淺談城市管理檔案歸檔整理問題與對策

袁國榮

呂梁市城市管理綜合行政執(zhí)法隊 山西呂梁 033000

檔案管理作為城市管理的一項重要基礎(chǔ)工作，是衡量城市綜合管理水平的重要指標之一。檔案資料為城市管理工作提供了智力支持和經(jīng)驗保證，使城市管理工作能夠有強有力的依托。因此，做好城市管理檔案工作，發(fā)揮城市管理檔案對城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的指導(dǎo)作用，為城市經(jīng)濟社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

1 加強城市管理檔案管理工作的重要意義

1.1 為城市管理執(zhí)法提供借鑒經(jīng)驗和參考意見

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展以及城鎮(zhèn)化水平的提高，人們的思想觀念和法律意識也發(fā)生了翻天覆地的變化，法律意識和自我保護能力不斷提高。而城市管理檔案準確記錄了城市發(fā)展的點點滴滴，已經(jīng)成為城市管理相關(guān)案件中的重要證據(jù)，城市管理檔案越來越被城市管理人員所重視，城市管理檔案管理工作也因此得到了許多政府部門的支持，加之，城市檔案管理工作責(zé)任重大，工作內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及范圍比較廣，相關(guān)政府部門要適當?shù)卦黾淤Y金投入，提供強大的技術(shù)支持，將城市管理檔案管理工作作為黨和政府年度工作的內(nèi)容之一，從政策、資金以及技術(shù)等方面推動城市管理檔案管理工作的開展[1]。

1.2 為城市發(fā)展規(guī)劃指引方向

城市檔案在國家檔案中有關(guān)鍵的作用，城管檔案是城市管理水平一個很真實的體現(xiàn)，對于城市的歷史性消息有最原始的保存，這是對過往經(jīng)驗的最完整的沉淀。近幾年，我市也在逐漸推進“五城同創(chuàng)”，這在社會各界中也已經(jīng)取得了較好的收效，然而物質(zhì)的文明只是城市文明中的一個基礎(chǔ)所在，這也是對城市管理問題的反饋。在某種意義上，城管檔案是城市工作的一道底片，這是從歷史的角度，對于城市的建設(shè)進行管理與發(fā)展，并向著越來越好的城市化方向發(fā)展。

2 城市管理檔案存在問題

2.1 缺乏完整的管理制度

城市管理檔案對每一個發(fā)展中的城市都是必要的，城市檔案的歸納能夠更好地總結(jié)和反思城市發(fā)展中的錯誤行為。但領(lǐng)導(dǎo)者對城市管理檔案管理的概念更為偏執(zhí)，認為它只記錄了城市發(fā)展的歷史，對這個城市的未來發(fā)展沒有實質(zhì)意義。這無意中阻礙了城市管理檔案的發(fā)展。在一些城市，檔案館藏管理機制不健全。新收集的城市信息沒有科學(xué)合理的分類，城市管理檔案管理工作流程也很麻煩。文件收集和管理沒有長期機制，在管理文件的過程中，沒有統(tǒng)一的規(guī)則和規(guī)定。與城市管理檔案相關(guān)的許多單位只能根據(jù)自己的評估收集和分類各種信息，缺少相關(guān)沒有法律法規(guī)，造成檔案的不足和不完整[2]。

2.2 城市管理檔案信息收集渠道有限

信息收集是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，與檔案管理水平成正相關(guān)，如果檔案信息收集流程較長會降低檔案管理工作的時效性，收集的檔案信息不完整會增加檔案管理失誤的概率，這些都會拉低城市管理檔案管理工作的水平和工作效率，進而降低城市管理檔案的參考價值。科學(xué)技術(shù)在城市管理檔案管理工作中的廣泛使用在提高城市管理檔案管理水平的同時，也激化了城市管理檔案資源不足和城市管理檔案管理需求增加之間的矛盾，讓城市管理檔案管理工作效果大打折扣，對城市規(guī)劃建設(shè)等工作產(chǎn)生消極阻礙作用。在現(xiàn)實生活中，很多城市管理檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案所占比重較小，更容易受各種自然災(zāi)害、火災(zāi)以及人為因素等影響，保存管理難度較大[3]。

2.3 城管檔案管理不專業(yè)

無檔案管理專業(yè)人才，在進行人員招聘的過程中，沒有高標準嚴要求，招聘的門檻較低，只是在社會上進行簡單的社招，沒有重視到檔案管理所需要的專業(yè)素養(yǎng)。在人員招聘完畢后，沒有進行專業(yè)培訓(xùn)，人員的專業(yè)技能無法在短時間內(nèi)得到一個較好的提升，長期重視不夠，投入不足。

3 城市管理檔案有效措施

3.1 建設(shè)嚴格的管理制度

市政府官方文件管理部門需要加大公共文件法的實際宣傳力度，同時加強執(zhí)法過程，及時處理違法違紀行為。創(chuàng)新檔案管理人才招聘系統(tǒng)，招聘具有檔案管理實踐經(jīng)驗的人員，完善檔案管理人員評估和晉升機制。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員需要熟悉相關(guān)立法。在開展工作的過程中找出立法缺陷，規(guī)范更詳細的文件，以更好地配合當前城市的快速發(fā)展。我們在法規(guī)的系統(tǒng)工作中做得很好，依法做文件管理工作，確保文件管理得到妥善組織。文件管理必須遵守保密制度，一旦發(fā)生暴力行為必須嚴格懲罰。

3.2 科技興檔，加快城管檔案的信息化建設(shè)

隨著辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案管理必須與時俱進，用信息技術(shù)促進檔案工作的現(xiàn)代化。當前，必須充分利用一切有利條件，推動數(shù)字化檔案的發(fā)展。為檔案管理部門配備有利的工作條件，對現(xiàn)有軟件進行改進、維護和更新，保障系統(tǒng)合理運行。加強和豐富已有的信息庫，數(shù)據(jù)庫需要及時更新，在推動檔案管理和發(fā)展的過程中，共享檔案信息化城市管理。通過城市檔案的信息化建設(shè)，促進網(wǎng)上辦公，節(jié)約大量人力和資源，減少工作時間，提高工作效率，實現(xiàn)資源共享。

3.3 招納專業(yè)的管理人才

通過管理文件意識的呈現(xiàn)，人們對管理文件管理的理解得到了提高，正確理解了城市管理文件管理對城市未來發(fā)展的積極意義。建立檔案管理等方面的定期培訓(xùn)，建立與城市管理檔案管理相關(guān)的長期培訓(xùn)機制，提高檔案管理人員的崗位管理水平和工作效率。

4 結(jié)語

加快城市檔案管理模式的改革創(chuàng)新，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用，推動檔案管理現(xiàn)代化和數(shù)字化進程，豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，推動城市檔案管理事業(yè)的發(fā)展。