信息化背景下進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的路徑分析

曲文 單琳

摘 要：隨著高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)在未來時段的發(fā)展都不能與之脫離，檔案管理工作也是如此。為了能夠在后續(xù)發(fā)展的過程中有效提升檔案管理工作的工作效率，并降低該項工作在實際操作過程中的錯誤率。本文提出在信息化發(fā)展的背景下，創(chuàng)建全新的檔案管理方式，該種方式需要與信息化產(chǎn)業(yè)相結(jié)合，并全面提升員工的綜合素養(yǎng)，使檔案管理工作能夠順利前行。本文在研究工作進(jìn)行的過程中，首先，提出了信息化背景下創(chuàng)新檔案管理路徑的意義，為后續(xù)的研究與深化奠定了理論基礎(chǔ);其次，整合了現(xiàn)階段檔案管理存在的問題，結(jié)合實際的調(diào)查結(jié)果，羅列出檔案管理工作中存在的最為重要的問題;最后，信息化背景下進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新路徑分析，在先人前輩的研究基礎(chǔ)上，提出了未來檔案管理工作的發(fā)展方向，對其后續(xù)的發(fā)展與完善具有重要的作用與意義。

關(guān)鍵詞：信息化時代 檔案管理 技術(shù)水平 創(chuàng)新發(fā)展

隨著社會的發(fā)展，人類所能夠涉及的行業(yè)越來越依賴高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，而該項產(chǎn)業(yè)的應(yīng)用的確能夠為人類的工作與生活帶來一定的便捷與高效。本文在研究工作進(jìn)行的過程中，提出了信息化背景下進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新路徑分析，對其后續(xù)的發(fā)展與深化具有重要的理論意義。

一、信息化背景下創(chuàng)新檔案管理路徑的意義

在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理的相關(guān)工作在實際進(jìn)行的各個環(huán)節(jié)中依然存在部分難以解決的問題，造成該種現(xiàn)象的主要原因在于管理者對自身工作的重視程度較低，而傳統(tǒng)單一的管理方式難以融入現(xiàn)今時代發(fā)展的速度。因此，在后續(xù)發(fā)展的過程中，創(chuàng)建全新的檔案管理路徑能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享、促進(jìn)交流的快捷性、高效性，使檔案管理能夠更加科學(xué)化、系統(tǒng)化。可以說在我國現(xiàn)階段科技水平下，優(yōu)化檔案管理工作時時代發(fā)展的必然需要，具備重要的作用與意義 。

二、現(xiàn)階段檔案管理存在的問題

（一）檔案管理技術(shù)滯后

就目前來說，制約我國檔案管理迅速發(fā)展的主要原因是技術(shù)滯后。首先，創(chuàng)新性檔案管理工作并未表現(xiàn)出先進(jìn)發(fā)展水平，但是，伴隨著高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)被越來越廣泛的應(yīng)用至各個行業(yè)之中，可以說，此類技術(shù)時社會生產(chǎn)發(fā)展的必要條件 。但是，就目前我國大部分的檔案管理工作而言，都并未應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，從而在一定程度上阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。

（二）工作人員綜合能力不足

作為工作的基石，員工的個人綜合能力對整項工作的創(chuàng)新性發(fā)展具有重要的作用與意義，但是，就我國檔案管理的相關(guān)單位而言，多數(shù)員工的綜合能力都不能夠達(dá)到國家的既定標(biāo)準(zhǔn)，而這一現(xiàn)象在極大程度上影響了檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展。檔案管理人員綜合能力缺失主要可以表現(xiàn)在以下幾方面：首先，不能明確個人崗位的工作職責(zé)，消極的工作態(tài)度會影響檔案管理的工作效率，甚至造成重大錯誤;其次，檔案管理人員的專業(yè)技能較弱，在該方面的問題主要表現(xiàn)在員工工作的過程中不能對工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的分析，使其工作出現(xiàn)紕漏，影響創(chuàng)新路徑的發(fā)展;最后，檔案管理人員的執(zhí)行能力較差，該項技能的缺失會導(dǎo)致工程周期無限延長，影響檔案管理創(chuàng)新路徑的發(fā)展 。

（三）員工間溝通與協(xié)調(diào)的有效性較低

除上述問題以外，員工彼此間的溝通與協(xié)調(diào)對檔案管理工作也具有重要的影響。例如，若工作的實際狀況與創(chuàng)新管理的預(yù)期效果不吻合，則管理創(chuàng)新工作的目標(biāo)與成本控制不能達(dá)成協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

三、信息化背景下進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新路徑分析

（一）結(jié)合信息化技術(shù)與信息化檔案管理

伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)逐步發(fā)展為人類工作生活中最為重要的一部分了，強化檔案的信息化管理已然成為我國檔案管理工作目前的發(fā)展趨勢。將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，不僅能夠有效地降低工作人員的失誤率，還能夠在更大限度上提高員工的工作效率，縮減人工勞動力。在信息系統(tǒng)中，檔案管理的主要流程是：信息出庫、檔案分類管理、錄入工作站、數(shù)據(jù)連接、檔案管理系統(tǒng)等，整套的管理措施能夠強化該項工作的系統(tǒng)性，使其工作效率有效提升 。

（二）全面提升工作人員的綜合能力

作為科技型發(fā)展大國，我國在實際發(fā)展的過程中，極為重視檔案管理的創(chuàng)新工作。故而，強化員工個人的綜合能力是目前最為重要的工作內(nèi)容之一。第一，應(yīng)該強化員工的工作認(rèn)真性與積極性，在工作中，員工的個人態(tài)度能夠直接影響其工作的最終呈現(xiàn)效果;其次，強化員工的信息化技術(shù)，為了能夠進(jìn)一步強化員工個人工作能力，檔案管理單位應(yīng)該定期對員工進(jìn)行技能培訓(xùn)，使其能夠快速掌握信息化檔案管理的技能與方法，并定期舉行與之相關(guān)的知識競賽，使員工的學(xué)習(xí)熱情能夠被激發(fā);最后，管理創(chuàng)新者應(yīng)該構(gòu)建學(xué)習(xí)團隊，隊伍內(nèi)的工作人員互相督促、共同進(jìn)步。進(jìn)而在整個檔案管理部門的努力下開辟全新的檔案管理路徑。

（三）強化工作中的協(xié)調(diào)與溝通

對于目前部分檔案管理工作人員之間缺乏有效的溝通與協(xié)調(diào)問題，部分與之對應(yīng)的管理部門應(yīng)該有意識的組織員工進(jìn)行合作交流，使其在工作的壓力之下進(jìn)行必要的交流，長此以往，員工之間能夠養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，在工作中，與跟自身需要對接的員工進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)與溝通 。不僅如此，檔案管理工作人員在實際工作的過程中，還應(yīng)該構(gòu)建相應(yīng)的檔案測評團隊，對檔案管理創(chuàng)新工作進(jìn)行全方位的控制與監(jiān)督，使信息化檔案管理工作能夠在此舉動的推進(jìn)下逐漸實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展愿景。

四、結(jié)論

綜上所述，創(chuàng)新是各個行業(yè)未來發(fā)展中的主要力量，本文在研究中，針對傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題，提出了結(jié)合信息化技術(shù)與信息化檔案管理、全面提升工作人員的綜合能力、強化工作中的協(xié)調(diào)與溝通等優(yōu)化策略。望本文的研究能夠全面推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，使其在后續(xù)的發(fā)展中能夠為其他行業(yè)的發(fā)展與完善奠定有力基石。

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