人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析

文/福安市人事考試中心 林俏瑾

人事檔案管理工作是人事管理工作的一個關鍵環(huán)節(jié)，通過進行有效的檔案管理工作，能夠?qū)ζ髽I(yè)員工的日常表現(xiàn)進行積極有效的記錄，是企業(yè)和公司進行人才選拔的一項重要指標。與此同時，人事檔案管理也是貫穿于管理全過程的一個重要專業(yè)，是人事工作的核心環(huán)節(jié)，在人事工作中起著不可替代的作用?；谝陨系脑颍嚓P的檔案管理人員務必要不斷的提升自身的工作能力，積極學習各種先進的檔案管理方式，使檔案管理工作的效率和有效性實現(xiàn)大幅度的提高。

一、人事檔案數(shù)字化的概述

所謂人事檔案數(shù)字化，顧名思義，就是在人事檔案管理的過程中融入互聯(lián)網(wǎng)等技術，來創(chuàng)新人事檔案的管理模式，提升人事檔案管理的效率，使人事檔案管理更加符合人們的要求和期待。運用數(shù)字化的方式對人事檔案進行管理，能夠在一定程度上實現(xiàn)對各種檔案和材料的實時收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計等，并且還能夠運用互聯(lián)網(wǎng)對各種檔案進行共享，有效減少了相關工作人員的工作量，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的一次系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。人事檔案管理的效能能夠顯著提升檔案的利用效率，最大限度發(fā)揮檔案材料的憑證、依據(jù)和參考作用。它的功能要求出現(xiàn)在2012年，中組部提出試點進行廣大干部檔案數(shù)字化的工作方式，并在2014年頒布了推行檔案管理數(shù)字化的文件，通過這樣的方式，來從根本上遏制檔案管理工作過程之中的歪風邪氣，對干部檔案管理工作過程之中的薄弱環(huán)節(jié)進行有針對性的治理，使檔案管理工作提升到一個前所未有的高度。

二、實施人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）科學規(guī)范人事管理制度建設，不斷強化檔案基礎支撐服務效果。通過在人事檔案管理過程中融入數(shù)字化，在一定程度上為公司進行認識管理增添了諸多的方便條件，進而做到檔案信息的統(tǒng)一調(diào)度、多點利用、一點查詢、多維印證，具有十分重要的現(xiàn)實作用。從根本上提升了對干部進行選拔任用的檔案信息查閱，對人力資源配置工作起到了至關重要的積極作用。

（二）科學規(guī)范人事檔案管理過程，為人事檔案數(shù)字化管理提供條件。通過在人事檔案管理的過程之中運用數(shù)字化的方式，能夠在一定程度上降低在人事調(diào)動時對各種信息進行隨意篡改的情況出現(xiàn)。在目前的情況下，對“年齡以及學歷”進行修改已經(jīng)成為了一種屢見不鮮的情況。但是通過運用數(shù)字化的方式，就能夠使隨意篡改的情況得到很好的控制，保證人事檔案信息的準確性。這與中央的意見不謀而合，顯著提升了人事檔案的真實性和可靠性。相關的工作人員在進行檔案數(shù)字化的過程之中，建立一套完備的信息收集模式，發(fā)揮著不可替代的關鍵作用，通過運用這樣的方式，能夠使信息儲存和收集的步驟得到最大限度的簡化，還能夠?qū)Ω鞣N信息進行有目的的檢索，顯著提升了人事檔案管理的效率和有效性。

（三）優(yōu)化人事檔案管理機制，為人事檔案數(shù)字化管理提供保障?，F(xiàn)如今，通過在人事檔案的管理過程之中融入數(shù)字化的模式，還能夠在某種程度上實現(xiàn)人事檔案全方位的管理和控制。比如，將不同層次的人事檔案進行合理的分級，并對其職能進行清晰的明確。與此同時，通過運用該種手段，也可以讓檔案的有效管理成為現(xiàn)實。使人事檔案管理工作更具針對性和層次感，統(tǒng)一管理，使人事檔案管理機制得到根本性和徹底的優(yōu)化。通過運用各種有效的措施，讓人事檔案管理自動化成為現(xiàn)實，在一定程度上可以對干部人事的管控機制進行不斷的完善，以此來滿足人們的要求和期待。并且運用信息化的方式對各種檔案進行處理，還能夠減少某些不必要的步驟和條件，實現(xiàn)上級對下級資料的即時查閱，避免了傳統(tǒng)人事檔案管理過程之中各種復雜的步驟和過程，大大提升了檔案查閱的效率。并且對于人事檔案的管理水平也起到了很好的推動和保障作用。

