淺談新常態(tài)下核電企業(yè)的文檔一體化

史為樂

中核霞浦核電有限公司 福建寧德 355100

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，科技信息化水平的不斷推進(jìn)，這也為文檔工作逐漸實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化管理提供了可能。文檔一體化可以簡(jiǎn)單理解為管理文件從生成、辦理、歸檔等全過程的工作，這就是結(jié)合文件、檔案管理的需要來促進(jìn)核電企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 核電企業(yè)文檔管理的特點(diǎn)

1.1 文件材料分散

核電項(xiàng)目的確立以及實(shí)行往往會(huì)呈現(xiàn)分散性，因此，相關(guān)的文件材料也比較分散，這主要是因?yàn)楹穗婍?xiàng)目立項(xiàng)之前必須對(duì)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行論證，一般是對(duì)建設(shè)地址的地質(zhì)災(zāi)害情況進(jìn)行評(píng)估并掌握準(zhǔn)確信息，這也就造成了后期文檔歸檔工作會(huì)相對(duì)困難，但是由于核電項(xiàng)目的特殊性以及其對(duì)核電事業(yè)的進(jìn)步、國(guó)家政策等產(chǎn)生重要的影響來說，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞒绦虿豢苫蛉盵1]。

1.2 文檔管理難度大

對(duì)于核電企業(yè)來說，其所立項(xiàng)的項(xiàng)目工程大部分建設(shè)周期較長(zhǎng)，再加上日常工作中會(huì)和不同的供貨單位以及建設(shè)單位合作，勢(shì)必就會(huì)產(chǎn)生較多的合同等文檔工作，這在很大程度上造成了文檔管理難度大的現(xiàn)狀。為了有效解決核電企業(yè)文檔部門管理人員數(shù)量不足的問題，核電企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)通常會(huì)采用總包管理方法，把項(xiàng)目分包出去，以此緩解核電工程項(xiàng)目建設(shè)中施工、設(shè)備供應(yīng)、安裝、調(diào)試等環(huán)節(jié)的文檔工作的壓力。

1.3 文檔數(shù)量多，技術(shù)保密性強(qiáng)

因?yàn)楹穗娖髽I(yè)發(fā)展過程中，對(duì)技術(shù)要求較為嚴(yán)格，相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目需要不斷創(chuàng)新發(fā)展，在項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程中，會(huì)涉及到大量的檔案資料文件，文檔大多帶有機(jī)密性，需要妥善保管[2]。

1.4 檔案文件長(zhǎng)期利用

核電企業(yè)發(fā)展建設(shè)過程中，從項(xiàng)目立項(xiàng)到施工完成中，產(chǎn)生的大量相關(guān)材料信息，可以為以后的施工管理、運(yùn)行管理、檢修管理等提供數(shù)據(jù)理論支持，能夠進(jìn)行長(zhǎng)期的有效利用。

2 新常態(tài)下核電企業(yè)的文檔一體化管理要點(diǎn)

2.1 提高“文檔一體化”的意識(shí)

文檔一體化工作的管理效率直接影響著國(guó)有企業(yè)的工作進(jìn)程以及發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作必須能夠體現(xiàn)必要性、時(shí)代性以及緊迫性，充分展現(xiàn)國(guó)有企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展支柱的敢為人先的精神風(fēng)貌。意識(shí)決定行動(dòng)，因此，國(guó)有企業(yè)必須培養(yǎng)加強(qiáng)管理者對(duì)文檔一體化的了解，提高“文檔一體化”意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)客觀科學(xué)的認(rèn)識(shí)文檔一體化管理理念帶給企業(yè)自身發(fā)展的益處以及文檔一體化管理對(duì)于檔案資源利用率提升的重要作用。具體來說，國(guó)有企業(yè)必須勇于接受新鮮事物，積極主動(dòng)的開展文檔一體化管理模式的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，充分發(fā)揮文檔一體化管理的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)企業(yè)員工以及管理人員對(duì)于文檔一體化管理的深入認(rèn)識(shí)并熟悉掌握精髓，在全公司內(nèi)部定期進(jìn)行文檔一體化管理的宣傳與培訓(xùn)工作，促使全體領(lǐng)導(dǎo)職工將文檔一體化理念深入人心并貫徹落實(shí)到工作中。

