基于業(yè)務(wù)流程再造理論的職業(yè)院校教務(wù)管理對策分析

莫小泉 何月霓

【摘 要】本文分析業(yè)務(wù)流程再造理論應(yīng)用于職業(yè)院校教務(wù)管理的可行性，針對職業(yè)院校教務(wù)管理中流程運(yùn)行不順暢、缺乏服務(wù)理念、信息化平臺利用率低、教務(wù)管理隊(duì)伍建設(shè)不足等問題，提出加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)與重視、更新教務(wù)管理認(rèn)識和理念、建立規(guī)范化的流程管理制度、構(gòu)建完善的教務(wù)管理信息技術(shù)平臺等措施，認(rèn)為職業(yè)院校應(yīng)打破傳統(tǒng)的職能型組織結(jié)構(gòu)，減少領(lǐng)導(dǎo)審批層級，建立扁平化網(wǎng)狀型管理的流程型組織結(jié)構(gòu)，以提高教務(wù)管理組織的運(yùn)轉(zhuǎn)效率及對顧客的反應(yīng)速度。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)院校 ?業(yè)務(wù)流程再造理論 ?教務(wù)管理 ?對策

【中圖分類號】G ?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2019）08C-0101-03

目前，我國絕大多數(shù)的職業(yè)院校教務(wù)管理模式還停留在傳統(tǒng)的職能化管理，通過明確各部門和崗位職責(zé)來實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)，存在部門與部門之間各自為政、缺乏溝通與協(xié)調(diào)的問題，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程崗位化和工作接口不緊密，嚴(yán)重影響了工作效率。在業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的過程中缺乏對教務(wù)管理流程深入的理解和剖析，不僅沒有將師生的需求和滿意度放在首位，也未將信息技術(shù)充分地融入教務(wù)管理流程設(shè)計(jì)。因此，職業(yè)院校急需通過引入業(yè)務(wù)流程再造理論，結(jié)合信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)對現(xiàn)有的教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，以提高職業(yè)院校教務(wù)管理和人員的工作效率。

一、流程再造概念

業(yè)務(wù)流程再造是由美國學(xué)者邁克爾·哈默于1990年在《哈佛商業(yè)評論》發(fā)表的文章《再造工作：不要自動(dòng)化改造，要徹底鏟除》中首次提出。他和詹姆斯·錢皮并于1993年在《企業(yè)再造：企業(yè)革命的宣言》一書對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面的闡述，指出：業(yè)務(wù)流程再造通過對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新徹底的再思考和再設(shè)計(jì)，以確保企業(yè)的成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等重要績效指標(biāo)得以顯著提高。在對企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造的過程中，應(yīng)擺脫傳統(tǒng)的部門分工的限制，提倡科學(xué)地利用計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)，對原有的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行變革，合理對員工進(jìn)行授權(quán)，積極面向顧客，提高組織的快速反應(yīng)能力，以提升組織的績效水平。

在哈默和錢皮提出的定義中，“流程”“根本性”“徹底性”和“顯著性”為業(yè)務(wù)流程再造的四個(gè)核心要素。

第一，流程是組織從訂單到交貨或提供服務(wù)的一系列的活動(dòng)，在流程實(shí)施過程中可能會涉及不同的職能部門，因此組織應(yīng)以整體的角度對原有的活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化和分析，識別增值和非增值業(yè)務(wù)活動(dòng)，重新對流程進(jìn)行重構(gòu)和優(yōu)化，縮短交貨周期。

第二，根本性是要對與企業(yè)流程相關(guān)的經(jīng)營問題進(jìn)行根本性反思，突破原有的思維方式，打破固有的管理規(guī)范，從根本上重新思考，把現(xiàn)有的事情做得更好。

第三，徹底性是指完全地拋棄現(xiàn)有的流程設(shè)計(jì)思想，對組織的管理體制和思維模式進(jìn)行深入和徹底的重構(gòu)，形成一種新的管理流程，而不是對原有的流程進(jìn)行簡單的修改。