（四）科學規(guī)范人事檔案數(shù)字化管理，不斷提高人事檔案管理運用效率。采取數(shù)字化的方式對人事檔案開展管理工作，還能夠顯著減少管理人員的工作量，促使檔案管理的效率從根本上實現(xiàn)優(yōu)化，比如，一個靈活高效的人事檔案管理體系能夠?qū)Ω鞣N檔案進行全面的展現(xiàn)，不管是信息收集的初始階段，還是信息的保存過程。按照內(nèi)容可劃分為幾個部分，下面將針對各個部分分別進行系統(tǒng)闡述和解讀。

1.日常管理。所謂日常管理。主要包括對人事檔案進行收集、匯總、轉(zhuǎn)遞、審核、驗收、修改以及導入和導出的全過程。主要表現(xiàn)為：第一，對各種準備辦理的事項進行有效的提醒，對檔案借閱、轉(zhuǎn)遞、查詢等事項進行提醒，并根據(jù)相關的要求，設計出簡單高效的措施機制，來幫助相關的操作人員完成以上全部的工作步驟，進而使完成目標成為可能和現(xiàn)實。通過運用提醒這樣的方式，在一定程度上避免了落后的傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案的缺陷和弊端，通過不斷進行技術革新，使人事檔案管理水平呈現(xiàn)出顯著的提升趨勢：一方面，讓檔案收集工作變得更加簡單和明了，使查詢和使用過程變得更加簡單，達到了節(jié)約時間和成本的目的。另一方面，還讓檔案管理工作變得更加具有效率和針對性，具有十分重要的現(xiàn)實意義。第二，授權(quán)，對查詢檔案的工作人員身份進行授權(quán)，能夠顯著提升檔案的安全性能，只有那些符合查詢標準的人才可以對檔案進行查看，能夠在一定程度上提高檔案的安全性能。另外，還可以采取身份驗證這樣的方式，來對檔案的管理機制進行不斷的完善。第三，生成記錄，對于檔案的查詢借閱等過程自動生成記錄表格并打印。

2.庫房管理。通過積極地運用庫房管理技術，能夠在一定程度上讓檔案實現(xiàn)自動清點并對清點的檔案進行記錄。與此同時，還能夠?qū)Ω鞣N檔案的位置做到準確查找，同樣，對庫房的溫度進行管理和控制同樣也屬于庫房管理的一個部分，通過采取以上措施，最大限度避免了各種不必要的工作環(huán)節(jié)，顯著降低了工作的時間，對于提升檔案管理的效率具有十分積極的作用。

3.系統(tǒng)維護。基于系統(tǒng)維護自身所具有的特點，其涵蓋的內(nèi)容十分廣泛：一方面，包括對管理層結(jié)構(gòu)進行維護。另一方面，應當不斷優(yōu)化人事檔案的搜索功能等等。另外，對用戶的密碼和驗證問題進行維護同樣也屬于系統(tǒng)維護的一個方面。

（五）人事檔案數(shù)字化可提供信息參考依據(jù)。通過進行人事檔案數(shù)字化，能夠更加有效地挖掘各種重要的信息，進而成為相關企業(yè)領導的參考。在當前的情況下。不論是具體的企業(yè)，還是相關的教育機構(gòu)，人才都發(fā)揮著不可替代的關鍵作用，只有充分發(fā)揮出人才的引領作用，才有助于企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)性的發(fā)展?；谝陨系脑?，采取什么樣的措施來讓領導人員充分了解本企業(yè)或者公司的人員情況，具有十分重要的現(xiàn)實意義，務必要讓人事檔案管理人員保持足夠的重視。通過采取人事檔案數(shù)字化的策略，能夠讓領導人員對自己所需要的各種信息做到隨時收集，大大減少了各種不必要的步驟，在這個過程之中，還能夠?qū)€人信息標注的更加詳細，除了相關人員的個人信息之外，還包括個人成就等，以此來保證信息收集的高效、方便和真實。與此同時，還能夠根據(jù)信息所屬的類別，及時快速整理，作為開展其他工作的重要標準，在某種程度上可以讓人們的能力實現(xiàn)全方位的進步。

