淺析人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展

吳佼玲

摘 要 人事檔案的管理一直以來都是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位人事管理部門工作中至關(guān)重要的一部分常規(guī)工作。隨著社會(huì)整體工作節(jié)奏的加快，管理工作精細(xì)化要求越來越高，企事業(yè)單位對(duì)人事部門管理效率也提出了更為嚴(yán)格的要求。對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)施現(xiàn)代化方向的變革，其主要目的是讓人事部門管理效率與當(dāng)今社會(huì)的人才信息重要程度相匹配。

關(guān)鍵詞 人事檔案 現(xiàn)代化 管理

人事檔案是我們國家企事業(yè)單位人員管理規(guī)章制度的一項(xiàng)特征，也是其重要內(nèi)容之一，它是個(gè)人經(jīng)歷、教育、社會(huì)關(guān)系、商業(yè)能力、工作狀況和獎(jiǎng)懲的原始記錄。同時(shí)，它起到個(gè)人信息憑證和參考的重要作用，無論是在工作調(diào)動(dòng)，還是辦理社會(huì)保險(xiǎn)等事情上，都是重要的參考依據(jù)。所以，人事檔案與個(gè)人的切身利益息息相關(guān)。

對(duì)各部門的管理而言，人事檔案是一項(xiàng)非常重要的工作。隨著人們對(duì)信息獲取便捷性要求的增加，傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的人事檔案解決方案早已無法滿足絕大部分用戶的需求，人事檔案管理得順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，向現(xiàn)代化管理方向轉(zhuǎn)型?，F(xiàn)代化使得信息采集和獲取的方式進(jìn)步，提升人事檔案管理工作科學(xué)化水平，就必須提升現(xiàn)代化建設(shè)水平?，F(xiàn)代化是信息技術(shù)的基礎(chǔ)，是指通過計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電等物理信號(hào)用數(shù)字信號(hào)的方式記錄;通過采樣定理用“0”和“1”來標(biāo)識(shí)，即轉(zhuǎn)變成數(shù)字編碼，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，從而可以大量存儲(chǔ)，并且用于快速傳輸與準(zhǔn)確處理的一種綜合性技術(shù)。

現(xiàn)代化檔案是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等技術(shù)的涌現(xiàn)而出現(xiàn)的一種新型檔案信息形態(tài)，把以各種介質(zhì)為依附對(duì)象的信息保存在海量的數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)資源共享。因此，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化是現(xiàn)代化人事檔案建設(shè)最為基礎(chǔ)的一部分工作。

人員規(guī)模不斷擴(kuò)大，人事崗位的分工也越來越精細(xì)化，這也導(dǎo)致人事部門對(duì)人事檔案管理的要求越來越高。在持續(xù)發(fā)展完善人事管理規(guī)章制度的同時(shí)，對(duì)人事檔案管理工作的方法也提出了更高的門檻，對(duì)員工實(shí)施高效的宏觀管理和能力挖掘，將很大程度影響到組織未來的發(fā)展。[1]

現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，即利用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的錄入、查閱、日常管理等功能。對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，實(shí)際上就是按照一定規(guī)律對(duì)人事檔案信息進(jìn)行組織、排序、命令、測(cè)量、監(jiān)督、評(píng)估和改進(jìn)，這一切都是按照某種邏輯次序進(jìn)行的。數(shù)字人事檔案管理放棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理方法，逐步使文件內(nèi)容電子化、信息化，并將其組織成系統(tǒng)的人事檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫。基于明確的管理權(quán)限和機(jī)密性，用戶可以更快速、更方便地創(chuàng)建和使用人事檔案。人事檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建的目標(biāo)在于易化并且規(guī)范檔案管理流程，從而促進(jìn)人事檔案管理人員工作效率的提升;同時(shí)，也達(dá)到方便用戶在線調(diào)閱人事檔案的目的。[2]

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，人員流動(dòng)更加頻繁，流動(dòng)性較強(qiáng)的就業(yè)人員的人事檔案管理工作也日趨繁重。這給傳統(tǒng)的人事檔案管理服務(wù)帶來了很大的影響。數(shù)量不斷增加的人事檔案管理和查閱工作會(huì)致使企業(yè)耗費(fèi)大量的人力和資源投入，而且管理難度也日益增大。傳統(tǒng)的以紙張為主要保存介質(zhì)的檔案管理方式隨著時(shí)間的推移，逐漸暴露出許多問題，越來越多的人意識(shí)到文件管理必須與時(shí)俱進(jìn)，有必要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。這樣，不僅可以大大提高效率，而且可以降低社會(huì)管理的成本。在今天，人事檔案管理的現(xiàn)代化改革已被提上日程。人力資源部克服了人員少、工作量大、事務(wù)繁雜的困難，派出專人利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案材料收集、歸類、現(xiàn)代化錄入、審核等工作，這促進(jìn)了數(shù)字文件系統(tǒng)的構(gòu)建。

針對(duì)目前大部分單位存在的人員的規(guī)模在不斷地?cái)U(kuò)大，針對(duì)檔案管理所實(shí)施的工作流程也變得越來越復(fù)雜，此次系統(tǒng)設(shè)計(jì)的最終目的在于加速人事檔案的現(xiàn)代化進(jìn)程，最終與上級(jí)業(yè)務(wù)部門聯(lián)網(wǎng)對(duì)接。[3]

盡管人事檔案現(xiàn)代化對(duì)于人事管理工作意義重大，但我國信息化技術(shù)在很多行業(yè)的廣泛普及相對(duì)于西方而言開始得較晚，受當(dāng)前人才、設(shè)備、技術(shù)等因素的制約，在人事檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中仍存有不少問題。在傳統(tǒng)人事檔案向現(xiàn)代化人事檔案轉(zhuǎn)型的過程中，還存在一些實(shí)際性的問題，比如系統(tǒng)的安全性無法得到保證。數(shù)據(jù)庫的一大優(yōu)點(diǎn)便是數(shù)據(jù)可以共享，但是數(shù)據(jù)共享將會(huì)在很大程度上帶來數(shù)據(jù)庫的安全性的隱患，所以，在人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)共享一定不能是無條件、不被約束的共享。

人事檔案管理工作是企業(yè)內(nèi)部人員管理工作展開的一項(xiàng)核心任務(wù)。隨著信息化技術(shù)在中國的逐漸普及，我國的人事檔案信息管理系統(tǒng)的規(guī)模以及水平與發(fā)達(dá)國家相比仍存有較大差距。針對(duì)數(shù)據(jù)庫的安全性問題，主要是保護(hù)數(shù)據(jù)庫，避免未經(jīng)允許的用戶非法使用數(shù)據(jù)庫，造成數(shù)據(jù)外泄、更改或毀壞等惡意操作行為。如果可以建立起一套身份認(rèn)證體系、加密存儲(chǔ)體系等安全保密管理機(jī)制，使得企事業(yè)人事檔案現(xiàn)代化的過程被完整記錄，可查詢、可追溯，檔案數(shù)據(jù)不被非法修改、利用或銷毀。這樣則可以一定程度上使人事檔案信息的安全性得到保證。

（作者單位為長江武漢航道局）

參考文獻(xiàn)

[1] 魯蔚然.現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].天津大學(xué)，2015.

[2] 蘇國君.人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].華南理工大學(xué)，2012.

[3] 傅傳健.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].華人時(shí)刊旬刊，2014.