高校固定資產(chǎn)招標(biāo)和管理中存在的問題及解決方法

王園

浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江東陽 322100

高校固定資產(chǎn)管理一直是高校管理的重中之重，為學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)的正常開展提供的必要的基礎(chǔ)。隨著近些年高校發(fā)展的不斷加快，高校固定資產(chǎn)的管理難度也明顯提升，傳統(tǒng)的管理方法不能滿足高校固定資產(chǎn)管理的發(fā)展要求。近些年隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校固定資產(chǎn)管理的信息化水平也在不斷提高，逐漸構(gòu)建和形成了自己的資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)。

1 高校固定資產(chǎn)信息化管理的必要性

高校固定資產(chǎn)管理的水平與質(zhì)量的提升依托信息化手段，很好地實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)監(jiān)控的效果。學(xué)校固定資產(chǎn)管理過程中，固定資產(chǎn)的使用主體可能會(huì)發(fā)生變化，部分固定資產(chǎn)會(huì)被清查和處置，依托信息化的方式，可以很好地動(dòng)態(tài)進(jìn)行固定資產(chǎn)的監(jiān)測(cè)，每一項(xiàng)固定資產(chǎn)的變動(dòng)都可以進(jìn)行追蹤，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的管理和追蹤，固定資產(chǎn)從立項(xiàng)、招標(biāo)到使用、處置都需要建檔，通過建檔的方式進(jìn)行整理和分析，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，每一項(xiàng)資產(chǎn)的變動(dòng)都需要輸入到信息系統(tǒng)當(dāng)中，方便進(jìn)行調(diào)取。其次，高校固定資產(chǎn)信息化管理有利于實(shí)現(xiàn)資源的共享。從目前來看，高校固定資產(chǎn)管理過程中，學(xué)校需要對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)和總體掌握，而各二級(jí)院系、后勤部門和其他部門也需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行資源的調(diào)配，需要對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行了解，如部分共享實(shí)驗(yàn)室需要教師根據(jù)時(shí)間進(jìn)行合理的安排，方便開展教學(xué)工作，通過固定資產(chǎn)的共享可以有效提高固定資產(chǎn)的使用率，實(shí)現(xiàn)資源的合理調(diào)配[1]。

2 高校固定資產(chǎn)信息化存在的問題

2.1 信息化管理水平不高

高校固定資產(chǎn)信息化管理過程中，基于高校資產(chǎn)管理的特征和表現(xiàn)，固定資產(chǎn)的登記存在一定的問題，信息化的水平不高。首先，固定資產(chǎn)信息化管理過程中，只有固定資產(chǎn)的驗(yàn)收和領(lǐng)取人，沒有部門的變動(dòng)情況，特別是一些教室、電腦等物品劃撥時(shí)，沒有及時(shí)輸入到信息系統(tǒng)當(dāng)中，導(dǎo)致信息系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)與實(shí)際用途、實(shí)際使用人不符，有的固定資產(chǎn)報(bào)廢以后，其信息依然停留在信息系統(tǒng)當(dāng)中，還是作為固定資產(chǎn)存在，但在年末清查時(shí)無法找到固定資產(chǎn)的信息。其次，高校固定資產(chǎn)管理普遍采用二級(jí)院系和各級(jí)部門分開管理的辦法，導(dǎo)致各院系和部門只負(fù)責(zé)自己部分的固定資產(chǎn)管理致，固定資產(chǎn)管理存在閑置和擱置的情況，資產(chǎn)利用率不高，如有的院系人數(shù)多，分配的教室資源和辦公資源較多，存在一定的閑置情況，部分院系情愿辦公室和教室空著，也不愿意分配給其他院系使用，這種情況在當(dāng)前的固定資產(chǎn)信息管理過程中普遍存在。