2.2 優(yōu)化文檔一體化管理技術(shù)

在文檔整理方面，針對(duì)于我國(guó)目前核電企業(yè)文檔的現(xiàn)狀、存在的問題以及如何來使文檔整理工作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)進(jìn)行深入分析，以點(diǎn)帶面，以部分帶動(dòng)整體，可以讓文檔整理工作有一個(gè)良好的發(fā)展環(huán)境。

在文檔鑒定方面，文檔鑒定工作就是甄別和判定文檔的價(jià)值，決定文檔存與毀的選擇和對(duì)留存文檔保管期限的確定。按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法做好文檔鑒定工作 ，是文檔工作中相當(dāng)重要的一項(xiàng)工作，必須引起我們的高度重視。

在文檔保護(hù)方面，文檔保護(hù)技術(shù)工作標(biāo)準(zhǔn)化的過程中存在的問題：標(biāo)準(zhǔn)體系不夠全面、標(biāo)準(zhǔn)更新不及時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)的制定滯后于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)率低、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容有錯(cuò)誤。并對(duì)存在的問題提出了自己的建議：制定《文檔工作標(biāo)準(zhǔn)管理辦法》、積極采取國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)策略，推進(jìn)文檔保護(hù)技術(shù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、立足國(guó)情，加快制定符合我國(guó)國(guó)情的文檔保護(hù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 提升管理系統(tǒng)的自動(dòng)化水平

在核電企業(yè)文檔一體化管理過程中，所產(chǎn)生的文檔種類具有多元化的發(fā)展特點(diǎn)，同時(shí)，文檔數(shù)量也在不斷增多。想要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理標(biāo)準(zhǔn)，必須運(yùn)用先進(jìn)的自動(dòng)化管理體系，與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)有效結(jié)合，提升文檔全過程管理的自動(dòng)化要點(diǎn)，可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源共享，節(jié)能人力資源成本，輔助實(shí)際項(xiàng)目操作。與此同時(shí)，想要實(shí)現(xiàn)文檔的自動(dòng)化管理，還必須加大資金和設(shè)備支持，不斷提升自動(dòng)化建設(shè)發(fā)展水平，對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)工作，有效提升文檔部門管理人員綜合素質(zhì)和職業(yè)技能，促進(jìn)文檔管理一體化工作的順利高效開展[3]。

2.4 積極對(duì)分散管理體制進(jìn)行改革

就現(xiàn)階段我國(guó)核電企業(yè)文檔管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，其管理方式較為分散，不利于集中管理，想要從根本上保障核電企業(yè)文檔一體化管理方法的實(shí)施，需要做好以下幾點(diǎn)內(nèi)容：第一，改革現(xiàn)有的分散管理體制，著眼全局，統(tǒng)籌發(fā)展，為了有效防止核電企業(yè)出現(xiàn)檔案和文書管理工作變成兩個(gè)分支的小系統(tǒng)，企業(yè)應(yīng)該在內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)完善的文檔辦公并管控發(fā)展體系，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理；第二，因?yàn)楝F(xiàn)階段的文檔管理工作管理方法已經(jīng)相對(duì)成熟，在核電企業(yè)發(fā)展中，文書工作內(nèi)容主要在辦公室中開展進(jìn)行，而檔案工作則大多為辦公室的一個(gè)分支進(jìn)行管理，二者之間沒有有效的統(tǒng)一，所以，要針對(duì)此類現(xiàn)象進(jìn)行相應(yīng)改革和完善。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息科技技術(shù)日益發(fā)展的今天，文檔管理工作逐漸趨向于文檔一體化管理模式，這對(duì)于核電企業(yè)高效開展管理工作，注重對(duì)電子文件的管理與前期控制是非常有利的。當(dāng)然，要想實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理更高效的服務(wù)于核電企業(yè)的發(fā)展，還必須強(qiáng)化工作人員的水平，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行文件從產(chǎn)生到保存銷毀全過程的管理工作。