淺析建筑工程檔案資料管理中的問(wèn)題及處理措施

萬(wàn)莉

德才裝飾股份有限公司 山東青島 266000

1 建筑工程資料管理問(wèn)題

1.1 施工檔案整理缺乏時(shí)效性

建筑工程項(xiàng)目需要整理的資料比較多，同時(shí)工程資料需要記錄和保留的信息資源也比較廣，如果不能及時(shí)將前期設(shè)計(jì)圖紙資料、施工過(guò)程中當(dāng)天的施工技術(shù)資料等進(jìn)行記錄，就會(huì)造成資料的缺失、混淆，因此施工檔案整理工作缺乏時(shí)效性。

1.2 資料管理制度存在疏漏問(wèn)題

建筑工程資料管理制度是在建設(shè)過(guò)程中約束資料管理人員進(jìn)行精準(zhǔn)記錄、真實(shí)反映的保障，更是考核管理人員對(duì)自身工作職責(zé)是否明確的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段大部分施工企業(yè)都沒(méi)有建立完善的資料管理制度和監(jiān)督部門，在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中缺乏具體執(zhí)行力度，導(dǎo)致實(shí)踐效果不理想[1]。同時(shí)資料管理制度存在疏漏問(wèn)題也表明了管理人員缺乏管理意識(shí)、不能明確自身工作崗位的重要性，嚴(yán)重影響建筑工程施工建設(shè)工作的順利進(jìn)行

1.3 檔案管理意識(shí)淡薄

在建筑工程建設(shè)過(guò)程中，施工單位往往更多地關(guān)注于施工進(jìn)度、施工安全和項(xiàng)目管理等方面，檔案管理人員多為項(xiàng)目組兼職人員，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，甚至未經(jīng)過(guò)相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案收集及時(shí)性、完整性、有效性降低。

1.4 專業(yè)素質(zhì)能力較低

檔案工作是對(duì)專業(yè)知識(shí)技能要求較高的領(lǐng)域，檔案管理是一門綜合性較強(qiáng)的學(xué)科，要想提高檔案管理水平，掌握系統(tǒng)而全面的理論知識(shí)固然重要，但更要在長(zhǎng)期實(shí)踐中積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，要有良好的職業(yè)素養(yǎng)。機(jī)關(guān)檔案管理一直滯后的原因中，人員素質(zhì)是主要矛盾，機(jī)關(guān)各部門中最為缺少的就是檔案管理人員，現(xiàn)有從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平低、能力差，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理工作開(kāi)展存在掣肘。究其原因，檔案管理人員工資低、福利差，很難獲得職務(wù)晉升的機(jī)會(huì)，自然無(wú)法吸引高素質(zhì)專業(yè)人才。特別是在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，在所有的檔案資料中，電子檔案占比不斷提高，管理人員還要具備熟練操作計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的能力，能以先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行檔案管理，如，復(fù)印、縮微、錄像等。

2 建筑工程檔案資料管理

2.1 大力引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

若保存不當(dāng)，紙質(zhì)檔案就會(huì)出現(xiàn)損壞，諸如蟲(chóng)蛀、霉變等無(wú)法逆轉(zhuǎn)的狀況。所以，工程建筑企業(yè)需增強(qiáng)對(duì)先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)，推動(dòng)檔案信息化管理進(jìn)程，通過(guò)科技的力量來(lái)促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量與效果的提升。其次，還應(yīng)結(jié)合類型與規(guī)格對(duì)工程圖紙、技術(shù)數(shù)據(jù)等相關(guān)檔案予以分類管理，方便檔案需求時(shí)可以迅速的進(jìn)行查閱。其次，對(duì)檔案予以信息化管理，并不是完全的放棄傳統(tǒng)管理工具，而是在引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備的基礎(chǔ)上，通過(guò)傳統(tǒng)基本工具對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)工程建筑企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行[2]。就工程建筑企業(yè)檔案而言，包含各項(xiàng)資料，所以需適當(dāng)?shù)奶嵘O(shè)備采購(gòu)資金，引進(jìn)RFID系統(tǒng)，其和傳統(tǒng)檔案信息化讀取方式相比之下，速度要快100倍，更加利于工程建筑檔案信息化管理。