2.2 高校招投標(biāo)存在的主要問題

高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制的內(nèi)容比較多，包含了環(huán)境評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、內(nèi)部監(jiān)督、控制活動(dòng)等幾項(xiàng)內(nèi)容，需要切實(shí)根據(jù)招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制的內(nèi)容進(jìn)行劃分和明確。首先高校招標(biāo)采購(gòu)需要結(jié)合高校具體的業(yè)務(wù)部門，采購(gòu)辦公室、財(cái)務(wù)、審計(jì)各部門進(jìn)行審核同意，需要各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校的分管領(lǐng)導(dǎo)同意后才能實(shí)施招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃。其次，要做好高校招標(biāo)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作。高校招標(biāo)采購(gòu)是存在一定的風(fēng)險(xiǎn)的，這種風(fēng)險(xiǎn)既有外部原因也有內(nèi)部原因，外部原因需要進(jìn)行合理的控制，但高?？刂颇芰Ρ容^薄弱，因此，主要是做好內(nèi)部原因控制，內(nèi)部控制需要結(jié)合招標(biāo)采購(gòu)的常見問題、內(nèi)部的具體情況進(jìn)行合理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估并制定相對(duì)完善的解決措施，如常見的資金落實(shí)情況，部分高校存在資金不到位就開展招標(biāo)采購(gòu)的問題，導(dǎo)致后續(xù)資金遲遲不到賬，引發(fā)訴訟問題，因此要把這類問題合理控制和規(guī)避。最后，高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制要加強(qiáng)信息與溝通，做好學(xué)校內(nèi)外的溝通，避免招標(biāo)采購(gòu)信息不對(duì)稱的情況，同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，綜合高校財(cái)務(wù)、審計(jì)、資產(chǎn)管理等各部門對(duì)采購(gòu)進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)事項(xiàng)和內(nèi)容符合內(nèi)控程序，同時(shí)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，包括招標(biāo)環(huán)節(jié)、投標(biāo)環(huán)節(jié)[2]。

3 高校固定資產(chǎn)的信息化管理提升策略

3.1 加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)信息人員綜合能力

高校固定資產(chǎn)的信息化管理過程中，必須要加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)信息人員的綜合能力，提高信息化管理的能力。首先，高校固定資產(chǎn)信息人員應(yīng)堅(jiān)持每個(gè)院系配屬一名信息員的，信息員負(fù)責(zé)本院系的資產(chǎn)管理，將本院系的資產(chǎn)情況輸入到學(xué)校的資產(chǎn)管理系統(tǒng)當(dāng)中，同時(shí)實(shí)行責(zé)任制度，任何資產(chǎn)在清盤的過程中出現(xiàn)問題，如固定資產(chǎn)使用信息與實(shí)際人不相符等情況，信息員需要對(duì)此負(fù)責(zé)，同時(shí)要對(duì)本院系資產(chǎn)利用率負(fù)責(zé)，每一個(gè)同定資產(chǎn)的使用情況必須要明確到小時(shí)，實(shí)現(xiàn)與其他院系的資產(chǎn)共享，可以隨時(shí)根據(jù)院系需要申請(qǐng)調(diào)配。其次，加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)信息人的培訓(xùn)，從目前來看，大部分的高校固定資產(chǎn)信息人是首次接觸固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)操作不熟悉，因此應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)信息人進(jìn)行培訓(xùn)和教育工作，幫助信息人快速掌握固定資產(chǎn)的系統(tǒng)，可以熟練操作系統(tǒng)，確保所有固定資產(chǎn)按照系統(tǒng)要求進(jìn)行錄入，確保所有信息的真實(shí)有效。最后，高校固定資產(chǎn)信息人員大多是兼職，是由教務(wù)或任課教師兼職，這種情況下必須要提高固定資產(chǎn)信息人的責(zé)任意識(shí)，明確院系固定資產(chǎn)信息化管理的重要性，幫助其認(rèn)識(shí)到固定資產(chǎn)信息化錄入的重要性和對(duì)資產(chǎn)配置的意義，同時(shí)落實(shí)責(zé)任制度，一旦學(xué)校在對(duì)院系固定資產(chǎn)進(jìn)行盤查時(shí)出現(xiàn)問題，院長(zhǎng)為第一責(zé)任人、固定資產(chǎn)信息人為第二責(zé)任人，通過這種方式提高固定資產(chǎn)信息人員工作的積極性和責(zé)任心。

3.2 進(jìn)一步規(guī)范高校招標(biāo)采購(gòu)的各項(xiàng)環(huán)節(jié)

高校招標(biāo)采購(gòu)各項(xiàng)環(huán)節(jié)長(zhǎng)期處于不規(guī)范的狀態(tài)，如項(xiàng)目存在未批先購(gòu)的情況，這也屬于歷史遺留的原因。因此，高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制過程中要進(jìn)一步規(guī)范高校招標(biāo)采購(gòu)的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，根據(jù)環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制，從事后控制轉(zhuǎn)為事前監(jiān)督和事中控制，提高內(nèi)部控制的有效性。具體來說，高校招標(biāo)采購(gòu)過程中，根據(jù)項(xiàng)目的前中后分別做好內(nèi)部控制，在招標(biāo)采購(gòu)前期，應(yīng)做好采購(gòu)方式評(píng)審，選擇最優(yōu)采購(gòu)方式，合理判斷是定點(diǎn)采購(gòu)還是批量采購(gòu)；在項(xiàng)目實(shí)施過程中，堅(jiān)持審批制度，對(duì)項(xiàng)目過程中的各項(xiàng)目?jī)?nèi)容要及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督，避免出現(xiàn)程序上的問題；項(xiàng)目的后期，要建立反饋機(jī)制，對(duì)于質(zhì)量不過關(guān)等問題進(jìn)行集中反饋，同時(shí)做好內(nèi)部控制工作，必要進(jìn)行退貨處理和拉黑名單處理。

