秘書專業(yè)學生核心技能的培養(yǎng)路徑研究

聶心怡

秘書學專業(yè)于上世紀八十年代初興起，至今已有30多年的發(fā)展歷程。隨著社會發(fā)展，秘書這個職業(yè)在社會中的重要性不斷增加，成為了社會生活中不可或缺的一部分。作為一名合格的秘書，不能僅僅學習書本上的理論知識還需要培養(yǎng)并形成文書處理技能、會議事務(wù)處理及活動的策劃組織技能、辦公室日常事務(wù)的處理技能以及交往溝通技能這四項核心技能。但是，雖然知道了培養(yǎng)的大致走向，秘書人才培養(yǎng)的諸多理論和現(xiàn)實問題仍有待進一步理清，在這些需要理清的理論和問題中，處于關(guān)鍵位置的是秘書人才培養(yǎng)目標及培養(yǎng)方法的確定。

如今秘書專業(yè)的本科畢業(yè)生因為缺乏實踐以及足夠的理論在就業(yè)競爭市場中優(yōu)勢變得越來越少。隨著時代的不斷發(fā)展，就業(yè)市場對秘書這個職業(yè)的專業(yè)要求也越變越高，如果想要繼續(xù)培養(yǎng)出適合社會需求和社會發(fā)展的秘書人才，就必須改革求變，在現(xiàn)有的機制下做出相應(yīng)的調(diào)整，只有這樣才能為市場提供真正符合職業(yè)要求的秘書人員。

一.什么是核心技能

“核心技能，又稱關(guān)鍵技能或核心能力，它是指一種可遷移的、從事任何職業(yè)都必不可少的跨職業(yè)的關(guān)鍵性的能力。”①這個研究開始于二十世紀七十年代，其主要發(fā)源地為英國，到目前為止，英國的核心技能建構(gòu)與原先相比已經(jīng)形成了完整的體系。現(xiàn)在，我們進入了二十一世紀，二十一世紀是一個高速發(fā)展的時代，經(jīng)濟全球化造成了國際市場競爭的激烈，與此同時人才的競爭也越發(fā)激烈。1998年，中國勞動和社會保障部的國家技能振興戰(zhàn)略提出了發(fā)展核心技能體系的目標以及人才培養(yǎng)的相關(guān)原則，這說明我國已經(jīng)意識到這個問題，開始著手開發(fā)一個符合中國國情、順應(yīng)時代發(fā)展的核心技能體系，從這時候開始我國便開始了獨立的研究。

然而到目前為止，雖然學界有關(guān)于核心技能問題的研究已經(jīng)展開，并且取得了一定的成就，但是在秘書人才核心技能問題這一方面的研究還很不夠，特別是對于秘書專業(yè)學生培養(yǎng)目標的制定以及關(guān)于秘書專業(yè)學生核心技能培養(yǎng)路徑的理論建構(gòu)和與實踐實施都未充分明確。因此無論從理論角度考察，還是從實踐層面考量，我們都要抓住這個機會，運用所研究出的理論來分析秘書核心技能，并且解決如何培養(yǎng)秘書核心技能這個問題，以上所說都是秘書學理論與實踐教學在現(xiàn)實結(jié)合過程中的較為急切的問題。

盡管目前來說，對于秘書專業(yè)的研究還沒有從核心技能角度展開，更不用說從核心技能的角度出發(fā)去研究與秘書專業(yè)相關(guān)的教員的職業(yè)能力，但是我國職業(yè)秘書資格鑒定考試的考核標準卻是依靠著核心技能的模式研究制定形成的，從資格考試我們可以大體知道如何探究秘書核心技能，如何更進一步的構(gòu)建其培養(yǎng)模式。

對秘書這個職業(yè)而言，其職能最大的特點就是綜合性、繁瑣性。因此我們要構(gòu)建多層次、立體化、全方面的核心技能培養(yǎng)模式，綜合相關(guān)研究“可將秘書的核心技能模式概括為‘四位一體’的立體結(jié)構(gòu)模式”②，即辦文技能、辦事技能、辦會技能以及日常交往的溝通技能。而對這四個技能的培養(yǎng)路徑的探索與實施是一個系統(tǒng)工程，本文就課外實習和課堂實踐兩種路徑展開論述。