第四，顯著性是指企業(yè)在實(shí)施新的管理流程后，企業(yè)的績效應(yīng)有一個(gè)巨大的提高，而不是小幅的提升。

二、業(yè)務(wù)流程再造理論應(yīng)用于職業(yè)院校教務(wù)管理的可行性分析

業(yè)務(wù)流程再造理論最早應(yīng)用于企業(yè)，并對企業(yè)改善成本、質(zhì)量、服務(wù)和管理等方面績效起到非常顯著的提升，后來逐步應(yīng)用于銀行、醫(yī)院和政府等服務(wù)與公益性組織。國內(nèi)外一些知名大學(xué)，如麻省理工學(xué)院、淑明女子大學(xué)和浙江大學(xué)等知名高校均利用業(yè)務(wù)流程再造理論對校內(nèi)現(xiàn)有的流程及管理進(jìn)行改進(jìn)與優(yōu)化，并取得了非常顯著的效果。因此，通過業(yè)務(wù)流程再造理論對職業(yè)院校教務(wù)管理進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)是可行的，以下將通過對企業(yè)和職業(yè)院校要素對比進(jìn)行分析，證明其可行性。

（一）企業(yè)與高等教育系統(tǒng)的要素轉(zhuǎn)換比較。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的過程是一個(gè)功能轉(zhuǎn)換、價(jià)值增加的過程，企業(yè)首先取得生產(chǎn)經(jīng)營所需的人力、物力、財(cái)力和信息等要素，然后利用適當(dāng)?shù)纳a(chǎn)經(jīng)營方式，按照既定的目標(biāo)對以上要素進(jìn)行加工轉(zhuǎn)換，完成產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身的價(jià)值和滿足顧客的需要。具體轉(zhuǎn)換過程可參考圖1。

高校教育的教育培養(yǎng)過程與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程具有一定的相似之處，其教育培養(yǎng)過程同樣將人力、物力、財(cái)力和信息等要素進(jìn)行充分利用與結(jié)合，轉(zhuǎn)換為社會所需的另一種要素組合的過程。企業(yè)在其轉(zhuǎn)換過程主要以經(jīng)濟(jì)利益為考量標(biāo)準(zhǔn)，而高校培養(yǎng)過程主要以公益性和社會效益為考量標(biāo)準(zhǔn)。高校教育培養(yǎng)過程可參考圖2。

（二）企業(yè)與高校的運(yùn)營過程比較。由上，企業(yè)和高校在運(yùn)營要素構(gòu)成和轉(zhuǎn)換過程是具有一定的共性。我們再通過對企業(yè)基本經(jīng)營活動(dòng)及流程（見圖3）和高校教育基本活動(dòng)及流程（見圖4）進(jìn)行深入的分析和比較，也可發(fā)現(xiàn)它們之間也在存在一定的相似性。

通過對企業(yè)和高校的運(yùn)營要素與活動(dòng)流程兩者之間的對比可發(fā)現(xiàn)，企業(yè)和高校兩者具有非常大的相似性，因此，將業(yè)務(wù)流程再造理論引入高校，對其培養(yǎng)活動(dòng)進(jìn)行流程優(yōu)化和改進(jìn)是可行的。

三、職業(yè)院校教務(wù)管理存在的問題

由于地域、經(jīng)費(fèi)收入和辦學(xué)理念等因素的影響，各職業(yè)院校在管理水平和人員素質(zhì)等方面存在一定的差異，筆者通過實(shí)地調(diào)研和資料查閱，歸納總結(jié)現(xiàn)比較常見的四個(gè)主要問題。

