浙江新源華化學(xué)品有限公司

企業(yè)基于ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了財務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)共享和信息實時傳遞，并將財務(wù)監(jiān)督、財務(wù)預(yù)測和控制職能嵌入到各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)之中，實施ERP系統(tǒng)對于企業(yè)來說至關(guān)重要，筆者認(rèn)為ERP系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要工具，是企業(yè)會計核算和監(jiān)督、成本管理、預(yù)算管理、績效評價、財務(wù)決策的重要支持，是財務(wù)管理思想在企業(yè)中的具體應(yīng)用，它為企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn)提供了合理保證。

一、ERP系統(tǒng)的主要財務(wù)會計應(yīng)用

(一)運用ERP系統(tǒng)可提高會計信息質(zhì)量

實行ERP系統(tǒng)后，各項數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，避免各部門重復(fù)采集，減少人為操作差錯，財務(wù)核算的模式也發(fā)生了改變，財務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)形成財務(wù)信息、審核后生成會計憑證，系統(tǒng)記錄了每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全過程，可進行全程追溯，各崗位都基于同一系統(tǒng)規(guī)范化處理各自的數(shù)據(jù)，減少隨意性。比如，銷售部門與客戶簽訂銷售合同，合同標(biāo)的和數(shù)量是倉庫的發(fā)貨指令，在倉庫實際出庫后是財務(wù)的開票依據(jù)(或者倉庫根據(jù)財務(wù)開票的品名數(shù)量進行發(fā)提貨)，在財務(wù)開票并審核后形成會計憑證，成為財務(wù)報告銷售收入及成本的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)在企業(yè)各部門高效流轉(zhuǎn)，節(jié)約管理成本的同時，提高了數(shù)據(jù)的可靠性和及時性。

(二)運用ERP系統(tǒng)可提高財務(wù)管理的預(yù)測職能

傳統(tǒng)的財務(wù)會計常常重點關(guān)注核算職能，是事后諸葛亮，缺乏前瞻性，主要原因是財務(wù)往往根據(jù)歷史的經(jīng)濟數(shù)據(jù)進行核算，失去了為經(jīng)濟業(yè)務(wù)提供財務(wù)決策的先機，這樣帶來的結(jié)果是滯后和非常被動的。運用ERP系統(tǒng)，可以將財務(wù)的預(yù)測職能嵌入到業(yè)務(wù)的流程當(dāng)中，可以建立財務(wù)預(yù)測模型進行事先財務(wù)可行性分析，如銷售合同簽訂前，財務(wù)可以綜合采購計劃、采購成本(或生產(chǎn)成本)、結(jié)算條件、資金需求、稅收影響和費用標(biāo)準(zhǔn)等要素參與合同業(yè)務(wù)的財務(wù)預(yù)測，提供有利于企業(yè)價值最大化的財務(wù)建議，避免錯誤或不經(jīng)濟的銷售決策，真正發(fā)揮財務(wù)的預(yù)測職能。

(三)運用ERP系統(tǒng)可提高財務(wù)管理的監(jiān)督職能

財務(wù)監(jiān)督是企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的一道安全保障，將企業(yè)管理各崗位的工作職責(zé)進行流程化處理，將不相容的職務(wù)在程序上進行分離設(shè)置，設(shè)人設(shè)崗，相互制約，利用數(shù)據(jù)中心實現(xiàn)企業(yè)信息的實時傳遞共享，讓管理者根據(jù)級別和管理范圍擁有相應(yīng)的權(quán)限，實現(xiàn)動態(tài)跟蹤管理，發(fā)揮監(jiān)督職能。比如：采購流程當(dāng)中，采購人員負(fù)責(zé)簽訂采購合同，倉庫保管人員根據(jù)實際收貨品名和數(shù)量入庫，檢驗人員負(fù)責(zé)質(zhì)量檢驗并出具檢驗單，財務(wù)人員根據(jù)采購合同、入退庫情況、檢驗單等監(jiān)督采購發(fā)票結(jié)算和資金支付，將這些崗位編入流程管理，運行監(jiān)督機制，規(guī)避采購業(yè)務(wù)風(fēng)險，可使得經(jīng)濟業(yè)務(wù)更符合公司利益，避免事后難以補救的風(fēng)險。

(四)運用ERP系統(tǒng)提高成本管理水平

現(xiàn)代成本管理的理念更注重于成本控制，更傾向于規(guī)劃性的成本控制，從產(chǎn)品制造成本向產(chǎn)品總成本管理轉(zhuǎn)變，從靜態(tài)成本向動態(tài)成本管理轉(zhuǎn)變。ERP系統(tǒng)將企業(yè)分布于各部門的成本信息進行了動態(tài)、全面、準(zhǔn)確的收集和反饋，并將各成本對象和成本項目運用科學(xué)的成本管理方法進行程序化處理，企業(yè)根據(jù)實際情況因地制宜地選擇合適的成本管理方法。如作業(yè)成本法，ERP實施的過程中進行成本管理系統(tǒng)化的調(diào)研、分析、培訓(xùn)，進一步提高管理者對企業(yè)資源、成本及動因的認(rèn)識，消除不必要的作業(yè)，利用作業(yè)成本法下的本量利決策和產(chǎn)品盈利性分析支持企業(yè)經(jīng)營決策，是理論指導(dǎo)實踐的過程。

