企業(yè)物資采購管理中存在的問題及對策

古仁潔 劉麗君

中核建中核燃料元件有限公司 四川宜賓 644000

隨著經(jīng)濟全球化和金融危機的爆發(fā)，世界范圍內(nèi)的市場競爭愈加激烈，各國的國內(nèi)市場也受到波及和影響。在當前的國內(nèi)外市場中，很多企業(yè)都面臨著生產(chǎn)成本提高、生產(chǎn)利潤空間下降、生產(chǎn)轉(zhuǎn)型困難等問題。

1 企業(yè)物資采購管理中存在的問題

1.1 合同方面存在的問題

企業(yè)在進行交易時往往都存在著風險，通常企業(yè)使用合同的方法來避免這些風險的發(fā)生。其中企業(yè)在物資采購這一環(huán)節(jié)就是利用合同來規(guī)范企業(yè)交易，而合同很難做到非常嚴密，往往都會有漏洞的存在，從而引起風險事故的發(fā)生[1]。因此，有一個有效規(guī)范的合同是企業(yè)進行高效交易的前提，可以使得企業(yè)在交易過程中不容易受到對方合同中陷阱的影響，避免造成損失。

1.2 物流信息管理問題

分析企業(yè)內(nèi)部環(huán)境可知，正因企業(yè)在人員的配置還有公司設(shè)備的管理上不能進行很好的統(tǒng)一，使得各個部門在進行工作時的管理水平不是很平均。企業(yè)在物資采購方面，無法把公司內(nèi)部全部的物資供應(yīng)部門進行整合，再加上企業(yè)落后的物流信息管理系統(tǒng)會使企業(yè)在聯(lián)系外部的物資供應(yīng)商的過程中受到阻礙，以至于企業(yè)與外部在某些方面不能進行很好的信息交互，使企業(yè)處于相對封閉的狀態(tài)。

2 企業(yè)物資采購管理優(yōu)化對策

2.1 實現(xiàn)采購信息數(shù)字化管理

隨著科技的不斷進步，各種智能化、數(shù)字化技術(shù)不斷被運用到企業(yè)的經(jīng)營管理中，有效減少企業(yè)采購工作量，讓企業(yè)的各種數(shù)據(jù)賬目更加清晰合理。企業(yè)在采購方面也包括多個環(huán)節(jié)，主要是資金信息和訂單信息兩個方面。這兩個方面涉及的數(shù)目比較復(fù)雜，如果采用人工進行核查和計算，將會浪費巨大的時間和精力。因此，目前采購管理都將這兩方面進行信息化管理。企業(yè)在進行信息化管理時，主要是管理企業(yè)在進行物資采購時資金的使用，要對每一筆物資購入時的資金去向進行準確把握，確保資金使用準確合理，減少資金浪費和企業(yè)成本增加。同時，對于企業(yè)采購情況也要進行分析，減少各種企業(yè)在購買時對于資金的占用，這樣就能夠?qū)①Y金利用到更多物資采購上。企業(yè)還要將市場上各種訂單的信息進行數(shù)字化管理，確定企業(yè)需要補充貨物的數(shù)量，避免庫存過多或者缺貨現(xiàn)象發(fā)生。在供應(yīng)商方面，要根據(jù)企業(yè)的訂單信息來確定生產(chǎn)狀況，避免因為產(chǎn)能過剩而造成貨物堆積。通過數(shù)字化管理供應(yīng)商能夠?qū)a(chǎn)能、產(chǎn)品質(zhì)量、報價等各種狀況進行一定展示，保證數(shù)據(jù)的準確性和及時性，并能夠通過供應(yīng)鏈采購網(wǎng)絡(luò)及時共享信息，加強合作，降低供應(yīng)鏈整體成本[2]。

2.2 物資采購合同確定環(huán)節(jié)