3.3 進(jìn)一步加強(qiáng)高校招標(biāo)的內(nèi)部監(jiān)管體系

在高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制過程中，必須進(jìn)一步完善內(nèi)部監(jiān)督制度，通過監(jiān)督實(shí)現(xiàn)陽光下招標(biāo)采購(gòu)的運(yùn)行。近年來，高校招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)域腐敗現(xiàn)象頻繁發(fā)生，部分高校領(lǐng)導(dǎo)參與其中，嚴(yán)重影響了高校投標(biāo)采購(gòu)的公信力。因此，有必要做好高校內(nèi)部的監(jiān)督制度，嚴(yán)格責(zé)任制度，確保招標(biāo)采購(gòu)過程受到嚴(yán)密監(jiān)督。首先，高校應(yīng)建立專門的招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督小組，由高校審計(jì)、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理等部門組成，以保證監(jiān)督小組的專業(yè)性。其次，高校的內(nèi)部監(jiān)督應(yīng)該派遣一個(gè)監(jiān)督小組，從招標(biāo)采購(gòu)的立項(xiàng)、招投標(biāo)等流程進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都合乎規(guī)定，確保各個(gè)環(huán)節(jié)符合規(guī)定，同時(shí)，分析項(xiàng)目和檢查是否有問題。最后，高校招標(biāo)采購(gòu)過程中應(yīng)堅(jiān)持公平、公開的原則，及時(shí)公布招標(biāo)采購(gòu)的結(jié)果，同時(shí)，鼓勵(lì)高校的教職員工包括在內(nèi)的群眾監(jiān)督招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的進(jìn)行，設(shè)立舉報(bào)專線，同時(shí)，鼓勵(lì)群眾參與到招標(biāo)當(dāng)中，就目前而言，很多高校的腐敗招標(biāo)采都是群眾提供的線索，這表明，在高校招標(biāo)內(nèi)部監(jiān)督制度建設(shè)過程中，必須充分發(fā)揮群眾的力量[3]。

3.4 進(jìn)一步加強(qiáng)固定資產(chǎn)信息監(jiān)督與管理

高校固定資產(chǎn)信息化建設(shè)過程中必須要加強(qiáng)信息的監(jiān)督與管理工作，防止信息失真的情況。高校固定資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)是信息的完整性和真實(shí)性，否則信息化建設(shè)形同虛弱，無論信息化建設(shè)水平如何高，也不可能建立在虛假的信息基礎(chǔ)上。因此，固定資產(chǎn)信息的監(jiān)理和管理是非常必要的。首先，高校應(yīng)定期對(duì)校內(nèi)的固定資產(chǎn)情況進(jìn)行清點(diǎn)和盤查，特別是對(duì)流動(dòng)性較強(qiáng)的固定資產(chǎn)，如桌椅、筆記本等內(nèi)容，必須要做好資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移錄入工作，確保所有的信息真實(shí)有效，不存在漏記、錯(cuò)記的情況；其次，高校對(duì)內(nèi)部固定資產(chǎn)的管理必須做好錄入工作，特別是對(duì)新的固定資產(chǎn)，如新校區(qū)、新院系、新實(shí)驗(yàn)室的管理必須要落實(shí)到位，要采取固定資產(chǎn)先行的原則，將所有固定資產(chǎn)及時(shí)進(jìn)行錄入，每一項(xiàng)的變動(dòng)必須要錄入系統(tǒng)，包括固定資產(chǎn)的使用人、固定資產(chǎn)的領(lǐng)用人等內(nèi)容必須要明確，真實(shí)反映各項(xiàng)資源的變動(dòng)情況。

4 結(jié)語

綜上所述，高校固定資產(chǎn)信息化建設(shè)任重道遠(yuǎn)，必須要充分利用信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，提高固定資產(chǎn)信息化的水平和質(zhì)量，為固定資產(chǎn)管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)堅(jiān)持做好固定資產(chǎn)管理的共享、專業(yè)等功能，提高信息管理的整體水平[4]。