數(shù)字化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用路徑探析

結(jié)合國(guó)家檔案局頒布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)通過(guò)“十二五”的發(fā)展，取得了一定的成果，形成了以互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)為平臺(tái)，檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案運(yùn)用平臺(tái)等為基礎(chǔ)的檔案數(shù)字化體系。企業(yè)在國(guó)家政策推動(dòng)下逐漸重視檔案資源數(shù)字化建設(shè)，形成了以新信息化促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的格局，而檔案利用也從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案藩籬中脫離開(kāi)來(lái)。重視企業(yè)數(shù)字化檔案開(kāi)發(fā)利用，將檔案效應(yīng)融合到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和轉(zhuǎn)型升級(jí)戰(zhàn)略中，是新時(shí)期企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的助推器。因此，通過(guò)深入研究新時(shí)代檔案資源開(kāi)發(fā)與管理策略，對(duì)提升檔案資源的利用實(shí)效性具有重要意義。

一、企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源概述

就企業(yè)檔案數(shù)字化而言，指的是通過(guò)各類(lèi)信息收集設(shè)備把不同載體形式的檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字內(nèi)容的一個(gè)過(guò)程。而企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化則是指運(yùn)用掃描采集設(shè)備，將原件中涉及的圖文信息劃分成多個(gè)點(diǎn)陣式信息元，然后在計(jì)算機(jī)內(nèi)將光信號(hào)轉(zhuǎn)換成電信號(hào)，進(jìn)而得到數(shù)字圖像文件的過(guò)程。把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換到計(jì)算機(jī)中，一般包含以下方式：其一，通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描，將其轉(zhuǎn)化成圖像方式進(jìn)行存儲(chǔ)，抑或是運(yùn)用OCR字符識(shí)別將其轉(zhuǎn)變成文本文件；其二，通過(guò)已有縮微膠片影像開(kāi)展數(shù)字化轉(zhuǎn)換，或運(yùn)用數(shù)碼相機(jī)拍攝。兩種方式相比之下，直接掃描成本更低，且迅速便捷。所以，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換通常運(yùn)用掃描的方式將其轉(zhuǎn)化為電子圖像文件進(jìn)行存儲(chǔ)，然后立足于標(biāo)引信息來(lái)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而對(duì)檔案電子影像文件迅速予以檢索運(yùn)用。

在社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展形勢(shì)下，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用的需求增加，利用者希望無(wú)論何時(shí)何地均能夠便捷地獲取有利于自身獨(dú)特需求的相關(guān)信息。特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)用戶在信息需求層次方面得到了提升，提高了個(gè)性化方面的要求。同時(shí)，就個(gè)性化信息服務(wù)而言，屬于人類(lèi)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展到某個(gè)程度之后，信息服務(wù)領(lǐng)域表現(xiàn)出來(lái)的信息服務(wù)發(fā)展方向，而企業(yè)數(shù)字化檔案信息能夠夯實(shí)個(gè)性化服務(wù)的基礎(chǔ)。就信息服務(wù)機(jī)構(gòu)而言，是否可以提供通過(guò)篩選、優(yōu)化以及整合之后的個(gè)性化服務(wù)，屬于對(duì)信息服務(wù)水平進(jìn)行辨別的主要指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化能夠?yàn)樾畔⒎?wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)水平的提高提供保障，對(duì)檔案利用互動(dòng)之中的各個(gè)主體形成正面的影響，并提高檔案利用效率。

現(xiàn)階段，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)在查詢(xún)、借閱以及歸還等相關(guān)方面已十分先進(jìn)，構(gòu)建了企業(yè)多媒體學(xué)習(xí)共享空間，通過(guò)科學(xué)的閱讀工具可提供形式多樣的視聽(tīng)服務(wù)。企業(yè)數(shù)字化檔案室的建設(shè)，推動(dòng)了企業(yè)服務(wù)空間范圍的拓展，并增強(qiáng)了服務(wù)質(zhì)量。

二、數(shù)字化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要性

就數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)而言，需要將其所具備的優(yōu)勢(shì)充分展現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)而推動(dòng)單位數(shù)字化檔案管理效果的提升。數(shù)字化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用對(duì)企業(yè)檔案管理和企業(yè)發(fā)展有著重要的意義。

