建立精細(xì)化合同管理模式 促進(jìn)公立醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)

葉丕嬌

一、公立醫(yī)院合同管理概述

（一）公立醫(yī)院合同管理的內(nèi)涵

公立醫(yī)院的合同是公立醫(yī)院與平臺(tái)主體之間對(duì)民事權(quán)利與義務(wù)的設(shè)立、變更、終止所達(dá)成的協(xié)議，是公立醫(yī)院開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與內(nèi)部管理活動(dòng)的重要載體。合同管理是公立醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理的組成部分，是構(gòu)建內(nèi)部控制體系的重要環(huán)節(jié)[1]。公立醫(yī)院的合同管理包含從預(yù)算、擬定、審核、簽訂、監(jiān)督、終止等所有環(huán)節(jié)的全過(guò)程、全方位管理，對(duì)公立醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)管控、職能發(fā)揮與國(guó)有資產(chǎn)安全的保證具有重要作用[2]。同時(shí)，公立醫(yī)院的合同管理具有內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)、風(fēng)險(xiǎn)較大等特點(diǎn)。

（二）公立醫(yī)院合同管理的目標(biāo)

合同管理是公立醫(yī)院內(nèi)控體系的重要組成部分，因此，其目標(biāo)與內(nèi)控體系的目標(biāo)一致。內(nèi)控體系的目標(biāo)是保障單位資產(chǎn)安全與使用有效、確保經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)，保證財(cái)務(wù)信息完整真實(shí)，以此防止發(fā)生舞弊、腐敗等行為，促使單位服務(wù)質(zhì)量提升。由此可知，公立醫(yī)院合同管理具有三個(gè)具體目標(biāo)：其一，合規(guī)目標(biāo)。即保證醫(yī)院所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)符合法律法規(guī)，確保醫(yī)院經(jīng)營(yíng)合法、管理合規(guī)；其二，發(fā)展目標(biāo)。即通過(guò)合同管理有效降低醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中面臨的風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化資源配置，有效降低成本，提高公共服務(wù)效率與質(zhì)量，確保醫(yī)院健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展；其三，內(nèi)部管理目標(biāo)。即醫(yī)院從合同管理入手，完善內(nèi)控體系，推動(dòng)醫(yī)院管理體制變革，促進(jìn)醫(yī)院走向規(guī)范化管理的道路，提升醫(yī)院內(nèi)部管理水平。

二、公立醫(yī)院合同管理存在的問(wèn)題

（一）管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理

合同管理水平是公立醫(yī)院管理能力的重要體現(xiàn)，是等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的重要檢查內(nèi)容，但多數(shù)公立醫(yī)院沒(méi)有設(shè)立專門的歸口管理部門，將合同的管理工作歸屬于各業(yè)務(wù)部門，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)合同的管理。部分公立醫(yī)院雖然將合同的管理工作由醫(yī)院辦公室來(lái)負(fù)責(zé)，但其責(zé)任僅限于蓋章和進(jìn)行存檔，因此導(dǎo)致合同編號(hào)不統(tǒng)一、分布散亂，給醫(yī)院整體掌握所有合同的簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等情況造成了一定程度的困難，甚至容易出現(xiàn)采購(gòu)人員與供應(yīng)商勾結(jié)，隨意篡改合同，給醫(yī)院帶來(lái)了一定的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）合同的簽訂流程與執(zhí)行不規(guī)范

一方面，由于公立醫(yī)院合同簽訂各業(yè)務(wù)承辦職能部門的人員法律意識(shí)不強(qiáng)，管理意識(shí)薄弱，沒(méi)有充分意識(shí)到合同管理的重要性，認(rèn)為合同僅是財(cái)務(wù)部門作為付款憑證的附件，因此財(cái)務(wù)部門在合同簽訂環(huán)節(jié)無(wú)法提前介入，無(wú)法審核相關(guān)的付款方式、合法票據(jù)的約定等。另一方面，由于公立醫(yī)院倉(cāng)庫(kù)管理人員能力水平較低，無(wú)法及時(shí)將庫(kù)存情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，無(wú)法提供準(zhǔn)確的采購(gòu)需求信息給采購(gòu)人員，因此當(dāng)臨床科室急需領(lǐng)用一些不常用物資時(shí)，采購(gòu)人員往往先進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，并通知供應(yīng)商送貨，到了付款環(huán)節(jié)才意識(shí)到需要簽訂合同，因此經(jīng)常出現(xiàn)倒簽合同現(xiàn)象，違反了合同管理的相關(guān)規(guī)定，容易產(chǎn)生法律糾紛，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)部門對(duì)合同資金的核查與掌握。

