對(duì)新形勢(shì)下做好事業(yè)單位檔案管理的研究與創(chuàng)新

胡俊風(fēng)

德州市環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心 山東德州 253000

科技在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，任何事物一味的因循守舊不思創(chuàng)新都將很難獲得較好的發(fā)展，檔案管理事業(yè)也是如此。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入發(fā)展，一方面為事業(yè)單位的發(fā)展開(kāi)拓了廣闊的天地；另一方面也給事業(yè)單位生存帶來(lái)了更加激烈的競(jìng)爭(zhēng)。在這種情況下，事業(yè)單位對(duì)檔案信息和檔案服務(wù)的需求越來(lái)越迫切，要求也越來(lái)越高。事業(yè)單位檔案部門(mén)作為事業(yè)單位檔案信息服務(wù)的主體，只有在觀念上、體制上、服務(wù)機(jī)制和手段上大膽創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，更好地把握時(shí)代脈搏，更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，才能使事業(yè)單位永遠(yuǎn)立于不敗之地。

1 提高事業(yè)單位檔案管理效能的重要性

我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)日漸發(fā)展，信息科技不斷創(chuàng)新，給事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了更多的便利，事業(yè)單位檔案管理的作用，也從傳統(tǒng)的儲(chǔ)備資料功能進(jìn)化為事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)營(yíng)提供數(shù)據(jù)支持，依舊相關(guān)法律規(guī)定，事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化應(yīng)與事業(yè)單位信息化建設(shè)同步發(fā)展，進(jìn)而不斷提高檔案管理水平，而相應(yīng)的事業(yè)單位檔案部門(mén)應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為事業(yè)單位提供及時(shí)、有效的服務(wù)[1]。這是新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出的新要求。除了對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)資料的記錄，還可以利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)技術(shù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供方向，為事業(yè)單位管理模式的改革提供有效的依據(jù)。數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性以及完整性，是事業(yè)單位檔案工作的重點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案管理工作，主要依靠人工記錄的模式，對(duì)事業(yè)單位的各項(xiàng)資料進(jìn)行記錄保存，不僅工作效率極低，而且還存在記錄內(nèi)容不全面，數(shù)據(jù)容易出錯(cuò)等弊端。傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄的方式，對(duì)保存環(huán)境有特殊的要求，一旦保存不善，極可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等情況，埋下了很多的安全隱患。事業(yè)單位檔案中勢(shì)必會(huì)有關(guān)系事業(yè)單位存亡的機(jī)密文件，這一類(lèi)文件如果丟失，對(duì)事業(yè)單位發(fā)展將造成致命的傷害?，F(xiàn)如今，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)被廣泛的應(yīng)用，一味保守對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展沒(méi)有任何意義，事業(yè)單位應(yīng)響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，摒棄傳統(tǒng)檔案管理方式，進(jìn)行有效的改革創(chuàng)新，從根本上提高事業(yè)單位檔案管理效能[2]。

2 新形勢(shì)下做好事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新要點(diǎn)

2.1 在事業(yè)單位檔案工作管理體制上創(chuàng)新

現(xiàn)階段，在開(kāi)展事業(yè)單位管理的時(shí)候，最為顯著的特征就是有明確的權(quán)利責(zé)任，有清晰的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)。隨著時(shí)代的發(fā)展社會(huì)的進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理工作也要滿(mǎn)足市場(chǎng)的需要，不斷改進(jìn)創(chuàng)新檔案管理制度。想要使機(jī)構(gòu)更加完善，就需要對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行改進(jìn)，使其得到優(yōu)化，形成一體化的檔案情報(bào)信息中心，集成信息、情報(bào)、圖書(shū)、檔案為一體。隨著信息化的深入，情報(bào)可以作為檔案進(jìn)行保存，也可以來(lái)源于檔案，想要實(shí)現(xiàn)電子檔案，最為核心的就是信息技術(shù)。目前，在開(kāi)展工作的時(shí)候，一定要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用起來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，這樣就能夠更加便捷的查閱信息資料，使工作效率大大提高。

2.2 建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)與格式規(guī)范

明確檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)與訪問(wèn)方法，包括各門(mén)類(lèi)數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的組成、結(jié)構(gòu)、描述方式等；各種類(lèi)型檔案內(nèi)容的描述方法、格式要求、存取方式、訪問(wèn)機(jī)制等；檔案內(nèi)容與檔案元數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容對(duì)象的分級(jí)存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理、集成共享方式和要求[3]。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)，很大程度上決定著管理工作的順利進(jìn)行。如上文提到，管理人員專(zhuān)業(yè)性的缺失，嚴(yán)重制約著管理工作的提升和發(fā)展。關(guān)于管理人員素質(zhì)的提升，首先在事業(yè)單位招聘環(huán)節(jié)，就要對(duì)人才進(jìn)行嚴(yán)格篩選，事業(yè)單位要充分明確自身需求，在招聘之初設(shè)置相關(guān)硬性條件，作為人才的初步篩選，而后在實(shí)際面試的過(guò)程中，根據(jù)需求對(duì)人才進(jìn)行多方面的考察，重點(diǎn)選擇信息化技能強(qiáng)、意識(shí)前衛(wèi)、接受新知識(shí)能力強(qiáng)并且心思較細(xì)的人員。實(shí)際工作中，除了定期的組織培訓(xùn)外，還要建立考核制度，對(duì)管理人員的能力進(jìn)行階段性的評(píng)估，為能力突出者提供相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，以激發(fā)其工作熱情，對(duì)考核不合格者給予一定的處罰，使其自覺(jué)地進(jìn)行自我提升。事業(yè)單位響應(yīng)外部經(jīng)濟(jì)發(fā)展，不斷優(yōu)化管理模式，不僅能夠讓員工在工作中充分體現(xiàn)自己的價(jià)值，還能夠促進(jìn)事業(yè)單位的整體發(fā)展。

2.4 在事業(yè)單位檔案管理制度上創(chuàng)新

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案信息是非常重要的財(cái)富，通過(guò)筆者多年的實(shí)踐工作發(fā)現(xiàn)，雖然檔案硬件設(shè)備非常關(guān)鍵，但有序的工作流程和完善的檔案管理制度，標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)范也是非常關(guān)鍵的。因此，對(duì)于檔案管理制度一定要嚴(yán)格進(jìn)行管理，建立的過(guò)程中要制定嚴(yán)密的程序，從收集、整理到最后的借閱使用，都必須要確保檔案信息的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及保密性。并且，要將電子檔案與實(shí)物檔案有效進(jìn)行結(jié)合，將電子檔案大的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，比如快捷，讓用戶(hù)能夠便捷、高效的查閱檔案信息。對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，制度是非常重要的組成部分，需要充分分析制度是否滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需要，是否能夠做到統(tǒng)籌兼顧，是否能夠有效契合現(xiàn)代化的管理制度，將各自的職責(zé)進(jìn)行明確，將國(guó)家提出的科學(xué)發(fā)展觀貫徹落實(shí)下去，將檔案工作人員的積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息科技不斷普及的今天，事業(yè)單位只有不斷優(yōu)化自身管理模式，才能在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中占據(jù)一席之地。目前，在事業(yè)單位內(nèi)部，對(duì)于檔案管理工作的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，缺乏創(chuàng)新的管理方式，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，改變想法，加大對(duì)檔案管理工作的投入，善于利用信息化科技，建立專(zhuān)業(yè)的管理制度，從根本上提高事業(yè)單位檔案管理效能。