淺談高校后勤物資采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制

盧海峰

浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江東陽(yáng) 322100

1 高校后勤物質(zhì)采購(gòu)工作特點(diǎn)及存在問題

1.1 特點(diǎn)

其一，經(jīng)費(fèi)來源種類繁多。一是途徑多種，如財(cái)政撥款、橫向縱向課題、校企合作等；二是類型多樣，如重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、科研創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)、工程中心、智庫(kù)、社科研究基地、非遺中心、各類科研項(xiàng)目等。其二，設(shè)備采購(gòu)專業(yè)性強(qiáng)。高校貨物類采購(gòu)多為實(shí)驗(yàn)室設(shè)備，教學(xué)科研使用，專業(yè)相關(guān)，更多地涉及研究方向，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。其三，采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃性差?？蒲薪?jīng)費(fèi)來源多且下達(dá)時(shí)間不同，科學(xué)研究存在不確定性，如實(shí)驗(yàn)過程中某些關(guān)鍵設(shè)備突然失靈，科學(xué)研究過程中臨時(shí)需要增添某些設(shè)備，時(shí)間相對(duì)緊急。其四，工作人員專業(yè)性差。多數(shù)高校將設(shè)備處（國(guó)資處）的設(shè)備科改名稱為采購(gòu)中心，認(rèn)為采購(gòu)就是一個(gè)購(gòu)買行為，原先從事設(shè)備管理的人員不懂采購(gòu)預(yù)算申報(bào)和采購(gòu)計(jì)劃編制。同時(shí)，未能及時(shí)組織相關(guān)業(yè)務(wù)工作人員參加專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，造成從業(yè)人員不熟悉采購(gòu)和招投標(biāo)流程，各環(huán)節(jié)脫節(jié)，不能有效地開展工作[1]。

1.2 高校采購(gòu)工作存在的問題

其一，申報(bào)采購(gòu)預(yù)算與采購(gòu)計(jì)劃安排不一致。申報(bào)采購(gòu)預(yù)算由使用部門負(fù)責(zé)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人考慮較多的是項(xiàng)目的技術(shù)需求，在預(yù)算申報(bào)時(shí)未考慮到或根本不清楚采購(gòu)計(jì)劃安排的合理性，結(jié)果造成實(shí)際支出與預(yù)算差距較大。其二，采購(gòu)需求調(diào)研不充分。項(xiàng)目的采購(gòu)需求，僅僅靠項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或普通的任課老師，通過電話咨詢或網(wǎng)上查詢進(jìn)行編制，未進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，更沒有多方咨詢。原因一是當(dāng)前形勢(shì)下，反腐新常態(tài)，使用部門為避嫌，不愿意與供應(yīng)商接觸，覺得多一事不如少一事；二是思想上不夠重視，工作標(biāo)準(zhǔn)不高。其三，采購(gòu)環(huán)節(jié)不能無縫對(duì)接。由于組織機(jī)構(gòu)不健全，相關(guān)制度不完善，采購(gòu)項(xiàng)目從申報(bào)到完成需要經(jīng)過采購(gòu)預(yù)算申報(bào)（資產(chǎn)配置申報(bào)）、立項(xiàng)批復(fù)、采購(gòu)項(xiàng)目審批（采購(gòu)計(jì)劃號(hào)申請(qǐng)）、編制招標(biāo)文件、發(fā)布采購(gòu)公告、評(píng)標(biāo)確定供應(yīng)商、簽訂合同、履約驗(yàn)收、按合同付款等眾多環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)交叉于不同部門（科室），其中，采購(gòu)預(yù)算申報(bào)使用部門負(fù)責(zé)申請(qǐng)，立項(xiàng)批復(fù)相關(guān)職能部門，資產(chǎn)配置和預(yù)算下達(dá)財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)，采購(gòu)項(xiàng)目審批采購(gòu)中心負(fù)責(zé)，采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)采購(gòu)中心，接收并在預(yù)算系統(tǒng)中提交財(cái)務(wù)處配置資金等，多數(shù)高校未建立統(tǒng)一的信息化平臺(tái)進(jìn)行無縫對(duì)接。

2 高校采購(gòu)工作對(duì)策研究

2.1 健全組織架構(gòu)

