試論行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

高楊

摘要：伴隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治體制改革的日益發(fā)展，行政事業(yè)單位需要不斷地完善和強(qiáng)化檔案管理工作，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。本文從多視角分析了目前行政事業(yè)單位檔案管理工作中的一些不利因素，并提出了一些改善和加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新思路和措施。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

行政事業(yè)單位的生存和發(fā)展，離不開自身系統(tǒng)、科學(xué)的管理制度，其中檔案管理是有效保證行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的重要基礎(chǔ)。檔案管理是指通過對(duì)原始檔案實(shí)體和檔案信息的收集整理、分類統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行有效規(guī)范的管理并提供服務(wù)的各項(xiàng)工作的總稱。隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，我國(guó)高科技信息化建設(shè)的步伐日益加快，行政單位的傳統(tǒng)檔案管理無疑面臨著重大的挑戰(zhàn)，如何加強(qiáng)檔案管理使之更好地向科學(xué)化、規(guī)范化、信息化發(fā)展，已經(jīng)成為新形勢(shì)下有待于解決的問題。

一、檔案管理的基本性質(zhì)

檔案管理工作按基本性質(zhì)來說，是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。首先，檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理的文件資源不能被利用而產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，而是專門管理各部門原始檔案實(shí)體和檔案信息的一種系統(tǒng)工作。其次，檔案管理系統(tǒng)并不是孤立存在的，而是和其他各項(xiàng)管理系統(tǒng)相互依存、互相影響的，檔案管理通過信息化管理服務(wù)于其他管理系統(tǒng)，目的最終還是為了更好地服務(wù)于社會(huì)。再次，在社會(huì)歷史發(fā)展的進(jìn)程中，檔案管理工作是一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益的根本體現(xiàn)，是為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌控，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，由于檔案的內(nèi)容具有關(guān)系政治經(jīng)濟(jì)利益的機(jī)密性，所以對(duì)檔案管理必須具有保密的要求，這是檔案管理工作政治性的重要表現(xiàn)。

二、行政事業(yè)單位檔案管理的具體現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不深，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠

很多行政事業(yè)單位對(duì)于檔案工作仍存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。單位在學(xué)習(xí)和貫徹《檔案法》和《檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)上執(zhí)行力度不夠，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，從而忽視檔案管理工作，不把檔案管理工作納入到重要的議事日程中，在年度和任期考核中也不把檔案工作納入重要的考核范圍，導(dǎo)致監(jiān)督力度薄弱，管理措施不力。

（二）檔案管理的硬件配套設(shè)施相對(duì)落后

由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理上資金投入不足，資金短缺使得硬件配套管理設(shè)施比較落后。有些單位辦公條件較差，集辦公室、檔案室、接待室于一體，檔案的保護(hù)設(shè)施配置落后，缺乏一些基本設(shè)施，檔案管理上不夠整齊、統(tǒng)一和規(guī)范，檔案柜不能統(tǒng)一整齊，比較紛雜零亂，影響了檔案的完整性和安全性。

（三）檔案管理制度和管理方法不夠完善

有些單位雖建立了相關(guān)的檔案管理制度，但在具體的安全保管上缺乏相應(yīng)的具體規(guī)定，組卷缺乏統(tǒng)一規(guī)范、組卷相對(duì)混亂的情況比較嚴(yán)重，一些單位沒有檔案鑒定程序管理，還缺乏不按法定程序不得擅自銷毀檔案的規(guī)定等;有些單位檔案管理信息系統(tǒng)不夠完善，仍采用傳統(tǒng)的方法，進(jìn)行原始的書面化的分類和匯總，雖有些單位引進(jìn)了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，但由于信息系統(tǒng)的不健全，使得檔案管理信息化的利用程度不高。

三、新時(shí)期行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

1.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，把檔案管理提上日程。要切實(shí)加強(qiáng)《檔案法》和《干部檔案工作條例》的宣傳和執(zhí)行力度，大力宣傳檔案工作的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，將檔案管理工作納入整體管理工作的重要議事日程中。

2.保證資金投入，改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施條件。單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)的主管部門要加強(qiáng)督促，給予檔案管理經(jīng)費(fèi)的大力支持，進(jìn)一步改善基礎(chǔ)設(shè)施的條件和設(shè)備，保證檔案工作穩(wěn)定有序的發(fā)展。安裝鐵門、鐵窗等基礎(chǔ)防盜設(shè)施，加強(qiáng)防火、防潮、防盜等安全措施的管理，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，實(shí)施現(xiàn)代化信息管理，逐步改善檔案管理的設(shè)施條件。

3.建立和健全檔案管理制度和管理機(jī)制。健全的制度和機(jī)制是檔案工作順利開展的前提條件。規(guī)章制度要符合科學(xué)和合理的原則，依據(jù)本單位的具體特點(diǎn)和實(shí)際來制定，以適應(yīng)整體管理工作的需要;建立健全檔案管理機(jī)制，實(shí)行管理工作責(zé)任制，確定領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的具體職責(zé)，保證檔案工作更加規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展，這是保證檔案工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。

4.加強(qiáng)檔案管理信息技術(shù)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。在科技高速發(fā)展的信息化時(shí)代，檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作，通過高科技的現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，不斷提高檔案管理的工作效率和水平，保證實(shí)現(xiàn)檔案管理信息技術(shù)化，依據(jù)本單位的具體情況，選擇合適于自身的專業(yè)的檔案管理軟件，全部工作以電子文件歸檔形式進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，使檔案工作向現(xiàn)代化的電子政務(wù)轉(zhuǎn)變，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代信息化。

總而言之，行政事業(yè)單位檔案管理工作的一些不利因素，嚴(yán)重影響了檔案管理工作正常服務(wù)職能的發(fā)揮。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新形勢(shì)下，行政事業(yè)單位檔案管理工作必須要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，要加大相關(guān)的檔案法律法規(guī)的宣傳和貫徹力度，強(qiáng)化檔案管理的先進(jìn)理念和管理方法，優(yōu)化檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)，建立起一套科學(xué)先進(jìn)的檔案管理模式和檔案管理體制，推進(jìn)檔案管理工作能夠更大的發(fā)揮其自身價(jià)值，確保整體工作能夠健康、有序的發(fā)展。

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