二.“四位一體”的立體結(jié)構(gòu)模式

（一）辦文技能

文書處理“是指國家機關(guān)和其他社會組織計劃、組織、決策、指揮、控制、協(xié)調(diào)工作的手段和方式，是聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁和紐帶，在各項管理活動中發(fā)揮著特殊的效用。”③基本原則和要求是:及時、高效、準確和保密。其中根據(jù)收回的問卷數(shù)據(jù)顯示55.56%的人認為保密是最重要的，33.33%的人選擇了兢兢業(yè)業(yè)，及時高效。

此外文書處理工作量大、涉及方面廣、細枝末節(jié)繁多，并且?guī)в袧庵氐恼涡?，一個看似很小錯誤可能最后會造成巨大的損失。所以細心細致完成文書處理工作關(guān)乎到整個組織運轉(zhuǎn)的效率，這使得秘書從業(yè)人員需要有很高的文書處理能力。同時由于現(xiàn)代化科技的發(fā)展，智能化辦公水平的提高，秘書的智能辦公能力、大數(shù)據(jù)處理能力、多場景切換和掌控能力、有差異的針對化服務(wù)能力都需要得到更深一步的發(fā)展，只有不斷加強專業(yè)學習、擴大知識范圍，吸納新鮮事物同時努力學習黨的相關(guān)政策，懂得一定的基礎(chǔ)法律，與時俱進才能不被日新月異的工作環(huán)境拋棄。

（二）辦事技能

辦公室日常事務(wù)大致包含以下幾個部分：人員接待、領(lǐng)導的日程安排、領(lǐng)導出差的相關(guān)安排、整理相關(guān)信息工作、突發(fā)事件的處理等一系列工作，下發(fā)的事務(wù)普遍帶有綜合性，需要秘書人員保密、及時、準確的去處理，同時還需要顧全大局不拖泥帶水，只有這樣才能確保整個組織高效運轉(zhuǎn)。另外這些日常事務(wù)需要緊緊圍繞領(lǐng)導的工作日程安排以及其所在組織的經(jīng)營管理工作展開。辦公室日常事務(wù)是否能有效處理是組織是否能夠正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵點，是幫助領(lǐng)導實現(xiàn)一切有利于組織運轉(zhuǎn)的強大輔助力量，是辦公體系內(nèi)外溝通聯(lián)系的橋梁，可以說辦公室日常事務(wù)的有序處理是整個社會良性發(fā)展的重要依托。

（三）辦會技能

會議是現(xiàn)代社會各種組織機構(gòu)必不可少的活動之一，其主要功能包括決策、控制、協(xié)調(diào)、宣傳等功能；活動的組織策劃是任何社會組織都不可缺少的一個環(huán)節(jié)性工作，是不可缺少的部分。以上兩項不論哪一項只要開始進行甚至是構(gòu)思時都會產(chǎn)生一系列零零碎碎的事務(wù)性工作。與文書處理一樣，細節(jié)在會議事務(wù)和活動的策劃組織中是不可忽視的，無論多小的細節(jié)都會對之后的結(jié)果產(chǎn)生不可忽視的結(jié)果。細節(jié)的完美呈現(xiàn)是保質(zhì)保量完成相關(guān)任務(wù)的重要基礎(chǔ)，因為這樣，使得大環(huán)境對相關(guān)人員的技能和素養(yǎng)要求變得越來越高。除此以外工作質(zhì)量的好壞和工作效率的高低關(guān)乎整個社會組織整體運轉(zhuǎn)效率。因此，秘書人員必須在每次工作開始之前做好充足的準備，要時刻保持謹慎的態(tài)度，將組織工作安排嚴密、周到，確保會議有條不紊、圓滿高效的進行。