其一，成立采購(gòu)管理委員會(huì)，全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校采購(gòu)工作。由分管國(guó)資處的校領(lǐng)導(dǎo)任主任，成員財(cái)務(wù)處、后勤處、基建處、監(jiān)察處、審計(jì)處、學(xué)工處、保衛(wèi)處、圖書館、人事處、科研處等部門主要負(fù)責(zé)人組成。其主要職責(zé)是全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校的采購(gòu)工作；審定學(xué)校采購(gòu)工作的規(guī)章制度；決定學(xué)校采購(gòu)工作中的重大事項(xiàng)；審定重大工程建設(shè)項(xiàng)目的特殊采購(gòu)方案。其二，管理委員會(huì)下設(shè)辦公室，處理日常業(yè)務(wù)工作。負(fù)責(zé)貫徹國(guó)家采購(gòu)和招投標(biāo)的法律法規(guī)，擬訂學(xué)校采購(gòu)工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則和工作程序；完成采購(gòu)管理委員會(huì)交辦的其他工作。其三，成立采購(gòu)中心，負(fù)責(zé)學(xué)校采購(gòu)工作具體組織和實(shí)施。其主要職責(zé)是：協(xié)助項(xiàng)目承辦單位和招標(biāo)代理單位審查招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)與中標(biāo)信息，簽訂合同并備案；負(fù)責(zé)對(duì)招標(biāo)代理單位的管理，協(xié)助處理采購(gòu)項(xiàng)目的質(zhì)疑和投訴；組織召開招投標(biāo)文件會(huì)審會(huì)；負(fù)責(zé)歸口范圍內(nèi)采購(gòu)相關(guān)資料的整理和歸檔。

2.2 完善相關(guān)制度

規(guī)范學(xué)校采購(gòu)工作，提高資金使用效益，維護(hù)學(xué)校利益，完善監(jiān)督制約機(jī)制，依據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《政府采購(gòu)非招標(biāo)采購(gòu)方式管理辦法》以及省市地方政府有關(guān)采購(gòu)和招投標(biāo)方面的法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定采購(gòu)管理辦法及實(shí)施細(xì)則。從采購(gòu)招標(biāo)范圍及途徑、限額標(biāo)準(zhǔn)及采購(gòu)方式、采購(gòu)程序及責(zé)任與紀(jì)律等方面規(guī)范采購(gòu)工作[2]。

2.3 厘清工作界面

項(xiàng)目從立項(xiàng)審批、實(shí)施到完成，涉及多個(gè)部門、科室分工合作，必須對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確說明。采購(gòu)項(xiàng)目承辦單位作為第一責(zé)任人，可以要求其主要負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的前期調(diào)研和論證，負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目招標(biāo)所需技術(shù)參數(shù)的擬定與技術(shù)釋疑，負(fù)責(zé)選派一名代理參與相關(guān)項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)工作，負(fù)責(zé)擬定合同文本，組織采購(gòu)項(xiàng)目的合同洽談，參與合同審簽，并負(fù)責(zé)合同履行，負(fù)責(zé)組織采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收，并做好項(xiàng)目的驗(yàn)收反饋工作等。業(yè)務(wù)歸口管理部門作為項(xiàng)目協(xié)調(diào)單位，其主要負(fù)責(zé)全面協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和管理采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，指導(dǎo)項(xiàng)目的具體實(shí)施，監(jiān)督項(xiàng)目結(jié)算經(jīng)費(fèi)的事宜等。

2.4 搭建專業(yè)團(tuán)隊(duì)

采購(gòu)本身是一項(xiàng)政策性和專業(yè)性較強(qiáng)的工作，高校設(shè)置采購(gòu)中心，負(fù)責(zé)全校貨物、服務(wù)和工程等全要素采購(gòu)，工作開展同時(shí)面向政府和市場(chǎng)，兼具政策性強(qiáng)、涉及面寬、業(yè)務(wù)性專等特點(diǎn)，對(duì)其業(yè)務(wù)工作人員有著較高的要求。這就要求采購(gòu)中心必須根據(jù)新情況搭建專業(yè)團(tuán)隊(duì)。

3 塑造良好的內(nèi)部控制環(huán)境

高校要想切實(shí)塑造起良好的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，則首要之務(wù)當(dāng)應(yīng)建立其具有足夠能力的戰(zhàn)略管理職能結(jié)構(gòu)來履行學(xué)校所指定的各項(xiàng)發(fā)展決策。根據(jù)我國(guó)教育部所頒發(fā)的《國(guó)家教育發(fā)展規(guī)劃綱要》則學(xué)校的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃應(yīng)當(dāng)涵蓋學(xué)校的中長(zhǎng)期發(fā)展愿景、學(xué)術(shù)目標(biāo)以及學(xué)術(shù)中心等方面的建設(shè)，與此同時(shí)，有關(guān)師資隊(duì)伍、創(chuàng)新體系、學(xué)科體系以及校園等建設(shè)規(guī)劃亦當(dāng)納入學(xué)校的內(nèi)部控制議程。而各部門在執(zhí)行決議過程中，需對(duì)發(fā)展規(guī)劃予以適度分解，并以此制定各部門的年度工作計(jì)劃與預(yù)算，以確保其中各項(xiàng)工作的順利落實(shí)。

