探究PDCA對(duì)提高醫(yī)院病案歸檔率的作用

孫水來

摘 要：改革開放以來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民生活水平的提高，我國(guó)的社會(huì)秩序發(fā)生了改變，很多原有的管理秩序和管理制度等面臨新的挑戰(zhàn)。我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生水平取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，人們也越來越關(guān)注醫(yī)療健康問題，于此同時(shí)，國(guó)家大力推行醫(yī)療改革，出臺(tái)了很多醫(yī)療有關(guān)的優(yōu)惠政策，如大病醫(yī)療報(bào)銷等，使越來越多的人選擇到醫(yī)院就診。暴漲的就診患者數(shù)量促進(jìn)了醫(yī)院和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，同時(shí)也帶來了很多問題，給醫(yī)院的病案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院原有的病案管理模式已經(jīng)落后于醫(yī)院的發(fā)展速度，病案歸檔率達(dá)不到應(yīng)有的水平，對(duì)醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。為了解決這個(gè)問題，很多醫(yī)院引進(jìn)了PDCA循環(huán)管理技術(shù)，對(duì)原有的病案管理模式進(jìn)行改造和升級(jí)，極大地提高了醫(yī)院病案的管理效率和質(zhì)量，提高了病案歸檔率。本文主要探討了PDCA循序管理技術(shù)及其對(duì)提高醫(yī)院病案歸檔率的作用。

關(guān)鍵詞：PDCA;醫(yī)院病案歸檔率;作用

病案一般指病例，是醫(yī)務(wù)人員對(duì)患者疾病的發(fā)生、發(fā)展、轉(zhuǎn)歸，是進(jìn)行檢查、診斷和治療等所有醫(yī)療活動(dòng)過程的真實(shí)記錄。它既是臨床實(shí)踐工作的總結(jié)，又是探索疾病規(guī)律、進(jìn)行醫(yī)療科學(xué)研究以及處理醫(yī)療糾紛的法律依據(jù)，是一個(gè)醫(yī)院最寶貴的資源和財(cái)富。病案對(duì)醫(yī)療、預(yù)防、教學(xué)、科研和醫(yī)院管理等有重要的作用?？梢哉f，醫(yī)院病案的管理水平一定程度上體現(xiàn)了醫(yī)院的醫(yī)療水平，代表了醫(yī)院的部分形象。病案歸檔是將病案由病房歸至病案室，病案歸檔率是三級(jí)醫(yī)院評(píng)審的重要指標(biāo)。病案歸檔率低、延遲歸檔等，不僅會(huì)影響醫(yī)院相關(guān)數(shù)據(jù)的采集和上報(bào)，還存在嚴(yán)重的安全隱患。傳統(tǒng)的病案歸檔是一個(gè)粗放的管理過程，容易在過程中出現(xiàn)錯(cuò)漏，影響醫(yī)院管理工作，甚至存在安全隱患、造成醫(yī)療糾紛等問題。因此，加強(qiáng)病案歸檔的管理，提高病案歸檔率十分重要。PDCA循環(huán)管理技術(shù)在醫(yī)院病案管理中能夠發(fā)揮規(guī)范化、精細(xì)化的管理優(yōu)勢(shì)，提高病案歸檔率，促進(jìn)醫(yī)院病案管理水平的進(jìn)步。

一、PDCA循環(huán)管理概念

PDCA是一種先進(jìn)的管理觀念和技術(shù)，首先由美國(guó)質(zhì)量管理專家休哈特提出，由戴明采納并宣傳普及，又被稱為戴明環(huán)。PDCA也是全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)。PDCA循環(huán)是指將質(zhì)量管理分為四個(gè)階段，分別是Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（處理）。具體的實(shí)施過程是將工作分為作出計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃、檢查實(shí)施效果、將成功的納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功的進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)。整個(gè)過程不是一次循環(huán)，而是周而復(fù)始進(jìn)行，每個(gè)循環(huán)沒有解決的問題進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)來解決，直至最終得到解決。P計(jì)劃包括目標(biāo)的確定以及活動(dòng)方案的規(guī)劃;D執(zhí)行是根據(jù)所掌握的信息設(shè)計(jì)具體運(yùn)行方案，然后實(shí)施;C檢查是對(duì)實(shí)施結(jié)果的總結(jié)，分析哪些問題得到解決，哪些問題沒有解決;A處理是對(duì)檢查總結(jié)的結(jié)果進(jìn)行處理，對(duì)成功解決的加以肯定并納入標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)沒有解決的進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)。