（一）流程運(yùn)行不順暢。職業(yè)院校教務(wù)管理主要采用職能化管理模式，職能化管理模式以組織內(nèi)部管理角度為出發(fā)點(diǎn)，通過將教務(wù)組織的任務(wù)和職能進(jìn)行分解，形成一個(gè)縱向?yàn)椴煌膶蛹?、橫向?yàn)椴煌块T，上下垂直的金字塔多層級職能型的組織架構(gòu)。這種組織架構(gòu)導(dǎo)致一項(xiàng)業(yè)務(wù)常常出現(xiàn)業(yè)務(wù)交叉管理、事事逐層請示匯報(bào)、管理混亂和不暢的狀況。整個(gè)業(yè)務(wù)流程主要以完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作為導(dǎo)向，沒有真正地把教師、學(xué)生和用人單位的需求放在首位，另外過多的職能化管理造成業(yè)務(wù)層層審批、責(zé)任不清和各部門相互推諉情況，無形之中增加了非增值環(huán)節(jié)，最終導(dǎo)致工作效率低下。

（二）缺乏服務(wù)理念?，F(xiàn)階段大多數(shù)職業(yè)院校教務(wù)管理的職能定位的核心是“控制”，主要采用自上而下的單向性、被動(dòng)式管理。學(xué)校和院系之間、管理者和師生之間、教師與學(xué)生之間體現(xiàn)為管理者何被管理者之間的從屬和依附關(guān)系，缺乏一種溝通和交流的機(jī)制，過多地強(qiáng)調(diào)權(quán)威和服從。學(xué)校的教務(wù)管理機(jī)構(gòu)在做決策之前，很少真正地去了解師生的意愿和需求，過于強(qiáng)調(diào)指揮、檢查和控制等管理職能，忽視了服務(wù)意識，缺乏對師生真實(shí)需求的了解，以及如何為師生提供更優(yōu)質(zhì)和高效的教學(xué)服務(wù)，如何在流程管理過程中體現(xiàn)人性化管理。

（三）信息化平臺利用率低。隨著信息化技術(shù)的普及，各職業(yè)院校開始注重將信息技術(shù)引入日常管理當(dāng)中，由于各校對信息化重視不夠以及相關(guān)軟硬件投入的不一，加之現(xiàn)有的信息技術(shù)管理人員和行政管理人員素質(zhì)不高等原因，導(dǎo)致信息化技術(shù)未能被充分利用。大多數(shù)職業(yè)院校的信息化建設(shè)主要以本部門職能工作為目標(biāo)，引進(jìn)僅適合于本部門的信息管理系統(tǒng)，并沒有將學(xué)校的需求作為管理平臺和管理目標(biāo)建設(shè)的驅(qū)動(dòng)。這種缺乏全校性目標(biāo)的數(shù)據(jù)庫和信息平臺搭建，導(dǎo)致整個(gè)學(xué)校的信息化管理缺乏集成化和系統(tǒng)化，各部門各自為政，嚴(yán)重影響了全校性的信息共享，造成部門與部門、崗位與崗位之間的信息不暢通，形成各自獨(dú)立的“信息孤島”。

（四）教務(wù)管理隊(duì)伍建設(shè)不足。各職業(yè)院校的教務(wù)管理人員學(xué)歷相對較低，主要學(xué)歷以本科為主，甚至有部分年紀(jì)較大的管理人員為大專學(xué)歷，雖然也有少量的碩士研究生，但大多數(shù)的管理人員并不是教育管理學(xué)專業(yè)。他們由于沒有經(jīng)過教務(wù)管理基礎(chǔ)理論的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，工作初始會對教務(wù)管理的理念和規(guī)律、教務(wù)管理的方法和手段缺乏認(rèn)識，雖然這些可以在工作實(shí)踐中學(xué)習(xí)和提升，但還會在一定程度上限制教務(wù)管理工作的開展。加上各職業(yè)院校一般教務(wù)管理人員受重視不夠，學(xué)校忽視了對教務(wù)管理人員在教學(xué)改革、制度建設(shè)、教學(xué)研究等的提升，因此教務(wù)管理人員只需要滿足日常的排課、考試、學(xué)籍管理等事務(wù)性工作即可，嚴(yán)重影響了教務(wù)管理效率的提高和教務(wù)管理改革的進(jìn)程。

