文書檔案管理存在的問題及強(qiáng)化措施

趙峰

吉林省水文地質(zhì)調(diào)查所 吉林長春 130000

1 文書檔案管理工作暴露的問題

1.1 文書和檔案管理工作存在脫節(jié)之處

文書檔案管理工作從結(jié)合成一個(gè)部門到現(xiàn)在的發(fā)展時(shí)間較短，但是發(fā)展的速度是很驚人的。但是雖然在現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程中，文書檔案管理工作的整體發(fā)展處于一個(gè)上升的趨勢(shì)中，但是在發(fā)展的過程中還是會(huì)有一些細(xì)節(jié)之處是存在問題的。由于文書和檔案管理工作長期有著自己固有的工作模式和工作態(tài)度，在相互融合的過程中就會(huì)出現(xiàn)一些沖突，雖然現(xiàn)在我們能夠忽略這些細(xì)節(jié)方面的問題，但是在進(jìn)一步發(fā)展的過程中就會(huì)演變成為大的問題，從而影響到文書檔案管理工作的下一步的發(fā)展。

1.2 管理形式不夠正規(guī)化

目前對(duì)于文書檔案管理工作的管理模式還不夠?qū)I(yè)化。問題主要出在兩個(gè)方面。一個(gè)方面就是在整體的管理模式上面還沒有正規(guī)化的系統(tǒng)來滿足于工作的需求。文書檔案管理工作需要一套自己的辦公系統(tǒng)，而不是普通的辦公軟件。另一方面就是在人員管理方面的問題。文書檔案管理工作的相關(guān)制度還不夠完善化，對(duì)于每一個(gè)職員的工作職能還沒有做到細(xì)化到每一處。也缺乏相關(guān)的賞罰制度來約束員工的工作行為[1]。

1.3 人才儲(chǔ)備方面不夠充足

文書和檔案管理工作現(xiàn)階段的工作人員大多數(shù)是原有的工作人員重組之后補(bǔ)充進(jìn)來的。對(duì)于相關(guān)的業(yè)務(wù)有一定的熟知度，但是在創(chuàng)新化發(fā)展方面卻有一定的欠缺，在新技術(shù)方面也有著很大的不足。所以對(duì)于文書檔案管理工作來說，人才的儲(chǔ)備工作是非常必要的，利用相關(guān)的人才來進(jìn)行技術(shù)革新，利用新的人員來提高職員之間的良性競爭意識(shí)。這些對(duì)于文書檔案管理工作都有著很大的益處。所以人才儲(chǔ)備工作要盡快落到實(shí)處。

2 信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的對(duì)策

2.1 以人為本，優(yōu)化文書檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

優(yōu)秀的人才隊(duì)伍、科學(xué)合理的人才梯隊(duì)和結(jié)構(gòu)，是確保新時(shí)期信息化時(shí)代背景下推進(jìn)文書檔案管理又好又快發(fā)展的基本保證。沒有人才，就失去了基礎(chǔ)，一切都會(huì)變成空談。要培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需要的高技能文書檔案管理人才，既要加強(qiáng)檔案管理人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)技能，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)不斷提高人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。當(dāng)前形勢(shì)下，單位必須要以現(xiàn)代信息化要求為指導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍關(guān)于現(xiàn)代信息技術(shù)的開發(fā)和利用，增強(qiáng)理解、獲取、利用信息的技術(shù)能力，不斷優(yōu)化人才隊(duì)伍，以確保管理人才隊(duì)伍體系科學(xué)、合理。

2.2 資源優(yōu)化，全面擴(kuò)充文書檔案的信息資源庫

信息資源整合，是文書檔案管理的有效方式。要做好該項(xiàng)工作，首先要做好日常文檔管理的數(shù)據(jù)采集、整理、加工和利用；其次要根據(jù)具體形勢(shì)做好文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，確保信息資源整合的有效性和科學(xué)性，并在此基礎(chǔ)上提升檔案信息資源推送和利用服務(wù)，構(gòu)筑文書檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作之間的橋梁，提升文書檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值[2]。