（一）有利于推動(dòng)現(xiàn)代檔案觀的發(fā)展。數(shù)字化檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用不僅是推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要手段，更是企業(yè)檔案管理促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。從宏觀層面上來(lái)講，企業(yè)的檔案利用環(huán)境和檔案利用對(duì)象是非常固定的，但是在實(shí)際工作和檔案利用中，只是單純關(guān)注檔案利用中自己業(yè)務(wù)相關(guān)部分，很多關(guān)聯(lián)信息和企業(yè)環(huán)境信息被忽視。從檔案管理和檔案服務(wù)微觀領(lǐng)域?qū)用嫔蟻?lái)講，數(shù)字化背景下的檔案信息開(kāi)發(fā)和利用將開(kāi)辟新的檔案管理方法，為統(tǒng)籌企業(yè)生產(chǎn)和檔案奠定基礎(chǔ)，通過(guò)數(shù)字化資源分析和利用，將企業(yè)檔案服務(wù)對(duì)象需求融合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)的目的。從而推動(dòng)現(xiàn)代檔案觀在企業(yè)中普及，從檔案管理層面推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

（二）有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。檔案數(shù)字化管理可以推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，利用多種檔案管理手段推動(dòng)檔案服務(wù)和檔案管理工作的發(fā)展。數(shù)字化檔案工作相比傳統(tǒng)的檔案工作有著重要的意義。在智慧企業(yè)或者企業(yè)信息化建設(shè)背景下，推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部檔案信息化發(fā)展，將“大智移云”數(shù)據(jù)運(yùn)用到企業(yè)的發(fā)展中，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)。推動(dòng)檔案管理數(shù)字化和信息化發(fā)展，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理中的弊端。同時(shí)還能促進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。由于數(shù)字化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用傳輸速度加快，需要及時(shí)處理的檔案信息資源龐大，數(shù)字化有效避免了冗沉檔案資源利用，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)檔案服務(wù)工作精準(zhǔn)化發(fā)展，將企業(yè)檔案管理和檔案服務(wù)協(xié)同起來(lái)，提高企業(yè)檔案的利用效率。重要的是在大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐下，可以促進(jìn)檔案管理結(jié)構(gòu)化發(fā)展，推動(dòng)數(shù)據(jù)內(nèi)容和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)兼容，進(jìn)而增強(qiáng)電子文件的管理效率。

三、數(shù)字化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的路徑

高質(zhì)量社會(huì)發(fā)展背景下，企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)該不斷進(jìn)行創(chuàng)新，積極學(xué)習(xí)當(dāng)前國(guó)內(nèi)外企業(yè)檔案資源的開(kāi)發(fā)與管理經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化檔案資源的開(kāi)發(fā)與管理實(shí)效性。筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，探討了數(shù)字化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的路徑。

（一）人才路徑：人才隊(duì)伍建設(shè)與理念轉(zhuǎn)變同行。企業(yè)必須堅(jiān)持檔案人才建設(shè)觀，通過(guò)多種方式來(lái)促進(jìn)檔案工作人員綜合素質(zhì)的提升，進(jìn)而讓工作質(zhì)量得到增強(qiáng)。針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員來(lái)講，不熟悉現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)屬于眼前最大的一個(gè)障礙，所以企業(yè)需定期組織員工進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)其工作技能的提升。除了需要對(duì)工作人員開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)之外，還應(yīng)對(duì)服務(wù)工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，促進(jìn)其服務(wù)意識(shí)的提升，并加強(qiáng)服務(wù)工作水平，進(jìn)而建立起和諧、融洽的企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍。對(duì)專(zhuān)業(yè)性人才進(jìn)行培養(yǎng)的過(guò)程中，需要讓參與培訓(xùn)的工作人員意識(shí)到數(shù)字化檔案管理工作的重要性，并對(duì)傳統(tǒng)觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，形成對(duì)管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變的思想，增強(qiáng)對(duì)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)以及技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握檔案管理知識(shí)，優(yōu)化數(shù)字化檔案管理工作。在新時(shí)期檔案資源的開(kāi)發(fā)與管理過(guò)程中，為了有效提升檔案資源的利用效率，需要樹(shù)立起正確的檔案資源開(kāi)發(fā)與管理理念。通過(guò)對(duì)以往檔案資源的開(kāi)發(fā)與管理工作進(jìn)行全面總結(jié)，找出檔案資源開(kāi)發(fā)與管理存在的不足點(diǎn)，以便為企業(yè)檔案資源的開(kāi)發(fā)工作提供準(zhǔn)確的資源依據(jù)。積極開(kāi)展新時(shí)期檔案資源的開(kāi)發(fā)與管理試推行工作，不斷學(xué)習(xí)其他企業(yè)在檔案管理方面的成功經(jīng)驗(yàn)，促使檔案資源開(kāi)發(fā)與管理工作能夠更加有序地開(kāi)展。