四、基于業(yè)務(wù)流程再造理論的職業(yè)院校教務(wù)管理對策

基于業(yè)務(wù)流程再造理論的職業(yè)院校教務(wù)管理，應(yīng)建立一個(gè)理論指導(dǎo)、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視、信息技術(shù)支撐、科學(xué)管理流程和流程組織架構(gòu)的生態(tài)系統(tǒng)保障體系。

（一）建立以教育管理哲學(xué)為指導(dǎo)的管理體系?，F(xiàn)行的教務(wù)管理模式為垂直型管理模式，而融入信息化的業(yè)務(wù)流程再造理論要求對職業(yè)學(xué)校的管理模式進(jìn)行全方位的改造，要建立適應(yīng)信息化時(shí)代要求的扁平化網(wǎng)狀型管理模式。在改造的過程中要以教育管理哲學(xué)為指導(dǎo)，建立一個(gè)適合于職業(yè)院校現(xiàn)實(shí)情況的宏觀、中觀和微觀教務(wù)管理流程的扁平化網(wǎng)狀型管理體系。在學(xué)校層面應(yīng)采用業(yè)務(wù)流程再造理論對整個(gè)學(xué)校的教務(wù)管理進(jìn)行重新地反思和審視，提出未來教務(wù)管理發(fā)展理念和模式;教務(wù)管理部門和各院系以學(xué)校宏觀教務(wù)管理發(fā)展理念為指導(dǎo)，對各部門的教務(wù)管理進(jìn)行重新地反思和審視，提出基于業(yè)務(wù)流程再造理論的未來教務(wù)管理改造思路;各科室根據(jù)學(xué)校和部門的教務(wù)管理流程再造思想和思路，提出具體的改造流程和方案。

（二）建立校領(lǐng)導(dǎo)為牽頭人的規(guī)范化保障體系。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識到教務(wù)管理流程再造的重要性，其支持不僅體現(xiàn)在人力、物力和財(cái)力等方面，還要深入日常流程再造推進(jìn)工作當(dāng)中，幫助解決教務(wù)管理流程再造中出現(xiàn)的各種不和諧因素。其次，再造的過程中需要設(shè)立和組建流程規(guī)范化項(xiàng)目小組，項(xiàng)目小組成員不僅熟悉了解職業(yè)院校教務(wù)管理規(guī)律，而且對現(xiàn)代化流程管理具有深入理解，項(xiàng)目小組一般以教務(wù)處處長為組長，其他教學(xué)相關(guān)單位主要負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)能手為成員，其成員必須確保有充足的時(shí)間和精力投入到流程規(guī)范化建設(shè)。再次，設(shè)立流程質(zhì)量監(jiān)控部門，對流程的執(zhí)行情況進(jìn)行全程監(jiān)控，及時(shí)向流程規(guī)范化項(xiàng)目小組反饋執(zhí)行過程出現(xiàn)的問題，對發(fā)現(xiàn)不按流程執(zhí)行的情況應(yīng)及時(shí)糾正，相關(guān)責(zé)任人必須嚴(yán)肅處理，以確保流程教務(wù)管理流程規(guī)范化建設(shè)的成效。

（三）建立規(guī)范化的教務(wù)管理流程運(yùn)行體系。職業(yè)院校教務(wù)管理流程體系的構(gòu)建其出發(fā)點(diǎn)不僅要體現(xiàn)教學(xué)基本規(guī)律，與人才培養(yǎng)的目標(biāo)相吻合，而且還要具有高效、科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)性。教務(wù)管理流程的規(guī)范化，首先，在教務(wù)管理流程建立一套由“教學(xué)校長—教務(wù)部門—院系—教師和學(xué)生”與“教務(wù)部門—其他行政部門”縱橫兩項(xiàng)的信息共享和互動(dòng)的管理模式與運(yùn)行機(jī)制;其次，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)和方法建立一個(gè)全校性的內(nèi)部教務(wù)信息管理平臺，將學(xué)校內(nèi)部和外部的教育信息、人才需求動(dòng)態(tài)有機(jī)地結(jié)合起來;最后，以教務(wù)管理流程為導(dǎo)向，重新梳理我們的思維，將現(xiàn)行的教務(wù)行政組織結(jié)構(gòu)再造成為扁平化網(wǎng)狀型管理的流程型組織結(jié)構(gòu)，建立一個(gè)圍繞流程目標(biāo)和任務(wù)開展工作的組織團(tuán)隊(duì)，確保學(xué)校教務(wù)管理的高效性。

