基于SAP信息化系統(tǒng)下的財務(wù)分析思考

東方電子股份有限公司

SAP系統(tǒng)是一種ERP信息管理系統(tǒng)，以信息技術(shù)、管理思想為基礎(chǔ)，為企業(yè)決策的確定、工作的開展提供管理平臺。利用這套相對成熟的企業(yè)資源管理系統(tǒng)，能夠為企業(yè)的日常運營和各項繁雜的管理事務(wù)處理提供有力的保障。

SAP在財務(wù)核算中的應(yīng)用試圖將財務(wù)人員從繁雜的會計基礎(chǔ)工作中解放出來，把更多的精力轉(zhuǎn)向財務(wù)分析、管理會計方向；同時，SAP使分析更具有穿透力，可對數(shù)據(jù)進(jìn)行層層追溯，做追本溯源的分析。因此，我們需要考慮如何充分運用SAP的強大數(shù)據(jù)提供功能，改進(jìn)財務(wù)分析方法，為提升公司競爭力提供支持。

一、基于SAP系統(tǒng)的財務(wù)核算的改善

與其他國產(chǎn)財務(wù)核算軟件相比，SAP系統(tǒng)最大的特點就是財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，從銷售到收款、從采購到付款，從生產(chǎn)到成本核算，實現(xiàn)了財務(wù)和前端的無縫集成。具體的改善主要有以下幾個方面：

(一)SAP系統(tǒng)分為銷售模塊(SD)、采購與物料模塊(MM)、財務(wù)模塊(FI)、成本模塊(CO)等，使得數(shù)據(jù)具有集成性、統(tǒng)一性，統(tǒng)一來源的數(shù)據(jù)一方面提高了工作效率，減少了重復(fù)工作，另一方面，各個部門可以互相檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。

同時，SAP系統(tǒng)可以避免信息孤島問題，只有有用的信息，才能往下一環(huán)節(jié)傳遞，只要是有用的信息，就會向下一環(huán)節(jié)傳遞。并且明確了信息的來源，使得信息可以追溯，發(fā)現(xiàn)問題可以追本溯源，這一方面會促使員工增強責(zé)任心，同時也提高了信息的質(zhì)量。

(二)SAP系統(tǒng)的另一大特點就是相關(guān)會計信息的數(shù)據(jù)實時可查，管理者可以及時了解企業(yè)的資金狀況、庫存情況、應(yīng)收賬款賬齡情況及各產(chǎn)品、各利潤中心的盈利情況，為企業(yè)風(fēng)險控制、盈利能力提升都能起到促進(jìn)作用。

(三)與其他國產(chǎn)財務(wù)軟件相比，其核算更為準(zhǔn)確、細(xì)致。比如在使用SAP后，不僅可以核算到客戶、產(chǎn)品維度，還核算到了訂單維度，不僅能分析具體哪個產(chǎn)品的盈利貢獻(xiàn)水平，而且能分析具體這類產(chǎn)品的具體哪些訂單給企業(yè)帶來了更多的利潤貢獻(xiàn)，方便公司管理層為以后的決策提供數(shù)據(jù)支撐。

二、利用SAP系統(tǒng)加強財務(wù)分析面臨的困難

目前許多公司的SAP系統(tǒng)運用仍處在會計核算的水平上，預(yù)算功能等相關(guān)模塊未上線，導(dǎo)致與預(yù)算數(shù)據(jù)比對工作只能在線下處理；再加上員工對SAP系統(tǒng)的功能了解不夠深入，相關(guān)規(guī)章制度、考核措施不夠完善，導(dǎo)致SAP系統(tǒng)的利用還處于起步階段。