二、PDCA循環(huán)管理技術(shù)在醫(yī)院病案管理中的應(yīng)用

（一）方法

1、P（plan）計(jì)劃

首先是對(duì)計(jì)劃目標(biāo)的確立，即病案歸檔率達(dá)到三甲醫(yī)院評(píng)審C級(jí)標(biāo)準(zhǔn)要求，也就是全院病案歸檔率≧90%。其次是對(duì)現(xiàn)狀的分析，該院2015年2月份出院病案4520份，7日歸檔率僅有49%，沒有科室達(dá)到B級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到C級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的僅有兒科和牙科兩個(gè)科室，3日歸檔率只能夠達(dá)到16%。

2、D（do）執(zhí)行

針對(duì)病案歸檔率低的問題，該醫(yī)院在執(zhí)行階段采取了如下措施：首先是完善制度，該醫(yī)院對(duì)病案歸檔有關(guān)制度進(jìn)行了一定的調(diào)整，規(guī)范了操作流程，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，實(shí)行精細(xì)化管理，并制定獎(jiǎng)懲措施，將病案歸檔率與科室績(jī)效相掛鉤，充分發(fā)揮激勵(lì)和監(jiān)督的作用，調(diào)動(dòng)科室所有人員的積極性。其次該醫(yī)院組織相關(guān)知識(shí)和操作培訓(xùn)工作，進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)工作人員的操作，提高病案歸檔的效率和質(zhì)量。該醫(yī)院還加強(qiáng)對(duì)有關(guān)病案歸檔的宣傳，建立微信群、公眾號(hào)等，發(fā)表病案歸檔回收巨大作用、法律意義等有關(guān)文章，強(qiáng)調(diào)對(duì)病案歸檔的重視。第三，該醫(yī)院加強(qiáng)資源管理力度，對(duì)管理制度進(jìn)行一定的調(diào)整，使醫(yī)療資源的配置更加合理，減少資源的浪費(fèi)同時(shí)減輕住院醫(yī)師的工作壓力，提高各科室運(yùn)行效率。第四，該醫(yī)院落實(shí)責(zé)任制，在科室內(nèi)部成立監(jiān)督小組，由科室主任、護(hù)士長(zhǎng)以及其他負(fù)責(zé)人等負(fù)責(zé)監(jiān)督，當(dāng)科室主任外出時(shí)由護(hù)士長(zhǎng)等負(fù)責(zé)審核病案歸檔工作，若病案歸檔不及時(shí)、質(zhì)量差等，相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)連帶責(zé)任。第五，該醫(yī)院要求醫(yī)保審核人員下臨床審核，每個(gè)審核人員劃分負(fù)責(zé)科室，并對(duì)該科室相關(guān)病案歸檔工作負(fù)責(zé)，在加強(qiáng)審核力度的同時(shí)，加強(qiáng)病案歸檔重要性的宣傳。第六，輔助科室的一般報(bào)告打印作嚴(yán)格的規(guī)定，當(dāng)天必須打印結(jié)果，病檢報(bào)告不能夠超出7天時(shí)間。

3、C檢查

該醫(yī)院首先對(duì)出院未歸檔病案進(jìn)行檢查，督促科室二級(jí)質(zhì)控員進(jìn)行每周的出院未歸檔病案清理工作，督促住院醫(yī)師及時(shí)進(jìn)行書寫、打印、簽字等流程，護(hù)士長(zhǎng)督促護(hù)士及時(shí)整理送達(dá)病案歸檔。除此之外，醫(yī)院三級(jí)質(zhì)控小組應(yīng)加強(qiáng)抽查工作，不定時(shí)抽查運(yùn)行病案，保證病案的書寫及時(shí)高效，提高病案歸檔效率。病案室管理人員應(yīng)將每月各科室病案歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行整理排序，并反饋到醫(yī)院管理層，根據(jù)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施進(jìn)行激勵(lì)和約束，提高相關(guān)工作人員對(duì)病案歸檔的重視。

4、A處理

該醫(yī)院將各科室病案歸檔率排名結(jié)果發(fā)布在醫(yī)院布告欄和信息管理系統(tǒng)中，并通報(bào)各科室。該醫(yī)院對(duì)每月病案歸檔率沒有達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的科室主任等負(fù)責(zé)人進(jìn)行約談，要求相關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)真調(diào)查并找出不達(dá)標(biāo)原因，拿出相應(yīng)的有效措施并簽訂承諾書，保證之后的病案歸檔工作做到位。該醫(yī)院將病案歸檔率真正與績(jī)效掛鉤，實(shí)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，規(guī)定病案歸檔率低于C級(jí)標(biāo)準(zhǔn)每1%扣除一定量的績(jī)效獎(jiǎng)金，反之達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的科室進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和通報(bào)表?yè)P(yáng)，同時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)按照病案歸檔率越高獎(jiǎng)勵(lì)越高來設(shè)置。同時(shí)對(duì)病案歸檔率不達(dá)標(biāo)的科室進(jìn)行下一階段PDCA循環(huán)的重點(diǎn)關(guān)注，監(jiān)督執(zhí)行和整改過程，促進(jìn)相關(guān)工作的進(jìn)步。

