提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

任莉 秦懷貴 陳光勇

云南曲靖市煙草公司會(huì)澤分公司 云南曲靖 654200

1 文秘工作質(zhì)量和水平的重要性

辦公室是企業(yè)和單位中具有重要位置的部門，有不可替代的作用，是整個(gè)企業(yè)和單位中的中樞紐帶。文秘的主要工作職能，不僅僅是文件的整理、文稿撰寫、機(jī)要保密、信息收集、宣傳工作等，還有上下級(jí)的溝通協(xié)調(diào)、會(huì)議安排等行政事項(xiàng)，這也就意味著辦公室文秘人員除了要具備扎實(shí)的專業(yè)技能之外，還需要有多層次的溝通協(xié)調(diào)能力以及一定的管理能力，才能提高文秘工作的效率，提高文秘工作質(zhì)量和水平[1]。

2 文秘人員需要具備的個(gè)人素養(yǎng)

文秘人員首先需要具備耐心。辦公室內(nèi)的事項(xiàng)瑣碎繁多，經(jīng)常出現(xiàn)多個(gè)事項(xiàng)需同時(shí)辦理，而且有的事項(xiàng)需要長期跟進(jìn)，多次辦理。每件事項(xiàng)無論大小都需要認(rèn)真對(duì)待，有條不紊處理完成，一旦出現(xiàn)疏漏，信息傳達(dá)錯(cuò)誤，會(huì)為整個(gè)企業(yè)或單位帶來負(fù)面影響，所以文秘人員需要秉持“責(zé)任重于泰山”的工作精神，有耐心地處理每一件事項(xiàng)。其次要求文秘人員細(xì)心。上級(jí)指令的下達(dá)、下級(jí)動(dòng)態(tài)的上報(bào)，方針政策、計(jì)劃目標(biāo)、工作推進(jìn)等等都是通過文秘人員傳遞，稍微粗心大意，極有可能給工作帶來極大的被動(dòng)或不良影響。一份有時(shí)間安排的重要文件，如果文秘人員疏忽，沒有及時(shí)傳遞，或者當(dāng)做一般閱知文件傳遞，會(huì)導(dǎo)致事項(xiàng)不能及時(shí)進(jìn)行安排部署，對(duì)企業(yè)或單位造成嚴(yán)重影響。

除此之外，文秘人員還需要甘于奉獻(xiàn)，腳踏實(shí)地地做好本職工作。辦公室的工作需要在繁雜瑣碎的事情中完成，需要有吃苦耐勞和奉獻(xiàn)的精神[2]。

3 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平有效策略

3.1 提高多層次的協(xié)調(diào)溝通以及管理能力

辦公室文秘需要發(fā)揮好“上傳下達(dá)”的中樞樞紐作用，要重視自身的組織協(xié)調(diào)能力，并且不斷強(qiáng)化這種能力，能夠協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)和各部門之間的信息傳達(dá)以及相關(guān)工作，同時(shí)也要對(duì)工作關(guān)系進(jìn)行及時(shí)有效的處理。要提高多層次的協(xié)調(diào)溝通及管理能力就需要提高自己的調(diào)查研究能力、執(zhí)行力、快速反映能力、語言和文字表達(dá)能力以及組織協(xié)調(diào)能力等。

具體來說，可以建立有效工作溝通的基本流程，比如對(duì)于信息的傳達(dá)，需要讓信息接收者明確捕捉到關(guān)鍵點(diǎn)，及時(shí)進(jìn)行反饋；當(dāng)任務(wù)日期快達(dá)到的時(shí)間及時(shí)進(jìn)行提醒，對(duì)于相關(guān)人員要進(jìn)行匯報(bào)總結(jié)，不僅是自己的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，也要對(duì)其他人有一個(gè)工作上的反饋。對(duì)于工作執(zhí)行中需要具備有效溝通，首先是對(duì)指令的傳達(dá)，要遵循相關(guān)流程，對(duì)于錯(cuò)誤要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正。

要做好協(xié)調(diào)以及管理工作需要把握立足全局，將每一件事情的輕重緩急有所區(qū)分，這樣面對(duì)工作上的問題思考會(huì)更加全面、更加深刻，從大局出發(fā)，統(tǒng)攬全局；還要擺正自己的位置，作為一個(gè)協(xié)調(diào)者，交代工作的時(shí)候要講究策略，不能一味用一些指示性和命令性的話語，容易引起他人的反感，需要充分運(yùn)用語言藝術(shù)的魅力，語言不能太急、太硬；除此之外還要注意一些細(xì)小問題，在工作的協(xié)調(diào)和管理中嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，格外重視細(xì)小事情，避免嚴(yán)重問題的出現(xiàn)。

