲體積小，容量大，但是缺點(diǎn)是對于檔案的調(diào)用不便，而且介質(zhì)存儲對于環(huán)境的要求較高，且存在一定的報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)，不能被廣泛利用。根據(jù)二者的優(yōu)缺點(diǎn)，可將檔案適當(dāng)分類，將機(jī)密數(shù)據(jù)信息用介質(zhì)儲存，將不重要的信息存入網(wǎng)絡(luò)儲存，這樣可有效地保證資源的安全性，節(jié)省投入、便于工作。

六、 打造數(shù)據(jù)中心，加強(qiáng)動態(tài)監(jiān)控

在進(jìn)行資料和檔案的管理時，要求工作人員必須要有敏銳的洞察力，并且做到與時俱進(jìn)，積極將數(shù)據(jù)融入數(shù)據(jù)中心，打造良好的數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺。通過數(shù)據(jù)和資料管理人員與技術(shù)部門的科學(xué)化設(shè)計(jì)，展現(xiàn)對信息管理方式和方法的科學(xué)性，體現(xiàn)數(shù)據(jù)的相關(guān)特點(diǎn)，并結(jié)合相關(guān)經(jīng)驗(yàn)實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的整理，確定數(shù)據(jù)中心的模塊和布局。在數(shù)據(jù)中心確立之后，可以利用數(shù)據(jù)中心實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位資料和信息的覆蓋，提升工作效率，減少檔案資料管理的成本投入，保障檔案和資料的安全性。而檔案資料的管理人員成為數(shù)據(jù)中心的掌舵者，其工作能力需要合理提升保障數(shù)據(jù)價(jià)值的生成。

七、 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，是一個系統(tǒng)建設(shè)的過程，其中會出現(xiàn)很多問題。因此，針對這些問題，事業(yè)單位要有針對性地提出解決對策，這樣才能推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，才能保障事業(yè)單位能夠健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳偉華.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思考[J].城建檔案，2019（6）：74-75.

作者簡介：

王蘭芳，女，湖南省永州市東安縣新聞網(wǎng)，助理館員，研究方向：檔案管理。