淺析醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化措施

文/重慶市開州區(qū)中醫(yī)院 李亞瓊

在醫(yī)療體制深化改革的今天，醫(yī)院人力資源管理工作有了新的變化，人事檔案數(shù)量日益增加，涉及范圍更廣，對人事檔案管理提出了更高要求。但是當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中還有很多問題，需要不斷總結(jié)經(jīng)驗，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)，提升其規(guī)范化水平。只有將人事檔案管理工作做到位，將其應(yīng)有的資源優(yōu)勢體現(xiàn)出來，才能建設(shè)完善的資源信息庫，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

一、醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的意義

醫(yī)院要在人事檔案管理上做到規(guī)范化，其意義在于以下幾點：第一，讓醫(yī)院獲得全面、真實的人才信息。醫(yī)院為實現(xiàn)快速發(fā)展的目標(biāo)，必須在職工分配上做到合理，這樣才能讓他們在崗位上發(fā)揮更大潛力，真正體現(xiàn)人才的價值。為了實現(xiàn)這個目標(biāo)，醫(yī)院應(yīng)全面掌握人才信息，而加強(qiáng)人事檔案管理工作已經(jīng)勢在必行。通過對人事檔案的規(guī)范化管理，能夠讓醫(yī)院人才選拔有科學(xué)依據(jù)，實現(xiàn)人事管理效率的提升。第二，讓醫(yī)院決策的制定有可靠依據(jù)。人事檔案在醫(yī)院人才聘用、職務(wù)晉升和在職人員考核上都發(fā)揮著重要作用，醫(yī)院根據(jù)掌握的人才信息，可以了解他們的能力，便于制定相應(yīng)的培養(yǎng)方案。利用人事檔案，醫(yī)院可以合理確定職工薪酬，有利于綜合考核職工的素質(zhì)與能力。

二、醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化措施

（一）完善人事檔案管理制度。醫(yī)院要對人事檔案管理制度進(jìn)行完善，將檔案管理人員職責(zé)確定下來，促使他們在人事檔案管理工作上做到規(guī)范化。如入檔材料必須確保完整與真實，印章字跡也要清晰，在人事檔案收集中應(yīng)認(rèn)真鑒定其真實性，建立人事檔案材料登記簿，并不斷完善檔案審查依據(jù)，讓這項工作有章可循。醫(yī)院應(yīng)該從現(xiàn)行法律法規(guī)出發(fā)，從具體管理狀況出發(fā)，制定行之有效的人事檔案管理制度，主要內(nèi)容包括檔案管理人員職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)部門監(jiān)管職責(zé)、人事檔案入檔要求、查看借閱保密制度和檔案銷毀制度等。針對不履行自身職責(zé)、工作疏忽大意和審查監(jiān)管松散的人員，應(yīng)該嚴(yán)厲進(jìn)行懲罰，確保醫(yī)院人事檔案管理工作的公正性與公平性，避免出現(xiàn)錯誤、虛假信息。

（二）創(chuàng)新人事檔案管理模式。傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在很多弊端，而醫(yī)院人事信息不僅數(shù)量大，內(nèi)容也很復(fù)雜，對此應(yīng)該在管理方法上進(jìn)行創(chuàng)新，可以建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫，讓人事檔案資源在搜索、查詢和變更上更加規(guī)范。隨著我國新一輪醫(yī)療改革制度的深入實施，以往靜態(tài)的人事檔案管理模式需要盡快作出轉(zhuǎn)變，通過采取動態(tài)化管理措施，可以保證信息資源的真實性和全面性。從現(xiàn)階段醫(yī)療改革新動向來說，主要是對醫(yī)療資源的整合與利用，確保實現(xiàn)全民健康的目標(biāo)，這需要將醫(yī)院人力資源功效最大限度發(fā)揮出來。對此醫(yī)院要在人事檔案管理工作上增加投入，盡快引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，將人事檔案管理所需基礎(chǔ)設(shè)施配置完善。只有盡快購置計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，并應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，這樣才能提升醫(yī)院人事檔案存儲、檢索、印制、掃描和查閱的效率。

（三）注重人事檔案管理信息化建設(shè)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的逐步深入，醫(yī)院之間人才流動變得更加頻繁，若是仍然實行傳統(tǒng)人事檔案管理方式，則無法滿足新時期要求，并對人才流動帶來不利影響。對此，醫(yī)院為提升人事檔案管理的規(guī)范化水平，要注重對先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，在現(xiàn)代化信息管理技術(shù)支持下，能夠讓人事檔案資料更好地進(jìn)行歸類與管理，并通過對信息的加工處理，讓人事檔案管理效率得到提升。醫(yī)院加快人事檔案管理信息化建設(shè)步伐，解決手工操作中遇到的問題，便于各部門了解人事信息，減少審查時間，獲得更高的工作效率。醫(yī)院在應(yīng)用計算機(jī)管理系統(tǒng)時，應(yīng)該設(shè)置一定的訪問權(quán)限，只有在自己的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查閱、參考和評價，從而提升了人事檔案管理的公共透明度，便于醫(yī)院更好地發(fā)現(xiàn)、管理和培養(yǎng)人才。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)。第一，醫(yī)院要安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，在他們開展歸檔、整理等工作時，要促使他們認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)，主要包括計算機(jī)信息處理技術(shù)、檔案專業(yè)軟件操作技術(shù)等，同時提升他們的責(zé)任感。第二，對于一些非檔案管理專業(yè)的人員來說，則要為他們提供培訓(xùn)教育的機(jī)會，確保其在上崗前能夠滿足崗位要求，并促使其不斷提升自己的職業(yè)道德水平。第三，醫(yī)院要采取競爭上崗的方法，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊伍，也督促檔案管理人員自覺提升業(yè)務(wù)技能。第四，醫(yī)院要通過對薪酬水平、福利待遇的適當(dāng)調(diào)整，將檔案管理人員工作熱情激發(fā)出來，最大限度發(fā)揮他們的潛能，也確保人事檔案規(guī)范化管理水平的提升。

三、結(jié)語

總之，醫(yī)院在發(fā)展過程中要提高對人事檔案管理工作的重視，這有利于對人力資源的優(yōu)化提供可靠保障，也有利于醫(yī)院人事制度改革的順利進(jìn)行。在我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革日益深化的今天，醫(yī)院的人事檔案管理模式要注重創(chuàng)新，積極引進(jìn)新技術(shù)、新設(shè)備，才能在人事檔案管理上做到規(guī)范化，真正將其資源優(yōu)勢體現(xiàn)出來，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。