（六）人事檔案數(shù)字化可提升管理綜合水平。人事檔案數(shù)字化除了具備以上的優(yōu)勢以外，數(shù)字化的管理還可以使檔案管理的綜合管理水平實現(xiàn)全方位的提高。在傳統(tǒng)的人事檔案管理方式中，檔案都是采用紙質(zhì)的方式保存，相關人員如果想要查找某份檔案，往往需要耗費許多時間進行查找，這樣的形式一方面不利于工作效率的提升，另一方面也可能會失去許多潛在的機會。若是采取數(shù)字化的管理方式，就能夠讓以上問題得到圓滿解決。通過數(shù)字化的檔案管理方式，能夠做到在最短的時間內(nèi)找到需要的檔案，并且查找的結(jié)果也更加精準，將人事檔案信息的使用效率發(fā)揮到最大。

三、人事檔案數(shù)字化管理工作措施

（一）注重建設管理團隊。建設一個專業(yè)的管理團隊對于提升人事檔案數(shù)字化管理具有十分重要的作用，其中，隊伍培訓占據(jù)著十分關鍵的地位。根據(jù)相關的標準，要對人事檔案管理資料進行嚴格的確認，并制定相關規(guī)范，以此來對從業(yè)人員進行有效的控制。在此基礎上，還需要對數(shù)字化檔案的管理人員進行積極的培訓，以此來提升他們的專業(yè)知識和對各種技能的運用能力。使其能夠在工作崗位上充分發(fā)揮自身的作用，進而避免各種資源出現(xiàn)不必要的浪費。另外，要按照不同檔案管理人員的職責來對他們的工作內(nèi)容進行分類，使檔案管理效率得到提高。通過運用這樣的方式，能夠讓管理人員的專業(yè)能力實現(xiàn)最大限度提高，進而培訓出一個能夠滿足時代發(fā)展需要的管理團隊。

（二）強化紀律保障。強化紀律保障對于人事檔案管理工作同樣也具有十分關鍵的作用，可以從根本上確保檔案具備一個良好的安全性?；跈n案管理自身所具有的特點，對于安全性提出了較高的要求，面對這樣的情況，相關的工作人員對于檔案的管理和查閱的全過程，都應當采取各種有效的策略，避免出現(xiàn)各種意想不到的意外情況，比如檔案遺失，檔案如果出現(xiàn)丟失的情況，會對檔案管理系統(tǒng)造成不可逆的影響和破壞。為了能夠最大限度避免這種情況出現(xiàn)，相關的檔案管理人員應當對檔案管理活動之中的各種安全隱患進行排除，以此來使檔案管理工作更加符合人們的要求和期待，另外，設置一套完備的安全保衛(wèi)體系，同樣十分關鍵。只有這樣，才能夠確保人事檔案信息處于一個安全的環(huán)境之中。

（三）對數(shù)字化人事檔案管理的載體加以合理挑選。對于人事管理工作來說，載體有著格外重要的作用，是保證人事檔案管理工作高效順利開展的硬件基礎和保障。因此，為了促使檔案管理工作更加完善，要對檔案管理的數(shù)字化載體進行合理的選擇，保證管理工作的高效性。在建設信息檔案數(shù)字化載體的過程中，首先要確保數(shù)據(jù)信息的不可更改性和絕對的安全性，另外還需對不同載體的使用周期進行充分的考慮，切不可只注重信息載體的便捷程度和運行速度，要保證其性能的全面性。

四、結(jié)束語

總而言之，人事檔案數(shù)字化在新時代具有十分重要的作用：一方面，能夠讓工作的標準變得更加統(tǒng)一和高效。另一方面，還能夠有效規(guī)范檔案管理的流程，建成人事檔案全生命周期閉環(huán)管理體系，提升檔案管理的規(guī)范性和有效性。不僅如此，通過對檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓，還在一定程度上提高了相關人員的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)，進而使得人事檔案從管理審核到節(jié)約轉(zhuǎn)遞都能夠?qū)崿F(xiàn)無縫對接，最大限度確保數(shù)字化信息檔案的真實可靠，使人事檔案在人事管理工作之中的重要作用充分發(fā)揮出來。