（四）交際能力

當代社會是一個需要溝通的社會，可以毫不夸張地說如果不會溝通那么就不會取得成功，而秘書這個職業(yè)，因為其職業(yè)特殊性，對于交往溝通技能顯得更加重視了，但是處理人際關(guān)系是一門比較難完全掌握的學問，作為一個秘書，如果很擅長處理人際交往方面的事物，和不同類型的人都能進行良好的交往，就能將組織的發(fā)展氛圍、發(fā)展環(huán)境營造的和諧有序、融洽友好，能夠提升組織社會形象，不僅秘書對于組織有影響，組織對秘書也有相應(yīng)的反作用，秘書的辦事效率和工作能力會因為這種反作用而大大提高。“秘書的人際交往分為領(lǐng)導交往和群眾交往。與領(lǐng)導交往，是秘書交往活動中最重要的部分，這是由秘書的角色性質(zhì)和基本職責所決定的。”④

經(jīng)濟全球化的開展使得國家之間的交流日益緊密，不論什么企事業(yè)單位，都會涉及對外交流這一部分，作為秘書就需要具備較高的外語能力和理解相應(yīng)的文化，能夠保障順暢有效地進行對外交往。

另外在交流過程中要保持積極的態(tài)度和樂觀的心態(tài)，學會傾聽，如果一直以悲觀的情緒面對，那么只會將想要和你交流的人推得更遠。

三.如何培養(yǎng)秘書專業(yè)學生

根據(jù)回收問卷的數(shù)據(jù)顯示94.44%的人認為，秘書是需要經(jīng)過學習再上崗的，經(jīng)過這么多年的認識，我們也知道了對于秘書專業(yè)學生的技能培養(yǎng)不是一蹴而就的，需要經(jīng)過一個長期的過程，如今對于秘書專業(yè)人才的培養(yǎng)，要求我們立足于課堂，卻不限于課堂，依靠實踐—實習兩步，不斷推進相關(guān)技能的培養(yǎng)。對于這兩項人們有不同的看法，22.22%的人認為課堂最重要，77.78%的人認為實習最重要，特別是到了崗位之后的自我摸索，但是如果一位秘書只靠自我摸索，那么初期的他只會造成組織的混亂而不是幫助，只有在課堂上努力學習，有了一定的基礎(chǔ)，工作之后的逐步提升才是有價值的。但這里講的課堂學習并不是僅僅指理論還有實踐。

（一）以課本為輔，以實踐為主，培養(yǎng)相關(guān)技能

對于秘書這個專業(yè)，很多人抱有“文科無實訓”的觀點，但秘書和一般的文科專業(yè)有所不同，它的實踐性、應(yīng)用性很強。因此秘書專業(yè)的學生必須考慮將理論與實踐相結(jié)合，并且實踐的地位和理論地位并重甚至甚至實踐的地位略高于理論的地位。在教學過程中，應(yīng)背棄傳統(tǒng)的“黑板+粉筆”教學模式，采用情境教學法、案例分析法、討論法、點撥法、反饋式教學法、實踐訓練法等多種教學方法和現(xiàn)代多媒體教學手段，加強師生的互動，其中最重要的就是開展多種多樣的實踐教學，培養(yǎng)學生實踐操作能力。秘書教學實踐活動的開展可以采用任務(wù)驅(qū)動型實踐教學模式，圍繞“實際、實踐、實用”這三點組織教學，在情境中鞏固書本中學到的知識，使得學生能夠適應(yīng)社會需要、能夠解決實際問題。除此以外還能采用情景再現(xiàn)模式，做到每個人都參與并且進行策劃，在這個過程中，充分調(diào)動學生積極性、主動性，讓學生策劃組織多種綜合性活動，并根據(jù)不同學生能力特點的不同，進行任務(wù)的分配，允許學生在這個過程中扮演多個角色，完成后及時進行總結(jié)，通過這種方法讓學生們體會到不同立場的人處理事務(wù)的方法，幫助他們積累一定的經(jīng)驗，逐步提升相關(guān)技能。但除此以外還有更深的意義，那就是解除同學們對秘書這個職業(yè)的誤解，培養(yǎng)正確社會意識以及秘書角色意識，因為一開始學生對秘書的定義往往是片面甚至帶有偏見的。

