職業(yè)院校檔案管理工作新思路研究

文/聊城市技師學(xué)院 劉憲梅

檔案可以將學(xué)校在工作和其他活動中的成敗予以真實記錄，所以，在職業(yè)院校日常管理工作中，檔案管理工作占據(jù)著極為重要的位置。立足于現(xiàn)階段我國職業(yè)院校檔案管理的實際情況而言，我國高校的檔案管理工作仍有諸多缺陷存在。只有不斷對職業(yè)院校檔案的管理工作予以改善，才可以促進(jìn)學(xué)校教學(xué)和管理水平提高，為職業(yè)院校教育事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

一、加強(qiáng)意識，健全機(jī)構(gòu)

不僅要將職業(yè)院校檔案的意義、作用、地位和價值充分認(rèn)識到，還要對職業(yè)院校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性有更加深刻的認(rèn)識。若不能充分認(rèn)識檔案信息服務(wù)和檔案工作的重要性，就會對檔案信息服務(wù)工作的深入開展造成嚴(yán)重影響。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是對高?，F(xiàn)代化水平高低進(jìn)行衡量的標(biāo)尺，把檔案現(xiàn)代化建設(shè)做好，可以為職業(yè)院校的良好發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。基于認(rèn)識的提升，要將觀念轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)檔案意識，要用科學(xué)發(fā)展觀對高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)予以指導(dǎo)。進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識，促進(jìn)服務(wù)意識的增強(qiáng)，確保檔案工作始終順應(yīng)社會的發(fā)展。嚴(yán)格貫徹并落實檔案法，加強(qiáng)法制教育，促進(jìn)法制觀念的增強(qiáng)，在普法宣傳計劃中納入檔案法。在落實國家的檔案法規(guī)以及本校檔案管理制度時，要竭盡全力做到“三納入”，也就是在學(xué)校的規(guī)劃和計劃、相關(guān)人員的職責(zé)范圍和學(xué)校的各項管理制度中納入檔案工作，并在各方面大力支持檔案工作。

二、提高檔案管理人員素質(zhì)

在職業(yè)院校的不斷發(fā)展中，對檔案管理人員的專業(yè)技能以及熟練程度提出了更為嚴(yán)格的要求，為確保高校檔案管理工作順利開展，職業(yè)院校要立足于國家對高校檔案管理的要求，選擇某一固定時間培訓(xùn)檔案管理人員，使管理人員更加熟練檔案工作，為職業(yè)院校檔案管理工作的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。優(yōu)秀的職業(yè)院校檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)修養(yǎng)和素質(zhì)，精通業(yè)務(wù)。同時職業(yè)院校的檔案管理人員要求穩(wěn)定，借助不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識和參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)其綜合素質(zhì)的提升，并采用先進(jìn)設(shè)備技術(shù)和現(xiàn)代化管理技術(shù)，提升檔案管理水平，實現(xiàn)高校檔案管理的自動化。

三、頒布職業(yè)院校檔案管理制度

要想將職業(yè)院校檔案管理現(xiàn)狀有效改善，頒布一套完善的檔案管理制度意義極為重大。職業(yè)院校檔案管理工作應(yīng)立足于我國相關(guān)法律，同時和職業(yè)院校實際情況相結(jié)合，頒布一套和職業(yè)院校自身相符的檔案管理制度。具體可以分為下述幾點：

（一）制定一套完善科學(xué)的檔案管理工作機(jī)制。并把相應(yīng)機(jī)制形成檔案文件，為檔案管理工作提供重要參考。同時，頒布收集、整理檔案等相關(guān)條例，讓職業(yè)院校檔案管理工作更加科學(xué)、正規(guī)。

（二）把檔案管理責(zé)任制落到實處。在檔案收集和整理中要落到實處，同時要對檔案管理責(zé)任人予以明確，充分了解檔案管理工作人員的職責(zé)。

（三）嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。職業(yè)院校內(nèi)部應(yīng)在制定相關(guān)制度后，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，為檔案管理的有序、正常運(yùn)行奠定堅實的基礎(chǔ)。

四、逐步優(yōu)化檔案管理模式，優(yōu)化配套設(shè)施

要對職業(yè)院校檔案管理模式予以優(yōu)化，首先要充分認(rèn)識到體制的重要性，然后檔案管理人員要具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識。因為職業(yè)院校檔案管理工作和院校工作的各個方面都有關(guān)，不僅有教學(xué)、教師、整體規(guī)劃，還有科研、學(xué)生、師生的切身利益。所以，必須嚴(yán)格遵循科學(xué)的原則，構(gòu)建完整的檔案管理工作模式，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作的科學(xué)化管理，借助經(jīng)費(fèi)投入，把基礎(chǔ)設(shè)施配套力度加大。如根據(jù)防竊密、防盜、防火、防潮的標(biāo)準(zhǔn)把庫房和安保系統(tǒng)配備好，構(gòu)建高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支持和網(wǎng)絡(luò)支持系統(tǒng)，將計算機(jī)、復(fù)印機(jī)等必要裝備配備。經(jīng)費(fèi)要真正做到年初有預(yù)算，使用有保證，?？顚Ｓ?，重點保障。

五、技術(shù)手段的創(chuàng)新

長時間以來，職業(yè)院校的檔案管理模式傳統(tǒng)性的傾向十分嚴(yán)重，其均借助手工手段管理或利用，對檔案的管理水平和利用程度造成了嚴(yán)重阻礙。技術(shù)創(chuàng)新可以推動檔案管理創(chuàng)新，檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新主要包括：首先，檔案工作人員在檔案管理和保護(hù)中創(chuàng)新性運(yùn)用社會科技成果，以免損毀檔案，使檔案老化速度變慢。其次，要求檔案工作者就檔案工作操作技術(shù)方面存在的缺陷和弊端，將新的檔案工作技術(shù)和方法研制出來，以促進(jìn)工作質(zhì)量和效率的提升。現(xiàn)代職業(yè)院校檔案管理還要將檔案信息化管理順利實現(xiàn)，在積極參與設(shè)計和建設(shè)機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)中，把條目錄入工作做好，使檔案條目檢索自動化順利實現(xiàn)，將文檔一體化問題順利解決，以實現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量和工作效率的最佳化。主動結(jié)合檔案工作重點和學(xué)校中心工作，服務(wù)于教學(xué)和科研，讓職業(yè)院校檔案管理占據(jù)主導(dǎo)地位，做到管理手段的多元化和社會化。

六、結(jié)語

在社會的不斷發(fā)展下，在檔案事業(yè)發(fā)展中諸多問題隨之出現(xiàn)。要實現(xiàn)職業(yè)院校檔案的高準(zhǔn)確率和完整性，并讓其在學(xué)校今后的各項事業(yè)中實現(xiàn)最佳化的效果，要求檔案工作人員具有敏銳的管理和創(chuàng)新精神，超前管理各類檔案并加大檔案立卷的超前指導(dǎo)力度，確保檔案管理工作特色鮮明。