另一方面，SAP系統(tǒng)中許多會計憑證不是由財務(wù)人員制作，而是由業(yè)務(wù)部門的操作人員來完成的，而業(yè)務(wù)部門人員的會計知識往往比較缺乏。而且，財務(wù)部門需要依靠其他部門的準(zhǔn)確完整的業(yè)務(wù)操作，才能獲得財務(wù)分析所需的相關(guān)信息。比如原材料的備案價的維護(hù)、工時的及時填報，這些都會對產(chǎn)品成本的滾算、產(chǎn)成品的完工入庫等數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性帶來決定性的影響，從而對財務(wù)分析質(zhì)量帶來深刻影響。

SAP系統(tǒng)在管理中的實施應(yīng)用打破了傳統(tǒng)的部門職能分割，實現(xiàn)了公司內(nèi)部整個工作流程所有信息共享和資源的統(tǒng)一管理。這一方面提高了工作效率，同時也對部門之間的溝通工作提出了更高的要求。

其他困難，比如在現(xiàn)有組織架構(gòu)未變的前提下，各利潤中心之間的內(nèi)部交易定價、銷售公司的營銷費用在各產(chǎn)品線如何分?jǐn)?，等等，這些因素產(chǎn)生的考核口徑與報表口徑的差異，在基于SAP系統(tǒng)的分析中仍然存在，這些事項降低了財務(wù)分析結(jié)果的認(rèn)可度，從而會影響到對各利潤中心的激勵力度。

三、如何利用SAP系統(tǒng)做好財務(wù)分析工作

SAP系統(tǒng)作為一個ERP項目，系統(tǒng)上線往往占用了公司大量資金和人力成本，應(yīng)該充分應(yīng)用該系統(tǒng)，挖掘其潛力，使公司的各項工作更上一個臺階。具體到財務(wù)分析方面，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面做好改進(jìn)工作：

(一)完善SAP系統(tǒng)操作流程、規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行

要想充分利用SAP，實現(xiàn)其各項功能，我們必須深入了解其操作流程、原理，比如只有充分了解成本中心、工作中心、工序、班組等之間的關(guān)系，掌握成本是如何逐步計算出來的，材料成本差異是如何分配到庫存商品及銷售成本中去的，技術(shù)人員才能準(zhǔn)確搭建BOM、工藝路線，生產(chǎn)人員才能正確報工，采購人員才會明白備案價定期更新的必要性，財務(wù)人員才能合理分配制造費用、核算產(chǎn)品成本。

為了保證財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，財務(wù)人員必須對后勤業(yè)務(wù)進(jìn)行必要的了解，做到既能提前預(yù)見業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)可能存在的問題做到防患于未然，又能夠應(yīng)對和解決實際業(yè)務(wù)中存在的各種問題；業(yè)務(wù)部門也應(yīng)對癥下藥制定可行的管理制度，對各自部門的操作進(jìn)行必要的約束，有效防范和解決實際業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中可能面臨的各種風(fēng)險和問題，比如，保證在產(chǎn)品完工入庫時材料已按BOM領(lǐng)料，工時已按工序報工。

(二)各部門積極配合，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量

SAP系統(tǒng)的準(zhǔn)確成本信息是各部門統(tǒng)一配合而來，采購部門只有及時采購入庫質(zhì)優(yōu)價廉的原材料，生產(chǎn)人員只有提高工作效率，并填報準(zhǔn)確工時，財務(wù)人員及時核算人工工資等費用性支出，公司的產(chǎn)品成本才能準(zhǔn)確的核算出來。發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品成本異常后，各部門應(yīng)通力合作，改進(jìn)核算流程，計算出更準(zhǔn)確的成本數(shù)據(jù)，從而為產(chǎn)品毛利分析等打好基礎(chǔ)。

財務(wù)人員應(yīng)從以前的手工錄入憑證等價值低的工作中解放出來，更多的時間用來檢查分析業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，提高財務(wù)核算的及時性和準(zhǔn)確性，為財務(wù)分析提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)來源。同時，財務(wù)人員應(yīng)隨時監(jiān)控成本發(fā)生，分析實際和標(biāo)準(zhǔn)成本之間的差異的主要原因，針對差異發(fā)生的原因提出改進(jìn)建議，從而不斷完善標(biāo)準(zhǔn)成本核算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