2.2 設(shè)計(jì)、編訂、實(shí)行完整的檔案管理制度方案

要想保證檔案管理工作的實(shí)效性，首先施工企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)必須要大力支持和配合檔案管理人員工作，要適當(dāng)借鑒西方國(guó)家的檔案資料管理制度，根據(jù)實(shí)際施工情況來(lái)設(shè)計(jì)并編訂完整的、系統(tǒng)的檔案資料管理制度。其次建筑工程建設(shè)過(guò)程中，管理人員必須將檔案資料收集、檢查、整理等工作內(nèi)容進(jìn)行精準(zhǔn)、細(xì)致劃分，保證檔案管理工作人員組織能深入到整個(gè)施工流程中，以此提高工程資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。最后，管理人員要有愛(ài)崗敬業(yè)、持之以恒、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，以此提高管理人員工作質(zhì)量和效率。

2.3 提高工作人員的能力和素質(zhì)

為了有效的保障建筑工程施工資料的真實(shí)性和完整性，單單依靠資料整理人員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要各個(gè)部門的支持和密切配合。因而，施工單位要根據(jù)我國(guó)對(duì)施工標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的調(diào)整多多組織相關(guān)人員進(jìn)行技能業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，以此提高他們的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，如施工現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收、施工工藝記錄等等。對(duì)建筑工程建設(shè)而言，施工現(xiàn)場(chǎng)的資料整理人員是非常重要的一環(huán)，身上擔(dān)負(fù)的責(zé)任也是巨大的，不但要對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的資料進(jìn)行收集整理，還要認(rèn)真仔細(xì)的將施工活動(dòng)記錄下來(lái)，當(dāng)部分分項(xiàng)工程需要進(jìn)行驗(yàn)收的時(shí)候，他們還必須要參與其中，做好相應(yīng)的記錄。所以，只有具備過(guò)硬的能力和素質(zhì)，掌握各種資料整理軟件，了解施工的各個(gè)流程，有較高的識(shí)別能力，才能成為一名合格的資料整理人員，做好建筑工程施工資料的收集、整理工作。

2.4 檔案整合分類歸檔，完整保留工程資料

大部分施工流程圖紙和施工技術(shù)資料都在相關(guān)技術(shù)人員和各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人手中，因此資料員必須先將設(shè)計(jì)圖紙和施工技術(shù)資料進(jìn)行回收并做好整理和分類工作。其次資料管理人員必須要精準(zhǔn)記錄、真實(shí)反映施工問(wèn)題并讓負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字，進(jìn)而保證建筑質(zhì)量管理和監(jiān)督工作的實(shí)效性，確保編輯檔案在后期使用過(guò)程中具有使用性價(jià)值[3]。建筑工程檔案管理應(yīng)該按照年份進(jìn)行保管，將不同工程項(xiàng)目、不同施工環(huán)節(jié)資料進(jìn)行嚴(yán)格劃分，并在工程結(jié)束前做好工程資料的檢查、審核、完善、整理、分類工作，并在竣工結(jié)束后將驗(yàn)收情況進(jìn)行整理并歸檔，完成妥善保留、移交工程資料。

3 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到了建筑施工管理領(lǐng)域中信息化技術(shù)的重要性。在實(shí)際管理中，對(duì)這些信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)利用，可以將企業(yè)的工作合作水平有效提高，并可以更好地促進(jìn)資源的流動(dòng)、共享速度加快，進(jìn)而將企業(yè)的管理效率和水平提高。同時(shí)可以使企業(yè)的運(yùn)維成本得到節(jié)約，確保企業(yè)具有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。因此這類企業(yè)必須和時(shí)代發(fā)展保持同步，積極運(yùn)用信息化技術(shù)開(kāi)展管理工作。