（三）合同管理人員素質(zhì)不高，專業(yè)能力較低

由于公立醫(yī)院合同涉及面廣、專業(yè)性很強(qiáng)，要求合同的管理人員具備較寬的知識(shí)面的同時(shí)，熟練掌握專業(yè)的技能。但目前多數(shù)公立醫(yī)院并沒(méi)有設(shè)置法務(wù)部門，沒(méi)有專職法律人員，合同的管理由兼職人員在負(fù)責(zé)，沒(méi)有聘請(qǐng)專業(yè)的法律顧問(wèn)，沒(méi)有專業(yè)的法律團(tuán)隊(duì)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，缺乏專業(yè)的法律支持，因此容易導(dǎo)致發(fā)生各種糾紛。

三、公立醫(yī)院通過(guò)精細(xì)化合同管理加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)的有效策略

（一）完善組織結(jié)構(gòu)

公立醫(yī)院需建立三級(jí)管理、內(nèi)外聯(lián)動(dòng)的組織架構(gòu)。在法人結(jié)構(gòu)治理方面應(yīng)積極改變傳統(tǒng)的院長(zhǎng)黨委書記負(fù)責(zé)制，施行黨委書記、院長(zhǎng)分開治理，由黨委書記具體負(fù)責(zé)重大事項(xiàng)，醫(yī)院的各位領(lǐng)導(dǎo)分管具體部門，醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)合同歸口管理，聘請(qǐng)專業(yè)律師事務(wù)所作為外部機(jī)構(gòu)參與重大管理決策，專業(yè)律師團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)法務(wù)工作。醫(yī)院各部門必須明確分工，具體崗位由專業(yè)人員負(fù)責(zé)。合同審核統(tǒng)一歸口由醫(yī)院辦公室管理，并具體負(fù)責(zé)合同相關(guān)事宜的催辦、督辦工作；財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢部門根據(jù)合同所涉及的內(nèi)容，負(fù)責(zé)對(duì)擬簽訂合同的程序和相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行初步審核。各業(yè)務(wù)承辦職能部門負(fù)責(zé)合同的起草工作。各部門之間相互配合、相互牽制，形成責(zé)任到人、互相監(jiān)督的管理模式，同時(shí)，醫(yī)院合同的形成應(yīng)有相應(yīng)的決策程序。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)

公立醫(yī)院內(nèi)部需要在國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定內(nèi)建立規(guī)章制度，制定采購(gòu)、合同管理辦法等，并不斷完善內(nèi)控制度，對(duì)采購(gòu)流程、采購(gòu)方式、預(yù)算管理與合同相關(guān)的所有流程等具體內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定[3]。醫(yī)院還需對(duì)相關(guān)文件中涉及的具體名詞、方法、程序等內(nèi)容進(jìn)行解讀與提示。同時(shí)，醫(yī)院還需聘請(qǐng)常年法律顧問(wèn)，制定常年法律顧問(wèn)服務(wù)協(xié)議，讓法律顧問(wèn)對(duì)醫(yī)院的合同、規(guī)章制度等提出相關(guān)意見，使其參與項(xiàng)目會(huì)議、商務(wù)談判、訴訟處理等工作，為醫(yī)院提供具體的法律服務(wù)，防范經(jīng)濟(jì)、法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益。

（三）規(guī)范合同審核流程

公立醫(yī)院需要建立“合同簽訂審批流程”，對(duì)合同的發(fā)起、會(huì)審、審批、修改、簽訂、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管理，對(duì)合同審核過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格把控。合同歸口管理部門對(duì)采購(gòu)程序的規(guī)定、會(huì)審部門的制度、律師的審改、會(huì)審意見的執(zhí)行等進(jìn)行審核。醫(yī)院還可以將簽訂與審批流程合并，減少不必要的環(huán)節(jié)，縮短流程，提高效率。財(cái)務(wù)、審計(jì)部門與其他相關(guān)部門需要確保審核的合理性與專業(yè)性，使合同的具體條款與醫(yī)院實(shí)際發(fā)展需求相符。審計(jì)與紀(jì)檢部門需對(duì)采購(gòu)、合同審核、合同簽訂等流程進(jìn)行全面監(jiān)督，并根據(jù)具體需求開展專題審計(jì)。法務(wù)部門需要對(duì)合同的合法合規(guī)性進(jìn)行審核。