課堂實踐是最重要的獲得路徑，因為只有在課堂上得到鍛煉完善自身，才能將自己優(yōu)秀的一面展現(xiàn)在別人眼里。但課堂實踐畢竟機會太少，所以還要充分認識并且利用課外資源。在實踐過程中，教師應(yīng)該幫助學生明確自身的階段性目標，發(fā)揮其主觀能動性并且?guī)椭麄冞M行階段性的總結(jié)，而不是讓學生盲目、被動地學習，例如實踐前期要求同學進行定期進行小結(jié)，實踐中期進行相關(guān)匯報，實踐后期，要求在調(diào)研基礎(chǔ)上加入自己所獲得地經(jīng)驗形成總結(jié)式作業(yè)。

在實踐的后期，要注意營造真實工作環(huán)境，因為秘書專業(yè)人員需要有強大的心理耐受力，能很好的調(diào)試自己的心情，面對突發(fā)、危機的事情能夠不慌亂，而且要能夠很好的融入到工作新壞境中。為了使學生能從容地面對這些挑戰(zhàn)，教師要抓緊實踐這一環(huán)節(jié)，讓同學們提前感受到真實工作的氛圍，培養(yǎng)健康的心理素質(zhì)。并且?guī)椭鷮W生領(lǐng)會秘書工作的繁雜性、基礎(chǔ)性和重要性。

當然秘書是一個綜合性很強的專業(yè)，課程之間即相互聯(lián)系又有交叉，要有一個完整的專業(yè)課程體系，才能培養(yǎng)出優(yōu)秀的秘書。目前秘書專業(yè)核心課程群由《現(xiàn)代談判學》、《中文禮儀文化》、《秘書學概論》、《秘書實務(wù)》、《辦公自動化》、《秘書寫作》、《外事工作概論》等幾門課程組成。這些課程的設(shè)置在強調(diào)學科學習的系統(tǒng)性、理論性等內(nèi)容的基礎(chǔ)上，又結(jié)合了目前社會以實用性、技能性為特點的現(xiàn)狀，“充分考慮現(xiàn)代文秘人才的實用性和普遍適應(yīng)性，然而，為了突出新世紀文秘人才的特色，順應(yīng)時代高速發(fā)展的歷史趨勢，還可開設(shè)一些諸如辦公自動化、駕駛、速記、涉外商務(wù)以及口語、計算機文秘軟件等課程，”⑤并根據(jù)需要隨時進行相應(yīng)的調(diào)整，只有整合課程群中各門課程的教學內(nèi)容，實現(xiàn)合作教學、融合教學才能獲得完整的秘書核心技能,才能培養(yǎng)出高水平的秘書人才。

（二）以實習為階梯，不斷提升秘書專業(yè)技能

實習是學生連接課堂和社會的紐帶，能夠讓學生逐步接觸到秘書的工作領(lǐng)域，縮短畢業(yè)后上崗的適應(yīng)時間，因此學校應(yīng)該結(jié)合相關(guān)課程的開設(shè)，盡早安排學生實習并且見習期間應(yīng)該設(shè)有一定的任務(wù)量。除了布置任務(wù)，學校還需要起到輔助和監(jiān)督的工作，這就需要配備相應(yīng)的老師，讓老師去實時進行學生崗位的反饋，在實習結(jié)束后用統(tǒng)一的考核標準對學生進行判定，通過成績呈現(xiàn)出實習成果，避免模糊不清的情況的產(chǎn)生。

然而就目前而言秘書專業(yè)學生的實習工作還存在很多問題，例如規(guī)范不統(tǒng)一、制度不完善，缺少有效的約束機制，太過自由隨意，缺乏實時跟蹤監(jiān)督等等，有些同學甚至直接不去參與實習，這種做法使得他們無法有效轉(zhuǎn)化理論知識、提高專業(yè)能力?；谏鲜鲈颍瑢W校必須要規(guī)范畢業(yè)實習制度，保證畢業(yè)實習能夠正常的開展，制定切實可行的畢業(yè)實習成果考核辦法，積極采取校企聯(lián)合、學校引進等方式，只有這樣才能真正達到預期的目標。