(五)ERP系統(tǒng)可提高企業(yè)全面預(yù)算的管理水平

企業(yè)預(yù)算管理具備全員參與，業(yè)務(wù)全面覆蓋，流程全程跟蹤的特點，在編制、審批、執(zhí)行、控制、調(diào)整和監(jiān)督考評的系列過程中都需要信息全面快速準(zhǔn)確的傳遞，ERP系統(tǒng)是各崗位的工作平臺，具備第一手的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并通過大數(shù)據(jù)的處理功能在預(yù)算各環(huán)節(jié)都會有積極地貢獻。比如企業(yè)將制定的預(yù)算數(shù)據(jù)分項采集到ERP系統(tǒng)之中，進行明細分解，實際執(zhí)行時可與相應(yīng)項目的預(yù)算數(shù)據(jù)進行比對，跟蹤預(yù)算執(zhí)行進度加強預(yù)算的過程控制，對于剛性預(yù)算實行嚴(yán)格超支控制，對柔性預(yù)算及時反饋，供決策者商議調(diào)整。

(六)ERP系統(tǒng)是企業(yè)績效評價的主要數(shù)據(jù)支持

績效評價是為了企業(yè)提升管理水平和管理質(zhì)量，增強企業(yè)的持續(xù)發(fā)展能力，但是績效評價卻經(jīng)常因為評價數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性和詳盡程度等方面的原因而缺乏說服力，情況嚴(yán)重可能起不到激勵作用，甚至有時會造成被激勵人消極的工作態(tài)度，直接或間接影響企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中心有企業(yè)多年經(jīng)營的數(shù)據(jù)，有助于企業(yè)決策層制定企業(yè)績效指標(biāo)、評價方法和評價標(biāo)準(zhǔn)時進行參考，更符合企業(yè)的實際情況；根據(jù)評價標(biāo)準(zhǔn)動態(tài)反應(yīng)評價指標(biāo)的完成進度及其差異程度，有助于企業(yè)管理者和被評價對象掌握信息，及時應(yīng)對，達到考評目的；詳盡的記錄數(shù)據(jù)是績效評價報告的基礎(chǔ)，有助于各項指標(biāo)的統(tǒng)計計算，更具說服力。比如：客戶的應(yīng)收賬款回款指標(biāo)，可根據(jù)ERP系統(tǒng)計算出客戶的逾期付款比率，實際回款天數(shù)等指標(biāo)，傳統(tǒng)財務(wù)方法計算的這類指標(biāo)往往不符合成本效益原則，或者是計算的指標(biāo)不準(zhǔn)確。

二、成功實施ERP系統(tǒng)的條件及對策

(一)企業(yè)最高決策層具有現(xiàn)代管理理念

實行ERP系統(tǒng)不僅需要經(jīng)濟上的投入，更重要地是需要最高決策層有先進的管理思想，有意愿通過ERP系統(tǒng)對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化和調(diào)整，通過實施ERP系統(tǒng)來提升管理水平，而不是僅僅希望通過ERP系統(tǒng)來模擬原來的業(yè)務(wù)流程。系統(tǒng)的實施需要與企業(yè)決策層達成共識，取得管理理念的認(rèn)同，由最高領(lǐng)導(dǎo)者持續(xù)擔(dān)任項目的協(xié)調(diào)人，及時解決流程改造、權(quán)限調(diào)整和利益分配等問題，同時也要避免最高決策層或領(lǐng)導(dǎo)者個人提出不符合ERP理念的需求，數(shù)據(jù)并行達到預(yù)期效果后，能夠果斷縮減原有操作流程，減少重復(fù)的工作。

(二)具備專業(yè)的企業(yè)內(nèi)部技術(shù)和管理團隊

具備專業(yè)的企業(yè)內(nèi)部技術(shù)和管理團隊，這對ERP系統(tǒng)能否逐漸完善并穩(wěn)定運行至關(guān)重要，外部實施人員對企業(yè)自身管理需求理解不及企業(yè)內(nèi)部團隊；系統(tǒng)交付后有時考慮成本效益原則外部人員會撤離企業(yè)；原有業(yè)務(wù)模式發(fā)生變化導(dǎo)致需求及流程的調(diào)整；企業(yè)日常運行過程中產(chǎn)生新的管理需求等。內(nèi)部團隊的核心人員具備熟悉企業(yè)管理需求、財務(wù)會計知識和信息技術(shù)，要有能力解決日常應(yīng)用出現(xiàn)的問題，有能力逐漸完善各項功能，可協(xié)調(diào)溝通系統(tǒng)和管理方面的需求。

(三)加強全員培訓(xùn)

ERP系統(tǒng)不是個別部門和部分人員能夠完成的，因為它的存在依賴每個終端，需要對全員進行應(yīng)用培訓(xùn)，但更重要地是改變員工的思維方式和行為方式，培訓(xùn)全員能夠認(rèn)同并會使用ERP系統(tǒng)是成敗的關(guān)鍵。需要分層次、分內(nèi)容進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并建立完整的培訓(xùn)知識庫，統(tǒng)一員工的認(rèn)識，提升管理理念和技術(shù)技能。

(四)保障系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全性

主要是指系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)泄漏和丟失的風(fēng)險。在互聯(lián)網(wǎng)時代，ERP系統(tǒng)大多數(shù)通過廣域網(wǎng)連接，給企業(yè)帶來方便的同時也提高了安全防護的難度，企業(yè)需要建立專業(yè)隊伍，提高技術(shù)水平；系統(tǒng)運行過程中，也會因為工作人員惡意串通、徇私舞弊等人為問題導(dǎo)致?lián)p失，企業(yè)需要建立定期數(shù)據(jù)自檢和系統(tǒng)內(nèi)部審計等監(jiān)督機制來防范；對于數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險，則通過定期數(shù)據(jù)備份和改善服務(wù)器等設(shè)備的性能來解決。