（四）構(gòu)建流程再造執(zhí)行小組。職業(yè)院校教務(wù)管理流程再造，需根據(jù)業(yè)務(wù)流程再造理論設(shè)立一個(gè)以分管教學(xué)副院長和教務(wù)處長為主要負(fù)責(zé)人的教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程再造執(zhí)行小組，其結(jié)構(gòu)可參考圖5。其組長由分管教學(xué)副院長擔(dān)任，教務(wù)處處長擔(dān)任流程分析小組負(fù)責(zé)人，副處長負(fù)責(zé)所分管的業(yè)務(wù)流程再造小組，并選拔熟悉業(yè)務(wù)工作流程的人員擔(dān)任具體業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)和執(zhí)行。由流程小組組長授權(quán)處理任務(wù)，業(yè)務(wù)流程一旦確定，必須嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意改動(dòng)。

（五）構(gòu)建校園一體化的教務(wù)管理信息系統(tǒng)平臺。為了確保業(yè)務(wù)流程再造在企業(yè)中能夠順利實(shí)施，國內(nèi)外已經(jīng)開發(fā)設(shè)計(jì)了大量的關(guān)于企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造技術(shù)、方法和管理系統(tǒng)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)在比較流行關(guān)于的業(yè)務(wù)流程再造技術(shù)和工具有幾十種，其中一些經(jīng)過適當(dāng)?shù)母脑旌罂蛇m用于職業(yè)院校的教務(wù)管理流程再造。對于一些有條件的職業(yè)院校還可以根據(jù)自身情況設(shè)計(jì)符合本校的教務(wù)管理流程再造信息管理平臺。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，學(xué)校擁有了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，同時(shí)以學(xué)生的個(gè)性發(fā)展需求為出發(fā)點(diǎn)，充分地將現(xiàn)代信息系統(tǒng)平臺技術(shù)和業(yè)務(wù)流程再造技術(shù)相結(jié)合，對現(xiàn)有的教務(wù)組織機(jī)構(gòu)和教學(xué)管理流程進(jìn)行重新的設(shè)計(jì)，不僅加強(qiáng)了各部門之間的信息共享，保障了信息的準(zhǔn)確性，而且還可以有效地提高教務(wù)管理水平，提高教務(wù)管理效率。

本文通過引入業(yè)務(wù)流程再造理論對職業(yè)院校教務(wù)管理進(jìn)行重構(gòu)，對職業(yè)院校教務(wù)管理的現(xiàn)狀進(jìn)行系統(tǒng)分析，并針對存在的問題進(jìn)行深入研究，提出加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)與重視、更新教務(wù)管理認(rèn)識和理念、建立規(guī)范化的流程管理制度、構(gòu)建完善的教務(wù)管理信息技術(shù)平臺等措施，同時(shí)職業(yè)院校應(yīng)打破傳統(tǒng)的職能型組織結(jié)構(gòu)，減少領(lǐng)導(dǎo)審批層級，建立扁平化網(wǎng)狀型管理的流程型組織結(jié)構(gòu)，以提高教務(wù)管理組織的運(yùn)轉(zhuǎn)效率及對顧客的反應(yīng)速度。

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【基金項(xiàng)目】廣西職業(yè)教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目“基于流程再造理論的職業(yè)院校教務(wù)處管理流程改革與研究——以廣西經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院為例”（GXGZJG2017B120）

【作者簡介】莫小泉（1980— ），男，廣西北海人，碩士，廣西經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院副教授，研究方向：教學(xué)管理、企業(yè)管理研究。

（責(zé)編 盧 雯）