試論高職院校檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/江蘇省南通職業(yè)大學(xué) 周波

高職院校檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)工作，但目前的檔案工作在組織管理、歸檔管理、管理能力等諸多方面存在著亟待解決的問(wèn)題。客觀地分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，才能尋求有效的解決辦法，提高檔案管理。

一、高職院校檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）廣大師生對(duì)檔案管理工作的重視度較低。從高職院校近些年來(lái)的發(fā)展過(guò)程看，高職院校師生基本一致認(rèn)為檔案管理工作是高職院校中的最基本工作。但是，檔案管理工作的性質(zhì)是服務(wù)性的，很多高職院校認(rèn)為檔案管理工作很難產(chǎn)生所謂的較為明顯的、直接的辦學(xué)效益，于是，造成了高職院校檔案管理工作所處地位的現(xiàn)狀：在高職院校眾多的管理工作中，檔案管理工作不顯山不露水，這里不得不承認(rèn)的是，部分高職院校意識(shí)到了檔案管理工作的積極性，但是沒(méi)有在實(shí)際的工作中落實(shí)檔案管理的有效工作，其中還有部分高職院校以學(xué)校內(nèi)部改革為借口，擅自改變學(xué)校檔案管理部門的職能，降低其在學(xué)校的地位，導(dǎo)致檔案管理部門在學(xué)校不受重視。所以，我們經(jīng)常在高職院校整體評(píng)估檢查中，學(xué)校相關(guān)的資料不完成，檔案管理部門資料實(shí)用性不高。

（二）檔案管理部門從業(yè)人員綜合素質(zhì)不夠。當(dāng)前，很多高職院校檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍不高，有很大一部分檔案管理人員不是檔案管理專業(yè)出身，對(duì)檔案管專業(yè)知識(shí)沒(méi)有太多的學(xué)習(xí)與了解，沒(méi)受過(guò)類似的檔案管理高等教育。例如有的學(xué)校中，為了留住博士這類高級(jí)知識(shí)人才，學(xué)校會(huì)把他們的家人安排到檔案管理部門工作，有的高職院校為了協(xié)調(diào)學(xué)校的人事關(guān)系，會(huì)聘用臨時(shí)工來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。以上是高職院校管理人員的基本構(gòu)成，這樣的管理隊(duì)伍，專業(yè)素質(zhì)較低，檔案管理人員對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)不夠。另外，檔案管理部門與學(xué)校的其他部門之間幾乎沒(méi)有進(jìn)行有價(jià)值的溝通與交流，斬?cái)嗔烁哔|(zhì)量檔案的獲取渠道，且在這樣的管理隊(duì)伍中，部門人員的電腦基本操作不過(guò)關(guān)，無(wú)法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效改革。長(zhǎng)此以往，高職院校檔案管理部門的工作死板單一，效率低下，高職院校檔案管理工作水平不會(huì)得到有效的提高。

（三）部分學(xué)校檔案室基礎(chǔ)設(shè)施配置不全。截至當(dāng)前，很多高職院?？此婆鋫淞穗娔X等現(xiàn)代化的辦公設(shè)施，但是電腦僅有一個(gè)文字輸入的功能，無(wú)法全面實(shí)現(xiàn)辦公無(wú)紙化，很多高職院校檔案室的信息化建設(shè)程度極低。據(jù)筆者觀察，還有部分檔案管理部門連基本的配套設(shè)施都沒(méi)有，電腦都是“上了歲數(shù)的”，有的條件較差的學(xué)校，檔案管理部門所用電腦還是其他院系教師更新?lián)Q代后不用的電腦，無(wú)法及時(shí)安裝現(xiàn)代化的軟件。更讓人吃驚的是，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展至今，還有學(xué)校檔案管理部門收集、記錄、整理等工作依靠人工化，根本沒(méi)有運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)。人工書(shū)寫造成了工作人員不必要的精力投入，且速度慢，錯(cuò)誤頻出、工作效率低下。當(dāng)這類學(xué)校碰到領(lǐng)導(dǎo)的檢查評(píng)估時(shí)，檔案管理人員加班加點(diǎn)進(jìn)行突擊整理工作，這種工作模式下的檔案管理，信息中錯(cuò)誤頻出，導(dǎo)致檔案的可信度降低。

二、對(duì)上述問(wèn)題的解決策略研究

（一）改變?cè)谛熒鷮?duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。在校師生要充分意識(shí)到學(xué)校的檔案管理工作與師生的利益之間有著緊密的關(guān)系。高職院校的檔案管理內(nèi)容是學(xué)校其他管理工作的重要信息來(lái)源，是學(xué)校的資料來(lái)源地。它對(duì)于推動(dòng)高職院校的教育教學(xué)改革、科學(xué)管理學(xué)校、提高教育教學(xué)質(zhì)量、開(kāi)展科研、提高工作效率、維護(hù)學(xué)校權(quán)益、展示學(xué)校特色和發(fā)展歷程具有不可替代的重要作用。高職院校檔案管理工作的有效進(jìn)行，對(duì)學(xué)校教學(xué)改革、教學(xué)質(zhì)量、科研情況和學(xué)校教學(xué)效率方面，都有著不容小覷的作用。高職院校檔案管理工作的質(zhì)量是高職院校管理水平的直觀體現(xiàn)，高職院校的教學(xué)情況、管理手段、教學(xué)效率都能從檔案管理工作中顯現(xiàn)出來(lái)。

（二）提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平。檔案管理工作的性質(zhì)就是服務(wù)性，所謂的服務(wù)就是服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、科研工作，因此，檔案管理人員要克服重管理輕使用、重管理輕服務(wù)的思想。在日常工作中，全心全意為學(xué)校各個(gè)部門服務(wù)，不能挑三揀四，看菜動(dòng)筷。工作過(guò)程中，要端正態(tài)度，對(duì)在校師生進(jìn)行周到的服務(wù)，以公正、公平的態(tài)度對(duì)待每一位前來(lái)查詢檔案的師生，為每個(gè)檔案使用者提供又好又快、又規(guī)范又細(xì)致、又優(yōu)質(zhì)又滿意的服務(wù)，不斷提高檔案管理工作的服務(wù)水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前的高職院校的檔案管理思想必須要與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理人員要盡快摒棄傳統(tǒng)的工作理念與思想。使的檔案管理工作更加信息化，將高職院校中的檔案工作實(shí)物管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?。檔案信息狀態(tài)從靜止轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)，讓檔案部門的服務(wù)方式更加科學(xué)化、主動(dòng)化。借著信息技術(shù)迅速發(fā)展的契機(jī)，使高職院校檔案管理工作更加現(xiàn)代化、高效化，提高檔案管理工作水平，促進(jìn)高職院校進(jìn)一步發(fā)展。