新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進措施

孫國群

中核霞浦核電有限公司 福建寧德 355100

隨著企業(yè)改革的不斷深化，國有企業(yè)的改革日見成效，已經(jīng)由計劃經(jīng)濟徹底轉(zhuǎn)變到了市場經(jīng)濟。在當前新形勢下，企業(yè)管理中的檔案工作起到非常重要的作用，已經(jīng)與傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制管理發(fā)生了根本性的改變，企業(yè)需要制定統(tǒng)一的目標，促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。該階段做好檔案工作，就必須要具備與時俱進和開拓創(chuàng)新的精神，緊緊圍繞企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合市場的發(fā)展情況，找到檔案工作與企業(yè)的結(jié)合點，將檔案信息的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，打造檔案工作的新狀態(tài)[1]。

1 企業(yè)檔案管理面臨的問題

1.1 檔案管理工作效率不夠理想

在社會環(huán)境和人們的工作生活方式發(fā)生巨大變化的情況下，企業(yè)檔案工作有了新的定位，即應(yīng)圍繞服務(wù)于檔案信息用戶和保證檔案信息的客觀和完整性，在信息化的時代發(fā)揮檔案信息的最大價值。但是由于目前企業(yè)的檔案工作囿于傳統(tǒng)理念和工作模式，將工作重心依然放在檔案的管理方面，而在服務(wù)的層面缺乏新意和主動性。因此，首先管理工作的效率不盡如人意，甚至由于得不到足夠重視而沒有專職和專業(yè)的檔案管理人員。其次，在服務(wù)方面則完全被動的回應(yīng)來自各方面的咨詢和借閱等請求。而且由于缺少細化和標準的工作流程，導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量無法滿足現(xiàn)實需要，使用戶既無法擁有良好的檔案信息應(yīng)用體驗，也無法借助專業(yè)化服務(wù)從中得到更有價值的信息。而在當前的社會背景下，這無疑是對信息資源的浪費。

1.2 現(xiàn)有服務(wù)和管理方式缺少人性化元素

人性化管理理念之所以能夠從企業(yè)管理引申到其它領(lǐng)域，根本原因在于其精準的把握了人這一管理中最關(guān)鍵的要素。無論是企業(yè)、事業(yè)還是其它組織機構(gòu)，只要涉及到管理便離不開人的元素，只要準確掌握人性化管理的精髓，便能在所有性質(zhì)的組織機構(gòu)管理中形成更加和諧、高效和充滿創(chuàng)造力的氛圍，讓所有牽涉其中的人都能展示自己最優(yōu)秀的一面。而現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理無論是服務(wù)還是內(nèi)部事務(wù)管理都缺乏人性化元素，體現(xiàn)為員工感受不到工作的價值和意義，而用戶在尋求幫助時得不到良好的體驗[2]。

2 新時代背景下檔案管理優(yōu)化措施

2.1 優(yōu)化完善檔案管理制度

任何工作領(lǐng)域都有其不同的特點，相應(yīng)的也就需要一套與工作屬性匹配的管理制度，讓其所屬的行業(yè)工作者能夠按圖索驥，通過制度的不斷完善優(yōu)化保證工作的規(guī)范性，從而提供工作的效力，避免不應(yīng)該的失誤。而作為收集、整理、歸納信息的檔案管理工作更應(yīng)具備嚴謹性，以保證檔案工作的質(zhì)量，使其始終處于正常軌道之上，為社會建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。我國如今的檔案工作領(lǐng)域正面臨著一定的困境，究其原因正是因為缺少嚴謹細致的頂層設(shè)計，傳統(tǒng)的管理制度在當今時代背景下已經(jīng)不起社會的檢驗。如檔案因時間變遷、空間的變換等情況而造成的缺失、遺落，這些問題發(fā)生在普通群眾身上會給群眾的生活工作帶來很大的影響，損害公民自身利益；如若發(fā)生在絕密信息檔案上，其帶來的嚴重后果和公共利益的損失更是不可估量。完善優(yōu)化檔案管理制度其關(guān)鍵就是去蕪存菁、吐故納新，堅決摒棄不符合當前檔案事業(yè)管理需求和不能適應(yīng)當前社會發(fā)展需要的部分內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合實際情況，精準做出規(guī)劃設(shè)計，賦予檔案管理工作新的時代內(nèi)容。

2.2 以創(chuàng)新性思維革新檔案管理的方式

我國現(xiàn)階段的檔案管理水平相比之世界先進水平還有著很大的差距，一些地方還處于傳統(tǒng)的館藏模式，這種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不符合社會發(fā)展的需要，存在著許多漏洞與缺陷。所以只有以創(chuàng)新性思維革新檔案管理的方式，用科學化的管理模式、現(xiàn)代化的管理理念，有效應(yīng)用現(xiàn)代科學技術(shù)，才能真正做到提高檔案管理的科學化水平。創(chuàng)新性的管理方式不僅要包括理念、制度與人才隊伍建設(shè)，還應(yīng)不斷加強新興科技對檔案管理工作的技術(shù)支持，不斷優(yōu)化升級檔案管理設(shè)備，推動互聯(lián)網(wǎng)在工作實際中的應(yīng)用。如故宮博物院的創(chuàng)新改革者單霽翔就將故宮文物進行大膽的信息化改革，以此更好的服務(wù)人民群眾。

2.3 提高高新技術(shù)檔案管理人才素質(zhì)

如今大部分企業(yè)以經(jīng)濟效益為主要目標，從而忽視了檔案人才管理的需求，認為檔案管理并不需要專業(yè)的人才，實際上檔案管理工作中是需要使用較多的信息化技術(shù)，所涉及的專業(yè)知識較為廣泛，需要具備多重的管理知識，但很多檔案人員是兼職的，對信息化技術(shù)了解不夠深，所以管理能力不足的情況頻頻發(fā)生，他們不懂得如何有效的管理檔案。信息化技術(shù)的社會對他們提出了新的要求，即傳統(tǒng)的模式已和現(xiàn)在的信息技術(shù)模式嚴重脫節(jié)，應(yīng)該最大程度上利用信息技術(shù)，提高管理人才的專業(yè)素養(yǎng)，讓每個人都有能力有效的管理和使用硬件和軟件設(shè)施，實現(xiàn)檔案最大效率的開發(fā)，讓管理工作提升到一個新的水平層次上[3]。

2.4 樹立企業(yè)重大活動檔案意識

重大活動檔案指的是企業(yè)在出現(xiàn)突發(fā)事件或是重大事件的時候，形成的相關(guān)資料，主要涵蓋了工程建設(shè)、文化、科技、經(jīng)濟以及政治等，可以形成實物、聲像等文件，具有非常顯著的特色，有非常重大的價值，所以重大活動檔案需要收集歸檔。檔案管理部門需要積極建立該活動儀式，盡可能積極主動地提前介入，做好重大檔案活動的建檔和存檔工作，做好活動的監(jiān)督指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作。

3 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作看似簡單的背后，卻有其特殊的困境。面對信息化、大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作所面臨挑戰(zhàn)與壓力與日俱增。所以必須以完善的制度為依托，不斷革新管理方式模式、完善人才隊伍建設(shè)、做好常態(tài)化的實際工作，才能提高檔案管理的科學化水平，為檔案事業(yè)添磚加瓦。