基于信息共享下的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)研究與實踐

浙江機電職業(yè)技術(shù)學(xué)院

國務(wù)院印發(fā)的《國家職業(yè)教育改革實施方案》明確指出，隨著我國進入新的發(fā)展階段，產(chǎn)業(yè)升級和經(jīng)濟結(jié)構(gòu)調(diào)整不斷加快，各行各業(yè)對技術(shù)技能人才的需求越來越緊迫，職業(yè)教育重要地位和作用越來越凸顯，必須牢牢把握發(fā)展機遇，對接科技發(fā)展趨勢和市場需求，深化辦學(xué)體制改革，建立健全信息化建設(shè)等標(biāo)準(zhǔn)，引領(lǐng)職業(yè)服務(wù)發(fā)展。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，學(xué)校必須深化內(nèi)涵建設(shè)，完善治理結(jié)構(gòu)和管理體制，不斷提升辦學(xué)條件，加強融合新一代信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

財務(wù)數(shù)據(jù)作為學(xué)校做出科學(xué)合理化決策的核心依據(jù)，對學(xué)校未來的發(fā)展規(guī)劃，教學(xué)科研和各建設(shè)項目的資金投入起著非常關(guān)鍵的作用。而網(wǎng)上報銷平臺承擔(dān)著財務(wù)部門最底層的基礎(chǔ)信息收集任務(wù)，其運行效率和覆蓋面直接決定了財務(wù)部門反饋信息的及時性、準(zhǔn)確性和完整程度，學(xué)校制度在執(zhí)行過程中所展現(xiàn)的部門工作協(xié)同性，各項資源的合理配置和業(yè)務(wù)風(fēng)險控制，進一步體現(xiàn)學(xué)校的信息化管理水平。

一、網(wǎng)絡(luò)報銷平臺建設(shè)的必要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、云計算等新一代信息技術(shù)的普及，學(xué)校的信息化建設(shè)也從原來的數(shù)字化校園漸漸過渡到智慧校園模式，學(xué)校內(nèi)部信息資源的共享和配置逐步集中、合理。財務(wù)部門作為學(xué)校管理工作的核心組成部分，傳統(tǒng)的柜面報銷已無法適應(yīng)日常管理的需要、滿足廣大教職工的服務(wù)需求。

(一)財務(wù)系統(tǒng)集成程度低

目前，許多學(xué)校財務(wù)部門運用的工資系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、收費系統(tǒng)、支付系統(tǒng)等都相互獨立，由不同的單位負(fù)責(zé)開發(fā)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)互通程度低，形成各種信息孤島。致使財務(wù)人員在不同系統(tǒng)之間重復(fù)操作，由于相同數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的編碼規(guī)則，數(shù)據(jù)錄入時常常容易出錯，不僅增加了工作人員復(fù)核的難度，也嚴(yán)重影響了財務(wù)信息的準(zhǔn)確性。

(二)報銷審批效率低

A大學(xué)的經(jīng)費審批實行財務(wù)“一支筆”制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)和項目負(fù)責(zé)人在不同報銷額度內(nèi)擁有不同的審批權(quán)限，由于目前學(xué)校兩校區(qū)辦學(xué)，多位領(lǐng)導(dǎo)兼任教學(xué)、科研等工作，事務(wù)繁忙。當(dāng)某些報銷單需要不同部門領(lǐng)導(dǎo)或校領(lǐng)導(dǎo)審批時，常常出現(xiàn)審批領(lǐng)導(dǎo)在出差、開會、上課等公務(wù)活動，一張大額報銷單經(jīng)常需要跑好幾趟，等待多日，這明顯與省委省政府提出的“最多跑一次”服務(wù)相違背。

(三)預(yù)算控制落實難

A大學(xué)尚未推行預(yù)算管理系統(tǒng)，采購審批單依舊采取紙質(zhì)審批模式，無法對處于“在途”的采購預(yù)算金額在財務(wù)核算系統(tǒng)中進行控制，由于采購過程和報銷存在的時間差問題，常常出現(xiàn)個別項目超預(yù)算審批。

另外，報銷經(jīng)辦人一般非部門預(yù)算編制人員，對于部門經(jīng)費的使用方向和預(yù)算無法做到清楚了解，在實際報銷業(yè)務(wù)中，只看哪些項目尚有預(yù)算余額，便把項目編碼填入報銷單，“張冠李戴”現(xiàn)象時有發(fā)生，致使預(yù)算和支出不對應(yīng)，降低預(yù)算控制的準(zhǔn)確性。

二、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的功能需求

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)使得日常的報銷工作從柜面模式轉(zhuǎn)變?yōu)椴坏群驁箐N方式，報銷人只需把報銷單送達指定位置，不需要在報賬大廳排隊等候，大大節(jié)省了全校師生的時間。為了做好網(wǎng)上報銷工作，系統(tǒng)至少要包含財務(wù)信息模塊集成、網(wǎng)上報銷模塊等基礎(chǔ)功能。

(一)財務(wù)信息模塊集成

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是學(xué)校財務(wù)對外服務(wù)的一個主要窗口，是財務(wù)信息化建設(shè)的有機組成部分，通過集成財務(wù)管理、酬金管理和支付系統(tǒng)等應(yīng)用，共享不同應(yīng)用中的信息資源，優(yōu)化辦事流程，實施從預(yù)算控制、財務(wù)報銷、借款沖賬、決算分析等全過程管理。

