電子文件對(duì)文書(shū)檔案管理工作的影響及對(duì)策

文/新疆油田公司采氣一廠地質(zhì)研究所 張美英

受檔案管理工作多元性所影響，其在實(shí)踐發(fā)展中會(huì)結(jié)合時(shí)代變遷特點(diǎn)進(jìn)行有序發(fā)展。因此，隨著電子文件的提出，辦公自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面推廣，促使各企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作并不適宜當(dāng)前的工作需求，其需要與電子文件進(jìn)行整合優(yōu)化。下面主要分析電子文件對(duì)文書(shū)檔案管理工作的影響及對(duì)策。

一、電子文件

對(duì)比紙質(zhì)文件，電子文件是以光盤(pán)、磁盤(pán)等為載體的文字資料，像電子報(bào)表、圖片等都屬于電子文件。通常情況下，企業(yè)工作者會(huì)引用計(jì)算機(jī)來(lái)查閱、處理及傳遞電子文件，且可以實(shí)現(xiàn)資源共享的工作目標(biāo)。同時(shí)，雖然電子文件占據(jù)的空間非常小，但其對(duì)管理?xiàng)l件的要求非常高。

二、電子文件對(duì)文書(shū)檔案管理的影響分析

在發(fā)展初期，企業(yè)引用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作，是為了優(yōu)化傳統(tǒng)文件書(shū)寫(xiě)形式，減少人工誤差，緩解部門(mén)工作者的壓力。但了解實(shí)踐工作情況發(fā)現(xiàn)，部門(mén)只是直接應(yīng)用打印機(jī)、復(fù)印已經(jīng)寫(xiě)好的文件，并沒(méi)有從本質(zhì)上改變文書(shū)檔案管理形式。因此，在新時(shí)代發(fā)展背景下，在電子文件提出后，文書(shū)檔案管理工作正面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。電子文件對(duì)文書(shū)檔案管理的影響主要分為以下幾點(diǎn)：其一，法律效力。由于電子文件主要是引用磁盤(pán)、光盤(pán)等載體進(jìn)行儲(chǔ)備，因此修改起來(lái)非常容易，且不會(huì)留下原始記錄，這樣導(dǎo)致其具備的法律效力非常低。其二，工作人員。企業(yè)各部門(mén)在引用電子文件時(shí)，不僅要熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù)，還要具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)，優(yōu)化自身的綜合素養(yǎng)，只有這樣才能保障工作人員可以合理引用電子文件進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作。其三，保管期限。在明確電子文件年限的過(guò)程中，無(wú)法結(jié)合紙質(zhì)文獻(xiàn)加以明確，且受電子文件容易修改特點(diǎn)的影響，工作人員更無(wú)法準(zhǔn)確判斷保管年限。其四，儲(chǔ)備環(huán)境。電子文件受病毒影響，儲(chǔ)備媒介會(huì)出現(xiàn)老化問(wèn)題，因此對(duì)具體儲(chǔ)備管理環(huán)境的要求高，需要工作人員在構(gòu)建館舍的過(guò)程中，加大對(duì)濕度、溫度等內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，并注重分析其他影響因素。其五，服務(wù)。從本質(zhì)上講，文件檔案管理工作是為實(shí)踐應(yīng)用提供有效依據(jù)，因此在引用電子文件后的文書(shū)檔案管理工作中，其不僅能為工作人員提供便捷服務(wù)，還可以提升實(shí)踐工作效率，并突破傳統(tǒng)意義上文獻(xiàn)搜索的制約，以此減少時(shí)間和精力的消耗。其六，管理形式。電子文件的引用并不表示紙質(zhì)文件已經(jīng)沒(méi)有應(yīng)用價(jià)值，相反在一定時(shí)間內(nèi)，兩者會(huì)共同發(fā)展。在這一背景下，電子文件要充分展現(xiàn)自身的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，并提出有效的管理方法，以此提升文書(shū)檔案管理工作效率。