2.3 加強(qiáng)配合，做好文書檔案的對(duì)接

機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位的各個(gè)部門都會(huì)有很多文書，強(qiáng)化文書檔案管理必須要加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)配合，確保文書檔案的收集和管理工作有序開展。（1）文書檔案管理員要積極主動(dòng)收集文書檔案。文書檔案管理員要及時(shí)地收集整理各個(gè)部門的文書檔案，避免遺漏或者丟失。（2）各部門要配合文書檔案管理工作。當(dāng)一些文件審閱之后應(yīng)自覺地將其送到檔案管理室保存，以確保文書檔案的完整。（3）查閱人員要配合文書檔案管理員的工作。文書檔案管理有其規(guī)章制度。例如，在查閱文書檔案時(shí)要登記，查閱人員就應(yīng)該按要求登記，不得隨意翻閱。再如有些文件不能帶出檔案管理室，這就要求查閱人員配合文書檔案管理工作，不得強(qiáng)行帶走文件，使文書檔案管理工作在規(guī)范的制度下運(yùn)行。

2.4 細(xì)化工作細(xì)節(jié)來實(shí)現(xiàn)完美融合

文書檔案管理工作的兩個(gè)分支對(duì)于整體的發(fā)展有著重要意義?，F(xiàn)階段的首要任務(wù)是要將其二合一。首先我們要增進(jìn)同事之間的感情，消除一些抵觸的情緒，那么可以多進(jìn)行一些團(tuán)建活動(dòng)，加強(qiáng)相互的了解。然后就是在工作中要互相學(xué)習(xí)，對(duì)于對(duì)方的工作內(nèi)容進(jìn)行深入的了解，只有掌握了對(duì)方的工作情況，才能夠找出工作中的差異所在，在合作的過程中也會(huì)更加融洽。最后就是要共同制定出完整化細(xì)致化的工作流程，將整體的工作內(nèi)容進(jìn)行梳理，將各個(gè)工作模塊進(jìn)行細(xì)致的劃分，對(duì)于每一個(gè)員工的情況進(jìn)行深入了解，然后再將每一個(gè)職員安排在一個(gè)最為恰當(dāng)?shù)奈恢蒙?。從而使得每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠緊密相連，避免工作細(xì)節(jié)上脫節(jié)問題的發(fā)生。將文書檔案管理工作緊密聯(lián)系在一起[3]。

2.5 更新管理系統(tǒng)重新制定管理細(xì)則

針對(duì)于管理系統(tǒng)方面的問題，要請(qǐng)專業(yè)化的人員來根據(jù)文書檔案管理工作的內(nèi)容來制定出相關(guān)的管理和辦公系統(tǒng)，新的管理系統(tǒng)要具備一定的安全性和便捷性。這樣定制化的工作系統(tǒng)能夠大大提高工作效率。同時(shí)也提高了保密性，對(duì)于不同級(jí)別的檔案采取分級(jí)權(quán)限的保護(hù)模式。使得文書檔案管理更加正規(guī)化。對(duì)于職員管理細(xì)則方面要重新規(guī)定，將每一個(gè)職員的工作責(zé)任落到每一個(gè)人的身上，那么出現(xiàn)問題就能夠第一時(shí)間找到負(fù)責(zé)人。這樣一來每一名員工對(duì)于自己的工作內(nèi)容就能夠有一個(gè)更加清晰的了解。

3 結(jié)語

在今后的發(fā)展中，文書檔案管理工作會(huì)不斷地出現(xiàn)新的問題。我們要本著一個(gè)創(chuàng)新化發(fā)展的態(tài)度來積極的解決這些問題。從而使得文書檔案管理工作駛?cè)胍粋€(gè)可持續(xù)化發(fā)展的道路當(dāng)中。