3.2 開展文秘技能培訓(xùn)

作為辦公室的文秘，需要不斷地提升自身的綜合素質(zhì)水平和專業(yè)技能知識(shí)，要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)相關(guān)理論，才能提升自己的工作質(zhì)量和水平。所以要及時(shí)組織辦公室文秘進(jìn)行培訓(xùn)，不僅有職業(yè)培訓(xùn)，包括國家最新的政策法規(guī)、辦公室的內(nèi)部信息學(xué)習(xí)以及文秘專業(yè)職能，也要推動(dòng)文秘緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，及時(shí)了解新聞?dòng)嵪?，同時(shí)也要提升道德素質(zhì)要求，促進(jìn)文秘人員有更高的道德素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，以更加優(yōu)秀的工作態(tài)度和奉獻(xiàn)的精神投入到辦公室工作當(dāng)中，對(duì)待工作認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，切記懶散敷衍了事。定期培訓(xùn)還應(yīng)該包括辦公室的相關(guān)條例和規(guī)章制度，在遵守規(guī)范的前提下提升辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平。

除了定期組織和開展培訓(xùn)之外，也需要對(duì)文秘定期進(jìn)行考核?？己说膬?nèi)容首先是培訓(xùn)過程中的要點(diǎn)，目的是在于考察文秘人員是否真的認(rèn)真學(xué)習(xí)了相關(guān)知識(shí)和專業(yè)技能。辦公室文秘作為一個(gè)中樞聯(lián)系紐帶，他們的工作技能水平?jīng)Q定了整個(gè)企業(yè)和單位的工作質(zhì)量和行政水平。所以要定期考核文秘的專業(yè)水平，學(xué)習(xí)如何提高自身的工作技能，例如有效區(qū)分和整理辦公文件的方法、關(guān)于辦公室文字工作的課程等。通過考核評(píng)估，結(jié)合綜合性的考量，較為優(yōu)秀的辦公室文秘人員可以獲得相應(yīng)的晉升，辦公室也可以推選出一到兩名的優(yōu)秀文秘人員，激發(fā)文秘積極投入到工作中并不斷完善自身，取得工作水平上的提升。

3.3 提升文秘人員的辦事能力

通過上述定期考核與培訓(xùn)，奠定了文秘人員扎實(shí)的專業(yè)工作技能基礎(chǔ)。首先是要處理好上下級(jí)的協(xié)調(diào)工作，作為整個(gè)單位的中樞聯(lián)系樞紐，一定要將上級(jí)的工作意圖和精神傳達(dá)給下級(jí)人員，認(rèn)真履行上級(jí)的工作安排，不能誤解了領(lǐng)導(dǎo)的意圖，同時(shí)也要形成自己的工作思路，脈絡(luò)清晰地去完成每一項(xiàng)工作。如果發(fā)現(xiàn)工作中的問題，即時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，也可以提出自己的一些意見，這都是為了避免工作上出現(xiàn)嚴(yán)重的問題。第二是要對(duì)工作進(jìn)行合理規(guī)劃。文秘人員的工作量大，要處理事情繁瑣，要做到不遺漏工作內(nèi)容必須要有一個(gè)合理的規(guī)劃，避免工作內(nèi)容上的重復(fù)。在開始工作之前，文秘人員可以按照自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和辦公室狀況來預(yù)計(jì)可能要完成的工作內(nèi)容以及需要的時(shí)間，做好工作規(guī)劃，保證每一項(xiàng)工作有條不紊地展開[3]。

4 結(jié)語

辦公室在企業(yè)和單位中占據(jù)了重要地位，在當(dāng)前的時(shí)代下必須要提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平，對(duì)辦公室文秘工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新和完善，建立激勵(lì)制度、定期對(duì)文秘進(jìn)行培訓(xùn)與考核，提高文秘人員的實(shí)際辦事能力，對(duì)企業(yè)和單位的發(fā)展和運(yùn)轉(zhuǎn)提供強(qiáng)有力的支持。