三、新時(shí)代電子文件與文書(shū)檔案管理融合發(fā)展

雖然電子文件覆蓋范圍較廣，產(chǎn)生的影響較大，但檔案管理工作者要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，正確面對(duì)發(fā)展中涌現(xiàn)出的各類問(wèn)題，并提出有效的解決方案，以此在提升文書(shū)檔案管理工作效率的同時(shí)，保障各行企業(yè)可以合理引用電子文件。

（一）優(yōu)化管理意識(shí)。不管是新時(shí)代提出的電子文件，還是傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文件，企業(yè)在管理過(guò)程中都會(huì)進(jìn)行處理、整理等工作，而這些工作的實(shí)施必然會(huì)影響文件質(zhì)量。因此，為了保障電子文件與文書(shū)檔案管理工作有序進(jìn)行，企業(yè)可以從多個(gè)平臺(tái)進(jìn)行相關(guān)法律的宣傳工作，如在企業(yè)宣傳欄中張貼《檔案法》等。這樣不僅可以讓部門(mén)工作者在潛移默化中對(duì)《檔案法》有深層認(rèn)知，還可以加大對(duì)檔案管理工作的關(guān)注，以此優(yōu)化他們的管理意識(shí)，并構(gòu)建正確的工作理念。

（二）做好技術(shù)處理。對(duì)當(dāng)前新型文件材料歸檔而言，做好具體工作不但要求檔案專業(yè)人員具備大量知識(shí)和實(shí)踐技能，而且要對(duì)現(xiàn)有文件工作領(lǐng)域進(jìn)行深層探索，以此解決電子文件的收集、處理及儲(chǔ)備等工作問(wèn)題，進(jìn)而明確電子文件信息重新組合的全面過(guò)程。同時(shí)，在這一階段，工作人員要提出有效的技術(shù)處理方案，改變已經(jīng)歸檔的電子文件屬性，確保其只能被讀取而不是修改，以此對(duì)原始的電子文件進(jìn)行安全管理。

（三）解決電子文件的保存問(wèn)題。通常情況下，電子文件要由化學(xué)磁性材料加以管理，因此儲(chǔ)備時(shí)間較長(zhǎng)，且獲取電子文件信息不需要直接接觸，不會(huì)磨損文件效果。同時(shí)，因?yàn)殡娮游募涗浽诮橘|(zhì)層中，所以信息被密封包裹在塑料包層中，不受外界雜質(zhì)、磁場(chǎng)等因素的影響。但了解實(shí)踐工作情況可知，各企業(yè)部門(mén)專業(yè)工作者在保存電子文件信息時(shí)，并沒(méi)有累積大量工作經(jīng)驗(yàn)，一般以定期復(fù)制的方式來(lái)控制信息丟失、磨損等現(xiàn)象的發(fā)生概率。

（四）向著立體化方向發(fā)展。傳統(tǒng)意義上的文書(shū)檔案管理形式是平面型，但在電子文件提出后，檔案類型越來(lái)越多，促使基礎(chǔ)工作和實(shí)踐應(yīng)用逐漸展現(xiàn)出了個(gè)性化特點(diǎn)，此時(shí)原本以平面結(jié)構(gòu)為核心的管理形式，逐漸添加了更多新載體，以此引導(dǎo)檔案管理形式向著立體化方向持續(xù)革新。在這一背景下，企業(yè)部門(mén)管理人員不僅要了解相關(guān)的理論知識(shí)，還要強(qiáng)化自身的工作技能，以此在滿足立體化文書(shū)檔案管理工作需求的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)預(yù)期設(shè)定的發(fā)展目標(biāo)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，應(yīng)用電子文件既為企業(yè)發(fā)展提供了機(jī)遇，又為檔案管理革新帶來(lái)了全新挑戰(zhàn)，因此部門(mén)工作者要在整合自身發(fā)展需求的基礎(chǔ)上，合理引用電子文件，以此引導(dǎo)文書(shū)檔案管理工作向著規(guī)范化和合理化的方向穩(wěn)步前進(jìn)。