(三)改善財務(wù)分析方法

SAP系統(tǒng)下的財務(wù)分析應(yīng)更加注重“業(yè)財融合”，比如，通過分析實際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的差異，找出產(chǎn)生的原因，促進(jìn)工藝改進(jìn)，不斷降低單位工時，提高生產(chǎn)效率；并對標(biāo)準(zhǔn)成本不斷進(jìn)行修正，以起到指導(dǎo)研發(fā)、生產(chǎn)的作用。

另一方面，通過實際成本和獲利分析可以為企業(yè)制定銷售價格、選擇客戶、決定合同條款、控制數(shù)量、選擇分銷渠道及促銷等經(jīng)營目標(biāo)的確定提供決策依據(jù)；通過對賬齡的分析，可以為分析客戶的信用狀況、回款情況提供支持，并提供預(yù)警，促進(jìn)營銷人員及時催收貨款；通過對存貨的周轉(zhuǎn)情況進(jìn)行分析，可以判斷哪些存貨是客戶所需要的，哪些存貨是呆滯的，并分析呆滯的產(chǎn)生原因，根據(jù)實際情況找出提高存貨周轉(zhuǎn)率的辦法。

(四)財務(wù)分析也需要以“客戶”為中心

財務(wù)分析也應(yīng)關(guān)注公司戰(zhàn)略發(fā)展方向，以需求倒逼分析方向，比如，當(dāng)公司管理層關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量時，我們應(yīng)利用SAP系統(tǒng)，通過會計科目設(shè)置等途徑，來獲取不同產(chǎn)品(或相關(guān)客戶)的質(zhì)量成本，并分析其變動趨勢，提示管理者關(guān)注哪些地方需要改進(jìn)。

再比如，管理層可能不僅關(guān)注各利潤中心的盈利情況，還可能關(guān)注具體客戶地區(qū)維度、產(chǎn)品(或業(yè)務(wù)板塊)維護(hù)，甚至是營銷人員的維度；成本分析不僅要看成本構(gòu)成，還要看到變動趨勢，并與標(biāo)準(zhǔn)成本(或預(yù)算)進(jìn)行對比，等等。這就需要SAP系統(tǒng)維護(hù)開發(fā)人員與財務(wù)人員配合，不斷改進(jìn)核算方式、系統(tǒng)取數(shù)邏輯及報表輸出格式，滿足管理者的各項需求。

筆者認(rèn)為，廣義的分析不僅是對期末內(nèi)外部財務(wù)報表的分析，還包括對日常經(jīng)營數(shù)據(jù)的分析，比如對存貨盤點賬實差異的分析，對完工產(chǎn)品的入庫成本的完整性的分析，對應(yīng)收賬款余額(包括發(fā)出商品)與信用政策的比對分析，對每一銷售訂單的毛利率的分析等等，只有將分析融入到日常的工作中去，才能發(fā)現(xiàn)哪些是增值作業(yè)，哪些是風(fēng)險點，才可能提出有利于降本增效的改進(jìn)建議，才可能做好財務(wù)分析工作。

總之，隨著SAP預(yù)算模塊的上線，必將使財務(wù)核算提升到更高的水平，各級管理者可以通過SAP隨時掌握各自部門的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度等信息，與其KPI指標(biāo)及時對比分析，使得工作開展具有計劃性。財務(wù)部門的工作也將由提供數(shù)據(jù)者向提供咨詢服務(wù)轉(zhuǎn)變，通過不斷優(yōu)化分析方法，并與同行指標(biāo)進(jìn)行對比，查找不利差異產(chǎn)生原因，分析風(fēng)險點，不斷為決策提供支持，這同時也對財務(wù)人員的分析能力提出了更高的要求。