企業(yè)采購部門按照物資需求計劃展開采購工作，在采購計劃制定時，首先要對供應(yīng)商進行選擇。采購管理部門需要對供應(yīng)商定期進行核實，將符合條件的供應(yīng)商列入ERP軟件系統(tǒng)中，采購人員在購買過程中可以直接從ERP軟件信息系統(tǒng)中選擇合格供應(yīng)商，進行招標比價，形成招標比價分析表，進而從質(zhì)量、價格兩個方面入手進行分析，選擇合適的供應(yīng)商。確定購買的供應(yīng)商后，采購人員可以直接在ERP系統(tǒng)上生成采購合同，將采購合同傳遞給供應(yīng)商，簽訂采購合同，完成采購任務(wù)。例如在高壓電流互感器進行采購過程中，ERP系統(tǒng)中輸入的合格供應(yīng)商包括某北方電流互感器廠家、某一戶電流互感器廠家、某二戶電流互感器廠家，采購人員可以將其三家作為采購招標比價的對象，自動生成招標比價單據(jù)，由招標部門領(lǐng)導和采購部門領(lǐng)導進行審批。

2.3 采購原材料入庫管理信息化

購買原材料到達企業(yè)后，由倉儲管理部門清查物資數(shù)量是否滿足要求，進而由檢驗部門進行檢驗，檢驗合格辦理入庫手續(xù)。在應(yīng)用ERP信息化軟件后，倉儲管理部門人員在接收物資后，利用ERP軟件，按照物資的規(guī)格型號、數(shù)量進行報檢，自動生成報檢單。對質(zhì)檢部門而言，直接在ERP軟件上便可以查到報檢產(chǎn)品的規(guī)格型號、數(shù)量以及技術(shù)要求，打印報檢單，按照報檢單上所需要的性能需求，對產(chǎn)品進行檢驗。例如在15臺電流互感器報檢過程中，可以從ERP系統(tǒng)中明確的查詢到規(guī)格型號為10kV，變比為200：5，購買廠家為某北方電流互感器廠家，購買數(shù)量為15臺，該批次物資使用項目以及用途，檢驗人員在檢驗過程中便可以根據(jù)相關(guān)技術(shù)資料進行校驗。檢驗合格后，在ERP軟件上直接辦理入庫手續(xù)。若是存在不合格產(chǎn)品，便可以直接在ERP軟件上進行處理，注明不合格數(shù)量和不合格原因，將合格產(chǎn)品進行入庫，不合格產(chǎn)品由采購部門進行處理。采購部門直接在ERP上查詢到不合格產(chǎn)品的規(guī)格型號、不合格原因、不合格數(shù)量，按照質(zhì)檢部門提交信息，聯(lián)系供應(yīng)商，進而退貨或者是換貨，及時跟蹤不合格品的處理[3]。

2.4 采購原材料出庫管理信息化

采購原材料主要是用于生產(chǎn)車間，生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)所需求物料到庫房去提貨，辦理出庫手續(xù)。應(yīng)用ERP信息軟件，生產(chǎn)車間可以根據(jù)項目需求直接在ERP軟件上生成提料單，進而到庫房按照提料單進行領(lǐng)料，生產(chǎn)車間領(lǐng)料后便可以到庫房直接辦理出庫手續(xù)。庫房辦理出庫手續(xù)后，ERP軟件物料查詢過程中物料的數(shù)量便會自動更新。應(yīng)用物資管理ERP軟件后，可以直接在ERP軟件上查詢庫存量，包括規(guī)格型號、數(shù)量、性能等，各個部門對現(xiàn)有庫存量能夠清晰的查看到，在物料需求計劃制定時，才可以充分的利用庫存量，這樣便能夠避免庫存量積壓帶來的經(jīng)濟損失。

3 結(jié)語

物資采購管理控制是對企業(yè)生產(chǎn)利益的有力保障，在采購過程中，首先要認定采購流程，然后對各個流程中可能出現(xiàn)的問題進行分析，提出有效的解決方案，最后在進行采購全程中，合理控制供應(yīng)商物資源頭、合理規(guī)范化采購過程、執(zhí)行嚴格的驗收制度，良好的采購是為企業(yè)創(chuàng)造出更高經(jīng)濟利益的有力保證。