(1)實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)集成：通過與財務(wù)系統(tǒng)對接，報銷人在網(wǎng)上填制報銷單時，選取的項目受部門、和預(yù)算余額控制，非本部門或本人項目無法選取，超過預(yù)算余額的報銷無法保存，網(wǎng)上報銷人制單后，審批流程完成，只需將報銷確認(rèn)單送至指定地點，財務(wù)部門可直接從網(wǎng)上報銷平臺選取報銷信息，自動生成憑證導(dǎo)入財務(wù)核算軟件。

(2)實現(xiàn)與酬金管理系統(tǒng)集成：通過與酬金管理系統(tǒng)的對接，報銷人給項目組成員或外請專家、學(xué)生發(fā)放勞務(wù)，可直接從酬金系統(tǒng)獲取相關(guān)身份信息和銀行卡資料，網(wǎng)上報銷平臺上新添加的身份信息也可以同步到酬金系統(tǒng)中，避免下一次的重復(fù)錄入。

(3)實現(xiàn)與支付系統(tǒng)的集成：通過與支付系統(tǒng)對接，報銷人在網(wǎng)上報銷平臺提交的報銷信息經(jīng)過審批后會自動推送到支付系統(tǒng)，出納根據(jù)生成的會計憑證及報銷人提交的相關(guān)信息，直接通過支付系統(tǒng)轉(zhuǎn)入公務(wù)卡或指定的銀行賬戶，實現(xiàn)無現(xiàn)金報銷，節(jié)省時間，降低財務(wù)風(fēng)險。

(二)主要業(yè)務(wù)模塊需求

報銷業(yè)務(wù)：網(wǎng)上報銷系統(tǒng)服務(wù)的主要對象是全校師生，軟件開發(fā)時應(yīng)以用戶體驗為中心，這對于系統(tǒng)的推廣及運行效果至關(guān)重要。報銷人可通過向?qū)讲僮髂Ｊ剑瓿烧麄€網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)流程，包括選擇預(yù)算支出項目，選擇日常經(jīng)費、差旅費、借款、設(shè)備購置等相關(guān)業(yè)務(wù)模板，錄入報銷內(nèi)容、收款人及賬戶信息，根據(jù)業(yè)務(wù)模板所對應(yīng)的要求提交相關(guān)附件，提交財務(wù)審核，審核通過后自動進入網(wǎng)上審批環(huán)節(jié)，最后打印確認(rèn)單。

在預(yù)算控制方面，選擇預(yù)算支出項目環(huán)節(jié)，應(yīng)能把該項目負(fù)責(zé)人的所有項目及余額顯示出來，并能提示選中項目可用于哪些業(yè)務(wù)支出，是否已經(jīng)存在借款，是否需要沖賬等功能，便于師生做出合適的選擇。

財務(wù)審批：學(xué)校使用的大部分都是財政性資金，在預(yù)算支出審批環(huán)節(jié)相對嚴(yán)格，每一筆報銷業(yè)務(wù)審批一般涉及報銷人、證明人、項目負(fù)責(zé)人、部門領(lǐng)導(dǎo)、校領(lǐng)導(dǎo)等多個審批人，審批人根據(jù)報銷的原始單據(jù)判斷支出是否合理，項目負(fù)責(zé)人可依據(jù)實際情況修改報銷明細和報銷金額，對于不合理的報銷業(yè)務(wù)還可退回報銷人重新修改。網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)審批不受時間和地域的限制，只需要有臺能上網(wǎng)的電腦或者手機，就可以完成財務(wù)審批的整個流程，提高了工作效率，消除了報銷人往返多次簽字流程產(chǎn)生的抱怨情緒。

收單及支付：報銷人在網(wǎng)上報銷平臺填寫報銷業(yè)務(wù)相關(guān)信息后，經(jīng)過財務(wù)人員審核，項目負(fù)責(zé)人、部門領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，打印報銷確認(rèn)單。把原始票據(jù)和報銷確認(rèn)單放入信封送到指定地點，由于信封已密封，報銷人信封投遞后無需等待，可自行離開，投遞柜的密碼鎖和監(jiān)控設(shè)備確保了票據(jù)的安全性和完整性。財務(wù)人員定期從投遞柜中取出報銷憑證，根據(jù)財務(wù)制度對報銷內(nèi)容和提供的票據(jù)進行復(fù)核，校對無誤后即可完成收單工作。

財務(wù)人員根據(jù)網(wǎng)上填報的報銷明細信息，調(diào)整對應(yīng)的經(jīng)濟分類科目和修改摘要等內(nèi)容，通過軟件接口自動生成會計憑證，導(dǎo)入財務(wù)核算系統(tǒng)中，并通過支付系統(tǒng)把報銷金額轉(zhuǎn)入收款人賬戶，最終完成報銷業(yè)務(wù)。

三、結(jié)論

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實現(xiàn)了學(xué)校內(nèi)部多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享，加強了部門之間的工作協(xié)同，大大減少了師生在傳統(tǒng)報銷業(yè)務(wù)上所花費的時間，進一步提高財務(wù)人員的辦事效率，完善了財務(wù)信息化管理系統(tǒng)，徹底改變了財務(wù)人員傳統(tǒng)的手工記賬、報賬的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓤箐N人手工多點錄入和財務(wù)線上自動處理的業(yè)務(wù)一體化流程，把柜面財務(wù)人員從核算型逐步向管理型過渡，提升財務(wù)部門的整體業(yè)務(wù)水平。