探析計算機技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用

范思源

梧州市國土資源勘測規(guī)劃院 廣西梧州 5 4 3 0 0 0

1 文件檔案管理中引入計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的意義

1.1 能夠推動文件與檔案記錄更加完整

將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到文件與檔案管理中，對于提升文件與檔案記錄的完整性有較大的促進作用。相關(guān)管理者能夠借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展相關(guān)的核對與采集工作，不同部門或者院系的負責人還能夠及時將相關(guān)的電子文件傳輸?shù)綑n案室中，也可以定期向檔案室傳輸相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。而檔案室人員能夠借助于網(wǎng)絡(luò)對各個部門或者院系的數(shù)據(jù)進行整理和歸檔，如此不僅能夠提升文件與檔案信息的整理速度，而且還能夠節(jié)省較多的人力資源和時間，并推動檔案記錄更加完整連續(xù)，使文件與檔案信息得到更好地運用。

1.2 能夠提升文件與檔案管理的安全性

傳統(tǒng)文件與檔案管理模式下，一般是以紙質(zhì)的形式進行檔案保存和管理，而紙質(zhì)文件與檔案的保存是有期限的，時間太久文件檔案往往會腐爛或者損毀，這就不利于文件與檔案安全，而采用計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行文件與檔案管理，則能夠?qū)⑽募n案掃描成電子的形式，這樣就不會被毀損掉，從而能夠提升保存壽命，增強文件檔案的安全性。不過需要注意的是，電子文件檔案管理往往會面臨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的安全威脅，這就需要相關(guān)部門構(gòu)建健全的安全管理制度，做好保密管理，要對于重要信息進行加密處理，并定期或者不定期對涉密檔案進行檢查，及時消除安全威脅。

1.3 能夠提升文件與檔案的運用價值

傳統(tǒng)檔案管理模式下，文件與檔案都歸集到檔案室，各個文件檔案的存放方式較為復(fù)雜，并且隨著時間的延續(xù)，文件檔案資源也在不斷增多，相關(guān)人員要想運用哪方面的檔案往往需要花費較多的時間去尋找，很多時候難以找到符合自身需求的文件檔案信息，所以文件檔案的運用效率低下。而將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入進來則能夠緩解這種現(xiàn)象，想要運用哪個方面的文件檔案直接通過計算機進行搜尋即可，立即能夠出來對應(yīng)的文件檔案信息，這就能夠促進文件檔案運用價值的全面提升。

2 計算機技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用

2.1 明確應(yīng)用策略

為了提升計算機的應(yīng)用水平，需要建立健全檔案管理制度。在開展檔案管理的過程中，必須對管理人員進行全面升級。檔案管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理素質(zhì)，加強對計算機技術(shù)的熟練運用，掌握現(xiàn)代化的檔案處理模式，促進檔案管理的不斷創(chuàng)新，加強檔案計算機技術(shù)的跨越式發(fā)展[1]。

2.2 建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

在檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，需要充分利用計算機技術(shù)，對數(shù)字檔案進行及時保存。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，科技的進步，電子文檔數(shù)據(jù)系統(tǒng)也應(yīng)該不斷安全、優(yōu)化，要不斷的研發(fā)、建立科學的計算機技術(shù)與防火墻的技術(shù)，對事業(yè)單位重要數(shù)據(jù)與文件進行全面保護與升級。事業(yè)單位內(nèi)部要加檔案安全管理，注重自主技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是開放的，存在很多不確定的因素，事業(yè)單位在建立數(shù)字庫的時候，要選擇適當?shù)?、值得信賴的生產(chǎn)商，建立多重保護系統(tǒng)，加強對病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的防范，在硬件設(shè)施上要反復(fù)檢測，定期維護，全面提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性。

2.3 提升檔案管理人員的計算機水平

隨著計算機技術(shù)的廣泛運用，事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認識到計算機信息管理的高效性。不僅僅重視行政工作的有效進行，更要重視檔案管理人員的計算機運用水平，加強人力、物力、財力的合理運用。因此，我們必須改變檔案管理人員的思想，定期開展合理的培訓，讓工作人員熟悉計算機文檔的管理流程，完善計算機操作技術(shù)，推行獎懲制度，對于那些積極配合、完善自身的員工給予獎勵，對于那些沒有辦法跟上時代步伐的員工給予淘汰。單位也要改善檔案管理工作人員的待遇與編制問題，多多的吸收相關(guān)的專業(yè)人才，提高檔案管理工作人員的積極性[2]。

2.4 深入挖掘計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的功能

檔案管理工作較為繁瑣，將計算機技術(shù)引入進來能夠降低檔案管理的繁瑣性，而要想利用計算機更全面地對檔案進行管理，則需要對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的功能進行深入挖掘。比如計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以對檔案資源進行搜集、共享，還可以對其進行智能分類、匯總、加工、處理等，只有對這些功能進行有效挖掘和運用，才能夠最大限度地發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，推動檔案管理更加高效。這就需要相關(guān)部門對檔案管理者進行鼓勵，推動其積極進行計算機技能學習，不斷發(fā)現(xiàn)和解鎖新技能。同時，還要引入與自身情況相符合的檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理模塊劃分，提升檔案管理的有效性。

2.5 重視文檔資源的標準化建設(shè)

隨著計算機在文件與檔案管理工作中運用范圍越來越廣，很多單位高度重視對先進設(shè)備的采買，忽視文檔資源的標準化建設(shè)，導(dǎo)致采購的先進設(shè)備長期閑置，浪費資金，新型的計算機檔案系統(tǒng)沒有辦法滿足單位的真實需求，事業(yè)單位必須高度重視文檔資源的標準化建設(shè)，建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)中要包括檔案管理、系統(tǒng)管理、查詢管理、安全措施等等，確保為檔案管理工作節(jié)省大量的人力、物力、財力[3]。

3 結(jié)語

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)融入到了人們生活和工作的方方面面，因此相關(guān)文件檔案管理工作也應(yīng)當與時俱進，積極進行計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，推動檔案管理更加便捷，不斷提升檔案管理的效果。雖然當前我國很多相關(guān)部門已經(jīng)開始在檔案管理中引入了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是實際的檔案管理過程還不是十分科學，存在諸多不足，本文根據(jù)實際情況提出了一系列計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用對策，希望能夠為更多相關(guān)部門開展檔案管理提供幫助。