新形勢(shì)下教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理淺析

文/貴州省興仁市教育局 申倩

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在不斷地改進(jìn)和提升。但是，目前的檔案管理工作仍然存在著不少的問題，嚴(yán)重制約了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。同時(shí)，檔案管理工作的質(zhì)量將直接影響著教育部門的可持續(xù)發(fā)展。因此，我們很有必要對(duì)檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，并提出適當(dāng)?shù)母纳埔庖姟?/p>

一、教育人事檔案動(dòng)態(tài)管理存在的問題

（一）缺少一套完善的系統(tǒng)化的管理模式。由于檔案管理的工作量過大，且其中的結(jié)構(gòu)相對(duì)繁瑣，因此如果單純依靠人工進(jìn)行分類整理的話，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生一定的工作誤差。當(dāng)今世界是一個(gè)信息化水平高度發(fā)展的社會(huì)，大量人工進(jìn)行的工作將會(huì)逐漸被淘汰，因此教育部門在進(jìn)行教育人事檔案管理工作時(shí)，需要將信息化管理加入到管理工作中，但是由于目前的信息化管理水平相對(duì)較差，使得利用信息化的管理手段也同時(shí)存在以下的問題：首先，由于對(duì)檔案管理進(jìn)行研發(fā)的投入不夠大，使得和管理工作相匹配的硬件設(shè)施跟不上，對(duì)目前先進(jìn)的管理模式不能很好地適配，因此很有必要對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行加強(qiáng)，使其能夠跟上管理的發(fā)展節(jié)奏。其次，由于軟件公司對(duì)信息管理模式的軟件研發(fā)的投入不夠大，使得目前市面上流通的軟件已經(jīng)被時(shí)代淘汰，之前的設(shè)計(jì)軟件是根據(jù)以往的管理模式編程的，在當(dāng)時(shí)可能很先進(jìn)的技術(shù)在目前看來還是存在很多的缺陷，使得對(duì)目前的管理方法不能共同工作，對(duì)目前的信息管理工作的發(fā)展造成了一定的的阻礙，落后的軟件對(duì)信息的查詢有很大的困難，使得信息的管理對(duì)今后的適用沒有幫助。由此可見，在當(dāng)代的管理技術(shù)發(fā)展還相對(duì)落后的前提下，對(duì)檔案管理不能一味采取過去不合時(shí)代發(fā)展的管理軟件進(jìn)行管理，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)需要找到能夠適應(yīng)目前社會(huì)發(fā)展的信息系統(tǒng)幫助完成，由于當(dāng)時(shí)的硬件和軟件不能完全滿足時(shí)代的發(fā)展，因此需要投入更多的資金進(jìn)行軟硬件的研發(fā)工作，只有加強(qiáng)了基礎(chǔ)設(shè)施的研制，才能為后來管理水平的現(xiàn)代化提供前提條件。

（二）目前的信息管理缺乏一定的時(shí)效性。當(dāng)今社會(huì)講究的是工作的時(shí)效性，只有信息管理工作的時(shí)效性問題得到解決，才會(huì)真正推動(dòng)信息化管理的正常發(fā)展。然而由于目前對(duì)信息化的管理工作沒有足夠的規(guī)范，使得信息管理的內(nèi)容與實(shí)際問題的解決所需要的信息可能有一定的誤差，而出現(xiàn)誤差的原因主要在以下幾個(gè)方面有充分的體現(xiàn)：首先，由于對(duì)信息化管理模式的接受程度不是很高，使得負(fù)責(zé)信息管理的工作人員對(duì)自己的工作沒有充分的認(rèn)識(shí)。員工工作態(tài)度的消極使得工作的進(jìn)行受到一定的阻礙，對(duì)信息化管理的現(xiàn)代化進(jìn)程造成了一定的影響。另外，由于目前負(fù)責(zé)管理的工作人員負(fù)責(zé)的管理職責(zé)并沒有那么明確，有些甚至是其他崗位的員工偶爾兼職做信息管理工作，因此，使得信息管理工作的時(shí)效性明顯降低，使得有些工作的檔案信息管理沒有在最短的時(shí)間內(nèi)做好歸檔工作，這直接造成了檔案管理的延時(shí)性，對(duì)檔案管理模式建設(shè)造成了一定的阻礙。

（三）負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員技能水平有限。雖然管理部門對(duì)所有信息化的檔案管理工作提出了管理理念，但是由于管理人員的工作能力不能夠完全勝任這份工作，對(duì)信息化的管理模式不能有更加清楚的認(rèn)識(shí)，使得信息化的管理造成了一定的阻礙。從現(xiàn)代技術(shù)的角度看，雖然目前總體技術(shù)的發(fā)展速度較快，發(fā)展的水平也較高，但是由于對(duì)信息管理的投入一直都較低，因此，目前的先進(jìn)科技能被轉(zhuǎn)化為信息管理的方法目前還比較少，并且相關(guān)管理部門沒有投入經(jīng)費(fèi)安排管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使得管理人員對(duì)專業(yè)性的管理方法不能掌握。因此，這就需要管理部門對(duì)信息的管理投入一定的經(jīng)費(fèi)，派遣員工參加檔案管理專業(yè)技能的培訓(xùn)，使得整個(gè)管理部門的員工檔案管理水平得到較大的提高。

二、完善人事檔案動(dòng)態(tài)管理的方法

對(duì)于不同的管理部門來說，管理方法并不是一樣的，由于管理方法與各個(gè)部門的具體情況有著直接的關(guān)系，因此在制定管理方法的時(shí)候，需要根據(jù)教育部門的具體情況進(jìn)行制定，使得新的管理方法能夠完全適應(yīng)教育部門人事檔案動(dòng)態(tài)管理的需求。在對(duì)檔案管理方法使用的過程中，需要注意對(duì)方法的及時(shí)更新，并且根據(jù)實(shí)際的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行實(shí)時(shí)的調(diào)整。此外，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一系列的約束，使得他們能夠兢兢業(yè)業(yè)完成管理工作。管理部門的管理決策者需要及時(shí)了解管理工作的更新動(dòng)態(tài)情況，使得檔案管理人員及時(shí)對(duì)檔案管理的方法進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并符合當(dāng)前運(yùn)營情況及未來發(fā)展?fàn)顩r，及時(shí)對(duì)管理方法進(jìn)行更新。

三、結(jié)語

綜上所述，我們可以看到，由于技術(shù)的發(fā)展速度十分迅速，因此在進(jìn)行管理的同時(shí)需要多注意外界新方法、新技術(shù)的更新，對(duì)新的方法進(jìn)行學(xué)習(xí)，并且由于一些教育人事檔案比較特殊，管理人員需要仔細(xì)篩選這些檔案，進(jìn)行分類個(gè)性化的管理。管理人員需要不斷提高自身的素質(zhì)，使得教育人事檔案管理機(jī)構(gòu)在員工的有序管理下，部門的總體業(yè)務(wù)能力得到提高。