（二）相關(guān)指標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

7日歸檔率指的是患者經(jīng)醫(yī)囑確定并辦理出院手續(xù)后，住院病案在7個(gè)工作日內(nèi)回收歸檔到病案室的比率。3日歸檔率是3個(gè)工作日內(nèi)病案回收歸檔到病案室的比率。具體比率的計(jì)算是將每月醫(yī)生開出的出院醫(yī)囑總病案數(shù)為分母，7日或者三日內(nèi)醫(yī)生開立出院遺囑的病案回收歸檔到病案室的病案數(shù)為分子。相關(guān)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)以衛(wèi)生部2011年發(fā)布的《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》要求為標(biāo)準(zhǔn)，具體要求是保持病案的可獲得性。C級(jí)要求是7日歸檔率≧90%;B級(jí)要求是3日歸檔率≧90%;A級(jí)要求是2日歸檔率≧95%，7日歸檔率為100%。該醫(yī)院PDCA循環(huán)以C級(jí)要求為一開始的計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)。

（三）數(shù)據(jù)驗(yàn)證與統(tǒng)計(jì)

病案管理人員對(duì)每月病案抽取5%左右進(jìn)行復(fù)查，對(duì)比病案管理系統(tǒng)的病案歸檔時(shí)間與實(shí)際病案室簽字時(shí)間，如果符合率大于90%則視為數(shù)據(jù)有效。具體的統(tǒng)計(jì)以表格的形式顯示，運(yùn)用統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件SPSS20.0等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

三、PDCA對(duì)提高醫(yī)院病案歸檔率的作用

（一）提高相關(guān)工作人員對(duì)病案歸檔工作重要性的認(rèn)識(shí)

病案是醫(yī)療工作人員對(duì)患者病癥發(fā)生、發(fā)展、檢查、診斷和治療等各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，它既是臨床實(shí)踐工作的總結(jié)，又是探索疾病規(guī)律、進(jìn)行醫(yī)療科學(xué)研究以及處理醫(yī)療糾紛的法律依據(jù)，是一個(gè)醫(yī)院最寶貴的資源和財(cái)富。病案對(duì)醫(yī)療、預(yù)防、教學(xué)、科研和醫(yī)院管理等有重要的作用。PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院病案歸檔工作中的應(yīng)用能夠使相關(guān)工作人員對(duì)這個(gè)工作重視起來，在宣傳和管理過程中潛移默化的提高對(duì)病案歸檔工作的重視程度，自覺做好相關(guān)工作，提高病案歸檔的效率。

（二）規(guī)范病案歸檔的流程

PDCA循環(huán)管理的應(yīng)用能夠形成一個(gè)規(guī)范化的管理制度，從病案的形成到病案的歸檔有嚴(yán)格的要求，相關(guān)工作人員能夠自覺遵守有關(guān)規(guī)定，按照規(guī)定的流程操作，促進(jìn)病案歸檔工作的精細(xì)化和規(guī)范化管理，提高病案歸檔工作水平。

（三）提高病案歸檔工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平

PDCA循環(huán)管理對(duì)病案歸檔的各個(gè)流程有詳細(xì)的要求，病案歸檔工作人員可以根據(jù)這些要求進(jìn)行管理操作，一定程度上提高了相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平，提高了工作人員的管理技術(shù)和理念以及數(shù)據(jù)處理能力。

四、結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)代醫(yī)院中病案管理工作已經(jīng)成為一個(gè)重要的工作，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等有著重要的作用。PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院病案歸檔工作中的應(yīng)用能夠有效提高病案歸檔的效率和質(zhì)量，提高病案歸檔率，改善醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，增加患者滿意度，從而促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]金燕玲，趙媛.應(yīng)用PDCA循環(huán)法提高病案回收率和回收質(zhì)量[J].中西醫(yī)結(jié)合心血管病電子雜志，2019，7（19）：191-192.

[2]曹雯君.病案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)法的實(shí)踐分析及研究[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2019，19（11）：175-177.

[3]朱錦麗.等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中PDCA循環(huán)在病案歸檔中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（03）：14-16.

[4]楊國(guó)莉，于軍，李樹滿.PDCA循環(huán)法在提高住院病案歸檔率管理中的運(yùn)用[J].醫(yī)療裝備，2017，30（04）：72-73.