信息化背景下檔案管理工作現(xiàn)狀與優(yōu)化策略

楊銀霞

寧夏特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測院 寧夏銀川 750000

1 信息化背景下檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理軟件缺乏規(guī)范性

中國各個省市發(fā)展程度有所不同，信息化程度也有所區(qū)別。①管理軟件不統(tǒng)一。各個省份的檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不統(tǒng)一，所開發(fā)使用的軟件也不盡相同，并且缺乏一個能完美統(tǒng)籌信息搜索與信息管理的軟件，使得在日常工作中，許多事項(xiàng)必須要求本人到檔案所在地辦理，無法遠(yuǎn)程調(diào)取。并且信息管理工作無法全程用電腦完成，使工作進(jìn)程較為緩慢。②檔案管理工作缺少標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案館館藏文件存在缺失的情況，對于缺失文件的記載或處理暫缺統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并且各類檔案的錄入細(xì)則在各個地區(qū)之間缺乏統(tǒng)一明細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，再加上各個省份之間的交流密切程度不一樣，比如長株潭城市群、長三角城市群的城市群內(nèi)部之間交流可能比較頻繁，這些城市之間的細(xì)則可能會相對一致。但是對于稍遠(yuǎn)的城市，比如新疆等與其他省份之間的交流相對較少，在檔案整理方面與其他地區(qū)可能存在較大區(qū)別[1]。

1.2 檔案管理人員缺乏專業(yè)性

檔案信息化要求信息化人才?，F(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求。同時人民群眾對于檔案信息的多樣化需求也在日益增加，截至2018年底，中國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)到了8.29億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)到了59.6%，再加上《中華人民共和國政府信息公開條例》的頒布實(shí)施為人民群眾賦予了更多的知情權(quán)。這要求管理人員具有高知識層次與高技術(shù)，站在信息技術(shù)前沿，為公眾提供更好更專業(yè)的服務(wù)，而不能僅僅了解計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識。

2 檔案管理工作信息化建設(shè)策略

2.1 增加檔案信息化建設(shè)方面資金與硬件投入

檔案工作信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，它是一個長期的、動態(tài)的過程，因此需要投入大量的時間、資金以及人力資源、硬件設(shè)施來保障工作的順利開展，具體如下：一是與國家相關(guān)部門積極協(xié)商，通過建立檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金的模式來獲得財(cái)政資金撥款。二是檔案管理工作是服務(wù)于社會大眾，因此可以廣泛發(fā)動群眾力量，鼓勵社會資金參與檔案管理工作。另外在人員配置上，檔案管理信息化建設(shè)需要建立在專業(yè)人才的基礎(chǔ)上，針對檔案管理信息技術(shù)人才缺乏的問題，不僅要積極引進(jìn)專業(yè)人員，也要強(qiáng)化對內(nèi)部人員的培訓(xùn)，提升其信息技術(shù)水平與檔案信息管理能力。在硬件設(shè)施投入上，要以檔案資源的信息化為對象，以檔案資源為基礎(chǔ)，基于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行精細(xì)化管理，為社會公眾提供更詳盡的檔案信息服務(wù)[2]。

2.2 建立檔案信息管理制度，提升信息安全管理水平

信息安全是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，如果缺少安全保障，那么一切信息化建設(shè)都將歸零。例如為保障檔案信息資源的準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、有效，可以根據(jù)我國《電子文件歸檔與管理規(guī)范》制定檔案信息化建設(shè)制度，保障檔案資源的不斷豐富和完善。又如為保障信息安全，要禁止那些未經(jīng)授予權(quán)限的、非法的用戶通過不正當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)入檔案管理信息系統(tǒng)竊取信息。其次在實(shí)際管理過程中，針對信息管理安全問題既可以采用系統(tǒng)加密、數(shù)據(jù)加密等措施來進(jìn)行預(yù)防。也需要建立針對性的風(fēng)險(xiǎn)識別機(jī)制，對可能存在的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)潛在威脅因素，做好應(yīng)對措施，切實(shí)保護(hù)實(shí)體檔案和檔案信息的安全

2.3 提升管理人員素質(zhì)

做好崗前培訓(xùn)，不僅要確保入職人員對于檔案管理工作流程的了解，保證工作的順利進(jìn)行，更要確保新入職人員對于檔案管理工作的認(rèn)同感、自豪感，減少人員流失。堅(jiān)持崗中培養(yǎng)，由于信息化技術(shù)一直在更新，因此要確保工作人員能及時了解新技術(shù)，必須定時組織技術(shù)學(xué)習(xí)活動。對于不太了解信息化技術(shù)的工作人員，要鼓勵同事之間的互相交流，同時采取激勵機(jī)制，對于主動學(xué)習(xí)的人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會。貫徹學(xué)習(xí)《檔案法》以及《檔案管理辦法》，讓檔案管理從業(yè)人員深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，加強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)。

2.4 改進(jìn)檔案保管方式

截止至2018年底，中國人口已接近14億，其中廣東省與山東省的人口均已超過1億，在人口如此龐大的國家要做好檔案管理是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，尤其是檔案保管方式有嚴(yán)格的要求。不僅要能有充分的空間保存所有實(shí)體形式保存的檔案，更要選擇一個能長久保存的地方，這就對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施提出了高要求。因此必須提高檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，由檔案工作主管部門帶頭，積極請示當(dāng)?shù)卣?，請求?jīng)費(fèi)支持用于檔案管理的工作環(huán)境與設(shè)備，確保辦公室、檔案室、接待室實(shí)現(xiàn)三分開。同時要建立滿足信息化要求的環(huán)境，保證中國檔案管理的先進(jìn)性與長久性，并能與國際化接軌[3]。

2.5 升級檔案管理軟件

各省市之間檔案不互通的很大一部分原因是他們所使用軟件之間的不兼容，因此必須開發(fā)出一個全國通用的檔案管理軟件，為檔案信息的全國互通提供基礎(chǔ)。同時對于檔案管理軟件本身也有要求，要做出一個集信息收集、信息處理、信息搜索與應(yīng)用于一體的多功能軟件。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)與智能手機(jī)普及的現(xiàn)在，要讓檔案管理軟件與人民群眾的需求相結(jié)合，比如讓人民群眾在家就能做到信息的上傳與驗(yàn)證，軟件后臺則能將人們上傳的信息進(jìn)行分析處理以及儲存與歸類，方便后續(xù)的搜索與應(yīng)用，讓政府、企業(yè)與個人在信息的使用上沒有障礙。

3 結(jié)語

信息技術(shù)的出現(xiàn)極大改變了人們的生產(chǎn)生活方式，檔案工作的信息化建設(shè)是大勢所趨，是企事業(yè)單位檔案工作提效的必經(jīng)之路。任何一個行業(yè)脫離信息化，就會被時代所拋棄。面對檔案工作信息化建設(shè)的不足，必須加強(qiáng)信息化建設(shè)資金投入，以檔案實(shí)際工作需要為導(dǎo)向保障信息化建設(shè)工作、信息安全管理的有效開展，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理工作信息化進(jìn)程[4]。