（二）基礎(chǔ)路徑：完善企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。要想推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作向著數(shù)字化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，基礎(chǔ)是要具備一定的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，所以各企業(yè)需要開(kāi)展全面調(diào)研，收集專(zhuān)家和企業(yè)職工意見(jiàn)，在企業(yè)工作中引入現(xiàn)代化辦公設(shè)備。同時(shí)，企業(yè)在經(jīng)費(fèi)使用方面需要開(kāi)展科學(xué)的預(yù)算，讓資金能夠展現(xiàn)出最大的效用，并盡可能引入高質(zhì)量設(shè)備，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。企業(yè)還需建立部門(mén)之間的良好合作，建立檔案聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，推動(dòng)企業(yè)檔案管理的正常發(fā)展。采取現(xiàn)代化的檔案資源管理模式。通過(guò)建立企業(yè)檔案資源管理中心，并充分發(fā)揮檔案資源管理中心的載體作用，全面統(tǒng)一管理檔案資源。積極打造企業(yè)一站式的檔案資源開(kāi)發(fā)與管理平臺(tái)，以搜集、查詢(xún)和利用等多項(xiàng)功能來(lái)提升檔案資源的利用效率。同時(shí)，還需要與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過(guò)程中企業(yè)各個(gè)部門(mén)結(jié)構(gòu)進(jìn)行橫向聯(lián)合，整合社會(huì)資源，建立完善的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，讓現(xiàn)代社會(huì)的檔案資源充分得到開(kāi)發(fā)。設(shè)計(jì)完善檔案室網(wǎng)頁(yè)、微博和微信公眾號(hào)等，以便讓企業(yè)檔案需求者快速獲取所需要的信息資源。

（三）技術(shù)路徑：協(xié)同檔案管理與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。將增強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)作為立足點(diǎn)，需要加強(qiáng)企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理間的鏈接效果，在對(duì)方案進(jìn)行設(shè)計(jì)的過(guò)程中，可增加資料查詢(xún)功能，進(jìn)而對(duì)企業(yè)資源管理持續(xù)優(yōu)化。同時(shí)，根據(jù)數(shù)字化檔案的具體狀況，對(duì)企業(yè)數(shù)字化管理制度進(jìn)行更新，確保檔案管理系統(tǒng)能夠維持在科學(xué)、穩(wěn)定的運(yùn)行狀態(tài)之中，主要涉及文檔一體化、文件保密、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)檔案管理效率的全面提升。就企業(yè)來(lái)講，檔案存在著特殊性以及保密性等相關(guān)要求，需通過(guò)科學(xué)的措施對(duì)資源予以保護(hù)與管理。在對(duì)數(shù)字化檔案硬件進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要盡量延長(zhǎng)設(shè)備載體控制時(shí)長(zhǎng)，并設(shè)置專(zhuān)門(mén)人員開(kāi)展數(shù)字化檔案硬件管理，減輕外界溫濕度產(chǎn)生的負(fù)面作用。在軟件控制方面，需要考慮密碼以及權(quán)限管理等相關(guān)策略，促進(jìn)檔案保密效果的提升，并降低管理系統(tǒng)受到外部攻擊以及惡意篡改的幾率，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

四、結(jié)語(yǔ)

在數(shù)字化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源開(kāi)發(fā)與管理的重要性，創(chuàng)設(shè)良好的檔案資源開(kāi)發(fā)與管理氛圍，深入挖掘檔案信息資源的潛力，以便讓檔案資源在企業(yè)發(fā)展中的作用充分發(fā)揮出來(lái)。因此，需要樹(shù)立正確的檔案資源開(kāi)發(fā)與管理工作理念，整合檔案資源，最大限度提升檔案資源的開(kāi)發(fā)與管理的實(shí)效性。