（四）規(guī)范合同的訂立及用印

合同訂立前，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)認(rèn)真審核對(duì)方的資質(zhì)，認(rèn)真擬定合同條款，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)由醫(yī)院法定代表人簽署授權(quán)委托書，未經(jīng)授權(quán)的部門或個(gè)人一律不得以醫(yī)院名義對(duì)外簽訂合同。對(duì)于金額重大、涉及專業(yè)技術(shù)要求、法律關(guān)系較復(fù)雜的合同，應(yīng)組織多部門聯(lián)合參與合同談判，認(rèn)真聽取醫(yī)院法律顧問(wèn)所提出的意見和建議，并按醫(yī)院院長(zhǎng)辦公會(huì)、黨委會(huì)的要求提交會(huì)議決議后方可對(duì)外簽訂合同。由于印章具有法定性、權(quán)威性和效用性，受到法律保護(hù)，也承擔(dān)法律責(zé)任，醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真做好用印管理，簽約雙方必須使用單位公章或合同專用章，嚴(yán)禁使用部門業(yè)務(wù)章。印章管理部門應(yīng)嚴(yán)格審核用印手續(xù)并做好用印登記，不符合用印手續(xù)，一律不得使用印章。為防止在合同內(nèi)增減頁(yè)碼，防止加頁(yè)造假，合同簽署后，對(duì)于頁(yè)數(shù)大于2頁(yè)的合同，應(yīng)由醫(yī)院辦公室加蓋騎縫章，以保持文件的完整性，保護(hù)雙方的合法權(quán)益。

（五）有效監(jiān)督合同履行情況

合同一經(jīng)簽訂，雙方應(yīng)嚴(yán)格按合同條款執(zhí)行。在履約過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按合同約定付款，合同管理部門醫(yī)院辦公室、審計(jì)、紀(jì)檢應(yīng)對(duì)各業(yè)務(wù)部門合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督，每年應(yīng)對(duì)合同的履行及監(jiān)督情況進(jìn)行分析并出具報(bào)告，對(duì)合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)建議，加強(qiáng)監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院合同管理的規(guī)范化、專業(yè)化。

（六）施行信息系統(tǒng)OA無(wú)紙化審核

在信息化時(shí)代，醫(yī)院為了提高合同管理效率需要積極利用信息化手段與技術(shù)，OA無(wú)紙化審核就是一種有效的方式。醫(yī)院可以在現(xiàn)有OA系統(tǒng)中設(shè)計(jì)合同簽訂審批流程項(xiàng)目，各部門可以同時(shí)進(jìn)行在線審核，審核速度可以得到有效提高。同時(shí)，審核系統(tǒng)可以和簽章、密鑰、防篡等系統(tǒng)結(jié)合使用，使合同審核過(guò)程、痕跡、附件實(shí)現(xiàn)可追溯、可永久保存、無(wú)法篡改等目標(biāo)[4]。此外，公立醫(yī)院施行OA無(wú)紙化審核還有助于合同管理大數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，醫(yī)院通過(guò)對(duì)合同管理的節(jié)點(diǎn)與時(shí)點(diǎn)行為數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，可以存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)，并通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)的分析開展有針對(duì)性的精準(zhǔn)管理，提升經(jīng)營(yíng)決策水平。

（七）強(qiáng)化存檔管理

公立醫(yī)院需要對(duì)所有合同進(jìn)行“院區(qū)號(hào)—部門號(hào)—年號(hào)—合同號(hào)”的四級(jí)編號(hào)管理，而合同發(fā)起部門的合同需要在歸口部門的監(jiān)督下進(jìn)行編號(hào)，在編號(hào)確定后不能隨意更改。合同存檔由各相關(guān)部門管理，合同發(fā)起部門需要保管采購(gòu)、合同簽訂、執(zhí)行等過(guò)程的所有文件。該部門需將紙質(zhì)版合同送到醫(yī)院辦公室、財(cái)務(wù)等部門存檔，而合同的電子掃描版需要上傳到OA系統(tǒng)保存，合同審核部門保存審核環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。

四、結(jié)束語(yǔ)

公立醫(yī)院不斷優(yōu)化精細(xì)化合同管理模式，可以推動(dòng)內(nèi)控建設(shè)，保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序開展。降低醫(yī)院面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，減少資源浪費(fèi)，確保國(guó)有資產(chǎn)安全，提高資產(chǎn)使用效率，提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。