4 加強(qiáng)各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管理

高校針對(duì)全面風(fēng)險(xiǎn)的管理，應(yīng)首先致力于內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理手冊(cè)的建設(shè)，并隨后就風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)方面予以合理評(píng)估，由此方能明確學(xué)校各部門各自容易引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)，繼而通過機(jī)制合理的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略來降低學(xué)校風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率。如針對(duì)學(xué)校預(yù)算業(yè)務(wù)，其所應(yīng)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)便應(yīng)集中在以下幾個(gè)方面：如校內(nèi)各部門之間的溝通是否充分與協(xié)調(diào)、學(xué)校的資產(chǎn)配置是否合理、是否各項(xiàng)開支與具體的開支額度均經(jīng)過正規(guī)化的程序得到了批復(fù)，一切活動(dòng)的執(zhí)行進(jìn)度是否合理等。而與采購(gòu)相關(guān)的業(yè)務(wù)，其風(fēng)險(xiǎn)管理工作所需關(guān)注的重點(diǎn)則應(yīng)集中于采購(gòu)的預(yù)算制定是否合理、有關(guān)采購(gòu)的預(yù)算編制文件是否真實(shí)且完整、是否嚴(yán)格按照了規(guī)定的程序履行了采購(gòu)相關(guān)的驗(yàn)收工作以及采購(gòu)過程是否由健全的監(jiān)督機(jī)制來監(jiān)督等。至于資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)所需關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)則主要包含：有關(guān)資產(chǎn)歸口的管理與使用責(zé)任是否得到了明確；是否存在長(zhǎng)實(shí)不符的情況，所有資產(chǎn)是否按照了相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置[3]。

5 完善內(nèi)部控制流程

對(duì)高校的業(yè)務(wù)活動(dòng)開展而言，其內(nèi)部控制流程是否完善，將嚴(yán)重影響到活動(dòng)開展的有序性。對(duì)此，為確保高校業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序開展，則高校應(yīng)對(duì)當(dāng)前的內(nèi)控管理流程予以仔細(xì)梳理，并就各管理部門的架構(gòu)層次、功能范圍、規(guī)模大小等方面的差異予以審慎考量，以確保內(nèi)部控制流程制定的系統(tǒng)與全面，如此方有助于加強(qiáng)對(duì)學(xué)校層面以及業(yè)務(wù)層面的雙重控制，繼而切實(shí)發(fā)揮高校內(nèi)部控制體系的積極作用。

6 建立健全信息溝通機(jī)制

針對(duì)高校的內(nèi)部控制體系建立，有效的信息溝通與反饋當(dāng)時(shí)協(xié)調(diào)內(nèi)控各環(huán)節(jié)活動(dòng)的關(guān)鍵。對(duì)此，為切實(shí)發(fā)揮高校內(nèi)部控制體系的重要作用，則與之相關(guān)的信息溝通機(jī)制亦當(dāng)盡快健全。而基于如今這種信息化時(shí)代，高校應(yīng)當(dāng)積極基于現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)來切實(shí)建立起涵蓋高校全部業(yè)務(wù)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息系統(tǒng)，以便囊括學(xué)校內(nèi)外部的各方面信息，并及時(shí)對(duì)所搜集到的數(shù)據(jù)展開系統(tǒng)分析，由此既能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制定相關(guān)決策提供依據(jù)，且能切實(shí)促進(jìn)管理者與普通教職工的行為規(guī)范。

7 建立完善的內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制，形成監(jiān)督合力

針對(duì)高校的內(nèi)部治理過程，除了需內(nèi)部審計(jì)部門堅(jiān)決履行好自身責(zé)任外，尚需建立起完善的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制來與之形成監(jiān)督合力，如此方能讓各級(jí)人員均深切領(lǐng)會(huì)到相關(guān)規(guī)章制度及操作規(guī)章，繼而嚴(yán)格約束自身行為[4]。

8 結(jié)語(yǔ)

總之，高校的內(nèi)控體系建設(shè)應(yīng)務(wù)必基于高校實(shí)際情況來對(duì)散布于高校管理的相關(guān)元素予以有效整合，如此方有利于增強(qiáng)高校內(nèi)控體系的系統(tǒng)性與科學(xué)性。與此同時(shí)，高校亦可借助內(nèi)部體系構(gòu)建的契機(jī)來將之作為強(qiáng)化學(xué)校管理的抓手，如此方能對(duì)學(xué)校的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)予以進(jìn)一步優(yōu)化，進(jìn)而在增強(qiáng)學(xué)校的內(nèi)部管理效力同時(shí)全面提升高校的綜合治理水平[5-7]。