早期的實習，可以幫助同學樹立正確的秘書觀念、樹立正確秘書角色意識。“秘書的角色意識及其培養(yǎng)秘書的角色意識，是秘書人員對秘書角色的心理體驗，是對秘書責任、義務(wù)自學感知的心理活動?！雹奕绻鄙倭诉@種角色意識，秘書就缺少了主觀能動性，變得機械，所以我們必須培養(yǎng)培養(yǎng)秘書的角色意識，首先必須建立和培養(yǎng)服務(wù)意識，秘書的每一項服務(wù)都是圍繞領(lǐng)導展開的，因此秘書的基本職能是服務(wù)，基于這點，秘書考慮事情需要在領(lǐng)導之前，處理問題需要靈活機智。其次要建立和培養(yǎng)參謀意識，秘書要在堅持領(lǐng)導的決策但不違反原則的前提下，當好參謀，為領(lǐng)導提供最優(yōu)的方案，并且當領(lǐng)導有錯誤時，要敢于進諫和規(guī)勸。最后是培養(yǎng)自身道德意識，加強自身道德修養(yǎng)。

課堂實踐＋課外實習看似是一貫而來的做法，卻又有不同之處。對于老模式，我們要取其精華，去其糟粕，一個原來被肯定過的模式，雖然有過時的地方，但肯定有其獨特之處，因此要在原有的基礎(chǔ)上，加入新的成果，以此來改進高校秘書專業(yè)教學中存在的問題，合理規(guī)劃，穩(wěn)定提高，實現(xiàn)培養(yǎng)人才專業(yè)化、市場化。

雖然秘書核心技能的培養(yǎng)模式在實施中會遭遇很多困難，但是只要學校、教師和學生三方面合力，就能促進其良性發(fā)展。

四.對秘書專業(yè)學生的影響

（一）秘書專業(yè)學生能夠正確樹立秘書角色意識，培養(yǎng)并確立學生積極健康的秘書角色意識、職業(yè)認同感和職業(yè)榮譽感。

（二）培養(yǎng)秘書核心技能能夠逐步培養(yǎng)學生的文書寫作及處理技能、會議事務(wù)處理及活動的組織策劃技能、辦公室日常事務(wù)處理技能。這有助于提高學生畢業(yè)后就業(yè)的競爭力。

（三）能夠有效減少正式上崗的適應(yīng)期，更快的進入秘書的職業(yè)狀態(tài)。

五.結(jié)語

秘書專業(yè)核心技能研究是為了滿足秘書崗位的實際需要，有利于秘書專業(yè)學生更好的從學校過渡進入社會。新社會，新環(huán)境導致秘書職業(yè)專業(yè)性無法再被人們忽視，秘書已經(jīng)不僅僅是所謂的零碎雜工，而是需要職業(yè)道德、職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能支撐的崗位，雖然相關(guān)的研究還在展開，這方面還處于摸索階段，但是依舊具有借鑒意義，另外學校、老師、學生和實習單位這四個對象需要擺正自己的位置和態(tài)度，只有這樣才能最大程度幫助學生提升專業(yè)技能。

注 釋

①黃日強，黃勇明.核心技能—英國職業(yè)教育的新熱點 [J].比較教育研究.2004（2）.

②喬芳.芻議秘書核心技能及其培養(yǎng)模式建構(gòu)[J].語文學刊，2013，12：97-99.

③楊霞.現(xiàn)代文件管理[M].北京：中國檔案出版社，2003，2.

④陳旭彬.秘書學概論[M].北京：人民日報出版社，2004，212-213.

⑤游晴林.高職文秘專業(yè)課程教學改革探討[J].華章，2010（34）：115.

⑥孫龍，姚成福.從秘書的定義解析秘書的角色意識與價值取向[J].甘肅科技縱橫，2005，34（1）：64-65.